就職活動や転職活動で面接を受ける際、たまに名刺をもらったり、名刺を交換する場合があります。学生であれば事前知識がなければ全く所作がわからないですし、実際社会に出ても名刺交換をする機会がない人は全く行いません。そのような人が面接で困らないために読んでおきたい名刺交換のマナーについて解説していきます。面接以外にも実際のビジネスシーンでも使えるマナーを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
面接で名刺をもらった時の正しい対応
就活・転職の面接における名刺対応について解説していきます。まずは企業の面接官から名刺をもらった時です。
基本的に交換の必要はない
基本的に面接中に名刺をもらっても交換する必要がありません。なぜなら面接は個人として行っているため、応募者は自分の所属を表す名刺は必要ないのです。あなたのことは履歴書や職務履歴書からわかるので名刺をこちらから渡すことは基本ありません。
在職中に転職する方もいれば、退職してから転職する方もいるでしょう。退職後に転職をする方はそもそも名刺を持っていないので交換ができません。以上の理由から名刺を交換する必要はないのです。
後述しますが転職活動での面接は稀に名刺の交換を提案されることがあるので、在職中に転職活動を行っている方は念の為持っていた方が無難です。
名刺の受け取り方
ここからは名刺の受け取り方・マナーについて解説していきます。名刺交換をしたことがない学生の方や、久しく名刺交換の場がなくやり方を忘れてしまった方はぜひ参考にしてください。
【大前提】名刺は相手そのものを表す
名刺の受け取り方を解説する前に、大前提を説明しましょう。名刺は「その人そのもの」と思うことです。名刺は丁重に扱うのが基本ですが、名刺はその人そのものと聞くと、より一層名刺を丁重に扱わなければと思いますよね。特に社長や役員といった重役の方の名刺はきっちりマナーを押さえて受け取りましょう。
両手で名刺を受け取り、お礼の一言と一礼
テレビ等のメディアで見る機会が多いと思いますが。名刺交換はお互いに立って行います。先に自分が面接会場に通されて座った状態で待機しているのであれば、面接官が入室してきたと同時に起立しましょう。また名刺をテーブル越しに受け取るのはマナー違反なのでテーブルの横のスペースにいき、何も物を挟まない状態で名刺を受け取りましょう。
名刺を受け取る際は両手で名刺の下の端を持ち、「頂戴いたします」というお礼の一言と、一礼をしましょう。ここで注意したいのが「ながら礼」と呼ばれる言葉を発しながら一礼するという行為です。言葉を発する口元が上から下に移動するため、受けてからすると聴き取りづらくなってしまいます。学生の頃はこれでも許されましたが、社会人になってはマナー違反となります。必ず「頂戴いたします」と述べてから一礼するようにしましょう。また一礼するときに受け取った手を胸の高さにキープしたままお辞儀ができると美しい姿勢で名刺の受け取りができます。
名刺を受け取ったら数秒見る
名刺を受け取ったら3〜4秒眺めて記載内容を確認しましょう。受け取ってすぐテーブルの上に置いたり、閉まってしまうとあまり印象はよくありません。
念の為名前を確認しておくのも良い
面接官の中には読みづらい名前の方が一定数います。単純に難しい漢字を使った苗字の場合もあれば読み方が複数ある苗字の場合があります。例えば中島さんが”ナカシマ”さん、”ナカジマ”さんと読めるように簡単な苗字でも相手からすると、間違えられると少しだけ気分が暗くなるケースがあります。そんな時のために名刺を受け取って数秒眺める段階で「恐れ入りますが、こちらの読み方は〇〇さんでよろしいでしょうか？」と確認しておくと良いでしょう。ただ名刺を受け取られるより、わざわざ自分の苗字を確認してくれる応募者の方が少し印象が良いですよね。
名刺は自分から見てテーブルの左側へ置く
名刺を受け取って着席する際はすぐ名刺をしまわずにテーブルの上に置きましょう。置き場所は自分から見て左側が基本です。もし名刺を置くテーブルがない場合は持参した名刺入れに収納して大丈夫です。いずれにせよ最終的に名刺を名刺入れにしまうことになるため、名刺入れを持っていない方は一時凌ぎでも良いので100円均一ショップで購入しておきましょう。上述の通り、名刺はその人そのものを指すため、そのままスーツのポケットやカバンにしまうのは失礼にあたります。
役職が一番高い人の名刺を名刺入れの上に
基本名刺はテーブルの上に直接置かず、名刺入れの上に置くようにします。名入れを座布団に見立て、相手の名刺をそっと置くことを意識すると所作が柔らかくなります。
1対1の面接であれば特に困ることはありませんが、面接官が複数人いると話は変わってきます。一番役職の高い人の名刺を名刺入れの上に置き、他の人の名刺はテーブルの上に置くようにします。
ただ面接でいきなり会った相手の役職を瞬時に判断することは難しいですよね。もし自分で判断することが難しい場合は名刺入れは使わずにテーブルの上に席順に置いて置きましょう。顔と名前が一致しやすくなるため、逆質問の際も名指しで質問ができます。
面接のその後の流れ
まだ面接を受けたことがない方は、名刺を受け取ったあとどのような流れで面接が進んでいくのか気になりますよね。下記に主な内容をリストアップしました。
・入室
・名刺受け取り
・自己紹介
・志望動機（転職理由）
・自己PR
・入社後の展望
・面接官への逆質問
・退室
就活や転職、受ける企業によって面接の内容は様々な形式があるので必ずしも上記の流れで行われるわけではありません。あくまで参考として確認してきましょう。
【転職】名刺を求められた時の対応
学生の場合で名刺交換の機会はまずありませんが、転職となると名刺の提出を求められる場合があります。ここからは名刺を求められた際の対応について解説していきます。
名刺を交換する場合
名刺交換には2つの形式があり、片方ずつ渡す形式と双方が同時に渡す形式があります。
片方ずつ交換する場合
片方ずつ名刺を交換する場合は、名刺入れを両手で持ち、自分の名刺を名刺入れの下（裏側）に挟んで準備しておきます。まずは面接官の名刺を先にもらいましょう。その際は名刺入れの上に相手の名刺を載せるイメージで受け取ります。記載内容（相手の名前）を確認したら、名刺入れと相手の名刺を手の平に抱え込み、自分の名刺を指先で持つようなイメージで渡します。
面接官が複数人いたら役職順に交換する
もし面接官が複数人いて全員と名刺交換する必要がある場合、役職順に名刺を交換していきます。自分から差し出さなくても、面接官が偉い順に名刺を差し出してくるため、順番に関して特にこちらが意識することはありません。ただ役職が高い人の名刺が名刺入れの一番上になるように置く必要があるため、名刺入れと、一番偉い人の名刺の間に他の名刺を差し込むという難しい動きが求められます。その辺りの手の動きは多少練習が必要です。練習相手がいる場合は相手に名刺を何回か渡してもらいましょう。練習相手がいない場合は、テーブルの端に名刺をはみ出すように何枚か横一列に並べて受け取りの練習をすると良いでしょう。
同時に交換する場合
同時に交換する場合は自分と相手がお互い同じ手を使うことがポイントです。例えば相手が自分の名刺と名刺入れを右手に持ち、左手を空けているのであれば、こちらも同様に右手で自分の名刺と名刺入れを持ち、左手を空けておきましょう。すると向かい合った時にそのまま手を胸の高さまであげればお互いが名刺を交換しやすくなります。
名刺を同時に交換したら、相手の名刺を数秒眺めて記載内容を確認します。その後着席していざ面接という流れになります。
忘れた場合・渡したくない場合
もし面接に名刺を忘れてしまった場合や渡したくない場合は正直に「申し訳ありませんが、ただ今持ち合わせがありません。」と一言断りましょう。名刺がないからといって面接でマイナス評価になることはありませんので、無理して交換する必要はありません。またすでに退職しているのであれば新しく名刺を自分で作る必要はありません。
前職の名刺を使うのはNG
転職の面接で前職の名刺を使うのは絶対にやめましょう。トラブルを避けるため退職した時点でその会社の名刺は返却しなければならないケースが多く、前職の会社の名刺を使うのはよくありません。退職した時点でその名刺は効力を失っているので何の証明にもなり得ないので注意しましょう。
面接で気をつけたいポイント
ここからは名刺交換も含め、面接中に気をつけたいことを解説していきます。
視覚と聴覚を意識する
上述したように面接は下記の流れで進むことが多いです。
・入室
・名刺受け取り
・自己紹介
・志望動機（転職理由）
・自己PR
・入社後の展望
・面接官への逆質問
・退室
いずれの場合でも、声、表情、姿勢、アイコンタクトの4つを意識するだけで面接官からの評価は大きく変わります。「メラビアンの法則」という第一印象に関する心理学の検証結果では面白いことがわかっています。それは第一印象のうち55％が視覚情報、38％が聴覚情報、7％が話した内容で決まるというものです。話す内容が7％しかないのは驚きですよね。話す内容は企業や面接の段階によって変えなければなりませんが、視覚（見た目）と聴覚（声）は、練習しておくとどの面接でも共通して活きてきます。
声に関してはハキハキかつ、相手の聞き取りやすい声量・スピードを意識しましょう。表情は緊張で固くなり印象が悪くなると勿体無いので、基本的に笑顔を意識しておくと効果的です。姿勢は背筋をピンと伸ばすと自信があるように見え、誠実な印象を与えます。
相手の目を見て話すことは社会人の基本です。面接の時点でアイコンタクトができなければ社会に出ても円滑なコミュニケーションが取れないと敬遠される可能性があるので必ず意識するようにしましょう。もし目を見て話すのが難しい場合は相手の目と目の間を見る、眉毛を見ることを意識するとアイコンタクトはほぼできているので覚えておきましょう。
現職の名刺を持っていた方が良い
稀にですが中途面接で現職の名刺を求められることがあります。本当にその会社に現在属しているかの証明として名刺を確認したいからです。名刺を持っていなくてもマイナス評価になることはありませんが、名刺があると経歴に偽りがないことの証明になるので、念の為持っておくと良いでしょう。
名刺入れを忘れたら
一次面接では名刺を受け取る可能性は低いですが、最終面接になって面接官が重役になっていくほど名刺を受け取る可能性が高くなります。本来であれば一次面接の時から名刺入れを持っていたいものですが、忘れてしまうこともあるでしょう。その場合は「頂戴いたします」と述べた後に「本日は名刺入れを持参していないため失礼します。」と一言謝罪の旨を述べてテーブルの上に置いて着席しましょう。面接官から「どうぞおしまいください」と言われる、または面接が終わった後に手帳や定期入れなど名刺が折れ曲がらないものに名刺を挟んでおきましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか？基本的に面接で名刺を交換する必要はありません。名刺を受け取る際は「机を挟まず両手で受け取る」「ながら礼はしない」「軽く内容を確認する」の3点を意識しましょう。転職活動の場合、経歴に偽りがないか確認するために現職の名刺の提出を求められる可能性があるため、現職の名刺は持っておいて損はありません。
面接本番で緊張のあまり名刺受け取り（名刺交換）のマナーを忘れてしまう時もあるでしょう。そのような時のために、小手先のテクニックだけ覚えるのではなく、大前提である「名刺は相手そのものを表す」と意識することで、失礼のない立ち振る舞いに繋がります。自分の名刺入れを座布団に見立て、相手の名刺を載せるイメージを作っておくと受け取りの際も、着席した際も失礼のない所作ができるでしょう。
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