エクセルで入力保護を設定する方法｜入力保護で許可できる項目を解説

エクセルでは、指定したセルに文字を入力できないように保護する機能が搭載されています。パスワードを利用して簡単に設定できる上、シートの保護によって思わぬ誤字や、重要事項の改ざんを防げる点がメリットです。

この記事では、エクセル（Excel）で入力保護を設定する方法、入力保護で許可できることを解説しています。記事の後半では、入力規則の設定によるシートの管理方法について解説しているので、ぜひ参考にしてください。

エクセルで入力保護を設定する方法

エクセルで入力保護を設定する方法は非常に簡単です。セル範囲を選択して、ボタンをクリックするだけなので、初心者の方でも難なく設定できます。実際に手順を見ていきましょう。

セルの全範囲を選択してセルの書式設定からロックを外す

入力保護を設定する前に、シート内の全てのセルの入力保護を解除します。もしもどこかにセルの入力保護がかかっていると、設定が上手くいかないからです。

まずは、A1セルの左上にある三角マークをクリックするか、Ctrl+Aを同時に押して、シート内の全範囲を選択します。どこのセルでも良いので、右クリックをして「セルの書式設定」を開きましょう。「保護タブ」から「ロック」のチェックを外して「OK」を押します。

任意の範囲を選択してロックをかける

全体のロックが解除できたら、いよいよ任意の範囲を選択してロックをかけてみましょう。「セルを範囲選択して右クリック」→「セルの書式設定」→「保護タブ」と進んでいき、「ロック」にチェックを入れます。

校閲タブからシートの保護を選択

校閲タブの中央に「シートの保護」というボタンがあるので、そちらを押します。セルへの入力を防ぐための保護設定です。

「シートとロックされたセルの内容を保護する」にチェックを入れる

「シートの保護」に関するポップアップメニューが表示されるので、一番上に出てくる「シートとロックされたセルの内容を保護する」と「ロックされたセル範囲の選択」、「ロックされていないセル範囲の選択」の3つにチェックを入れましょう。デフォルトで「ロックされたセル範囲の選択」「ロックされていないセル範囲の選択」にはチェックが入っています。

「シートの保護を解除するためのパスワード」という項目は、後で詳しく説明するため、ここでは設定せず「OK」を押しましょう。

シート保護の設定完了

シート保護のかかったセルに文字を入力しようとすると、上記のような「変更しようとしているセルやグラフは保護されているシート上にあります。変更するには、シートの保護を解除してください。パスワードの入力が必要な場合もあります。」というポップアップが表示されます。このポップアップが表示されたら設定完了です。

保護する際にパスワードをかける

入力保護を保護する際は、パスワードをかけられます。入力保護を解除するには、このパスワードが必要になるので、重要書類等でよく使われる機能です。

セルを範囲選択して「シートの保護」をクリックして、任意のパスワードを設定しましょう。半角英数字記号を入力可能です。大文字と小文字は区別されます。ここでは「ab34」と入力しました。OKを押すと下記のようなパスワードの確認画面が表示されるため、もう一度設定してパスワードを入力してOKを選択しましょう。

ポップアップが消えるので、試しに保護を付けたセルに文字を入力してみましょう。「変更しようとしているセルやグラフは保護されているシート上にあります。変更するには、シートの保護を解除してください。パスワードの入力が必要な場合もあります。」といったエラーのポップアップが表示されます。

ちなみに、一度でもシートの保護を解除してしまうと、パスワード設定からやり直しになるため、保護の解除はむやみに行わない方が良いです。

シート保護から許可できる内容

シート保護は、セルの選択しかできないという強制から、書式設定は許可するなど、項目ごとに許可するかどうか設定できます。設定項目は下記の通りです。

エクセルの入力規則機能を活用しよう

エクセルの入力規則機能とは、指定したセルに、定められた値以外を入力するとエラーメッセージを表示して、文字の入力を制限するものです。勤務時間を管理・記録するシートや、アンケート表など、さまざまなエクセルシートで使えます。数字しか入らない項目にひらがなやアルファベットが入力されることを防ぐといった、実用性の高い機能です。

入力規則機能を使うメリット

入力規則機能を使う最大のメリットは、うっかりミス（ヒューマンエラー）をなくせることです。人間はふとした瞬間にミスをするもので、文字が抜けていたり、間違えていたりと、人為的ミスを減らすことができるのは大変重要な機能になります。

例えば有給取得数を管理するシートで、たった0. 5日のズレが生じただけでも、その後、同じ会社に勤め続ける限り、永遠にその誤差が響きます。細かい差異が後々大きな問題へと発展する場合があるため、人為的なミスを減らせるのは有用な機能なのです。

また、事前に設定したエラーメッセージを表示することで、入力した内容のどこがいけないのか、どのように修正すればいいのかを示せます。社員全員で管理するシートにおいては、新入社員や中途社員がシートに何を書けばいいかわかりやすくなり、教える人がいなくても個人で解決策を見つけられます。web会議の議事録など、複数人で管理するようなシートでも意思疎通ができる点はメリットです。近年はリモートワーク需要が増加しているため、個人ですぐに解決できるのは嬉しいポイントです。

入力規則を設定する方法

入力規則はどのように設定するのでしょうか？設定は意外と簡単で、「データタブ」から画面上部にある「データの入力規則」を選択して、どのような入力規則を設けるか選びます。

入力規則には下記の8種類があり、それぞれ異なる特徴を持っているので、順に見ていきましょう。

すべての値

デフォルトで設定されている項目で、特にデータの入力制限を設けない場合はこの「すべての値」を選択します。使い方としては、入力規則のリセットが挙げられます。入力規則は、書式を変更しているものなので、セルの中身を消したところで入力規則は消えません。入力規則を一度リセットする際の手段といえるでしょう。

整数

文字通り、整数以外の入力を許可しない規則です。使い方を挙げるのであれば、入社年度や生まれ年といった整数だけを入力させたい場合に有効です。最小値と最大値を選択できるので、入力させたい範囲を狭めて凡ミスのないように対応できます。

小数点数

整数だけでなく、小数も入力を許可する場合は、「小数点数」を使います。明らかに整数以外の回答も想定されるのであれば、基本的に小数点数を使うと良いでしょう。小数点数も整数同様、最小値と最大値を選択できるので、誤って桁が1つ増えてしまうといったミスを防げます。

リスト

入力する選択肢が限られる場合に、最もおすすめする入力規則は、「プルダウンリスト」です。逆三角形のボタンを押して、選択肢を表示し、その中から入力する内容を選ぶ形式のことです。「データタブ」から、「データの入力規則」を選ぶと、「元の値」という選択肢が表示されます。元の値という項目に、表示させる選択肢をカンマ区切りで書いていきます。回答に「はい」と「いいえ」を表示させたい場合は、「はい,いいえ」といった書き方になります。

日付

作成日、最終更新日といった、日付だけをセルに入力させたい場合は、「日付」という入力規則を選びましょう。開始日と終了日を指定できるため、現実的な日付を記入しないとエラーになる仕組みになっています。数字を1桁余計に入力してしまったというミスを防げます。

時刻

出勤時間や退勤時間、残業時間をエクセルシートで管理する場合をはじめとした、時刻だけを入力させる場合は、「時刻」という入力規則がおすすめです。日付同様、こちらも開始時刻と終了時刻を指定できるので、適切な数値を入力しないとエラーになる仕組みになっています。

文字列(長さ指定)

セルに入力できる文字数を制限できる入力規則です。あまりにも内容が短すぎる場合や内容が長すぎる場合に対応できます。アンケートなど、〇〇文字以内という項目にはピッタリです。

ユーザー設定

「ユーザー設定」を選ぶと、自由に「入力規則」を設定できます。ただし、ユーザー設定には、入力規則を表す数式を記載せねばならず、ある程度エクセルの関数の知識が必要です。

自動表示メッセージ

入力規則に共通する機能として、メッセージの表示設定があります。入力時に自動で表示するメッセージと、規則に反した許可されていない値を入力した場合にエラー内容を表示するメッセージを編集できます。このメッセージは、端的にわかりやすく記載しないと、作業者に意図が伝わらないので、注意しましょう。

メッセージの出し方と種類

ポップアップメッセージには、入力規則を付けたセルにカーソルを当てた際に、表示できるメッセージは、カーソルをセルに合わせた時に出力される「入力時メッセージ」と、入力規則に違反した時に出力される「エラーメッセージ」の2種類があります。それぞれ事例を見ていきましょう。

例えば、一般企業において、従業員の入社年度をまとめるシートを作るとします。まずは「設定タブ」から基本情報の入力です。設立年は2000年で、現在は2022年なので、上記のような入力規則を作ってみましょう。入力値の種類は「整数」にして、最小値を「2000」、最大値を「2022」にしてみます。

次に「入力時のメッセージ」を設定しましょう。入力時メッセージは、カーソルがセルに合うと自動表示される文章なので、文量を少なくするよう心がけましょう。ここでは「2000〜2022」とします。

次に「エラーメッセージ」の設定です。「停止」、「注意」、「情報」という3種類のスタイルがありますが、色とちょっとした文章の違いしかありません。見比べてみると下記のような違いがあります。

▼停止（赤色アイコン）

▼注意（黄色アイコン）

▼情報（青色アイコン）

どの表示でも、入力内容にエラーがあることは伝わるので、好きなスタイルを選びましょう。

まとめ

エクセルで入力保護を設定するには、「校閲タブ」から「シートの保護」をクリックします。セルを選択するだけ許すのか、書式設定まで許すか、行の挿入・削除まで許すか、といった細かい調整が可能です。入力保護は簡単に設定できるうえ、非常に役立つので、ぜひ設定してみましょう。