あなたは履歴書を企業に提出する際、クリアファイルに挟んでますでしょうか。
「クリアファイルに入れた方がいいと聞くけど、どうなの？」
「わざわざクリアファイルを準備するの面倒だな…」
「必要な応募書類以外を封筒に入れていいの？」
「履歴書をその場で手渡しする場合はクリアファイルはどうする？」
などクリアファイルについて疑問に思う人はたくさんいらっしゃいます。
しかし、履歴書をクリアファイルに入れるか入れないかで採用担当者の評価が変わる可能性があります。そこでこの記事では、クリアファイルが必要な理由や適切なクリアファイルの選び方などについてご説明していきたいと思います。履歴書を郵送する場合だけではなく、持参し手渡しする場合も提出方法も解説しますので、採用担当者にマイナスな印象を持たれないようにしましょう。
目次
履歴書を入れるクリアファイルはビジネスマナーとして必須
転職活動をしていると、企業に履歴書を郵送する機会は多いでしょう。その際に、履歴書をクリアファイルに入れていないと採用担当者に「ビジネスマナーがなっていない」と思われるかもしれません。応募書類だけ封筒に入れていればいいと思ったら大間違いです。
これは、意味もなくクリアファイルに入れればいいというわけではありません。履歴書をクリアファイルに入れることにちゃんとした理由があるので、ビジネスマナーと言われているのです。次に、その理由をご説明していきたいと思います。
履歴書をクリアファイルに入れる理由
水濡れや汚れ、折れなどを防ぐ
履歴書をクリアファイルに入れる理由の1つ目は、折れたり濡れたり、汚れたりすることを防ぐためです。郵送の場合、配達途中で封筒が折れてしまったり、雨が降って濡れてしまったりする可能性があります。履歴書や職務経歴書など企業に提出する応募書類は紙なので折り曲げると跡がいったり、水に濡れると破れてしまうことがあります。履歴書を企業に直接提出する場合も同様で、カバンに履歴書など応募書類を入れていると封筒が折れてしまったり、カバン内の汚れがついてしまうかもしれません。クリアファイルに入れず、履歴書が折れていたり、水滴が染みていると、採用担当者は不快な気持ちになるでしょう。履歴書や職務経歴書は第一印象を左右する重要なビジネス文書です。ビジネスの文書では書類を折り目や汚れなどがないきれいな状態で渡すのがマナーです。クリアファイルに入れると、きれいな状態で応募書類を採用担当者に提出することができます。履歴書をきちんとクリアファイルに入れて折れや水滴から防ぎ、採用担当者が不快な気持ちにならないように配慮することが大切です。
応募書類をひとまとめにできる
企業に提出する応募書類は履歴書だけではありません。職務経歴書や送付状も同封します。クリアファイルに入れるとこれらの書類をひとまとめにできます。クリアファイルの他にクリップやホッチキスを使用する方法もありますが、これはオススメしません。採用担当者が履歴書だけもしくは職務経歴書だけと別々に管理する場合があり、ホッチキスで応募書類がひとまとめになっていると外す手間がかかるからです。クリップは履歴書や職務経歴書が2枚になった時にまとまるなど、書類ごとで使用するようにしましょう。
応募書類をクリアファイルに挟んで封筒に入れると、封筒の中でバラバラになる心配がなく、封筒から取り出しやすくなります。クリアファイルに挟まず、封筒に入れてしまうと採用担当者が中身の書類を取り出しにくくなります。採用担当者の手間を煩わせないためにも応募書類はまとめてクリアファイルに挟み、封筒に入れましょう。
企業に良い印象を持ってもらうため
履歴書などの応募書類をまとめてクリアファイルに入れて提出すると、採用担当者は「書類を丁寧に扱っている」「細かいところまで気が遣える人だ」という良い印象を持たれる可能性があります。履歴書や職務経歴書は企業とあなたが初めて会うツールであり、企業に入りたいという熱意や自己PRを伝える重要な書類です。クリアファイルに入れていると「最低限のビジネスマナーを身につけている」「それほど入社を希望する熱意がある」というアピールにも繋がります。
履歴書を入れるクリアファイルの選び方
色は無色透明
履歴書や職務経歴書などを入れてひとまとめにするクリアファイルは無色透明のものを使用しましょう。汚れや折り目が付いているクリアファイルは避けましょう。また、派手な色やデザインされているもの、キャラクターのクリアファイルはビジネスの場ではふさわしくないので絶対にやめましょう。
半透明でも構いませんが、なるべく中身が見える透明のクリアファイルを使用することをオススメします。中身が見えると、書類を全て取り出さなくても内容を把握することができるので、採用担当者に親切です。
サイズはA4サイズ
基本的な履歴書のサイズはA4サイズですので、クリアファイルの大きさもA4サイズで問題ありません。B5サイズの履歴書で提出する場合は、クリアファイルもB5サイズで構いません。提出する履歴書や職務経歴書などの大きさに合わせましょう。
履歴書だけでなく、職務経歴書も提出する場合、一般的にビジネス書類はA4サイズに統一されています。B5サイズの履歴書で提出しても問題はないですが、職務経歴書がA4サイズであるのならば、履歴書のA4サイズにするのがマナーでしょう。
購入場所は100円均一や文房具店
クリアファイルは新品を使用しましょう。汚れや折り目があるクリアファイルだと使用感があり、中身の応募書類が綺麗に見えなくなります。新品のクリアファイルを持っていない場合は、購入しておきましょう。100円均一や文房具店であれば、1枚ずつではなく10枚セットで売られていることがほとんどです。コンビニエンスストアでもクリアファイルが売っているかもしれませんが、無色透明のクリアファイルを置いていない店舗もあります。応募書類の提出期限がギリギリに迫り、焦らないためにも事前に無色透明のクリアファイルを購入し、準備しておきましょう。
履歴書など提出書類をクリアファイルに入れる順番
①添え状（送付状）
添え状とは、「誰が何を送ったのか」「どんな書類が何枚入っているのか」をわかりやすく示す書類です。添え状の添付は必須ではありませんが、書類を企業へ郵送する際に同封することが社会人としてのマナーですので、忘れないように入れましょう。
同封している書類と枚数を箇条書きで記載するのを忘れないようにしましょう。
②履歴書
転職活動でまず最初に必要となる、簡単に言うと自己紹介をする書類です。履歴書はあなたの氏名や住所、簡単な学歴や職歴、資格などを書いた書類であり、何も知らない企業にとってはあなたを知るための重要な情報が詰まっています。
③職務経歴書
職務経歴書は、履歴書に書くことが出来なかった具体的な業務経験やスキルを詳細に書いた書類のことです。これまでの仕事内容や実績を書き、志望する企業に自己アピールする書類でもあります。履歴書にも職歴や資格を書く欄がありますが履歴書の場合、箇条書きで時系列順に列挙するだけになっています。一方、職務経歴書はこれまでの社会人としての経験や実績を具体的に書くことができます。過去にどのような会社に勤めていてどんな仕事をしていたかなど詳細に書きます。履歴書だけでは分からない情報を補足として、履歴書と一緒に同封します。
クリアファイルに入れた履歴書を直接手渡しする際のマナー
受付で渡す場合
先に受付で履歴書を渡す場合は、まず自分の氏名を名乗り「履歴書を持って来ました。よろしくお願いいたします。」と一言添えて、履歴書を封筒に入れたまま渡します。受付の方は履歴書を取り次ぐ役割であり、その場で履歴書を読むわけではありません。しかし、両手で相手が読める方向にして渡すのがポイントです。この際に受付の方は選考に関係ないと決めつけ、雑な渡し方をすることは絶対にやめましょう。
＊履歴書を封筒に入れたまま
＊両手
＊相手が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
面接会場に面接官が先に入室している場合
面接会場に面接官が先に入室している場合は、封筒に入れたままではなく、その場ですぐに履歴書を読むことが出来るように履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡しましょう。その際に、封筒は履歴書の下に重ねて「履歴書と一緒に」渡します。
受付に渡す場合と同様に「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。
また、履歴書を入れた封筒はカバンの取り出しやすい場所に入れておくことをオススメします。面接は限られた時間で行われるので、履歴書をスムーズに渡しましょう。履歴書を取り出す時にモタモタしていると、どんくさい印象を面接官に与えてしまう可能性があるので注意しましょう。。
＊履歴書を封筒から出す
＊クリアファイルは入れたまま
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
面接官より先に面接会場に案内された場合
面接官より先に面接会場に案内された場合は、カバンから封筒を出して面接官が来るのを待ちましょう。面接官が入室してきたら起立して、指示を受けた時点で履歴書を渡しましょう。その際は先ほどと同様に履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡します。封筒は履歴書の下に重ねて履歴書と共に渡します。「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。緊張しますが焦らず、一つひとつの動作を丁寧に行ないましょう。
＊カバンから封筒を出して待つ
＊履歴書を封筒から出す
＊クリアファイルは入れたまま
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
履歴書をクリアファイルに入れるのを忘れた場合、どうすればいい？
これまで、履歴書など応募書類はクリアファイルに挟んで、封筒に入れた方が入社希望に対する本気度が感じられるのでオススメするとご説明しました。しかし、ついうっかり、クリアファイルに応募書類を挟み忘れて封筒に入れてしまい、企業に提出した場合、どうしましょう。
その場合は、特にすることはありません。クリアファイルの有無はそれほど選考に大きく影響しないので安心してください。かえってクリアファイルに入れ忘れたことを企業に連絡すると、いろんな業務に忙しい採用担当者の迷惑になってしまうので、わざわざ連絡するのはやめましょう。
しかし、クリアファイルは最低限のビジネスマナーや相手に対する気遣いとして必要です。忘れないようにしましょう。
履歴書を入れた封筒にもクリアファイルで挟む
履歴書など応募書類を持参して企業に手渡しする場合、ビジネス用カバンに履歴書を入れた封筒を持ち運びますが、その封筒もクリアファイルに入れましょう。履歴書を入れた封筒がカバンの中で折れたり、汚れたりした状態で提出すると印象が良くないです。
「封筒はお持ち帰りください。」と言われる場合が多いですが、面接中にカバンから出す動作があるかもしれません。その際に封筒がぐしゃぐしゃになったり、雨で水滴が付いていたりすると採用担当者はどう思うでしょうか。そのような事態が起きないように、封筒もクリアファイルに入れて、カバンに入れましょう。封筒がクリアファイルより大きい場合は、クリアファイルを2枚使用し、封筒の対角線上に挟むと全体をカバーできるでしょう。
まとめ
今回は、クリアファイルが必要な理由や適切なクリアファイルの選び方などについてご説明しましたが、いかがでしたでしょうか。
履歴書など応募書類をクリアファイルに入れることによって、折れや濡れから防ぐことができ、一つにまとまり採用担当者も扱いやすくなることがわかりました。最低限のビジネスマナーかつ採用担当者への気遣いとして、クリアファイルに入れて提出しましょう。
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