ビジネスパーソンは基本的なエクセルスキルは習得していて当たり前と思われています。
とはいえ、社会人になるまでしっかりエクセルを勉強したことがない、使ったことがない、という方も多いです。
今回の記事では、初心者向けのエクセル関数について種類や基本的スキルを紹介していきます。
エクセル関数をマスターすれば、手作業とは比較にならないほど速く、正確にあらゆる作業をこなすことができます。
まずは基本の関数を習得し、業務の内容に合わせて必要な関数を勉強していきましょう。
目次
エクセル関数とは？
エクセルの関数はセル内で計算を行うための数式です。
たとえば、複数のセルの合計を計算したり、条件に合うデータを抽出したりできます。
エクセルの関数は手で計算すると時間のかかる処理を、簡単に行うために利用する機能です。
エクセルの関数の基本的な形式は、次のようになっています。
| =関数名(引数1,引数2,……) |
関数名とは「SUM」や「AVERAGE」といった予め決められている計算や処理をさす名称です。
また、関数ごとに必要となる引数も異なります。引数とは関数で使われる数値などのデータのことをいいます。
エクセル関数を使わない計算も可能
エクセルでは関数を知らなければ計算はできないの？と不安に感じる方もいるでしょう。
結論、手計算やショートカットキーで繰り返す方法で関数を使わずともエクセル上で計算することは可能です。
たとえば、足し算・引き算・掛け算・割り算をする際には次の記号を入力することで処理できます。
| 足し算 ＋ 引き算 － 掛け算 ＊ 割り算 ／ |
セルでは「=」から始め、半角数値を入力すればOKです。
例1）B2で30×2を表示させたい
例1）B2で30/2を表示させたい
このようにエクセルではセルに何を計算して表示させたいかは、次のルールで関数を使わなくても処理が可能なのです。
代表的なエクセル関数10選
エクセルでは関数を使わなくても計算ができることをお伝えしましたが、やはり関数は覚えておいた方がよいです。
なぜなら、手入力でのミスが防げたり、効率的に業務を進められたりするためです。
エクセルの関数に慣れないうちは難しく感じやすいですが、使い方をマスターすれば簡単に活用できるようになります。
ここでは、代表的なエクセル関数10選をご紹介します。
合計
事務処理中、おそらく誰もが目にしたことがあるのはSUM関数でしょう。
SUM関数とは、指定した範囲内の数値の「合計」を求める関数です。
= の後に「SUM」と入力し、引数部分には （範囲内の最初のセル:最後のセル）を入力します。たとえば、A2からA10までの数値の合計をA11に入力したいときは、
| ＝SUM(A2:A10) |
という数式をA11に入力すればOKです。
平均
AVERAGE関数は指定した範囲内の数値の「平均」を求める関数です。
= の後に「AVERAGE」と入力し、引数部分には （範囲内の最初のセル:最後のセル） を入力します。たとえば、A2からA10までの数値の平均をA11に入力したいときは、
| ＝AVERAGE(A2:A10) |
という数式をA11に入力すればOKです。
カウント
COUNT関数は、数値を含むセルの個数や引数リストに含まれる数値の個数を数えることができる関数です。
たとえば、セル範囲 A1:A20 に含まれる数値の個数を調べるには次の計算式を作成します。
| =COUNT(A1:A20） |
を入力します。 この計算で指定した範囲に10個のセルに数値が含まれている場合、計算結果は10と表示されます。
最大値・最小値
エクセルでは、「MAX関数」「MIN関数」を使うことで、簡単に複数のデータから最大値・最小値を抽出することができます。
MAX関数は次のように入力します。
| =MAX（範囲） |
また、MIN関数は次のように入力します。
| =MIN（範囲） |
切り上げ・切り捨て・四捨五入
エクセルでは小数点を扱うことが多く、切り上げ・切り捨て・四捨五入の対応も頻出です。
そこで、セルにROUND関数を設定すると、数値を四捨五入して指定の桁数まで求めることができます。
また、ROUNDDOWN関数・ROUNDUP関数を設定すれば、切り捨てと切り上げも可能です。
| ROUND(数値, 桁数) 数値を「四捨五入」四捨五入する桁数を指定 |
| ROUNDDOWN(数値, 桁数) 数値を「切り捨て」切り捨てる桁数を指定 |
| ROUNDUP(数値, 桁数) 数値を「切り上げ」切り上げる桁数を指定 |
小数点以下は永遠に存在するため、四捨五入、切り捨て、切り上げする対象の桁は
「桁数」で指定することで処理できます。
たとえば、ROUND関数の桁数に「2」を指定すると、小数点以下第3位が四捨五入されて、小数点以下第2位までの数値が計算結果に表示されます。
桁数に負数（マイナス）を指定すると、整数部分が四捨五入、切り捨て、切り上げの対象になります。
たとえば、ROUND関数の桁数に「-2」を指定すると、十の位が四捨五入されます。
| 数値 | 指定桁数 | 処理する桁 | 計算結果 |
| 1234.567 | 2 | 小数点第3位 | 四捨五入：1234.57切り捨て：1234.56切り上げ：1234.57 |
| 1234.567 | 1 | 小数点第2位 | 四捨五入：1234.6切り捨て：1234.5切り上げ：1234.6 |
| 1234.567 | 0 | 小数点第1位 | 四捨五入：1235切り捨て：1234切り上げ：1235 |
| 1234.567 | ‐1 | 1の位 | 四捨五入：1230切り捨て：1230切り上げ：1240 |
| 1234.567 | ‐2 | 10の位 | 四捨五入：1200切り捨て：1200切り上げ：1300 |
| 1234.567 | -3 | 100の位 | 四捨五入：1000切り捨て：1000切り上げ：2000 |
条件
エクセル条件分岐の関数が使用用途ごとにたくさんあります。
ここでは代表的な「IF関数」を紹介します。
IF関数は条件を指定して、「条件に合っているとき」と「条件に合っていないとき」で処理を変える関数です。
| =IF(論理式,[値が真の場合],[値が偽の場合]) |
「論理や真・偽って何？」という方もいると思います。
定義としては次の通りです。
| 論理式 結果の値を変える条件式値が真の場合 条件式に一致した場合に表示する値値が偽の場合 条件式に一致しなかった場合に表示する値 |
「論理式」は条件のことで、その条件に合っていれば「真の場合の値」を表示して、異なれば「偽の場合の値」を表示させることができます。
そして、「論理式」においては「＜」「＞」「＝」を使って条件を指定します。
| 「A1＝1」：A1セルが1と等しい「A1＜1」：A1セルが1より小さい（未満）「A1＜＝1」：A1セルが1、もしくは1より小さい（以下）「A1＞1」：A1セルが1より大きい「A1＞＝1」：A1セルが1、もしくは1より大きい（以上）「A1＜＞1」：A1セルが1でない |
具体的に「どの日が夏日だったのかを表示させる」というエクセルをみてみたいと思います。
夏日は25°C以上なので、D4セルに入力するIF関数の条件式は以下の通りです。
| =IF(C2>=25,”夏日”,”―”) |
この式を各セルに入力してみると、次のように表示されます。
1点注意があります。
「論理式」「真の場合の値」「偽の場合の値」はそれぞれ「,（カンマ）」で区切ることです。夏日の表示を例に出したように「真の場合の値」「偽の場合の値」を文字列（ここでは「夏日」）にしたい場合は、「“ ”」のように半角ダブルクォーテーションで挟みます。
値が数値の場合は、そのまま入力してしまってOKです。
順位をつける
エクセル関数では数値の順位を表示させることができます。
たとえば、成績表や売上ランキングなどのデータが効率的に作成可能になるのでおすすめの関数です。
ここでは代表的なRANK関数を紹介していきます。
該当データが全体の何番目に大きいか、何番目に小さいかを表示する関数で、英語の「Ranking（ランキング）」から名前がつけられています。
RANK関数を用いれば、不規則に並べられたデータの順位がわかります。
社員別の契約件数から成績順を知りたい場合を例にRANK関数を理解していきましょう。
RANK関数は次のように入力します。
| =RANK（数値,参照,順序） |
例で説明すると、Aさんの順位を知りたい場合は、Aの契約件数「5」が数値に該当しますので、D2のセルを指定します。
参照とは、順位付けの裏付けとなる全体のデータです。
例では「5」「4」「7」「3」「2」が全員の成績が参照になりますので
B2、B3、B4、B5、B6の5つのセルをすべて範囲指定します。
順序とは、「数の大きいものが上（降順）」と「数の小さいものが上（昇順）」のいずれかで表示するか決める要素です。「0」もしくは何も入力しない場合は「降順」になり、「0」以外の数値を入力した場合は「昇順」になります。
ここでは、契約件数が1番多いCさんが1位、一番少ないEさんが最下位という順にランク付けをしたいため、「降順」になるように「0」を入力します。何も入力しないままだと降順になります。
検索
エクセルで数値や文字列を検索したい場合はVLOOKUP関数を使います。
関数は次のように入力します。
| =VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法) |
ここでは、次の表を例にVLOOKUP関数を使って検索する方法をご紹介します。
E3セルに商品IDを入力したら、左側の商品リストから該当の商品名を検索して表示します。ここでは「102」を検索してみましょう。
まずは、VLOOKUP関数から入力します。
F3を選択し「=VLOOKUP(」と入力します。
次に、検索値の引数を入力します。E3セルに入力した商品IDで商品名を検索するので、「=VLOOKUP」に続いて「E3,」と入力します。
次は範囲の引数を入力します。
「E3,」に続いて「A2:B7,」と入力します。
次に列番号の引数設定です。
商品名は商品表の2列目にあるので「A2:B7,」に続いて「2,」と入力します。
続いて、検索方法の引数の設定です。
今回は完全一致で検索したいので、「2,」に続いて「FALSE」と入力し、Enterをクリックします。
発注表の商品IDに「102」を入力すると、問題なく対応する商品名「デルフィニウム」が表示されました。これで、VLOOKUP関数を使って検索することができました。
文字
エクセルに入力されるのは数値だけではありません。
続いては、検索ワードが文字列の何番目にあるか知りたいときに使えるFIND 関数の使い方を紹介します。
| FIND(検索ワード, 検索対象)検索対象から検索ワードが最初に見つかった位置を取得。 FIND(検索ワード, 検索対象, 開始位置)検索対象の開始位置から検索。 |
各言葉の定義は次の通りです。
| 検索ワード | 検索する文字列を指定。 |
| 検索対象 | 検索対象となる文字列を指定。この文字列の中から引数「検索ワード」が最初に見つかった位置が取得。 |
| 開始位置 | 省略できます。省略すると 1 が指定。検索を開始する位置を指定。最初の文字から検索するときは 1 を指定します。 |
活用例を「あいうえお」でみていきましょう。
「う」の位置が3番目であることがわかりますね。
日付
エクセルではDATE関数を使って、日付を求めることができます。
エクセルの日付は「シリアル値」という値で管理されており、1900年1月1日を「1」として、そこから日付が増えるごとにシリアル値も1ずつ増えるようになっています。
DATE関数は次のように入力します。
| =DATE（年,月,日） |
DATE関数の引数（カッコ内）に、「年月日」を指定すると、その値がシリアル値に変換されます。
エクセルでは、1つのセルに「1982/6/11」と入力すると、それが自動的に日付と認識され、シリアル値に変換されます。
ところが、セルを分けて「1982」「6」「11」と入力すると、それぞれ数字として認識されてしまうので注意してください。
まとめ｜エクセル関数を理解して効率的に作業しよう！
今回の記事では、基本的なエクセル関数の種類と関数式を解説してきました。
簡単なものばかりですが、今回ご紹介した10種類の関数をマスターするだけでも、明日からの事務作業が一気に効率化されるはずです。
これを機に、エクセル関数を習得し、表計算や集計などに役立てていきましょう。
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