いくつかの企業に応募する都度、履歴書が必要になります。手書きで履歴書を作成する場合、丁寧に書くために集中したり、書き間違えたらまた1から書き直したりするので、何枚も書くのはかなり大変な作業ですよね。応募する企業は異なりますが、名前や学歴など同じ内容を書くことが多いので「履歴書をコピーして使い回したい。」と考える人もいるでしょう。しかし、コピーして使用しても問題ないのでしょうか。そこでこの記事では、その是非や理由を解説していきたいと思います。
また、手書きやパソコンで作成した履歴書では採用担当者に与える印象はどのように変わるのでしょうか。手書きまたはパソコンで作成した履歴書それぞれのメリットとデメリットを列挙して比較していきたいと思います。コピーして使い回そうとしてた人は必見です！
目次
履歴書のコピーは絶対ダメ！
結論から言いますと、履歴書のコピーはダメです。
一部コピーもNG
名前や住所、学歴など基本事項は毎回同じなので、『その部分だけコピーで他の項目は手書き』といった一部分だけのコピーもやめましょう。
文字が手書きになっているかコピーされているかは見ればわかります。1枚の履歴書の中に手書きとコピーが混じっていると不自然になりますし、「ちょっとした欄の手書きの手間も惜しむめんどくさがりな人なのかな？」と採用担当者に良くないマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
過去の履歴書の使い回しもNG
企業によって異なりますが、選考で不合格になった場合、履歴書を返却されることがあります。返却された履歴書には、選考済みや不合格の印がついているというわけではないので、使い回そうと思えば、他の企業に提出することができます。
しかし、このような場合であっても、履歴書の使い回しはNGです。
履歴書には記入日を書く欄がありますし、そもそもその履歴書は1度不合格になったということなので、どこか改善すべき点があるということです。違う企業で使い回しをしても、おそらく不合格になる可能性が高いと言えるでしょう。
履歴書のコピーがダメな理由
大きく3つの理由があります。
誠意が感じられない
履歴書をコピーすることは、応募者にとって手間を省くことができますが、採用担当者は「手を抜いている」「誠意がない」という印象を持ちます。
企業は、自社に入社したいという思いがある人や、仕事に意欲を持って取りかかる人を雇いたいと考えています。自分が楽するために履歴書をコピーすることは、入社の意欲や誠意が感じられないと思われます。もし仮に履歴書の内容が良くても、コピーをしていると、高い評価を得ることは厳しいでしょう。
志望動機が同じになる
同じ業界でも、企業にはそれぞれ違いがあるように、応募する企業によって志望動機も異なってくるはずです。履歴書をコピーして使い回すことを前もって考えて作成すると、志望動機はどの企業にも提出できそうなありきたりな内容になってしまいます。それを見た採用担当者は「本当に入社したい意欲はあるのか」と疑われてしまいます。A社ならA社、B社ならB社といった志望する企業ごとの志望動機をそれぞれ考えましょう。
【履歴書のコピーNG】手書きの履歴書で見られているところ
手書きの履歴書で1番重要なのは書いている内容ですが、それ以外にも採用担当者がチェックしているポイントがいくつかあります。
文字は丁寧か
履歴書の文字を乱雑に書いていないかどうか確かめることは、採用担当者がチェックするポイントの1つです。履歴書は紙切れ1枚ですが今後の選考を左右する、応募者の個人情報が書いてある重要な書類です。なので、履歴書が乱雑な字で書かれていると採用担当者は「履歴書の重要性をきちんと理解していないのではないか」「実際の仕事でも雑に扱う事があるのではないか」と不信に思われてしまう可能性が高いです。
誤字・脱字がないか
履歴書に誤字・脱字がないことは基本的な事です。履歴書という重要な書類に誤字・脱字があると、それだけで信頼性を失うと言っても過言ではないです。履歴書の誤字・脱字があるかどうかは、その人の正確性や集中力が欠如していると判断されかねませんので、十分に注意して履歴書を書きましょう。
熱意や志望度
履歴書を手書きすると時間がかかって大変な作業ですが、その分熱意や志望度が伝わりやすいです。気持ちを込めて丁寧に書いた履歴書は、その文体や文字に誠意が表れます。履歴書を手書きすると手間や時間がかかるということは、企業側もよく理解しています。なので、「時間をかけるだけの熱意がある」と伝わり、良い印象を与えることができる場合もあります。
読みやすさや全体的なバランス
履歴書を手書きすると、全体的に個性や人柄が表れます。読みやすいように工夫がされた履歴書であれば、採用担当者は「人の気持ちがわかる配慮ができる人」と思うでしょう。文字間や行間がキレイに揃っている履歴書であれば、「几帳面で真面目な人」という印象を持つかもしれません。相手の事を考えて読みやすくすることも、採用担当者が評価するポイントの1つです。
【履歴書のコピーNG】パソコンで履歴書を作成した場合
最近では、パソコンで履歴書を作成する人が増加しています。手書きの履歴書とパソコンで作成した履歴書のどちらが好ましいかは、会社の雰囲気や応募する業界・業種によって異なってきます。
パソコンスキルがあるアピールができる
オフィス系ソフトを使用するような仕事であれば、履歴書をパソコンで作成することはパソコンスキルのアピールに繋がります。WordやExcelなどのソフトを使用して作成した履歴書は、基本的なパソコンスキルがあると間接的に証明することができます。また、IT系やWeb系企業、ベンチャー企業では、パソコンで履歴書を作成した方が「効率性を考えていて良い」と良い印象を与えることができる場合があります。
【履歴書のコピーNG】手書きとパソコンそれぞれのメリット・デメリット
手書きの履歴書かパソコンで作成された履歴書、それぞれのメリットとデメリットをいくつか列挙しました。きちんと考えた上で、最も適している作成方法を選ぶと良いでしょう。
また、企業によって異なりますが「手書きの方が好ましい」または「パソコン作成の方が好ましい」などといった基準が異なる場合があります。なので、『応募する企業によって使い分ける』ことをオススメします。
履歴書を手書きするメリットとデメリット
【メリット】
＊個性が出やすい
＊文字から人柄がわかる
＊熱意や志望度が伝わる
【デメリット】
＊文章が読みづらい場合がある
＊字が汚いのがバレる
＊書き間違えたら1から書き直し
＊作成に時間がかかる
パソコンで履歴書を作成するメリットとデメリット
【メリット】
＊文字が読みやすい
＊作成時間を短縮できる
＊他の企業で転用できる
＊パソコンスキルを証明できアピールに繋がる
【デメリット】
＊文字から熱意や志望度の高さを伝えられない
＊印刷に失敗する
＊印刷するためのインク代がかかる
【履歴書のコピーNG】迷った時は企業を見て考えよう！
手書きの履歴書とパソコンで作成した履歴書、どちらの方がいいのでしょうか。
手書きの履歴書の方が良い企業
ハローワークや紙媒体で求人情報を掲載している企業など昔ながらのツールで採用活動を行なっていたり、歴史のある老舗企業や家族経営の企業などは、手書きの履歴書の方が良い印象を与えることができる可能性が高いでしょう。このような企業のほとんどは「履歴書は手間と時間をかけて手書きで作成するもの」という固定概念が根付いており、文字から人柄や熱意を汲み取ろうとする傾向があります。上記のような企業に応募しようと考えている場合は、手書きで履歴書を作成した方が良いといえるでしょう。
パソコンで履歴書を作成した方が良い企業
手書きの履歴書を好む企業とは反対に、インターネット上の転職サイトに求人情報を掲載している企業や、ホームページから求人応募を受け付けている企業などは、パソコンで作成した履歴書を提出してもいいでしょう。手書きがダメということではありません。多くの企業が「手書きの履歴書であってもパソコンで作成された履歴書でもどちらでも構いません。」と考えていると思うので、面接対策をする時間などを考慮してどちらにすべきかを選ぶようにしましょう。
ただ、外資系企業やITベンチャー企業の多くは「履歴書はパソコンで作成するもの」だと考えている場合があります。このような企業に対して手書きの履歴を提出すると「今どき手書きなんて古くさい」「効率が悪い」「IT企業を志望しているのにパソコンを使いこなせてないのか」というマイナスな印象を与えてしまい、不合格になってしまう恐れがあります。
手書きの履歴書かパソコンで作成した履歴書、どちらかで迷った場合は手書きの履歴書の方がいいと思いがちですが、企業ごとにきちんと見極めで考えるようにしましょう。
履歴書のコピーが必要になる時とは？
履歴書をコピーして使い回しすることは厳禁と言いましたが、履歴書のコピーが必要となる時があります。それは、いったいどのような時なのでしょうか。
面接前に履歴書のコピーを見て確認する
控えとして履歴書のコピーをしておくことは、選考を有利に進める上でとても重要なことです。面接では履歴書の内容を元に深堀した質問がされますが、複数の企業に履歴書を提出してから日数が経つと、自分がどの企業にどんなことを書いた履歴書を提出したかを忘れてしまいます。「何を書いただろう？」と焦ってしまったり、履歴書で書いた内容と面接で話した内容が矛盾していると、「本心はどう思っているのか」と不信に思われる可能性があります。
このような事態にならないためにも、履歴書は完成した時点で自分の控えとしてコピーを取っておきましょう。コピーがあれば、どのような内容を書いたか忘れてもすぐに確認することができますし、面接で質問されることを予想して練習することもできます。
次の履歴書を書く際の参考にする
履歴書をコピーしておくことは、次の履歴書を書く際に役立ちます。例えば、「あの時、提出した履歴書を参考に書きたいけど手元にないな…」なんて事態を防ぐことができます。過去に書いた履歴書のコピーが手元にあれば、それを参考にしてスムーズに書くことができると思います。また、不合格で返却された履歴書のコピーを見直すと、改善すべき点が見つかるでしょう。これらのことから履歴書をコピーしておくことは非常に重要なのです。
まとめ
今回は、履歴書のコピーや使い回しがダメな理由や、手書きの履歴書で採用担当者がチェックしているポイント、手書きの履歴書とパソコンで作成した履歴書それぞれのメリット・デメリットなどについてご説明しましたが、いかがでしたでしょうか。
応募する企業によって、手書きの履歴書かパソコンで作成した履歴書かを使い分けたり、今後の面接のために提出した履歴書をコピーしておくことがわかりました。
手書きの履歴書やパソコンで作成した履歴書、どちらにせよ、相手の事を考え読みやすいように丁寧に作成することが1番大切で、選考に通過しなければ意味がありません。コピーがダメだと分かったのであれば、次は採用担当者に印象を残すことができる内容を書けるようにしましょう。
