ビジネスシーンでは「ご担当者様」が頻繁に使われています。
普段何気なく使用している言葉ですが、正しい意味や使い方に不安を感じている方も少なくありません。
場合によっては二重敬語になってしまうこともあるので注意が必要です。
そこで、今回の記事では「ご担当者様」の意味と正しい使い方を例文をまじえてお伝えしていきます。
ぜひ、参考にしてくださいね。
目次
「ご担当者様」の意味
まずは「ご担当者様」の意味についてです。
「ご担当者様」の意味は、企業などにメールや文書を書く際、相手の名前がはっきりしないときに用いられます。
何人担当者がいるかはっきりしないときなども、「ご担当者様」と複数形で表現できるので、個人の名前の代わりに使える言葉であると認識しておきましょう。
「ご担当者様」は二重敬語？
「ご担当者様」の表記どおり、頭に「ご」がついていることより、「担当者」を丁寧に表現していることがわかりますよね。
ビジネスだけでなく、相手の名前がわからない場合こそ、できる限り丁寧な表現を使って相手に失礼にならないようにするのがマナー。
そのため、「ご担当者様」は世間一般的にも広く使われています。
さらに、「ご担当者様」は、「ご」という丁寧な相手を尊敬する言葉と、「様」という相手を尊敬する言葉が付いているため、敬語としても活用可能です。
ただ、2つの尊敬語が付いているため、「ご担当者様は二重敬語ではないの？」と考えている方もいます。
実際には、「様」と「ご」はセットで用いられることが多いので、日本語としては正しい使い方になります。
ここで二重敬語についても理解を深めておきましょう。
二重敬語とは、一つの言葉に対して、同じ種類の敬語を二重に使うことです。
たとえば「お読みになられる」は「読む」を「お読みになる」と尊敬語にした上で、更に尊敬語の「～れる」を加えているので二重敬語になります。
そのため、「二重敬語」は一般的な日本語としては適切ではないとされており、ビジネスパーソンとしてもここはおさえておきたいポイント。
人によっては二重敬語を使われること自体、「自分に対して相手が過剰に丁寧に接してきて嫌味に感じる」ということもあります。
ただ、今回の記事で扱う「ご担当者様」は、ビジネスシーンなどで広く使われており、マナーとしても失礼にならないといわれているので、使用しても何ら問題ありません。
「ご担当者様」以外の敬称
ビジネスシーンでメールや手紙を送る際に使う宛名の敬称には「ご担当者様」以外にも、さまざまな種類があります。
それぞれの違いや正しい使い方をまとめましたので、ぜひ、参考にしてくださいね。
「様」の使い方
プライベートで手紙を送る場合だけでなく、ビジネスシーンでも宛名の敬称に「様」は頻繁に使用されます。
基本的に「様」は、個人を宛先として送る場合に使用します。相手が目上、目下にかかわらず、個人であればどんな相手に対しても問題ありません。
ビジネスシーンの宛名で「様」を使う場合には、漢字で「様」と表記するのが一般的。
ただ、友人や親しい間柄、長くお取引をして砕けたコミュニケーションを取っている相手には、「さま」や「サマ」などひらがなやカタカナの表記でも問題はありません。
| 個人宛の場合 正：株式会社◯◯ 山田太郎 様 誤：株式会社◯◯ 様 ※企業名や学校名など個人が宛先でない場合に「様」は使いません。 正：株式会社◯◯ 第一営業部 部長 山田太郎 様 誤：株式会社◯◯ 山田太郎営業部長 様 ※部長や課長など役職名が個人名の後に「様」はつけません。 |
| 連名の場合 正：株式会社◯◯ 山田太郎 様 田中一郎 様 誤：株式会社◯◯ 山田太郎 田中一郎 様 ※複数相手がいる場合はそれぞれの名前の後に「様」をつけます。 |
「御中」の使い方
「御中」は企業や部署、学校などの組織や団体宛に送る際に使う敬称です。
| 企業や部署の場合 正：株式会社◯◯ 御中 正：株式会社◯◯ 営業部 御中 誤：株式会社◯◯ 営業部 様 ※「御中」と「様」は併用しません。 ※組織や団体の場合は「御中」を使います。 |
| 組織と個人名の両方の場合 正：株式会社◯◯ 山田太郎 様 誤：株式会社◯◯ 山田太郎 御中 誤：株式会社◯◯ 御中 山田太郎 様 誤：株式会社◯◯ 山田太郎 様 御中 ※宛名に企業名が入っていても個人宛の場合は「御中」は使いません。 |
| 担当者の名前がわからない場合 正：株式会社◯◯ 広報部 ご担当者様 誤：株式会社◯◯ 広報部 ご担当者様 御中 ※「ご担当者様」で送る場合も「御中」はつけません。 |
「各位」の使い方
「各位」は複数の人に対して敬意を表す場合に使う敬称です。
「皆さま」や「皆さま方」という意味で、相手が目上の人でも目下の人でも使うことができます。皆さまより丁寧な表現であり、各人に対して敬意を表する意味も含んでいます。
そのため、ビジネスシーンにおいて頻繁に使われる言葉なので覚えておきましょう。
| 正：取引先各位 誤：取引先各位 様 ※「各位」には「様」という意味が含まれるため併用できません。 |
| 正：お客様各位正：お得意様各位 誤：お客各位 ※「お客様」や「お得意様」などの場合のみ「様」と「各位」の併用ができます。 |
| 正：株主各位 誤：株主様各位 正：株式会社◯◯ ご担当者各位 誤：株式会社◯◯ ご担当者様各位 ※「株主様」や「ご担当者様」の場合は「様」ではなく「各位」を使います。 |
| 正：◯◯大学同窓会 関係者各位 誤：◯◯大学同窓会 関係者各位の皆様 ※「各位」と「皆様」は意味が重複してしまうので一方しか使いません。 |
「行」の使い方
「行」は返信用の宛先として自分に使う敬称のひとつ。
あらかじめ返信用封筒に「行」が記載されているのを目にすることは多いでしょう。
郵便物を送った相手から返送して欲しい場合や、書類送付を依頼する場合など、同封する返信用封筒やハガキの宛先に企業や部署などの組織名と「行」を記載します。
それによって返送する相手が送り先を書く手間が省けるためです。
ただし、自分に送られてきた郵便物に返信用封筒やハガキが入っていて「◯◯ 行」と書いてあった場合には、「行」を消して「御中」、個人の場合は「様」を隣に記載し直すのがビジネスマナーです。
ビジネスパーソンとして基本的所作であるため、正しい「行」の消し方と書き方を身につけ、マナー違反にならないように対応できるようにしておきましょう。
シーン別｜「ご担当者様」を使い方
ここからはシーン別の「ご担当者」の使い方について、解説していきます。
ご自身を主役として想像しながら、読み進めていってくださいね。
メール
「ご担当者様」を使うのは、書類やメールを送るときの宛先に「ご担当者様」を書くときによく使われます。
取引先に書類を送ったり、メールでコミュニケーションを取ったり、いろいろなやり取りがあるはずです。
このようなとき、書類やメールを「ご担当者様」宛に送る、と使います。
初めてメールを送るときは、担当者の名前がわからないことがありますよね。
このようなときは、「ご担当者様」を担当者の名前の代わりに使いましょう。
一方で、すでに取引がある企業の場合、メールを担当者に送るときは先方担当者の名前がすでにわかっていることも多いです。
その場合は、「株式会社〇〇 △△部 ✕✕様」というように担当者の名前を書くようにしましょう。
ほかにも、ビジネスメールを送るときは、部署が同じでもメールアドレスをいくつか持っており、メールアドレスを仕事の内容によって使い分けるときがよくあります。
メーリングリストというもので、複数の人に同時に電子メールを配信（同報）する仕組みのことです。よく、MLと略されます。
部署の中で社員がメールの内容を共有しているときは、部署全員が同じメールアドレスを使い、マンツーマンでやり取りをするときは、個人のメールアドレスを使うときがあります。
そのため、共通のメールアドレスを使うときは、複数のパソコンで複数の人が同じメールを受信しているので、担当者に確実にメールをチェックしてもらえるように工夫が必要。
たとえば
| 〇〇さま＞8月5日（金）の定例会について |
このように用件がメールの件名ですぐにわかることが大切です。
電話
電話を掛けたときにも「ご担当者様」を使います。
ビジネスシーンでは、取引先の会社に電話をかける場面はよくありますよね。
たとえば、打ち合わせや挨拶を取引先と行う際に、電話を「ご担当者様」に掛ける、と使います。その場合、次のような言い回しになります。
| 第一営業部のご担当者様はいらっしゃいますか。 広報部のご担当者様は今お時間大丈夫でしょうか。 |
近年は家庭から固定電話が無くなったり、スマートフォンが普及したこともあり、「会社にかかってきた電話の受け答えの仕方がわからない」「何を聞かれるか不安」「電話に出るのが怖い」と苦手意識を持っている若者も少なくありません。
知らない相手や顔が見えない相手と電話でやり取りすることに緊張したり、不安を覚えたり、「固定電話恐怖症」を訴える人も。
とはいえ、業務に関与した重要な話が固定電話にかかってくる経験をしている社員は多く、今後も電話業務がなくなる可能性は低いです。
訪問
「ご担当者様」は企業訪問した際に、相手を呼ぶときに使います。
たとえば、営業担当の方は、直接取引先の会社を訪れて営業や商談をすることがありますよね。
飛び込み営業なども同様です。
取引先企業を訪問したものの、先方の担当者とはまだ面識がない場合は、「ご担当者様」を使いましょう。
「ご担当者様からご連絡を頂き伺いました」などが有効です。
ただし、大きな企業を訪問する場合、「ご担当者様をお願い致します」と受付で伝えたとしても、ほとんどの場合は取り次いでもらえません。
このようなトラブルを避けるためにも、訪問のアポイントメント時には必ず、担当者のフルネームと所属している部署名を確認しておくのが賢明です。
「ご担当者様」の英語表現
「ご担当者様」の英語表現は主に２つです。
- To whom it may concern
- Dear Sir or Madam
英語のビジネスレターでは、受取人の名前を知らない場合や受取人を特に指定していない場合に、「To Whom It May Concern」というフレーズが伝統的に使用されてきました。
たとえば、就職活動の際に、英語でカバーレターを書く場合、応募書類の受取人が分からない場合に「To Whom It May Concern」という書き出しになります。
そのほかにも、「 Dear Sir or Madam」という表現も代表的。
こちらも、「To Whom It May Concern」と同じように、相手の名前や肩書、性別が不明の場合に使う言葉です。
特定の事業や雇用に関するコミュニケーションで用いられることが多いです。
| Dear Sir or Madam:I am writing to ask you to send us your company brochure and product catalog. ご担当者さまへ：この度は、貴社の商品カタログをご送付 頂きたく、ご連絡させて頂きました。 |
| To Whom It May Concern: I would like to know the current status of my application. ご担当者さまへ：私の申し込みについての現在どのような状況か教えてください。 |
| To Whom It May Concern: The T-shirt I got is the wrong size. I would like to replace the correct one as soon as possible. ご担当者さまへ：私のもとに届いたTシャツのサイズが合いませんでした。なるべく早く正しいサイズに交換していただきたいです。 |
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回の記事では、「ご担当者様」をテーマに意味や使い方、例文をお伝えしてきました。
「ご担当者様」という表現は、特定の団体や取引先の担当者名がわからない、漢字表記を知らない時に用いられます。
企業名や部署名と合わせて記載する際には、二重敬語を避けるため「御中」や「各位」などと併用しないよう注意しましょう。
また、同じ会社内で働く方にメールを送る際にも、相手の名前がはっきりとしない場合には「ご担当者様」という表現を使用しても問題ありません。
細かなルールがありますが、ビジネスパーソンとして基本的なマナーなので、しっかりおさえておきましょうね。
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