インターンシップやOB・OG訪問の後に送る印象のあるお礼状。面接を受けた後にも送るべきなのでしょうか。お礼状を送る場合は、どんな内容にすればいいのか、メールや手紙のどちらで送ればいいのか、郵送マナーやメールマナーなど気になることがたくさんあるかと思います。この記事にて、面接後のお礼状について徹底解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
面接のお礼状は送るべき？
そもそも、面接後にお礼状を送る必要はあるのでしょうか。
結論、必ず送る必要はない
面接後のお礼状は、必須ではありません。そのため、面接後にお礼状を送る人はあまり多くはないでしょう。お礼状が合否に影響することもあまりないようです。
しかし、お礼状は感謝の気持ちを伝えるものなので、受け取った側が悪い気持ちになることはありません。また、同条件の候補者が多数いるときや、面接官が合否に悩んでいる場合は、お礼状を出したことで有利になる可能性もあるでしょう。感謝の気持ちや志望度の高さをアピールしたいのであれば、お礼状を送ることをおすすめします。
メール？手紙？適切な手段は？
お礼状の送付手段は、自分の好きな方法で構いません。お礼状は手書きで出すイメージが強いですが、メールでも問題ありません。面接のお礼は素早く伝えることが大事です。そのため、当日か、遅くとも翌日までにはお礼状を送る必要があります。手紙の作成に時間がかかり、お礼状を送るのが遅れてしまうのであれば、すぐにメールで感謝の気持ちを伝えましょう。
ただ、手紙でお礼状を送ったほうが、メールよりも手間がかかっているため、採用担当者に丁寧な印象を与えることが出来ます。
メールがマナー違反というわけではありませんが、より良い印象を与えるためには手書きのお礼状を出すことをおすすめします。
面接のお礼状に書くべき内容
お礼状の内容に、何を書けばよいか迷ってしまうこともあるかと思います。感謝の気持ちが伝わり、担当者の印象にも残るお礼状を書くためには、どのような内容を意識して書けばいいのでしょうか。
感謝の気持ち
お礼状で最も大切なことは感謝の気持ちを伝えることです。そもそも、お礼状は感謝の気持ちを伝えるためのものなので、しっかりと面接の機会を与えてくれたことに対するお礼の言葉を述べましょう。文章全体で感謝を表している印象を与えるために、文章の最初に感謝の言葉を述べるだけではなく、最後の結びでまた感謝の気持ちを述べると良いでしょう。
面接の感想
印象に残ったこと、興味を持ったことなど、面接を通じて感じたことを具体的なエピソードを交え伝えましょう。具体的な感想やエピソードを盛り込むことで、よりいっそう感謝の気持ちが伝わります。また、面接を受けてより入社意欲が高まったと伝えることで、忙しい時間を割いて対応した面接担当者も、好印象を抱くはずです。
自己PRを盛り込むのはNG
お礼状に自己PRを盛り込むのはNGです。そもそも、お礼状の内容が合否に影響することはありません。つまり、お礼状でどんなに自分の能力をアピールしても面接官の心には響かないのです。むしろ、面接でアピールできなかったことをお礼状で補足している、といったマイナスなイメージを与える可能性があります。お礼状は、あくまでも感謝の気持ちと志望度の高さを伝えるという目的で送付しましょう。
面接のお礼状を送る際の注意点
続いては、面接のお礼状を送る際の注意点を見ていきましょう。
なるべく面接の当日に送る
お礼状は当日に送るのが一般的です。遅くても翌日までには送りましょう。時間が経つと、面接官側もあなたに対する印象が薄れてしまう可能性があります。メールで連絡をする場合は、企業の営業時間内が適切です。営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。なるべく相手の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。質問メールとは違い、すぐに返信が必要のないお礼メールであったとしても、深夜や早朝にメールを送るのは避けたほうがいいでしょう。会社のメールをプライベート携帯に転送するように設定している場合があるため、迷惑になります。どうしても営業時間内の連絡が難しい場合は、「夜分遅くに失礼します」など、お詫びの挨拶を添えてください。
自分の言葉で伝える
定型文のような感謝の言葉よりも、上手くまとまっていなくても、正直な気持ちが綴られた文章のほうが採用担当者の印象にも残ります。
評価を気にして、面接対策本などに記載のある例文をそのまま使用するのではなく、面接を通して感じた自分の正直な気持ちを伝えることが大切です。
面接に参加したからこそ書ける内容であれば、より強く感謝の気持ちを伝えることができるでしょう。
お礼状の内容は簡潔にする
お礼状の内容は簡潔に書きましょう。基本的に、ビジネスシーンでは、長文のメールはマナー違反とされています。ビジネスメールにおける長文とは、スクロールしなければ見られない量です。目安としては10行以上と言われています。つまり、10行以上になると、画面をスクロールさせなければならなくなり、相手の手間になってしまうのです。また、読むために相手の時間を長く取らせてしまいます。伝えたいことはたくさんあるかもしれませんが、読みやすい分量を心がけましょう。手紙の場合は、便箋1枚に収めるのが理想です。どうしても文章が長くなってしまう場合は、きちんと「長文失礼しました」と相手を配慮する言葉を忘れないようにしましょう。
会社名・部署名は省略しない
企業名・担当者名を間違えることは絶対NGです。名前のミスは失礼にあたりますので、必ずお礼状作成後に誤りがないかチェックしましょう。また、会社名などを省略するのもNGです。株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。宛名は正式名称で正しく記載しましょう。
誤字脱字がないように二重チェックを心がける
誤字脱字はないか、お礼状を送る前に必ずチェックをしましょう。しっかりと確認すれば防げるようなミスは、マイナスな印象を与えてしまいます。また、手紙の場合、書き間違えたときに修正テープや修正液を使ってはいけません。書き間違えたときは全て書き直すことが大切です。お礼状が直接選考の評価に関わることはほとんどありませんが、せっかくお礼状を送るのであれば、好印象を与えられるよう最善をつくしましょう。
敬称は正しく使い分ける
「様」や「御中」など、正しい敬称を使うことはビジネスマナーの基本なので、しっかりとおさえておきましょう。
「様」の使い方
「様」は、個人名の後に付けられる敬称です。そのため、名前が分かっている特定の担当宛に送る場合は、「様」付けが基本です。「株式会社○○ 人事部 △△様」のように表記します。役職がついている場合は、「株式会社○○ 人事部 部長 △△様」のように、「役職」「名前」「様」の順で書きます。
「御中」の使い方
「御中」とは、宛名が特定の個人以外の時に用いられます。したがって、会社や担当部署など団体宛に送る場合は、「御中」を末尾に用いるのが正しい使い方です。「株式会社○○ 人事部 御中」のように表記します。
ちなみに、メールの場合は、会社や部署宛てだとしても、「御中」よりも「様」を用いるのが適切です。特定の個人に送るわけではなくとも、メールを開封して対応するのは1人です。そのため、「様」を使用しても違和感はないでしょう。担当者の名前が分からない場合は、「株式会社○○ 採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。
敬語の表現
ビジネスシーンでは、先方を表す言葉として「貴」を用いるのが一般的になります。そのため、お礼状の中で企業のことを表す際は、「貴社」と書きましょう。「御社」と「貴社」で迷う方も多いかと思いますが、「御社」は口語表現で用いられることが多い表現です。文章では「貴社」を使うようにしましょう。
団体によって敬語の表現も異なりますので注意してください。例えば、有限会社や株式会社などは「貴社」ですが、銀行は「貴行」、市役所や区役所は「貴役所」、飲食店やお店全般の場合は「貴店」となります。敬語の表現に誤りがないよう、お礼状を送る際は、あらかじめ確認しておくようにしましょう。
【手紙の場合】お礼状の書き方
手紙の場合のお礼状の書き方を紹介します。
お礼状の例文【手紙】
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
拝啓
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接では、○○職の詳細な業務内容や仕事のやりがいについてお聞きし、貴社へ入社したいという気持ちが強くなりました。
面接の機会をいただき、ありがとうございました。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心からお祈り申し上げます。
敬具
2022年○月○日
氏名
ポイント
①宛名を記載する。会社名を省略しないように注意しましょう。
②ビジネスの手紙では頭語「拝啓」で始まり、結語「敬具」で終わるのが一般的です。
頭語と結語にはいくつも種類がありますが、お礼状では、このパターンを使えば問題ありません。
③文章の始まりに時候の挨拶を入れましょう。
④本文は簡潔にまとめましょう。内容は、「面接のお礼」「面接の感想」「志望度の強さ」がおさえられていればいいでしょう。
⑤結語の後に、日付・氏名を記入します。
白無地の封筒を選ぶ
便箋・封筒は、白無地を選びましょう。封筒は、中身が透けないかの確認もしてください。封筒のサイズは、手紙を三つ折りにして定形郵便で送れる大きさがベストです。目安としては、便箋がB5サイズの場合は「長形4号」、便箋がA4の場合は「長形3号」の封筒を使用します。
【メールの場合】お礼状の書き方
メールの場合のお礼状の書き方を紹介します。
お礼状の例文【メール】
件名：面接のお礼（氏名）
——————–
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
本日面接をしていただきました、○○と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接では、○○職の詳細な業務内容や仕事のやりがいについてお聞きし、貴社へ入社したいという気持ちが強くなりました。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
———————–
氏名
電話番号
メールアドレス
———————–
ポイント
【件名】
件名は、一目で面接のお礼の連絡だと分かるようにしましょう。本題の後に氏名を入れると、件名だけで誰からの連絡かが分かるので親切です。
【宛名】
送付相手の会社名⇒部署名⇒名前を順に書きます。会社名や部署名は必ず正式名称で記載しましょう。
【本文】
印象的な話や具体的なエピソードを盛り込んで感謝を伝えましょう。ただし、ダラダラと長すぎる文章を送るのはNGです。短すぎず長すぎない文章で、感謝の気持ちを表すことを心がけましょう。
読みやすさにも配慮が必要です。一文を短くしたり、段落分けや改行をするなど、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識してメールを作成しましょう。逆に、改行や句読点が異常に多いメールも読みづらいです。作成後に読み直して、おかしな箇所がないか確認をしながら、読みやすい文面になるよう調節しましょう。
【署名】
署名として「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を入れておきましょう。ビジネスメールでは署名を入れるのがマナーなので、あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。
まとめ
面接のお礼状について解説してきましたが、いかがでしたか。お礼状は必ず送る必要はないことが分かりましたね。お礼状が面接の評価に関わることはほとんどありませんが、志望度をアピールしたい場合は送ったほうがいいでしょう。面接官が誰を採用しようか悩んでいる場合は、お礼状によって結果が変わるかもしれません。ただし、せっかく送るのであれば、マナーには気を付けましょう。お礼状を作成する際は、封筒や宛名など細かいところまで配慮してくださいね。
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