転職先が決まると、会社や上司に退職の意志を伝えなければなりません。嫌でも避けては通れないもので、必ず伝えないといけません。退職することを伝え、引継ぎや挨拶回りなど退職に向けて色々準備が必要だからです。
退職に向けて準備する作業の1つとして、提出しなければならない書類があり、何日付けなど会社と決めなければなりません。退職にまつわる書類として「退職願」「退職届」「辞表」がありますがどれを提出しなければならないのか、ごちゃ混ぜになって何が何だかわからなくなってしまうこともあります。
そこでこの記事では、「退職願」「退職届」「辞表」の違いや書き方、渡し方についてご説明していきたいと思います。
また他にも「退職願」「退職届」「辞表」を提出する前にすることや退職までの流れ、「退職願」「退職届」「辞表」を書くために必要なものなどもご紹介していきたいと思いますので、転職が決まった人や考えている人は円満に退職できるように、ぜひご覧ください。
目次
「退職願」「退職届」「辞表」の違い
「退職願」とは
退職願は「退職したいです」と会社に退職を申し出る時に提出する書類のことです。退職願は必ず提出しないといけない書類ではなく、口頭で伝えるだけでも可能です。しかし、書類として残しておくと「言った言っていない」のトラブルを避けることができ、また退職の意志が固いこともアピールできます。
ただし、ここで注意しなければいけないことは、退職願を提出しただけではまだ退職が正式に決定したわけではないことです。会社は退職願を受け取って、労働契約の解除（退職）を承諾するか検討に入ります。
「退職届」とは
退職届は、退職願が受理され正式に退職日が確定した後に提出する書類のことです。退職届も退職願と同様に、法的には口頭のみでも可能です。しかし、「言った言っていない」のトラブル回避や事務手続きの関係で提出を求める会社が多いでしょう。その際に形式を指定されたり、会社の規定があったりするので、上司や人事部に確認しておきましょう。
「辞表」とは
辞表は会社の役員や公務員が退職する際に提出する書類のことで、書く内容は退職届と同じです。普通の会社員であれば辞表の提出は不要ですので、退職届と間違って辞表を提出しないように注意しましょう。
「退職願」「退職届」「辞表」を提出前にすること
退職する覚悟や理由を確認する
従業員が退職するとなると、引継ぎ業務や人員不足など会社に負担がかかる場合があります。退職の話をする際は、突然で申し訳ないと一言述べた上で「退職したい」という意志をしっかり伝えましょう。
「退職を考えている」や「退職の相談」といった退職が定かではないような言い方をすると、まだ退職をする覚悟がないと思われ、引き止められる可能性があるので、はっきり退職したい事を伝えましょう。
また退職したい事を伝えると、理由を聞かれる場合がほとんどです。基本的に「一身上の都合」と答えて問題ありませんが、納得してもらえなかったり具体的な理由を追求された場合に備えて、ちゃんとした退職理由を準備しておきましょう。
会社の規則について確認しておく
会社には就業規則があり、その中に退職に関する項目もあります。「退職希望日の〇ヶ月前までに〜に退職願・退職届を提出する」などといった期日や提出先の記載があるので、必ず確認しておきましょう。
ほとんどの企業は、遅くても退職する2週間前よりも早い段階で退職届の提出を必要としています。なぜかというと、担当業務の後任者を探したり、引継ぎ業務を完了しなければいけないからです。
就業規則を見逃して、退職希望日が直前になると退職交渉が難航してしまうので、円満に退職したい場合はあらかじめきちんと確認しておきましょう。
まずは直属の上司に退職の意思を伝える
退職する意志が固まったら、まず直属の上司に伝えましょう。いきなり書類を提出すると、上司は担当業務の後任を考える時間が必要なので困惑してしまいます。また慰留されたり、就業条件の交渉を持ち掛けられたり、退職日が変わる場合があります。なので、退職する日が正式に決まるまでは、同僚・先輩・後輩・取引先などに口外しない方がいいでしょう。また、転職先の詳細は伏せておいた方が無難であると言えます。
「退職願」「退職届」「辞表」の提出から退職の流れ
退職すると決めてから退職するまでの流れをご紹介していきたいと思います。
①退職する決心をする
⇩
②直属の上司に退職する意志を口頭で伝える
（退職希望日を記載し、退職願を提出する場合もある）
⇩
③退職が承認されたら、正式に退職する日を決める
⇩
④会社の規定があるか聞き、退職届を作成・提出
⇩
⑤社内や取引先での挨拶回りや引継ぎ業務
⇩
⑦退職
「退職願」「退職届」「辞表」の基本的なこと
準備するもの
【便箋】
白色で罫線はあってもなくてもどちらでも良いです。
大きさはA4サイズでも構いませんが、B5サイズが一般的です。
【封筒】
退職にまつわる書類を入れる封筒は、普段使用する茶封筒ではなく、白い郵便番号枠がない封筒を選びましょう。退職にまつわる書類は一般的な事務手続きの書類よりも重要な書類なので、ワンランク上の白い封筒が望ましいです。
大きさはA4サイズの便箋である場合は「長形3号」、A5サイズの便箋である場合は「長形3号」の封筒を用意しましょう。
【ペン】
黒ボールペンか万年筆で書きましょう。油性と水性どちらも構いません。しかし、摩擦で消えるボールペンは時間が経つと消えてしまう恐れがあるので、必ず消えないペンで書きましょう。
【作成方法】手書きかパソコンか
基本的に手書きで作成しましょう。パソコンで作成することもマナー違反ではありませんが、手書きで作成した書類の方が誠意が伝わりやすいです。ただし、会社からパソコンでの作成指示やフォームの指定があった場合は、それに従って作成しましょう。
【文字の方向】縦書きか横書きか
縦書きが基本となります。縦書きにすると会社に丁寧でかしこまった印象を与えることができます。
「退職願」「退職届」「辞表」の書き方
表題
先頭の行の真ん中より少し上に「退職願」または「退職届」と書きましょう。
書き出し
本文一行目の下部に「私儀（わたくしぎ）」または｢私事」と書く。「わたくしごとではありますが」という意味です。
退職理由
【自己都合で退職する場合】「一身上の都合」と書きます。
【会社都合で退職する場合】「一身上の都合」ではなく「部門縮小のため」や「退職勧奨に伴い」などといった具体的な退職理由を書きます。
退職日
【退職願】退職を希望する年月日を記載しましょう。
【退職届】上司との話し合いで決まった年月日を記載しましょう。
年の表記は西暦や元号どちらでも構いませんが、会社の規定があればそれに従いましょう。
文末
【退職願】退職願は申し出る書類なので「退職いたしたくお願い申し上げます」といった形で願い出る旨を書きましょう。
【退職届】退職が正式に確定した後に提出する書類なので「退職いたします」と宣言する形で報告する旨を書きましょう。
届出年月日
退職願・退職届ともに提出する年月日を記載します。
所属部署、氏名、捺印
下の位置に自分の正式な所属部署名と名前をフルネームで書き、名前の下に捺印します。退職にまつわる書類は重要書類なので、インクを使用したシャチハタではなく、朱肉を使用した印鑑でないといけません。
宛名
最後に会社の最高執行責任者の役職名と名前をフルネームで書きます。基本的に代表取締役社長などを宛先にします。敬称は「殿」または「様」ですが、「殿」は目下の人に使う言葉だというイメージがある人が多いので「様」の方が無難です。
先ほど書いた自分の名前よりも上にくるように書きましょう。
「退職願」「退職届」「辞表」を入れる封筒や折り方、入れ方
書類の折り方
長辺を三つ折りにしますが、折り方と封入の手順は以下のとおりです。
①用紙の記載面を上に置きます。
②下から長辺を三等分するように内側に折ります。
③上側を下方向に内側に折ります。
きれいな三つ折になるように注意して折りましょう。
封筒の書き方
【表面】
中央にハッキリ「退職願」または「退職届」と、中に入れる書類のタイトルを書きましょう。
【裏面】
左下に自分の正式な所属部署名と名前をフルネームで書きます。中の書類が横書きでも、封筒は縦書きにしましょう。
【封入】
取り出した書類がシワにならないように注意して、三つ折にした書類の右上が封筒の裏の上部にくるように封入しましょう。封入口にノリ止めた後、封入口の中央に「〆」の印を書きます。
「退職願」「退職届」「辞表」の渡し方
直接渡す場合
退職にまつわる書類は基本的に直接渡す方が良いです。「ご都合のよい時に少しお時間をいただけませんか？」と上司の都合を聞き、対面で話す機会を設けましょう。また渡す場所は他の社員がおらず上司と二人だけで話ができる場所や、話し声が漏れることがない会議室などを利用しましょう。
もし会社の就業規則や規定で、届け先の指定や届け方（メール・郵送など）の指定がある場合はそれに従いましょう。
郵送する場合
退職にまつわる書類は手渡しが基本ですが、病気などで持参することが不可能な場合や会社から郵送の指示があった場合は郵送でも構いません。どちらの場合でもいきなり送りつけることは、マナー違反ですので、会社と連絡を取ってから送るようにしましょう。
退職にまつわる書類は重要書類なので、できれば書留で郵送しましょう。なお、郵送する場合は、退職願または退職届の封筒とは別に一回り大きい封筒に入れます。封筒は白色で、郵送用の封筒なので、郵便番号枠があるものを選びます。また退職願または退職届と共に添え状も入れましょう。
【郵送用封筒の書き方】
①表面に会社の住所と宛名を書きます。都道府県や部署名は省略せず正式名称で、個人名も書きます。もし誰宛にすればいいのかわからない場合は、上司や人事部に確認しましょう。
②表面の左下に赤字で「親展」と書き、赤い線で囲みましょう。親展とは「宛名の方以外開けないでください」という意味で、書くことで開封する人が限られ、退職について社内に広がる可能性が減ります。
③裏側の左下に自分の名前と住所を書きます。封入口をノリでとめて、中央に「〆」と閉じたマークを書きましょう。
【退職届（願）の添え状・送り状の文例】
『拝啓 貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。
この度一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては同封の通り退職届（願）を送付させていただきますので、ご査収の程、どうぞよろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりありがとうございました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具』
【郵送用封筒の入れ方】
封筒には添え状を上にして退職願または退職届を入れましょう。
また郵送の場合、中の退職願または退職届の封筒は封をしなくても構いません。
【郵送する場合の送り方】
①退職にまつわる書類を郵送する場合、料金不足などがないように、念の為ポスト投函ではなく郵便局の窓口で郵送しましょう。
②退職にまつわる書類の郵送方法に決まりはないので、普通郵便でも構いませんが、郵便物紛失のリスクをなくすために、「内容証明」での送付をオススメします。
内容証明は「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰宛てに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する制度です。費用は、通常料金に加えて440円が必要です。
まとめ
今回は「退職願」「退職届」「辞表」の違いや書き方、渡し方についてご説明しましたが、いかがでしたでしょうか。誰しも会社と揉めずに円満退職したいと考えているでしょう。そのためにも、きちんと就業規則を理解しておきましょう。
