Excelで作成した資料。よくできていると思っても、ちょっと見にくい気がしたり、もう少し綺麗にスッキリまとまって見えるようにしてほしいと言われた経験ありませんか。毎日いろんな業務をこなしていると、無意識のうちにやっつけ仕事になりがちで、整理され統一感のある、見やすい資料になっていないことが時にはあります。
整理された見やすい資料は、高さや列を揃えるなどほんの小さな工夫次第です。Excelの均等割り付けも、スッキリ整理された資料に仕上げることができる機能の一つ。そんなExcel均等割り付けの基本的な使い方をご紹介します。
目次
Excel均等割り付けとは
Excel均等割り付けが、どういうもので、どんな時に使えばいいのか、Excelを使い始めたばかりの頃は少しわかりにくいかもしれません。また、数値入力がメインの業務に就かれていて使う機会がない場合も、いまひとつイメージしにくいのではないでしょうか。
Excelの均等割り付けとは、セルの幅に合わせて均等に文字列を配置できる機能です。
縦列に並ぶセルに連続して文字数の異なる文言を入力する際に、見た目を揃えたい、整理された印象に仕上げたい時などに、使われることが多いようです。
このように、文字数が異なると文言もスッキリまとまって見えますね。
セルのどちらか片側に文字をよせたり、中央揃えで配置するのと印象が違って見えます。
Excel均等割り付けとセルの設定
Excelの均等割り付けは、どうすればできるのでしょうか。意外なほどに簡単なので、イメージしやすいように図を交えながら説明を進めます。
Excelセルの基本
均等割り付けはセルの設定機能の一つなので、まずはセルとは何なのかを知ってください。
『セル』は、簡単に言うと数字や文字を入力する一つ一つのマス目のことです。入力する時や、いったん入力した内容を修正する時などは、セルをマウスでクリックします。そのクリック（選択）されたセルを『アクティブセル』と呼びます。
Excelは、列（縦）と行（横）を軸として、連続的にセルが並んで構成されています。ですから、セルの高さを変えたい場合は行ごとの変更。幅を変えたい場合は列ごとの変更となり、セル単体での変更ができません。その代わりセルの統合という機能があり、複数のセルを統合させることでセルの大きさを変えることができます。
セルに文字や数字を入力する場合は、フォントの種類、大きさ、色、配置など、セル単体での設定ができます。クリック（選択）されたアクティブセルは、左上にセルの列と行が表示されます。均等割り付けは、配置方法の一つです。
セルの基本設定図解
次はセルの基本的な操作方法です。Excelを使い始めたばかりの頃は、わからないことも多く戸惑うことも多いかもしれませんが、流れを覚えてしまえば戸惑いは消えていきます。
Excelは、あらかじめフォントの種類やサイズなど、入力に必要なことは設定がされているので、アクティブセルにそのまま文字や数字を入力することが可能ですが、必要に応じて設定を変更することも可能です。業務によってはフォントの種類やサイズ、色、文字間隔などが決まっている場合もあるので、状況に合わせた変更が必要な場合もよくあるので、いくつかある変更の方法のうち、よく使われるものをご紹介します。
ツールバーからセルの設定をする方法
▶▶入力する範囲をあらかじめ選択します。
▶▶ツールバーからフォントの種類、サイズを変更します。
▶▶ツールバーから、色の変更、文字の配置を変更します。
これで、あらかじめ選択しておいたセル全てに、変更したフォント、サイズ、色と配置が適用されます。
書式設定ダイアログから変更する方法
次は、セルの書式設定ダイアログを開いて変更する方法です。
▶▶アクティブセルを右クリック→【セルの書式設定】を選択
▶▶セルの書式設定ダイアログボックスが開きます。
▶▶【フォント】→【文字の種類、サイズ、配置などを選択】→【OK】で変更できます。
これでアクティブセルに入力するフォント、サイズ、色、配置が変更されます。
あらかじめ入力範囲を選択して変更することもできます。
均等割り付けの設定図解
セルの書式設定がわかれば、均等割り付けは簡単です。
セルの基本設定と同じ流れで、セルの書式設定ダイアログを開きます。
▶▶【セルの書式設定ダイアログ】→【配置】→【均等割り付け】
セルに文字を入力するとこのようになります。
均等割り付けのパターン図解
均等割り付けで入力した文字も、もう少し両端の余白がほしい、もう少し文字間を狭くしたいなど、バランスを整えたい。そういう時も、セルの書式設定から変更できます。
▶▶【セルの書式設定】→【配置】→【均等割り付け】→【インデントの数値を変更】
このようにバランスが変わります。
インデントの数値によって、図のようにバランスが変わります。
※セルの幅によって設定可能な数値は異なります。
均等割り付けの設定方法は、他にもあります。
Excelのバージョンにより多少異なる場合がありますが、セルの書式設定は共通のようなので、覚えておくことをお勧めします。また、Excelの初期設定そのものを変更する（規定値として設定）方法もありますが、企業や団体から貸与されるパソコンで業務を行う場合や、プロジェクトなどチームでExcelデータを共有するなどの場合は、初期設定を変更することは避けることがベストです。
Excel均等割り付けで何が変わるのか
Excel均等割り付けは、標準設定の状態で文字を入力した場合と比べ統一感をだしやすくなります。連続するセルに文字を入力する場合、整理されスッキリまとまっている印象の資料に仕上げたい時には最適です。文字数が異なる場合は特に、バラバラとした印象の資料より、スッキリした印象の資料の方が見やすくなります。
資料は第一印象が大事
Excelで資料を作成する機会はとても多いのではないでしょうか。表だけでなくグラフを使う、色分けをするなど、なるべくわかりやすく見やすい資料を作成することは、ビジネスシーンにおいてとても大切なことです。
なぜなら多くの場合、第一印象でその後の行動が変わるからです。
行動が変わるというのは、その資料を熟読するかどうかが別れるということです。
例えば雑誌。ページを開いた瞬間、読まずに閉じた経験はありませんか。ほしい情報がないと思ったからかもしれませんが、その判断にいたる前に閉じたとすれば読む気にならなかったのかもしれません。情報量が多すぎてゴテゴテした印象の誌面は、読む前に閉じてしまう人は少なくありません。
資料も同じように、ゴテゴテしている印象を与えてしまうと、読みにくいというフィルターがかかってしまうので、無意識のうちに読み流をする、飛ばし読みをするなどにつながりやすくなるので、資料の第一印象はとても大事なのです。
スッキリ整った資料の視覚的効果
スッキリ整理された資料には、視覚的効果を高める可能性があります。日頃あまり耳慣れないかもしれない、視覚的効果について、少し詳しく触れておきます。
視覚的効果とは、図形や写真、イラストなどと色を組み合わせ視覚に訴えかけることで、具体的な情報をイメージとして記憶に残りやすくなることを言います。マーケティング業界でよく使われる手法で、ビジュアル効果とも言われます。
視覚的に訴えることのメリットは主に３つ。
- 文字や数値のみで伝えるより、イメージが描きやすい
- 複数で情報を共有する場合、同じイメージでの共有がしやすい
- 記憶に残りやすい
Excelの資料も同じように、セルの色で変化をだす、グラフや図形でデータをイメージしやすくするなどの工夫がされているものは、視覚的効果が高くなりやすいと言えます。ただ気をつけたいのは、全体の構成、表の線種の使い分け、配置を含めフォントを揃えるなど、スッキリまとまっている印象の資料に仕上げることです。
いかに美しく見せることができるかは、どのくらい資料を見る、読む相手の立場にたって考え作成できるかということかもしれません。視覚的効果を上手く活用できると、自身のスキルアップにもつながるので、テクニックとして覚えておくと役に立つのではないかと思います。
Excelが業務効率に欠かせない理由
Excelはビジネスシーンにおいて必要な、資料作成に欠かせない機能が充実しているだけでなく、汎用性の高さから様々な業務で活用されています。均等割り付けの設定方法からもわかるように、文字や数値などを入力するセルの設定範囲も広く、操作も難しいものではありません。表の作成、グラフの作成など、表計算ソフトとして数値データに関する処理や管理に必要な機能が、あたりまえのように備わっています。そしてそれらは、セルの設定と同じように操作性、汎用性が高いことから、業務の効率化には欠かせないものとなっています。
組織内やプロジェクトチーム内など、VPNによるデータの共有や、クラウドを使用したオンライン共有ができることから、リアルタイムでの情報の共有、編集が可能です。それによるタイムロスがなくなることで業務の効率はあがることからも、Excelはビジネスシーンにおいて必須のツールとなっているのではないでしょうか。
効率よく綺麗な資料を作成するスキル
文字を均等割り付けにするだけでも、資料の第一印象が変わります。ほんの小さなことのように思うかもしれません。なかには気にしない、こだわらない人も少なくありません。また資料を手にする側も、まったく気にならないという人もいます。
だから綺麗に見せなくていい、というものではありません。作成している資料が、いったい何のために、どういう場で使われるのかによっては、資料がどれほど整理されているかはとても重要です。例えば、とても大事な商談の場での説明用だった場合など、順を追った並びになっているかどうか、見やすく、わかりやすい工夫がされているかどうか、整理され綺麗にまとまっているかどうかによって、商談する相手の理解度が違ってきます。そんなふうに考えると、なるべく相手に伝わりやすい資料を作成しなければと思いませんか。
そのために必ず確認しておきたいこと２つ
- 作成する資料の目的
- どういう人がその資料に目を通すのか
これらを確認するとおおまかながら情報量が把握でき、資料作成に必要なデータが何なのか、そのデータの取得方法を考え行動に移すことができます。そして集めたデータをベースにして、どうまとめればいいかが考えられますね。ここまでで、業務のうちの６割以上は終わっています。
このように頭のなかで整理して、ざっくりとでも資料の全体構成を考えておくだけでも、実際の作成の時間をぐんと短くできます。効率よく綺麗な資料を作成するスキルとは、技術的なことだけではなく、いかに段取りよく進められるかという段取り力も必要なスキルの一つではないかと思います。
まとめ
多くの場合、どんな業務も自分のためのものではありません。Excelで資料を作成する、数字の管理を行うなど、一人でこなす作業が多い業務はたくさんあります。一日ずっとパソコンの画面に向かっている仕事も今はとても多くなり、視野が狭くなってしまい気分が落ち込みそうな時もあるかもしれません。部分部分でしか関われない業務などもあり、自分でなくてもいいのではないかと思ったり、褒められる機会が少なくて手応えを感じられずモチベーションがあがらないことも、時にはあるかもしれません。ですがどんな仕事でも、必ず誰かとつながっているもので、それを必要としている人がいて、それに応える人がいる。
それがわかっているからこそ、必要とされていることに応えられるかどうかが、仕事を探すうえで気になるのではないでしょうか。
自分にどれほどのスキルがあるのか、必要とされるスキルが備わっているかどうかなど自分ではわからないこともたくさんありますよね。だから転職や就活の時に不安になる。そんな時は、その不安がどこからくるのか、その不安を解消するにはどうすればいいかなどを気軽に相談できる誰かがいると、とても心強いですね。技術的なスキルのレベルを客観的に判断したり、意見をもらえたりするとさらに心強さは増すのではないでしょうか。スキルを磨き、描いた未来の実現のため時には周りの力を借りるのも、望んだ仕事に就く近道なのではないかと思います。
