「事務職未経験だけど挑戦したい」「未経験から事務職に就くために必要なスキルや経験は？」と疑問に感じるかもしれません。
本記事では、事務職は未経験でも挑戦できるのか、そして事務職に必要なスキルや経験、そして働き方や仕事内容についてお伝えします。
目次
事務職は未経験からだと難しい？挑戦できる？
事務職は未経験から挑戦するのは難しいのでしょうか？
現在は事務職正社員採用の有効求人倍率は非常に低いため、対策なしに未経験からの採用を目指すのは難しいと言えます。
というのも、全業種の有効求人倍率の平均は0.94倍なのに対し、事務職の平均は0.29倍となっています。つまり、求職者一人に対して0.29しか求人がないということになります。なかなか狭き門です。
有効求人倍率からもわかるように、事務職の正社員は求人の募集自体が少なく、未経験から正社員として採用されるのは難しいのが現状です。
事務職未経験の場合、まずは派遣やアルバイトから挑戦して、事務職の経験を積むことを目標にされる方も多いです。
参考：【40代女性必見】正社員事務に転職する全手段 | 成功のコツも併せて解説
年齢によって難易度は異なる
未経験から事務職を目指すのが難しいとは言っても、年齢によって未経験からの就職難易度は異なります。
20代はスキルや経験よりもポテンシャルが重視されるのに対し、30代以降はポテンシャルに加え、経験やスキルが重視されるようになります。
30代以降になると、パソコンスキルや同業界での経験、さらにチームのマネジメント経験や人材育成の経験などがあるかどうかを重視されるのです。
未経験の場合は、年齢が若い方が採用されやすいと言えます。しかし、30代、40代の未経験でも転職活動の対策をしっかりと行えば転職は可能です。
これまで身につけたスキルや経験のアピールの仕方によって、転職活動を成功させられます。
未経験の事務職への転職に成功した体験談は以下の記事をみてくださいね。
＼専業主婦から未経験の事務職に転職した体験談／
事務職への転職は有効求人倍率が高く、なかなか難しいのが現状。未経験からだとより難易度は上がる。また、年齢が上がるにつれて転職活動の成功は難しくなるが、しっかりと対策をすれば可能。
事務職とは？仕事内容と働き方、平均年収について
事務職の仕事内容、主な働き方、さらに平均給与についてお伝えします。
仕事内容
事務職は主に人のサポートをする仕事です。他の社員が円滑に仕事を行えるように、影からサポートをする存在。
会社の売り上げに直結する仕事はほとんどありませんが、会社全体にとってなくてはならない仕事です。
主な仕事内容としては、書類の作成や処理、書類整理、データ入力、電話対応、来客対応などです。
事務職の中でもさまざまな職種があり、その職種によっても業務内容は異なります。
働き方について
転職サイトの調べでは、「15000人の平均残業時間ランキング」において残業時間が少ない仕事の上位10職種のうち、8職種までが事務系の職種で占められていました。
ちなみに、1位の経理事務・財務アシスタントの1ヶ月あたりの残業時間は11.1時間。週休2日、月20日の勤務と考えると、1日あたり平均約0.55時間。
つまり一日30分程度の残業時間ということになります。
参考；残業時間が多い職種は？少ない職種は？残業時間ランキング2019 【15,000人調査】
給与について
事務職の平均年収は329万円になっています。事務職と言っても、一般事務、営業事務、貿易事務、学校事務、医療事務などさまざまな種類があります。
これらの平均年収が329万円であり、それぞれの職種によって平均年収は異なるので注意しましょう。
日本の平均年収は442万円というデータが出ているので、日本の平均年収に比べると、事務職の平均年収は低めです。
事務職の平均年収は低めに設定されているものの、「土日休み」「残業がほとんどない」という会社が比較的多い点からワークライフバランスを重視する女性に特に人気の職種です。
事務職に転職必要なスキルは？
事務職になるために必要とされるスキルをご紹介します。
コミュニケーションスキル
事務職にとって、コミュニケーションスキルは必須のスキルです。来客対応、電話応対、メール対応などを行う中で、人とのコミュニケーションは不可欠だからです。
また事務職の仕事は、誰かに指示や依頼を受けて行うことが中心です。依頼内容を確認したり疑問点があれば質問したりする機会が多いです。
このように、事務職はさまざまな方と関わりながら仕事を進めなければならないため、その人に合わせたコミュニケーションを取らなければなりません。
事務職は基本的に社員が働きやすいような雰囲気作りをすることも大切です。その人が職場にいるだけで明るくなる、と言われるようなコミュニケーション能力や雰囲気作りができると事務職に向いていると言えるでしょう。
パソコンスキル
パソコンスキルはオフィスツールであるワード、エクセル、パワーポイントを使えるスキルがあれば問題ないです。
ワードの場合は、表やグラフの作成、さらにテンプレートの作成ができる。エクセルの場合は、グラフの作成ができる、簡単な関数が使える、さらにVLOOKUPやピボットテーブルの計算ができればいいでしょう。
臨機応変な対応スキル
事務職はルーティンワークで、常に同じような仕事をしているイメージがあるかもしれませんが、実は事務職は臨機応変に対応する力が必要不可欠です。
急な電話対応から来客対応、さらにデータ入力や書類作成まで、幅広い業務をこなす事務職は、突然予定外の業務が入ることもあります。
その場に応じて優先度をつけ、対応を変えなければいけないことも多いです。
事務職に必要なスキルは、パソコンスキル、コミュニケーションスキル、臨機応変な対応スキル。
事務職に未経験から挑戦する際に有利になる資格
一般的には資格の有無よりも、実務経験の有無の方が重視されます。資格を持っているから転職に有利だと一概には言えません。
そのため、資格を取得してから転職活動を始めようとするよりも、できるだけ早く転職活動を始める方が採用突破率が上がります。
しかし、資格を持っていることで、あなたが今持っているスキルを客観的にアピールすることは可能です。事務職に未経験から挑戦する際に有利になる資格は以下のようなものがあります。
MOS
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）とは、パソコンスキルを証明する資格の一つ。パソコンスキルは「〇〇が出来ます」と伝えても、どれくらいのスキルを持っているのか客観的に判断するのは難しいです。
MOSを持っていることは、パソコンスキルのアピールに繋がります。ワードやエクセルなどのオフィスツールを使って業務をこなす職場にアピールする際には、有利な資格です。
簿記
簿記とは、企業の取引や経営活動を帳簿に記入する記述のことです。簡単にいうと、お金やモノの出入りを管理する技術で、日々の取引を帳簿に記入したり決算書を作成したりする作業のことを指します。
一般事務への転職でも有利に働くことはありますが、特に経理事務への転職の際には有利になると言えます。
秘書検定
秘書検定とは、社会人としての基本的なことに対応できることを証明する資格です。
電話や来客対応のマナー、ビジネス文書の作成、正しい敬語の使い方などを取得できる資格です。秘書検定を持っていると、社会人としてのビジネスマナーが備わっているとアピールできます。
資格を持っていることが転職活動に直接有利に働くとは言えないが、自分のスキルを客観的にアピールできることがメリット。MOSや簿記、秘書検定などを持っていると、事務職への転職にはおすすめ。
事務職の大変さとは？未経験から目指す際の注意点
「デスクワーク、土日休み、残業がほとんどない」「指示されたことをやればいい」というイメージの事務職は「楽そう」というイメージを持たれがちです。
しかし、事務職は決して楽な仕事ではありません。ここからは事務職の大変な点と未経験から事務職を目指す際の注意点についてお伝えします。
勤務先によって働き方は異なる
勤務先や職種によって働き方は異なります。事務職だから残業が少ない、土日休みというわけではありません。勤務先によって働き方が異なることは押さえておきましょう。
デスクワークに慣れないことも
勤務先によっては、もくもくとひたすら事務作業のルーティンワークをこなすだけの職場もあります。長時間もくもくと一人でのパソコン作業に慣れていない方は、辛いと感じることもあるでしょう。
未経験から事務職を目指す際の志望動機の作り方
未経験だとしても志望する動機は必ず存在します。あなたが事務職を志望する動機をきちんと説明して伝えましょう。
「楽そうだから」「定時で帰れて、土日休みだから」という理由で事務職を志望する方もいます。
ただ、事務職の最大の特徴である「残業が短い」「土日休み」「デスクワーク 」ということだけにポイントを絞って「事務職を希望している」といったところで、それは印象が悪くなるだけです。
どんな志望動機であれば、面接官に好印象を与えることができるのかを解説します。
これまでの経験の中から生かせそうな経験を考える
未経験で事務職を目指す際、「事務職は未経験だし、アピールできることが一つもない」と感じてしまうかもしれません。
しかし事務職としての実務経験がなくとも、これまで経験した仕事やその業務の中から、事務職として活かせるスキルを考えてみましょう。
志望度の高さを伝える
まずは「その会社に興味があり、その会社で働きたい」ということを伝える必要があります。
どれだけ事務職の仕事に興味があるといっても、事務職として勤務できる会社は多く存在します。
「うちの会社じゃなくてもいいのではないか？」「事務職採用でもっといい会社があればすぐに転職してしまうのではないか」と思われてしまえば、不採用になってしまうのです。
そのため、その会社でなければいけない明確な理由を伝えることが大切です。
しかし「ただこの会社が好きで、入社したい」伝えても、面接を受ける会社全部に言っているのだろうと思われてしまう可能性が高いです。
志望度の高さを伝えるためにも「なぜその会社でなれけばいけないのか」「なぜその企業が好きなのか」を具体的に伝えましょう。
さらに言えば、できれば複数の理由を話せた方がより説得力が増します。最初から「好きな理由を三つあります～」と言ってしまって、その三つを話していくのもよいでしょう。
事務職が自分に合っていることを伝える
先ほども書いたように「残業をしたくない」では理由として成立しません。しかし、働く時間が固定していて働きやすいというのは、志望動機として十分通用します。
ちょっとした表現の違いではありますが、表現の仕方によっては与える印象が異なります。気をつけて使いましょう。
企業としてはしっかりと時間を守れて、決められた時間きちんと業務出来る人材を探しています。自分自身の働き方と応募している事務職が非常にあっているということはしっかり伝えましょう。
性格が事務職に向いていることを伝える
事務職は、パソコンスキルだけでなく、オフィスにおける「縁の下の力持ち」的な役割を求められることが多いです。
むしろ、パソコンスキルよりも、周囲のメンバーとコミュニケーションを上手くとりながら、円滑に業務を進められる人材を求めている企業も多いのです。
そのため、「明るく元気な性格で、笑顔で人と接することができる」「周囲の様子に気を配ることが得意」などといった性格面のアピールは大いに武器になります。
未経験から事務職を目指す際の志望動機の作り方
・これまでの経験の中から生かせそうな経験を考える
・志望度の高さを伝える
・事務職が自分に合っていることを伝える
・性格が事務職に向いていることを伝える
未経験から事務職を目指す際の志望動機の具体例
応募先への志望度の高さを伝える例
私が御社の事務職を希望するのは、まず大前提として御社のことが大好きだからです。その理由は主に3つあります。
一つ目は、女性が活躍する土俵があるということです。ウェブサイトで女性の管理職の方もいると拝見しました。そのような環境で挑戦をしたいと考えているのが一つです。
二つ目は常に新しい事業に挑戦されている企業姿勢です。私自身も今回、事務職に未経験で挑戦するのですが、会社として常に新しい取り組みを行われているところに共感いたします。
最後にIPOを目指されているところです。経営ビジョンに3年後の上場を目指されていると書かれていました。企業としてますます事務職の果たす役割も増えていくと考えて御社の事務職を希望いたしました。
事務職が自分に合っていることを伝える具体例
事務職は未経験で応募させていただいておりますが、これからMOSなどの資格も取得したいと考えております。夜はその勉強などに時間を使いたいと考えていますので、定時で上がれる仕事を希望しています。
決められた時間の中でしっかり成果を出すことにこだわって働いていく考えです。
事務職が自分の性格に合っていることを伝える具体例絵
学生の頃はラグビー部のマネージャーをしていました。レギュラーの選手だけではなくメンバー全員、一人一人の体調管理から個性を生かした練習法の確認、試合でのフィードバックなどを行っていました。
一人一人の選手と向き合ってコミュニケーションを積極的にとり、全員が成長してもらうために気を配っていました。
そうした、全体を支えるような取り組みが好きで、やりがいを感じます。そのため、事務職に向いている性格であると考えています。
事務職に未経験で挑戦する際の自己PRの作り方のポイント
コミュニケーション能力の高さを伝える
事務職は社外に出て、お客さんとやり取りすることはほとんどありません。一見、コミュニケーション能力は必要ないように思われます。
しかし実は、事務職に最も必要な能力は「コミュニケーション能力」なのです。
企業側も事務職にはコミュニケーション能力を求めています。そのため、あまり無関係のように思われているサービス業での接客の経験などは非常にアピールできるポイントになるのです。
パソコンスキルの高さを伝える
事務の仕事では日常的にパソコンを使います。そのためにパソコンのスキルを求められることが非常に多いです。
事務経験がない人も、パソコンが使えるのであれば、そのことを大いにアピールしましょう。
ワード、エクセルが使えることは基本で、職場によってはパワーポイントが使えた方が良いこともあります。
具体的にどのように勉強したのか（MOSの資格を取得しているなど）、パソコンを何に使っているのか（学校のレポート作成で使用しているなど）を説明すると説得力が増します。
また、そこまでのパソコンスキルがないのであれば、日常的にパソコンを使うことに慣れていることだけでも伝えたいものです。
事務職に未経験で挑戦する際の自己PRの作り方のポイント
・コミュニケーション能力の高さを伝える
・パソコンスキルの高さを伝える
事務職に未経験で挑戦する際の自己PRの具体例
コミュニケーションスキルをアピールする具体例
前職はカフェで店員をやっていました。地元では有名なお店で年齢層も幅広くいろいろなお客さんがいらっしゃいました。もともと人と接するのが大好きだったので、できる限りコミュニケーションをとることを意識していました。
2度、3度と再訪していただけるお客さんにはさらに積極的なお声がけをするように心がけていたところ「あなたと話したいからまた来るね」と言っていただけるようになりました。事務職になっても関係する皆さんとしっかりとコミュニケーションをとって仕事を進めていきたいと考えています。
パソコンスキルをアピールする具体例
事務職は未経験ではありますが、特技であるパソコンのスキルを活かせると思ってキャリアチェンジを決意しました。大学のころから資料作成は全てパワーポイントで作っていましたので、簡単なアニメーションのスライドなども作ることが可能です。
まとめ
未経験から事務職に転職できるのかについてお伝えしました。未経験で事務職に転職を目指すことは可能ですが、対策なしには難しいのが現状です。
書類選考対策、面接対策など、自分の対策だけでは採用突破を目指すのは難しいです。
履歴書の書き方や自己PR、職務経歴書の書き方、さらに面接の対策など転職活動で不安に感じることがあれば、是非プロのカウンセラーにご相談ください。
特にキャリチェンは、事務職未経験の方の転職活動を丁寧にサポート致します。これまでも、未経験の方の転職活動をサポートしてきました。是非お気軽にご相談くださいね。
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