「長文失礼しました」は、ビジネス文書でよく使われる表現です。この「長文失礼しました」はどのタイミングで書くのが正しいのか、どのくらいの長さの文章で使うのかご存知でしょうか。使い方を間違えてしまうと、相手に不快な思いをさせてしまう可能性もあるので注意が必要です。
そこで、今回は「長文失礼しました」の意味や使い方を解説していきます。正しい使い方を覚えて、相手に好印象な文章を作成しましょう。
目次
「長文失礼しました」を書く意味は？
まずはじめに、「長文失礼しました」とはどのような意味なのか、どのような時に使うのかを見ていきましょう。今まで定型文のように使っていた方は、正しい意味と使い方を覚えて、適切に使いこなせるようにしましょう。
「長文失礼しました」の意味は？
「長文失礼しました」とは、文字通り、長い文章になってしまったことに対する謝罪の意味があります。
主に長文のビジネスメールを送る際に、読むために相手の時間を長く取らせてしまうことに対するお詫びの言葉として使われます。基本的に、ビジネスシーンでは長文のメールはマナー違反とされています。
そのため、文章が長くなる場合は、メール以外の電話などの手段をとるか、なるべく要件を簡潔にまとめる努力をしなければいけません。
しかし、相手や自分の事情で長文のメールを送らざるを得ない場合もあるでしょう。そのような時に、「長文失礼しました」を使います。メールの文頭または文末に、長文に対するお詫びの言葉を入れることで、相手にしっかりマナー違反を謝罪し、好印象を残すことができるのです。
どのくらいの長さから長文？
では、長文とは一体どのくらいの長さの文章のことなのでしょうか。人によってどこからを長文とするのか、基準が異なるので判断が難しいですよね。そのため、一般的に長文とされる目安を把握しておくことが大切です。続いては、「長文失礼しました」を使うべき文章の長さの目安を解説していきます。
【メールの場合】
ビジネスメールにおける長文とは、スクロールしなければ見られない量です。目安としては10行以上と言われています。つまり、10行以上になると、画面をスクロールさせなければならなくなり、相手の手間になってしまうのです。
また、相手がパソコンではなく、スマホなどでメールを確認する場合は、10行でも非常に長文と感じるでしょう。メールは10行以内に収めることが最善ですが、どうしても文章が長くなってしまう場合は、きちんと「長文失礼しました」と相手を配慮する言葉を忘れないようにしましょう。
「長文失礼しました」を書くのはマナー
時間に余裕があって長文メールを読むことに抵抗がなかったり、長文でも気にならないため、「長文失礼しました」というお詫びの言葉に、あまり必要性を感じない人もいるでしょう。しかし、自分が気にしないからといって、相手も同じ気持ちかは分かりません。早朝の忙しい時間にメールを読む人、毎朝大量のメールを確認しなければならない人など、メールを読む状況は人それぞれです。
忙しい時間に長文のメールを読むことにイライラしてしまう人もいるでしょう。そのため、自分があまり必要性を感じていなくても、相手の貴重な時間を奪ってしまうことへの謝罪として、相手を気遣う気持ちで「長文失礼しました」を添えるのがマナーです。
【ちなみに】メール作成時のマナー
ビジネスシーンにおいて、メールは重要な連絡ツールの一つです。お互いの顔が見えないやり取りだからこそ、相手に不快な思いをさせないよう、マナーにはより一層の注意が必要です。
件名は端的にわかりやすく書く
ビジネスの場面においては、朝の短時間でメールをチェックすることも多いので、件名はひと目でどんな内容なのかが相手に伝わるものにする必要があります。ただ、件名が長くなりすぎてはいけません。「研修日程について」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。これは、ビジネスメールでの基本マナーとなりますので、覚えておきましょう。
また、基本的に、届いたメールは件名や本文を消したりしないで、そのまま返信するのがマナーです。つまり、メール返信時は、新規作成ではなく返信フォームにそのまま返事を書き、送信すればいいのです。件名に「Re：」が入っていてもいいのか悩むかもしれませんが、新たな件名を考える必要はありません。
読みやすさを意識する
読みやすさにも配慮が必要です。一文を短くしたり、段落分けや改行をするなど、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識してメールを作成しましょう。逆に、改行や句読点が異常に多いメールも読みづらいです。作成後に読み直して、おかしな箇所がないか確認をしながら、読みやすい文面になるよう調節しましょう。
送る前に内容を確認する
誤字脱字はないか、敬語がおかしな箇所はないか送信前に必ずチェックしましょう。また、企業名・担当者名を間違えること、会社名などを省略することは絶対NGです。名前のミスは失礼にあたりますので、必ずチェックする必要があります。これはビジネスシーンにおいて意識しなければならないことです。メール作成が終わったら、そのまま送信してしまうのではなく、一度自分で読み直す癖をつけるようにしましょう。
「長文失礼しました」は文頭・文末どちらに書くのが適切？
「長文失礼しました」の意味やどのくらいの長さから使うのかが分かりましたね。続いては、文頭・文末どちらで使うのが正しいのかを見ていきましょう。実は、「長文失礼しました」は使うタイミングでニュアンスが異なるのです。
ビジネスメールでは「長文失礼しました」は文頭が適切
ビジネスメールでは、文頭で長い文章であることを伝えたほうがいいでしょう。しかし、文頭に置く場合は、「長文失礼しました」ではなく「長文失礼します」を使ったほうが自然です。「○○の件について（長文失礼します）」のように、件名に入れても構いません。先に長文であることを伝えたほうが、相手も長文を読む心構えができます。確認するメールが多い場合は、簡単なメールを先に済ませたり、効率的に業務を進めるための指標となることもあるでしょう。
忙しくて短いメールなら確認できるが、長いメールには時間がとれない場合も、あらかじめ長文だと分かっていれば、ゆっくり時間が取れるときに長文メールを回すことができます。長文以外にも、すぐに返信が必要なのか、返信が不要なのかも文頭に入れておくと親切です。ビジネスシーンでは、常に相手への配慮を意識することが大切なのです。
「長文失礼しました」は文末に使ってもOK
「長文失礼しました」を文末に使っても問題はありません。締めの言葉として、文面の最後に使うことも可能です。文の終わりに「長文失礼しました」とつけると、「伝えたいことが多く、書いているうちに長文になってしまった」というニュアンスが含まれ、お礼の手紙や感想文など、内容によっては、こちらの方がふさわしい場合もあります。ビジネス文書やビジネスメールであれば文頭、個人的な内容であれば文末、というように使い分けるといいでしょう。
ただし、文末に使う場合は注意点があります。それは、「長文失礼しました」の後に文を続けないことです。締めの言葉の後に文が続いてしまっては、さらに文章が長くなり相手も困惑してしまいますので、注意しましょう。
「長文失礼しました」を使う際の注意点
「長文失礼しました」を使うタイミングが分かったところで、次は、注意点を解説していきます。ビジネスマナーを守ることは社会人の基本です。マナーを守らず、相手に失礼があっては大事な取引に支障がでる可能性もあります。しっかりと注意点を把握しておきましょう。
同じ相手に何度も使用しない
同じ相手に送るメールに毎回「長文失礼しました」を使うのはNGです。先ほどお伝えした通り、ビジネスメールにおいて長文メールはマナー違反のため、何度も長文メールを送ることは相手に失礼です。初回のメールで要件が多く、まとめようとしたが仕方なく長文になってしまった場合は構いませんが、毎回「長文失礼しました」でメールが締めくくられていると、簡潔にまとめる気がないのではないかと思われてしまいます。
または、「長文失礼しました」の意味を理解せずに、締めの言葉として事務的に使っていると思われる可能性もあります。いずれにしても、相手にマイナスなイメージを与えてしまうでしょう。コミュニケーションを円滑に続けるためにも、同じ相手へのメールに何度も「長文失礼しました」を使用すのは避けましょう。
短いメールには使用しない
短い文章なのに「長文失礼しました」と書くのは、相手が不快に感じる可能性もあるのでやめましょう。受け取る側が「この程度の短い文でも、読むのに時間がかかると思われているのか」と気分を害してしまうかもしれません。人によって長いと感じるメールの基準が異なるので、心配になって短い文章のメールにも「長文失礼しました」を入れてしまう人もいるでしょう。お詫びの言葉なので使っても問題ないとも思いますよね。
しかし、短文なのに「長文失礼しました」を使うのは、逆効果なのです。「長文失礼しました」を使う目安は、10行以上です。長文かどうか判断に迷った場合は、この目安を基準にしてください。
長文失礼しましたの敬語表現【ビジネス・教授・先生・上司】
メールや手紙で教授や先生、上司へ連絡する際には、敬語を使った「長文失礼しました」の表現が必要です。ビジネスや学術の文脈では、長文のメッセージは詳細な情報や指示を伝えるために必要になることがあります。「長文失礼します」と前置きすることで、相手に対する配慮を示し、メッセージの重要性を強調できます。特に、上司や教授に対しては、このフレーズを使用して敬意を表すことが一般的です。
ビジネスシーンでは、相手に敬意を表しつつ、必要な情報を伝えるために、このフレーズの正しい使い方を理解することが大切です。
長文失礼しましたの言い換えと文末の工夫
「長文失礼しました」の言い換えとして、英語や中国語、韓国語での表現方法を紹介します。また、メールや手紙の結びにおいて、このフレーズをどのように使うか、例文を交えて解説します。
文化的背景と長文失礼しましたの感じ方
文化的背景によって「長文失礼しました」をどのように感じるかは異なります。特定のシチュエーションで「うざい」と感じることもあれば、必要な場面もあります。このセクションでは、適切な使い方といらない場合の区別を説明します。
ツイッターやLINEでの適切な使い方
SNSでは、友達やビジネスの連絡に「長文失礼しました」をどのように使うかが異なります。ツイッターやLINEでの適切な使い方を例示し、コミュニケーションをスムーズにする方法を提案します。
友人や家族との非公式なコミュニケーションでも、長文のメッセージを送る際は「長文失礼します」と一言添えることで、メッセージを受け取る側の準備を促すことができます。特にメールやラインなどのメッセージングアプリでは、予期せぬ長文を受け取ることによる読者の戸惑いを和らげるために有効です。
長文失礼しましたどのくらいの長さまで許容される？
「長文失礼しました」と伝える際、どのくらいの長さが許容されるかは状況によります。「長文」とは具体的にどの程度の長さを指すのかは、コミュニケーションの文脈によって異なります。ビジネスメールでは、情報が充実していることが求められるため、数百語程度のメールも珍しくありません。一方、友人とのチャットやSNSの投稿では、数十語を超えると長文と感じられることがあります。文脈を考慮し、受け取る側の立場に立ってメッセージの長さを決めることが重要です。
SNSやメールでの具体的な長さと、それに基づくコミュニケーションのガイドラインを示します。
この内容は、先ほど読んだ記事の追加情報として、読者が「長文失礼しました」というフレーズの多様な使い方や文化的背景に基づく理解を深めるために設計されています。
長文失礼しました うざい・いらない？文末・最後に置く理由
「長文失礼しました」というフレーズが、一部の状況下では不要、または過剰な礼儀とみなされることがあります。特に、相手が長文を期待しているビジネスの場合や、親しい関係では冗長に感じられることがあります。しかし、一般的には、文末に置くことで、情報を伝えた後の謝罪として機能し、礼儀正しさを保つために使われます。
「長文失礼しました」を言い換えると？別の言い方の紹介
最後に、「長文失礼しました」の言い換え表現を紹介していきます。
定型文のように「長文失礼しました」を使うのではなく、状況によって別のいい方や、より適切な表現を使い分けることで、文章力がアップするでしょう。
長々と失礼しました
まず一つ目の「長文失礼しました」の言い換え表現は、「長々と失礼しました」です。「長々」とは、文章などが長いという意味があります。つまり、「長々と失礼しました」と「長文失礼しました」はほぼ同じ意味で使うことが出来るのです。違いをあげるとすると、「長々と失礼しました」の方が少しだけ軽い印象があります。どちらを使えばいいのか迷った場合は、より丁寧さを感じる「長文失礼しました」を使用した方が無難でしょう。
長々となりましたが
二つ目の「長文失礼しました」の言い換え表現は、「長々となりましたが」です。こちらも意味は「長文失礼しました」と同じになります。ただし、違いが一つあります。それは、言葉の後に文を続けられるかどうかです。文末で「長文失礼しました」を使う場合は、そのあとに文を続けてはいけませんが、「長々となりましたが」は、そのあとに文を続けることが出来ます。
そのため、さらに言葉をつなげたい場合は「長々となりましたが」を使います。使い方としては、「長々となりましたが、ご一読ください」などとなります。文章を続けることは可能ですが、長くなりすぎないよう注意が必要です。大前提として、ビジネスメールで長文は好ましくありません。長くなってしまったことを詫びているのにも関わらず、さらに文を長くしてしまっては意味がないですよね。したがって、「長々となりましたが」の後に続ける文章は一言程度に収めましょう。
乱筆乱文にて失礼いたしました
三つ目の言い換え表現は、「乱筆乱文にて失礼いたしました」です。「乱筆乱文」とは、自分の乱れた文字や長文で内容がまとまらなかった文章を謙遜して言い表した表現です。基本的には、直筆の手紙で使われる言葉です。言い換え表現の一つとして覚えておくといいでしょう。
詳細を共有させていただきます
「詳細を共有させていただきます」というフレーズは、長文を送る際の礼儀正しい導入部として使うことができます。この表現を使うことで、受け手に対して事前に情報の量を伝え、その準備を促すことができます。また、このフレーズは、受け手に対する尊重の意を示し、情報を伝えることの重要性を強調する役割も担います。ビジネスメールや公式な文書において特に有効で、メッセージの受け取り手が内容を丁寧に読むことを促す効果があります。
ご一読いただければ幸いです
「ご一読いただければ幸いです」というフレーズは、「長文失礼しました」という表現の礼儀正しい代替として使用できます。これにより、内容の詳細を伝えたい意向と、受け手への敬意が同時に表されます。文章の最後にこのフレーズを添えることで、受け手に対する配慮を示しつつ、提供された情報に目を通すよう促すことができます。ビジネスコミュニケーションや正式な文書に特に適しており、読み手に対して好印象を与える効果が期待できます。
長文失礼しましたの英語・中国語・韓国語での言い方
多言語コミュニケーションでは、「長文失礼します」の表現を適切に翻訳する必要があります。
英語では「Apologies for the long message」、中国語では「抱歉发了一长篇大论」、韓国語では「장문의 메시지를 사과드립니다」と表現できます。文化的背景を理解することで、適切な表現を選ぶことが重要です。
まとめ
「長文失礼しました」について解説してきましたが、いかがでしたか。ビジネスメールは長い文章にならないよう意識する必要があることが分かりましたね。なるべく簡潔で分かりやすい文章にまとめてから、相手にメールを送るようにしましょう。どうしても文章が長くなってしまう場合に使用するのが、「長文失礼しました」です。読むために相手の貴重な時間を取らせてしまうことに対する謝罪をしましょう。短い文章に対して「長文失礼しました」を使用するのはNGです。長文かどうかの目安は、メールの場合、10行以上であることをしっかりと覚えておいてくださいね。ビジネスにおいて、メールは非常に重要なツールです。相手に不快な思いをさせないよう、ビジネスマナーを守って好印象を残せるように努めましょう。
