営業事務や一般事務は転職市場において、とても人気のある職種です。
ただ、名称が違えど営業事務と一般事務の違いや仕事内容について、明確に説明できるという方は少ないのではないでしょうか。
営業事務と一般事務の仕事内容は、似ているものもあれば、明確に違う点もあります。
そこで今回の記事では、営業事務と一般事務の違いや、具体的な仕事内容、必要なスキルや向いている方の特徴をお伝えしていきます。
これから事務職に転職を考えている方は、ぜひ参考にしてくださいね。
目次
営業事務と一般事務の違いについて
営業事務と一般事務は同じ事務所として混同されがちです。しかしながら、明確に異なる点もあるので、どのような違いがあるのかみていきましょう。
部署が違う
営業事務と一般事務の大きな違いは、業務をおこなう部署が違います。
営業事務は、名称どおり営業部署において営業担当がコア業務に注力できるようサポート業務をおこないます。そのため、営業担当と二人三脚で仕事をする意識が求められます。
一方で、一般事務は部門を問わず、社内で幅広い事務業務をおこないます。
部署とわずさまざまな方と関わる機会が多いのが特徴です。
業務内容が違う
部署が違うので、もちろん営業事務と一般事務では業務内容も異なります。
営業事務は、主に営業部署の事務仕事を担当しているため、営業担当のサポートが中心となります。
営業事務の主な業務内容は、見積書や請求書の作成、受発注業務、在庫管理など、会社の営業活動に関わる仕事がメインになります。
一方で、一般事務は部署問わず社内の事務仕事をおこなうため、文書作成やデータ入力、会社としての窓口業務や電話応対など、その内容は多岐にわたります。
営業事務の仕事内容
まずは営業事務の仕事内容をより詳しく説明していきます。
営業事務は営業活動に必要な書類作成やデータ入力、社内外からの電話・来客応対といったオフィスワークをとおして、営業担当をサポートする仕事です。
そのため、営業アシスタントと呼ばれることもあります。
サポートだからといって、雑用や何でも屋のような存在でもなければ、地味でやりがいのない仕事ではありません。
「営業事務がいなければ営業担当の仕事はまわらない」といっても過言ではないほど、重要な職種です。
取引先との窓口対応や電話応対
営業担当の方たちは、外出や会議が多いため自分の席にいないケースが多いです。
そんな営業担当に代わって、電話やメールでの問い合わせに対応するのも営業事務の重要な仕事。
時には会社の顔として取引先との窓口対応や電話の取り次ぎなども行います。
ビジネスマナーを徹底して応対するだけでなく、急な用件の場合には営業事務の方が判断して処理をするケースもあります。
そのため、常に冷静かつ臨機応変に対応する能力が必要とされる職種です。
見積書や注文書などの書類作成
見積書、注文書、契約書、請求書など、企業間での取引に必要な書類作成は営業事務のメイン業務といえます。
書類の締結など、所定の手続きが進まないと取引きも始まらないため、営業事務にはスピーディな対応が求められます。
また、各書類は取引のエビデンスとなる重要なものなので、迅速さに加えて正確さも必要です。
顧客及び在庫管理
顧客管理と呼ばれるお客様の住所や電話番号、担当者名、取引履歴、契約期間などをまとめて管理するのも営業事務の仕事です。
会社によってはデータベース化されており、継続的に取引きがある場合、契約期間が切れる前に担当者に伝え、継続契約の提案を促したり、更新作業を行ったりします。
また、メーカーや製造業、アパレルなどの商品を扱う企業では、在庫管理を任せられることもあります。
顧客やユーザーの手元に確実に商品を届けるため、効率よく商品の生産や発注を行うためには欠かせない仕事です。
さらに、営業担当からの指示などで注文があった場合には、正確かつ迅速な処理が必要。急を要する注文もあるため、営業事務には常に判断力と臨機応変な対応が要求されます。
一般事務の仕事内容
一般事務とは「事務職」と呼ばれる仕事の中でもっとも幅広い役割を担う職種です。
「OA事務」と呼ばれることもありますが、一般事務と意味は同じ。
仕事内容はデスクワークが中心となるため、特別なスキルや資格は必要でない場合が多く、未経験者も応募しやすいという特徴があります。定時に退社しやすいなどのメリットもあるため、人気のある職種です。
それでは、具体的に一般事務の仕事内容をみていきましょう。
部門を問わない事務業務
一般事務は営業事務と異なり、部署を問いません。
営業事務のサポートする対象は営業担当ですが、一般事務のサポート対象は社内の従業員すべてです、
そのため、社内でのファイリングや資料作成、電話応対ほか、庶務や経理など幅広い業務を担当します。
一般事務が担当する業務の範囲については、企業の規模によっても異なります。
窓口業務全般を担う
一般事務では、幅広い窓口業務を任されることもあります。
たとえば、人事や労務では、従業員の勤怠管理を任されたり、経理部では営業部署の出張費や経費の問い合わせ窓口になったりなどです。
会社の規模や所属する部署によって、接する人数や問い合わせ内容は大きく異なるため、それぞれのニーズに応じた対応が求められます。
書類作成やデータ入力
一般事務では、パソコンを使った書類作成や、データ入力などをおこないます。
たとえば、各部書から集められた勤怠データを社内で処理することや、審査や監査など外部に提出する文書作成などが該当します。
これらの仕事も配属される部署によって、どのような書類を作成するのか、データの取り扱いは専用システムを使うのかなど、大きく異なってきます。
来客対応や窓口業務
来客や取引先相手など、外部から会社に来られた方への対応をおこなうこともあります。
受付の電話を受けた後、指定された会議室や待合スペースに案内したり、飲み物を出したりすることもあるでしょう。
また、使用する会議室の準備や使用後の後片付けなども一般事務の業務に該当します。
営業事務と一般事務に必要なスキル
営業事務と一般事務は、部署が異なることで求められるスキルも変わってきます。
基本的に事務職は、所属部署の事務作業を効率的にこなすことが求められています。
たとえば、営業事務の場合は営業担当が営業利益に直結する動きのサポートを、一般事務は会社組織全体の事務作業をスムーズに行うこと、などです。
営業事務は、営業担当が取り扱う商品の知識、売上分析能力、プレゼン資料作成のスキルなど能力が求められるのです。
また、営業担当のバディ的存在であることから、常に営業社員とコミュニケーションを図りつつ、相手が求めるものに応じられる判断力も必要不可欠なスキルといえます。
一方、一般事務では、企業や事業全体の業務をスムーズにすることが主目的になります。
そのため、電話・来客時などのビジネスマナー、書類作成やデータ入力に必要なパソコンスキルが必要です。
さらに多くの社員を相手にしているため、次々と仕事を依頼されることもあるでしょう。
仕事全般の優先順位をつけ、スムーズにこなしていくスケジュール管理能力も重要で、この点は営業事務にも同じことがいえます。
営業事務と一般事務に向いている人の5つの特徴
営業事務と一般事務には似ているところと明確に異なるところをお伝えしてきました。
とはいえ、両方の職種に向いている人の特徴には共通点があります。
次の特徴にあてはまる方は営業事務にも一般事務に向いているため、あてはまるものがあるかチェックしてみてください。
1.コミュニケーション能力がある
事務職自体、主に社内外の人とコミュニケーションをとりながら仕事をすることが多い職種です。
部署のメンバーや依頼してきた相手がスムーズに仕事を進められるように、関連する書類の作成やファイリング、伝票処理、整理などを行います。
そのため、コミュニケーションを取る機会が多く、指示を受けても嫌な顔をせずに仕事を引き受ける必要があります。
さらに、周りも仕事をしやすいような配慮や環境作りができる方は重宝されますよ。
2.マルチタスクが得意である
一般事務も営業事務も何か1つの作業だけで1日を終えることは、まずありません。
そのため、一つの業務を行いながら、もう一つの業務を同時進行させるマルチタスクで得意な方には向いている職種といえます。
たとえば
- 電話を受けながらスケジュールを確認する
- 営業に書類の確認を依頼しつつ他の事務処理をする
など、並行して物事を処理する場面は多々あります。
マルチタスク能力があると、仕事の生産性があがるだけでなく、一気に仕事が舞い込んで来た際にも慌てることなくさばくことができますよ。
3.タスク管理が得意である
一気に仕事が舞い込んできた際に、優先順位をつけたり、いつまでに終わらせるべきか必要工数から逆算できたりなど、タスク管理が得意な方は事務職には向いています。
たとえば、社内でのミーティング後や最中にタスクを作成し、スケジューリングするiんきことで、タスクの抜け漏れやミスを未然に防ぐ工夫ができる方です。
タスク管理が得意な方は基本的に、始業前もしくは前日にやるべきタスクの確認を行い、業務終了後にはどれだけタスクが消化できたかを確認する習慣があります。
このように、タスク管理が適切に行える方はセルフマネジメントにも長けているので、社内でも信頼がもたれやすいです。
4.臨機応変に対応ができる
事務所はルーティンワークが多いと思われがちですが、電話対応や営業担当、他部署からの突発的な依頼なども多く発生します。
アポなしで突然来社する取引先がいた際には、相手の要望は何かを把握し、判断して対応しなければなりません。
臨機応変に対応できる力が求められるため、その都度自分で考え、必要に応じて上司や同僚に相談するなどの行動を取れる方は向いているでしょう。
5.基本的パソコンスキルがある
事務職は専用ツールを使用するほか、規定のフォーマットにデータを入力したり、定型文を用いたりすることが多く、一から資料を作成したり、多くのシーンでパソコンスキルが求められます。
そのため、そのため、ワード、エクセル、パワーポイントのオフィスツールをある程度使いこなせるスキルが必要です。
- タイピングが早い
- ワードでレイアウトの整った書類を作成できる
- エクセルで関数が使える
- パワーポイントでスライドを作成することができる
これらのパソコンスキルを持っていると、未経験からでも営業事務や一般事務にはチャレンジしやすいでしょう。
なお、近年は新型コロナウイルスの感染予防や働き方改革の一環でリモートワークも普及しています。
そのため、オンライン上で作業が可能なGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、GoogleDriveなどを使いこなせていると、パソコンスキルの強みとしてアピールが可能です。
まとめ
今回の記事では営業事務と一般事務の仕事内容の違いや共通するスキルについて、解説してきました。
結論、営業事務と一般事務で、必要なスキルに大きな違いはありません。
いずれの事務業務でも、文書作成や表計算をおこなうことが多いため、基本的なパソコンスキルは必須となるでしょう。
また、営業担当や社内の人たちとやりとりをしながら業務を進めていくことになるため、円滑なコミュニケーションスキルも必要です。
デスクワークやマルチタスクが特異で、人のサポートをすることが好きな方にはおすすめの職種。
一般事務や営業事務のお仕事は、事務系の求人のなかでも「未経験可能」な求人が出やすいのですが、一方で未経験可の求人倍率は比較的高くなっています。
これからチャレンジしようとしている方は、転職エージェントや派遣会社に登録するなどを検討するとよいかもしれません。
転職エージェントや派遣会社では多くの求人があり、企業情報や職場環境など、求職者の方が気になる細かい情報を持っています。
あなたが希望する勤務エリアや勤務時間などを登録しておくと、求人が入ってきたときにいち早く情報を知らせてもらえるので、一人企業を探すよりもミスマッチも起こりにくくなります。
プロの力を借りて、ぜひ転職を成功させてくださいね。
キャリチェンでは、専門のキャリアコンサルタントが女性のキャリアアップやキャリアチェンジをご支援いたします。
転職にまつわるささいなご相談から、自己分析などキャリアプランの作成、面接練習などの具体的な選考対策まで幅広くサポートいたします。
土日休みで残業もほとんどないお仕事も多数ございますので、「定時で上がってアフターファイブを楽しみたい！」など
プライベートとの両立を叶えたいという方は是非お問い合わせください。
今なら、LINEから3分ほどで簡単にお申し込みいただけます。
是非お気軽にご相談ください。
