転職活動をしていると、必ず面接がありますよね。面接は履歴書に書いている情報を元に質問をしていくので履歴書が必須となります。「履歴書を面接を受ける日までに郵送してください。」と言う企業もありますが、「面接時に履歴書を持参してください。」と言う企業もあります。郵送にはマナーがいくつかありますが、その場で履歴書を手渡しする渡し方にもマナーがたくさんあります。そこでこの記事では、履歴書の渡し方について正しい渡し方やふさわしい封筒の選び方をご紹介していきたいと思います。履歴書を渡す際の封筒について注意すべきポイントもご説明してるので、ぜひ参考にしてください。
目次
【履歴書の渡し方の前に…】履歴書をコピーしておく
履歴書の渡し方の前に事前に準備しておくことがあります。
それは、履歴書を書き終わった時点で自分用に1枚コピーを取り、面接当日に持っていくことです。その理由は、面接までの移動時間や待ち時間などの空いている時間に自分が書いた内容を確認することができるからです。面接官は履歴書を元に経歴や志望動機、自己PRなどを質問してきます。入念に自分が書いた履歴書に目を通しておくことで、内容のおさらいができ、余裕を持って質問に答えられるようになります。
また、コピーをしていることで違う面接で履歴書が必要になった際に、前に書いた履歴書を参考にできるからです。「あの時、提出した履歴書を参考に書きたいけど手元にないな…」なんて事態を防ぐことができます。
【履歴書の渡し方の前に…】封筒に必ず入れる
面接当日に履歴書を手渡しする場合「すぐ封筒から出すから封筒はいらないんじゃないか。」と思う人がいるかもしれません。しかし、履歴書は必ず封筒に入れましょう。
なぜかと言いますと、封筒に入れずにむき出しのままで履歴書を持っていくと、カバンの中で履歴書が折れたり、シワになったり、汚れたりしてしまいます。それらを防ぐために封筒に入れます。
封筒に入れず、折れていたり、汚れたりしている履歴書を提出すると、採用担当者にマイナスな印象を持たれてしまう可能性が高いです。封筒は履歴書をキレイな状態で提出するためのものなので、封筒自体が折れていたり、汚れていたりしては元も子もありません。
また、封筒に入れておくと採用担当者に「選考書類を丁寧に扱っている」と良い評価を得ることができるかもしれません。面接で入社意欲を伝え、「細かいところまで気がつかえる」というアピールもできます。
【履歴書の渡し方の前に…】封筒の選び方
履歴書を入れる封筒について説明していきたいと思います。
封筒のサイズ
履歴書などA4サイズの書類を提出する際は、書類を折らずに封入することができるA4サイズの封筒を使うのが一般的です。
封筒の色
封筒の色は白が基本となります。白封筒は茶封筒よりも比較的あらたまった場合に使われることが多く、重要な文書を送る際に最適です。また、白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、就活生からの書類以外にも、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、ぱっと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすくオススメです。
100円均一でも就職活動用の封筒を販売しています。また、素材もしっかりしているため、中身が透けたり、封筒が破れる可能性も低く、郵送時に何かあっても安心です。
【履歴書の渡し方の前に…】封筒のマナー
履歴書を入れる封筒のマナーについてご説明していきたいと思います。
細すぎるボールペンは使わない
ボールペンは太さにより印象が大きく変わります。転職活動で使用するボールペンの太さは用途によって使い分けましょう。大きいサイズの封筒に名前を書く際のボールペンの太さと履歴書を書く際のボールペンの太さが同じでは、細すぎて弱々しい印象を与えてしまいます。
封筒の大きさを考慮して、封筒に使用するボールペンは1.6mmの油性ボールペンがオススメです。水性ボールペンは、水滴でにじんでしまう可能性があるからです。また、サインペンやマジックは、封筒にインクがにじむ恐れや、文字が太すぎて少し重い印象になってしまうので、避けましょう。
裏面には自分の郵便番号・現住所・氏名を書く
封筒の裏面の左下に、自分の郵便番号・現住所・氏名を書きます。採用担当者は、複数の応募者からも履歴書を受け取っていることがあるので、封筒を見て「誰の応募書類なのか」を一目で分かるようにする必要があります。
必ずクリアファイルに入れる
書類は封筒に入れる前に、クリアファイルに入れましょう。雨で封筒と一緒に中の書類が破けてしまったり、書類が折れてしまうなど何が起こるか分かりません。クリアファイルに入れておけばそのような被害を抑えることもでき、小さいことにも気が利くと企業からも印象アップにもつながります。
使用するクリアファイルは、無色透明で、傷や折れのない一般的なクリアファイルを使えば問題ありません。
【履歴書の渡し方の前に…】封筒の注意すべきポイント
表面に宛名はいらない！赤字で「履歴書在中」だけ
手渡しの場合は、郵送などと違って他者を介さず「誰から誰へ渡すか」が当事者同士で分かっているので、企業の郵便番号・住所・宛名は不要です。
なので、表面には左下に赤字で「履歴書在中」のみ書き、定規を使って文字の周りを四角く囲みましょう。字のバランスが気になる人は文房具店や100円均一で「履歴書在中」という赤いスタンプが売っているので、それを使うことをオススメします。
のりや「〆」は不要
手渡しなので、封筒ののり付けをする必要はありません。のり付けをした方が丁寧と思うかもしれませんが、すぐ封筒から取り出すのに頑丈にのり付けをしていると、かえって迷惑にあたります。また手渡しの際は「〆」の封字も不要です。
「添え状」（送付状）は不要
履歴書を持参する場合は、直接手渡しをするので「添え状」（送り状）は必要ありません。しかし、履歴書を郵送する場合は必要になりますので、間違えないように注意しましょう。
封筒もクリアファイルで挟む
履歴書など応募書類を持参して企業に手渡しする場合、ビジネス用カバンに履歴書を入れた封筒を持ち運びますが、その封筒もクリアファイルに入れましょう。履歴書を入れた封筒がカバンの中で折れたり、汚れたりした状態で提出すると印象が良くないです。
「封筒はお持ち帰りください。」と言われる場合が多いですが、面接中にカバンから出す動作があるかもしれません。その際に封筒がぐしゃぐしゃになったり、雨で水滴が付いていたりすると採用担当者はどう思うでしょうか。そのような事態が起きないように、封筒もクリアファイルに入れて、カバンに入れましょう。封筒がクリアファイルより大きい場合は、クリアファイルを2枚使用し、封筒の対角線上に挟むと全体をカバーできるでしょう。
履歴書の渡し方
持参した履歴書の渡し方を受付の方に渡す場合と面接官に渡す場合に分けてご説明していきたいと思います。
受付で渡す場合
先に受付で履歴書を渡す場合は、まず自分の氏名を名乗り「履歴書を持って来ました。よろしくお願いいたします。」と一言添えて、履歴書を封筒に入れたまま渡します。受付の方は履歴書を取り次ぐ役割であり、その場で履歴書を読むわけではありません。しかし、両手で相手が読める方向にして渡すのがポイントです。この際に受付の方は選考に関係ないと決めつけ、雑な渡し方をすることは絶対にやめましょう。
＊履歴書を封筒に入れたまま
＊両手
＊相手が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
面接会場に面接官が先に入室している場合
面接会場に面接官が先に入室している場合は、封筒に入れたままではなく、その場ですぐに履歴書を読むことが出来るように履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡しましょう。その際に、封筒は履歴書の下に重ねて「履歴書と一緒に」渡します。
受付に渡す場合と同様に「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。
また、履歴書を入れた封筒はカバンの取り出しやすい場所に入れておくことをオススメします。面接は限られた時間で行われるので、履歴書をスムーズに渡しましょう。履歴書を取り出す時にモタモタしていると、どんくさい印象を面接官に与えてしまう可能性があります。
＊履歴書を封筒から出す
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
面接官より先に面接会場に案内された場合
面接官より先に面接会場に案内された場合は、カバンから封筒を出して面接官が来るのを待ちましょう。面接官が入室してきたら起立して、指示を受けた時点で履歴書を渡しましょう。その際は先ほどと同様に履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡します。封筒は履歴書の下に重ねて履歴書と共に渡します。「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。緊張しますが焦らず、一つひとつの動作を丁寧に行ないましょう。
＊カバンから封筒を出して待つ
＊履歴書を封筒から出す
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
履歴書を渡すタイミング
持参した履歴書はいつ渡せばいいのでしょうか。
履歴書を企業に渡すタイミングは、次のようなときです。
＊採用担当者から指示を受けたとき
＊面接官から提出を求められたとき
受付で取り次ぎをお願いしたときや面接の待ち時間などに、採用担当者から履歴書など応募書類の提出の指示があった場合、その場で応募書類を提出します。面接会場に入るまでに提出の指示がない場合は、面接会場で面接官から提出を求められるでしょう。そのまま履歴書などの応募書類を持ったまま会場に入り、面接官からの指示を待ちましょう。
応募書類の提出を指示するタイミングは企業によってさまざまです。基本的に応募者の方から言い出さなくても、企業の方から提出を指示して来ますので、指示を待てばいいでしょう。
履歴書を提出する指示がない場合、いつ渡せばいい？
面接する当日に履歴書など応募書類を持参するようにと言われたにも関わらず、一向に提出の指示がない…という場合もあるかもしれません。なぜ提出の指示がないのでしょうか。
考えられることは、次のような場合です。
＊採用担当者や面接官が忘れている
＊事前の連絡事項や提出方法を応募者が見逃していた
採用担当者や面接官は他の業務で忙しいです。応募書類の提出を指示するのを忘れている場合もあります。その場合は、自分から切り出しましょう。会話の折を見て、さりげなく「応募書類はいかがいたしましょうか？」と尋ねると、失礼な態度と思われることはないでしょう。
しかし、自分から切り出す前に、事前の連絡事項などをきちんと確認しておきましょう。事前に送られてきたメールや配布された書類などに、応募書類の提出方法についての記載があるかもしれません。あなたが連絡事項に記載されている提出方法を見逃している可能性もあるので、一通り確認してから応募書類の提出について切り出しましょう。
まとめ
こんな履歴書の渡し方について正しい渡し方やふさわしい封筒の選び方をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。履歴書など応募書類をただ渡せばいいというわけではなく、きちんと渡し方にもマナーがあることがわかりました。履歴書など応募書類が完璧に作成してあっても、渡し方のマナーがなっていなかったら、台無しなので、渡し方のマナーを完璧にして、面接に臨みましょう。
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