転職など、何らかの事情で会社を退職する場合、退職日をいつにすればいいのか悩む人も多いのではないでしょうか。基本的には上司と相談して退職日を決定するかと思いますが、何も考えずに退職日を決めてしまうと損をしてしまう可能性もあります。ベストなタイミングで退職できるよう、保険料などについてもしっかりと把握しておくことが大切です。この記事にて、退職日を決定する際に確認するべきことを紹介していきます。あわせて退職までにすべきことも解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
退職日はいつがベスト？
そもそも退職日はいつに設定するのが最適なのでしょうか。今回は、社会保険に焦点を当ててベストな日を解説していきます。
【転職先が決まっている場合】退職日は入社前日
転職先の入社日が決まっている場合は、入社前日を退職日として設定するのがベストです。そうすれば、社会保険が途切れないからです。国民健康保険は退職日と入社日がたとえ1日空いただけでも、加入義務が発生します。そのため、1日途切れただけでも、社会保険料（国民健康保険と国民年金）が自己負担になり、3万円ほど損することになるのです。退職日の次の日に転職先に入社していれば自己負担はありません。ちなみに、今の会社を退職した日から次の会社に入社するまでの空白期間が1日でも2週間でも同額が請求されます。やむを得ない理由で空白期間が出来てしまうこともあるかと思いますが、数日のみであれば有給を消化するなどして、なるべく退職日を転職先の会社の入社前日に設定できるようにするといいでしょう。
【転職先が決まっていない場合】退職日は月末
転職先が決まっていない場合は、退職日を月末に設定するのがベストです。退職日を月末にするか、しないかで変わってくるのは社会保険料です。社会保険料は通常は翌月払いですが、月末付で退職した場合は当月払いになります。
例えば
3月30日退社の場合→2月分の社会保険料を負担
3月31日退社の場合→2月と3月分の社会保険料を負担
ということになります。つまり、月末に退職した場合は、2カ月分の社会保険料が給料から天引きされるのです。この話を聞くと、月末の1日前にしたほうが1か月分の負担で済むので得なのでは？と考える人も多いでしょう。しかし、退職日を月末以外にすると、退職日と資格喪失日が同月となり、社会保険料を自己負担で支払わなければなりません。要するに、給与から天引きされないため、手取りは多くなりますが、結局は自己負担で社会保険料を支払うので得したことにはならないのです。したがって、会社が社会保険料を負担してくれる月末に退職日を設定することをおすすめします。
退職日当日までにすべきこと
①退職届を提出する
一般的には、上司から退職の承認を得た後、退職届を提出します。退職届を出すタイミングや、提出方法にもマナーがあるのをご存知でしょうか。
退職届を出すタイミングは？
「もう無理！今すぐ辞めたい」と思うこともあるでしょう。しかし、退職届を出せばすぐに辞められるわけではありません。一般的には「退職希望日の○カ月前までに退職届を提出」のように、就業規則で提出期限が定められています。したがって、辞めることを決心したら、まずは在籍している会社の就業規則を確認しなければなりません。規則で2か月前までに提出を決められているのにも関わらず、1週間前に退職届を提出した場合、受理されるのは難しいでしょう。「常識のない人だな」とマイナスなイメージを与える可能性もあります。円満に退職するためにも、就業規則を守り、社会人として良識ある行動をしましょう。
基本は手渡し
基本的に、退職届は直属の上司に直接手渡しします。渡す場所は、他の社員がいる仕事場ではなく、会議室のように、会話が外に聞こえづらく、他の社員がいない場所で渡すのがマナーです。就業規則で、メールや郵送など手渡し以外の指定がある場合は、それに従いましょう。
必ず封筒に入れる
退職届を封筒に入れず、むき出しのまま提出するのはマナー違反です。退職届は必ず封筒に入れましょう。退職届の封筒は、白無地が基本となります。白無地の封筒の中でも、郵便番号の枠がないもの、中身が透けないものを選びましょう。封筒のサイズは、退職届の用紙を三つ折りにしてちょうど入る大きさがベストです。会社にフォーマットが用意されている場合は、用紙のサイズを確認しておきましょう。特に指定がない場合は、B5サイズの用紙を使用するのが一般的です。封筒のサイズの目安は以下の通りです。
用紙がA4（210×297mm）・・・長形3号（120×235mm）
用紙がB5（182×257mm）・・・長形4号（90×205mm）
提出期限までに適切な封筒が手に入らない場合は、コンビニで購入できるような白封筒でも構いません。郵便番号の枠があったり、中身が透けてしまう封筒であっても、必ず封筒には入れましょう。
②引き継ぎの準備
退職までにはデスク回りを整理したり、今まで担っていた業務を引き継いだり、やることがたくさんあります。続いては、引き継ぎや会社への返却物などを見ていきましょう。
引き継ぎ内容をまとめる
退職日までに業務を整理して引き継ぎできるようにしておきましょう。担当している取引先や顧客がいるのであれば、相手に迷惑をかけないよう、細かいところまで後任に共有することが大切です。すべての引き継ぎが完了したら、漏れやミスはないかの最終チェックをしてください。自分がいなくなった後も、業務がスムーズに進むよう、しっかりと引き継ぎを行ってくださいね。
会社への返却物の確認
退職日までに、会社へ返却しなければならないものを確認しておきましょう。主な返却品は、以下の通りです。
・健康保険証
・社員証
・名刺
・通勤定期
・備品（パソコンや制服など）
必要書類の確認
退職後に必要になる書類も確認が必要です。会社に申請が必要な書類もあるので、退社当日に間に合うよう、事前に確認しておきましょう。転職先で提出が求められる書類もあるので、受け取った後は、失くさないように大切に保管してください。
主に受け取る必要がある書類は、以下の通りです。
・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・離職票
③退職の挨拶をする
お世話になった会社には、今までの感謝を伝えることが大切です。社内だけでなく、取引先など社外にも、きちんと退職の挨拶をしましょう。
退職の挨拶回りをする
お世話になった上司や同僚、後輩などには、忙しくないタイミングを見計らって、直接感謝の気持ちを伝えましょう。挨拶回りをするときは、お菓子を配るのが一般的です。言葉だけではなく、形のあるものを渡すことで、感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。
メールでもOK
退職の挨拶はメールで済ませても問題ありません。もちろん、お世話になった人や退社までに顔を合わせる機会がある人には、出来るだけ直接挨拶するべきです。しかし、会えない人にはメールでもOKです。最近では、メールを使って退職の挨拶をすることは珍しいことではありません。どんな形であれ、今までのお礼と別れの挨拶をきちんと伝えることが、社会人としての礼儀です。ただし、目上の方など相手によっては、退職の挨拶をメールで済ませることは失礼に感じる場合もあるので注意してください。お世話になった取引先や上司に直接挨拶出来ないのであれば、メールよりも、挨拶状を送付するのが好ましいでしょう。相手との関係性を考えて、適切な方法で退職の挨拶をしましょう。
退職の挨拶メールを送るタイミングは？
では、どのタイミングで退職の挨拶メールを送るのがベストなのでしょうか。実は、社外向けと社内向けとでは、挨拶メールを送るべきタイミングが異なるのです。
退職の挨拶メールはなるべく個別で送ることが理想ですが、人数が多い場合は、一斉送信でも失礼にはあたりません。ただし、その場合は他人同士でアドレスを知られないよう注意が必要です。一斉送信の場合は、「BCC」に送りたい相手のアドレスを入れ、「TO」に自分のアドレスを入れるのがマナーです。TOやCCでは、他の人にメールアドレスが見えてしまいますので注意してください。
社内向けのメール
社内宛ての場合、退職の挨拶メールは最終出社日の退社1時間前に送るのが一般的です。同じ職場の社員であれば、すでに退職を知っている人がほとんどでしょう。そのため、退職の挨拶メールは、退職の報告というよりは、「最後の挨拶」に近いニュアンスになります。今までの感謝を伝えるメールなので、最終出社日に送るのが適切です。時間帯に関しても、なるべく業務に支障がないよう、忙しい始業直後や日中ではなく、退社の1時間前を目安に送るのがベストです。退社ギリギリの時間に送ってしまうと、万が一返信が来た場合に対応できなくなってしまうので避けたほうがいいでしょう。会社によっては特有のルールがある場合もありますので、その場合は会社のルールに従ってくださいね。
社外向けのメール
社外宛ての場合は、上司と相談し、退職を公表してもいいタイミングになったら、なるべく早めに伝えたほうがいいでしょう。一般的には、退職の挨拶メールは、最終出社日の2〜3週間前までに送ると言われています。社外宛ての退職の挨拶メールを早めに送ったほうがいい理由としては、後任への引き継ぎをスムーズに行うためです。退職まであまり日がないタイミングで取引先に報告してしまうと、引き継ぎの期間を十分に設けることができず、無責任だととらえられる可能性があります。また、仮に引き継ぎが上手くいかなかった場合、取引先からの印象も悪くなるでしょう。後任者が今後も取引先とやり取りすることを考え、最後まで責任をもって対応することが大切です。
退職の挨拶メール【例文】
退職の挨拶は、メールが長文にならないよう注意が必要です。「退職の報告」と「感謝の気持ち」を簡潔に伝えましょう。思い出が多く、伝えたいことがたくさんあったとしても、メールは簡潔に済ませるのがマナーです。
社内向けメールの例文
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
——————–
お疲れさまです。
○○部の○○（自分の名前）です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により○月末で退社するため、本日が最終出社日となります。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在籍中は大変お世話になりました。
これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、みなさまからあたたかくご指導いただき、業務を通して様々なことを学ぶことが出来ました。
この会社での経験や学びを活かし、今後もより一層精進してまいります。
なお、今後の連絡先は下記になります。何かございましたらこちらへご連絡をいただけますと幸いです。
Mail：×××@mail.com
電話：000-0000-0000
最後になりましたが、皆さまのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
——————–
○○（自分の名前）
【ポイント】
・退職理由は「一身上の都合」だけで構いません。具体的な理由を書く必要はありません。
・お世話になった取引先など個別に退職の挨拶メールを送る場合は、思い出のエピソードを書くと好印象です。
・今後も連絡を取りたい場合は、最後に個人の連絡先を記載しましょう。
・退職の挨拶メールでは、会社の連絡先を記載してはいけません。署名から会社のメールアドレスや電話番号などを外しておくことを忘れないようにしましょう。
社外向けメールの例文
件名：退職のご挨拶（株式会社○○ 自分の名前）
——————–
株式会社○○ 営業部
○○様
お世話になっております。株式会社○○の○○（自分の名前）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社○○を退職することになりました。最終出社日は○月○日の予定です。
○○様には、在職中何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の○○が務めさせていただきます。退職までにしっかりと引き継ぎを行ないますので、どうぞご安心ください。
後日改めて○○がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
——————–
株式会社○○ 営業部 ○○（自分の名前）
【ポイント】
・退職理由は「一身上の都合」だけで構いません。具体的な理由を書く必要はありません。
・退職日を明記しましょう。有給などを消化するため、最終出社日が異なる場合は、最終出社日まで記載すると丁寧です。
・直接挨拶ができない場合は、メールでの挨拶となってしまったことに対するお詫びの言葉を添えましょう。
・お世話になった取引先など個別に退職の挨拶メールを送る場合は、思い出のエピソードを書くと好印象です。
・後任者を紹介し、後日挨拶に伺う旨を事前に伝えましょう。
訪問する予定がない場合は、後任者の紹介と連絡先を明記しましょう。
まとめ
退職日について解説してきましたが、いかがでしたか。転職先が決まっている場合は入社前日、決まっていない場合は月末退職がおすすめです。円満に退職をするためには、しっかりとした引き継ぎや、退職の挨拶をきちんとすることが大切です。退職後も良い関係を続けられるよう、最後までしっかりと責任をもった対応をしましょう。
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