退職時には、お世話になった人にしっかりと今までの感謝の気持ちを伝えることが大切です。どんな理由で辞めるとしても、社会人として、きちんと退職の挨拶はしたほうがいいでしょう。社内で顔を合わせる人であれば直接挨拶をすることが出来ますが、支店の違う社員や取引先など、直接挨拶できない人もいるでしょう。そんな時、メールで退職の挨拶を済ませてもいいのか不安に思うこともあるのではないでしょうか。そこで、今回は、退職の挨拶メールについて解説していきます。そもそもメールで済ませても平気なのか、メールを送る場合のマナーについてなど、さまざまな疑問を解決していきます。ぜひ参考にしてみてください。
目次
退職の挨拶をメールで済ませても平気なの？
まずはじめに、退職の挨拶をメールで済ませて平気なのか見ていきましょう。
メールでもOK
結論から申し上げますと、退職の挨拶はメールで済ませても問題ありません。もちろん、お世話になった人や退社までに顔を合わせる機会がある人には、出来るだけ直接挨拶するべきです。しかし、会えない人にはメールでもOKです。最近では、メールを使って退職の挨拶をすることは珍しいことではありません。どんな形であれ、今までのお礼と別れの挨拶をきちんと伝えることが、社会人としての礼儀です。ただし、目上の方など相手によっては、退職の挨拶をメールで済ませることは失礼に感じる場合もあるので注意してください。お世話になった取引先や上司に直接挨拶出来ないのであれば、メールよりも、挨拶状を送付するのが好ましいでしょう。相手との関係性を考えて、適切な方法で退職の挨拶をしましょう。
退職の挨拶メールはどの範囲まで送る？
特に社外に対しては、どの範囲まで退職の挨拶メールを送ればいいのか悩みますよね。退職の挨拶メールは、今までの感謝を伝えるためのものなので、お世話になった相手かどうかを一つの判断基準とするといいでしょう。また、退職の挨拶は相手とつながるチャンスでもあります。日頃からよくやり取りをしている取引先でなくても、お世話になったと感じる人には、感謝の気持ちを伝える意味でもメールを送ることをおすすめします。退職の挨拶メールを迷惑に思う人は少ないでしょう。次の職場やどこかのタイミングでまた関わる機会があるかもしれないので、円満な関係を続けられるよう、しっかりと対応しておくことが大切です。
退職の挨拶メールの基本マナー
退職の挨拶はメールでも問題ないことが分かりましたね。では、メールはどのタイミングで送ればいいのでしょうか。続いては、退職の挨拶メールに関するマナーを紹介していきます。
退職の挨拶メールを送るタイミングは？
一般的に、退職届は退社希望日の1～2ヶ月前までに提出します。つまり、退職する日は1～2ヶ月前には分かっているということです。しかし、退職日の1か月前に退職の挨拶メールを送るのは早すぎますよね。では、どのタイミングで退職の挨拶メールを送るのがベストなのでしょうか。実は、社外向けと社内向けとでは、挨拶メールを送るべきタイミングが異なるのです。
社内向けのメール
社内宛ての場合、退職の挨拶メールは最終出社日の退社1時間前に送るのが一般的です。同じ職場の社員であれば、すでに退職を知っている人がほとんどでしょう。そのため、退職の挨拶メールは、退職の報告というよりは、「最後の挨拶」に近いニュアンスになります。今までの感謝を伝えるメールなので、最終出社日に送るのが適切です。時間帯に関しても、なるべく業務に支障がないよう、忙しい始業直後や日中ではなく、退社の1時間前を目安に送るのがベストです。退社ギリギリの時間に送ってしまうと、万が一返信が来た場合に対応できなくなってしまうので避けたほうがいいでしょう。会社によっては特有のルールがある場合もありますので、その場合は会社のルールに従ってくださいね。
社外向けのメール
社外宛ての場合は、上司と相談し、退職を公表してもいいタイミングになったら、なるべく早めに伝えたほうがいいでしょう。一般的には、退職の挨拶メールは、最終出社日の2～3週間前までに送ると言われています。社外宛ての退職の挨拶メールを早めに送ったほうがいい理由としては、後任への引き継ぎをスムーズに行うためです。退職まであまり日がないタイミングで取引先に報告してしまうと、引き継ぎの期間を十分に設けることが出来ず、無責任だととらえられる可能性があります。また、仮に引き継ぎが上手くいかなかった場合、取引先からの印象も悪くなるでしょう。後任者が今後も取引先とやり取りすることを考え、最後まで責任をもって対応することが大切です。
一斉送信は失礼？
退職の挨拶メールはなるべく個別で送ることが理想ですが、人数が多い場合は、一斉送信でも失礼にはあたりません。ただし、その場合は他人同士でアドレスを知られないよう注意が必要です。一斉送信の場合は、「BCC」に送りたい相手のアドレスを入れ、「TO」に自分のアドレスを入れるのがマナーです。TOやCCでは、他の人にメールアドレスが見えてしまいますので注意してください。
お世話になった人には個別で送ろう
特にお世話になった相手には個別で連絡したほうがいいでしょう。一斉送信するメールと同じ内容にプラスして、その人との思い出のエピソードを書くと好印象です。メールだけで伝えられない思いは、電話や直接会って話をするようにしましょう。
退職の挨拶メール作成時のポイント
続いては、メール作成時のポイントを解説していきます。ビジネスシーンにおいて、メールは重要な連絡ツールの一つです。お互いの顔が見えないやり取りだからこそ、相手に不快な思いをさせないよう、マナーにはより一層の注意が必要です。
件名は端的にわかりやすく書く
ビジネスの場面においては、朝の短時間でメールをチェックすることも多いので、件名はひと目でどんな内容なのかが相手に伝わるものにする必要があります。ただ、件名が長くなりすぎてはいけません。「退職のご挨拶」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。これは、ビジネスメールでの基本マナーとなりますので、覚えておきましょう。
読みやすさを意識する
読みやすさにも配慮が必要です。一文を短くしたり、段落分けや改行をするなど、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識してメールを作成しましょう。逆に、改行や句読点が異常に多いメールも読みづらいです。作成後に読み直して、おかしな箇所がないか確認をしながら、読みやすい文面になるよう調節しましょう。
内容は短く簡潔にする
基本的に、ビジネスシーンでは、長文のメールはマナー違反とされています。ビジネスメールにおける長文とは、スクロールしなければ見られない量です。目安としては10行以上と言われています。つまり、10行以上になると、画面をスクロールさせなければならなくなり、相手の手間になってしまうのです。また、読むために相手の時間を長く取らせてしまいます。伝えたいことはたくさんあるかもしれませんが、読みやすい分量を心がけましょう。どうしても文章が長くなってしまう場合は、きちんと「長文失礼しました」と相手を配慮する言葉を忘れないようにしましょう。
送る前に内容を確認する
誤字脱字はないか、敬語がおかしな箇所はないか送信前に必ずチェックしましょう。また、個人宛で送る場合、企業名・担当者名を間違えること、会社名などを省略することは絶対NGです。名前のミスは失礼にあたりますので、必ずチェックする必要があります。これはビジネスシーンにおいて意識しなければならないことです。メール作成が終わったら、そのまま送信してしまうのではなく、一度自分で読み直す癖をつけるようにしましょう。
退職の挨拶メール【例文】
最後に、退職の挨拶メールの例文を紹介します。先ほどもお伝えした通り、退職の挨拶は、メールが長文にならないよう注意が必要です。「退職の報告」と「感謝の気持ち」を簡潔に伝えましょう。思い出が多く、伝えたいことがたくさんあったとしても、メールは簡潔に済ませるのがマナーです。
社内向けメール
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
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お疲れさまです。
○○部の○○（自分の名前）です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により○月末で退社するため、本日が最終出社日となります。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在籍中は大変お世話になりました。
これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、みなさまからあたたかくご指導いただき、業務を通して様々なことを学ぶことが出来ました。
この会社での経験や学びを活かし、今後もより一層精進してまいります。
なお、今後の連絡先は下記になります。何かございましたらこちらへご連絡をいただけますと幸いです。
Mail：×××@mail.com
電話：000-0000-0000
最後になりましたが、皆さまのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
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○○（自分の名前）
【ポイント】
・退職理由は「一身上の都合」だけで構いません。具体的な理由を書く必要はありません。
・お世話になった取引先など個別に退職の挨拶メールを送る場合は、思い出のエピソードを書くと好印象です。
・今後も連絡を取りたい場合は、最後に個人の連絡先を記載しましょう。
・退職の挨拶メールでは、会社の連絡先を記載してはいけません。署名から会社のメールアドレスや電話番号などを外しておくことを忘れないようにしましょう。
社外向けメール
件名：退職のご挨拶（株式会社○○ 自分の名前）
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株式会社○○ 営業部
○○様
お世話になっております。株式会社○○の○○（自分の名前）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社○○を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。
○○様には、在職中何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の○○が務めさせていただきます。退職までにしっかりと引き継ぎを行ないますので、どうぞご安心ください。
後日改めて○○がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
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株式会社○○ 営業部 ○○（自分の名前）
【ポイント】
・退職理由は「一身上の都合」だけで構いません。具体的な理由を書く必要はありません。
・退職日を明記しましょう。有給などを消化するため、最終出社日が異なる場合は、最終出社日まで記載すると丁寧です。
・直接挨拶ができない場合は、メールでの挨拶となってしまったことに対するお詫びの言葉を添えましょう。
・お世話になった取引先など個別に退職の挨拶メールを送る場合は、思い出のエピソードを書くと好印象です。
・後任者を紹介し、後日挨拶に伺う旨を事前に伝えましょう。
訪問する予定がない場合は、後任者の紹介と連絡先を明記しましょう。
まとめ
退職の挨拶メールについて解説してきましたが、いかがでしたか。直接挨拶するのがベストですが、会えない人にはメールで挨拶を済ませても問題ないことが分かりましたね。退職の挨拶メールは、社内向けであれば最終出社日の退社1時間前、社外向けであれば最終出社日の2～3週間前までに送るようにしましょう。送る際は、メールが長文にならないよう注意が必要です。内容はシンプルに「退職の報告」と「感謝の気持ち」を伝えましょう。思い出が多く、伝えたいことがたくさんあったとしても、メールは簡潔に済ませるのがマナーです。話したいことが多い場合は、直接会う機会を設けるなど、別の方法で挨拶をしたほうがいいでしょう。
