【486】。この数字が意味しているのはなにか分かりますか？実はこの数字、現在までに利用できるエクセルの関数の数なのです。「エクセルを勉強したいとは思っていたけどそんなにあるの？」と思った方もいるかもしれません。でも実は、エクセルは機能すべてを覚える必要はありません。というのも、機能性が豊富であるからこそ、多岐にわたって使用できるツールであるため、「こういうの作れないかな？」と思ったときに調べるぐらいがちょうど良いのです。そこで今回は、エクセルを学びたい方必見の、おすすめ勉強方法についてご紹介。学びたいと思っている今こそ取り入れてみて欲しい勉強方法を解説します。
目次
エクセルが求められる時代だからこそ！しっかり基礎から学びたい！
冒頭でもお話ししたように、エクセルの関数は現在で486種類あることが分かっています。1から486すべてを学ぼうとしても、時間や日数、また、はじめて使う人にとっても、非常に困難を極めるでしょう。では、どういったときにエクセルを学べば良いのか。それは
- 仕事で必要になる機能を予測して覚える
- 自宅で使える物を作成して覚える
- 「操作」の理解で終わらないよう表かグラフを実際に作成してみる
の3パターンを意識して覚える方法です。つまり、仕事で使うであろうエクセルを覚えたいといった理由であれば、企業で使うであろうエクセルの関数をあらかじめ予測して覚える、より身近にエクセルを意識して、自宅で使えるものをエクセルで作成してみるなど、もっとエクセルをご自身の身近に感じることが重要です。身近にエクセルの存在を意識することで、ちょっとした「こんなの作れないかな？」といったひらめきを、エクセルを開くきっかけへとつなげ、さらに操作方法の学び、インプット、アウトプットへとつなげることが可能になるのです。そういった意味でも、エクセルを勉強したいと思ったときには、仕事や自宅で使えるものを作成できないか、身近なものから探してみる意識を持つことで、意外と簡単に覚えられるようになります。
エクセルの勉強法～参考編～
では、エクセルを学ぶにあたって、どういったものを使って学ぶと良いのでしょうか。ここではエクセルを覚えたい、学びたいと考える方へ、最もおすすめの「参考を探す方法」をご紹介します。
方法①Google検索で探す
Google検索を使って、必要な関数についてリサーチを行い、検索結果から作ってみたいものを選びながら覚えるのも良いでしょう。Google検索でエクセルを学ぼうとするのであれば、検索窓のなかに、
- 【エクセル スケジュール帳 作り方】
- 【エクセル 住所録 作り方】
- 【エクセル 自宅学習】
などと検索すると、必要に応じて検索したワードにマッチした記事やサイトが結果として表示されます。具体性がある内容であればあるほど、理想的な記事やサイトが見つけやすくなるため、Google検索を使ってエクセルを学ぶのであれば、なにを作りたいのか、なにをしたいのかを明確にしておくことが重要です。
方法②エクセルに内蔵されたデータを触ってみる
エクセルに内蔵されたスキンを使うのもおすすめです。
マイクロソフト365を開きホームを確認してみましょう。「その他のテンプレート」というリンクがあるので開いてみます。
するとテンプレートには枠で囲ったようにいくつかの素材があることが分かります。それぞれ
- ビジネス
- 個人用
- 予定表と追跡表
- 一覧
- 予算
- グラフ
- カレンダー
の7種類がすでに内蔵されていることが分かります。用意されているテンプレート数は、数えてみたところ、
| テンプレート種類 | テンプレート数 |
| ビジネス | 158種類 |
| 個人用 | 122種類 |
| 予定表と追跡表 | 107種類 |
| 一覧 | 147種類 |
| 予算 | 250種類 |
| グラフ | 86種類 |
| カレンダー | 81種類 |
まで使えるようになっていました。トータルで951種類のテンプレートが使えるということになります。もともとエクセル内蔵のパソコンを使用していたり、マイクロソフト365のように、月額で使用できるエクセルを検討したりしている方にとっても、エクセルが使いやすいようテンプレートが用意されていますから、勉強方法として取り入れやすいと言えるでしょう。
具体的な中身について見ていくと、テンプレートのなかから気になったものをクリックし、【作成】をクリック。
すると自動的にすでに作成されたカレンダーが表示されます。
基本的な操作、例えば、センタリングやセルの統合、色の変更や数字入力などができるため、エクセルの基礎を学びたい方や、入力の方法自体を知りたい、どうやって使うのかエクセルの基本を知りたいといった方にはおすすめです。
方法③本を購入し学ぶ
Google検索で【エクセル 学ぶ 本】と検索してみると数多くの本が見つかります。Google検索やAmazonなどで調べてみても、実際に自分に合う本であるかが不安な方は、事前に人気の本をGoogle検索、Amazonランキングなどで見つけたら、レビューを確認してみましょう。☆の数やレビューが高いもの、実際に使ってみた人のレビューがご自身の求める内容であるかが判断できるものであれば、買ってみても失敗しにくいと言えるでしょう。ほかにも、書店やレンタルショップなどに展開されている書店コーナー、コンビニにあるブックコーナーでも、550円〜2,000円ほどで購入できるものが多く販売されています。レンタルDVDを借りたり、求めていた本を探すついで、軽食やおやつを買うついでなどに出掛けたりする際も、エクセルにまつわる本がないかを調べてみるのも良いでしょう。
方法④サイトを見ながら覚える
先述しましたが、Google検索を行ってエクセルにまつわる情報を得ても、あらゆる記事やサイトが見つかります。たとえば、カレンダーを作りたいと考えている場合は、【エクセル カレンダー】と入力することで、作り方について紹介している記事やサイトがたくさん表示されます。どの記事、サイトが見やすいかは人によって個人差がありますから、上位10サイトを見て回りながら、見やすいサイトをブックマークしておくと、カレンダー以外の使い方を調べたいときなども常時利用できます。
方法⑤YouTubeを見て覚える
Google検索では、
- すべて
- ショッピング
- 画像
- 動画
- ニュース
- もっと見る
と6つの項目が表示されています。
YouTubeアプリなどで適宜探したいキーワードを入力して検索する方法もありますが、Google検索を用いてキーワード全体について調べてみるのもおすすめです。その理由は、YouTubeアプリでの検索では、YouTube内にあるキーワードについて調べることしかできないからです。しかし、Google検索でキーワードを検索すれば、入力したものにマッチする本や動画、画像やニュースなどをあらゆるジャンルから見ることができます。Google検索でキーワードを入力したのち、「動画」部分をクリックすると
このように、YouTube内のものも探せるようになります。アプリでは1つの動画しか流せませんが、パソコンであれば、【Ctrl】＋リンクをクリックすることで、複数の動画が開けるようになります。そういった面も含めて、パソコンで作業することを考慮し、Google検索を使ってYouTube動画を探すのも、作業効率が上がるのでおすすめです。
エクセルの勉強法～実用編～
どういったものを参考にすれば良いのかは分かっても、実際なにから手を付けて良いのか迷うのがエクセルです。ここでは、簡単にサクッと覚えられるエクセルの関数として、4つの項目について解説します。
方法①住所録作成
エクセルを覚えるためには入力方法を知ることが重要です。入力方法と言っても、文章のような表示として「文字列」があったり、金額を入力するための「数値」があったりなど、便利なものであるからこそ、あらゆる使い方を覚えなければなりません。エクセルの根本を覚える方法として、まずは住所録を作成する方法があります。事務職を希望する場合も、あらゆる表を作ることを任されるケースがあるので、住所録作成を行ってみましょう。内容はこだわらずとも、
- 名前
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- 誕生日
を、親しい友人や家族などを元に作成していきましょう。詳しい住所が分からなくても、Google検索などを用いて、最寄りの住所を記載することで、立派な住所録が完成しますよ。
方法②注文書作成
事務職や経理などを任される場合、注文書などを使うことも多いです。そういった可能性を考慮して、注文書を実際に作ってみるのもおすすめです。先述したように、エクセルではセルひとつに対してあらゆる文字を機能別に入力することができます。住所のように文字が多いものであれば「文字数」を使ったり、金額を入力する場合には「数値」を使ってコンマを自動入力してくれる機能を用いたりします。セルひとつに対してもあらゆる機能を付与させることができますから、注文書作成はエクセルの基礎を学びたい人にとっては覚えやすくなじみやすい方法です。企業で取り扱う商品名を書いたり、コードを入力したりなどして、本格的な注文書にしてみるのも良いでしょう。
方法③スケジュール表作成
手帳を使っている人ならあまり馴染みがないかもしれませんが、エクセルではスケジュール表やカレンダーを作成することも可能です。たとえば、販売されている多くの手帳だと、その日にあった内容が書きにくいサイズであるため、ノートを買って、自作したスケジュール表を貼り付け、毎日・毎月の作業管理を行う人もいます。カレンダーも同様で、手書きできる部分が大きいタイプが好み、と言うのであれば、自作するのも方法のひとつ。このように、日常的に「こういうのがあったらいいのに」をエクセルに結びつけてみることで、意外と簡単に作れたり、難しくはあるものの、理想的なものを作れるうえにエクセルを覚えるきっかけにつながったりすることもありますから、どんどん活用していきましょう。
エクセル勉強法における4つの重要なポイント
エクセルを学ぶ方法や実用方法は理解できたとして、エクセルを学ぶうえで大切なポイントはあるのでしょうか。以下で紹介するポイントを押さえ、エクセルを学ぶ時間を有意義に活用していきましょう。
何度も練習することで理解しやすくなる
エクセルは数多くの機能があります。関数だけでも500種類近くあるうえに、ほかにも入力方法やセルの統一、テーブル作成の種類などによって覚えることがたくさんあります。しかし、どれがいいかわからずとにかく手幅を広げて覚えようとしては失敗します。使いたいもの、使うであろうもの、自分が作ってみたいと思ったものなどを通して覚えることが重要です。そのうえで、覚えようと思ったものや作ってみたいものを何度も作っていくことで、理解しやすくなります。好きこそものの上手なれというように、自分の好きなものや作りたいものを意識的に探す工夫をし、エクセルを身近に感じて欲しいと話してきたことにはそういった意味があるのです。何度も練習することが求められるエクセルだからこそ、興味が湧いたものを率先して作り、何度も練習していきましょう。
時間を掛けてじっくり丁寧に
エクセルは数分で覚えられることはありません。エクセルを使いこなすエクセル上級者であっても、数時間かけて実際に使えるようになることがほとんどです。そういった意味でも、時間を掛けて丁寧にひとつひとつ覚えることがポイントになります。
サイトや本を見ながらだと自分のペースで進める
Google検索した結果表示されたサイト、あるいは高レビューで人気があったため手に入れた本などを使うと、自分のペースでエクセルの勉強を進められます。誰かに教えてもらうとすれば費用も掛かり、時間だって制限されてしまうでしょう。一方、サイトや本などであれば、自身の学びたいタイミングで始められ、進められます。そういった意味でも、マイペースに始めたい方であれば、サイトや本などを活用すると覚えやすいでしょう。
YouTubeだとわかりにくい部分もスムーズに頭に入りやすい
YouTubeであれば、声や動作など実際の動きに合わせてエクセルを学ぶことができます。そのため、効率よくエクセルについて学ぶことができるでしょう。聞き逃してしまっても、少し前に戻すことで聞き直すことができますし、何度だって視聴することができます。ある程度エクセルについて学び、入力方法やどこになにがあるのかを把握している人であれば、非常に学びやすいツールと言えます。
まとめ
エクセルを勉強するには、自分にとって必要ありそうだなと感じるものや、作ってみたいなと思ったものをエクセルに結びつけて考えることが重要です。エクセルを身近に感じていれば、思い立ったときにすぐにエクセルを開き、作ってみようとするからです。そういった環境が作り出せれば、あとは覚えるだけ。何度も練習し、どういった工程を踏まなければならないか学ぶ項目も多くありますが、一度手がけたことは投げ出さず、ぜひ最後までやり遂げてみてください。難しいと感じたとしても、ひとつのものができあがったときは、感動と喜びがあなたを満たしてくれるはずです。
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