転職の際の応募書類として、履歴書と職務経歴書の提出を求められるケースはよくあります。自分自身の経歴をまとめる履歴書に対し、特に仕事に関する経験内容を具体的にアピールするための書類が職務経歴書です。
職務経歴書に決まったフォーマットはありませんが、上手に自己PRをして、ある程度基本の形は決まっています。そこから逸脱しすぎると、採用担当者に「読みづらい」と思われてしまうリスクが高まりますので、書き方の基本を押さえておきましょう。
目次
履歴書と職務経歴書
企業に応募する際、履歴書といっしょに提出を求められることが多い職務経歴書。なぜ、この二種類の書類が採用には必要になるのでしょうか？
それぞれの書類の役割
まずは、履歴書と職務経歴書、それぞれの役割から確認していきましょう。
企業にとって履歴書で確認することは、応募者の学歴や職歴、取得資格、志望動機、年齢や居住地域などの基本情報になります。希望する勤務形態や就業場所なども履歴書での確認事項です。いわば、「基本的な人物像」を見るための書類となります。不採用者の場合でも返却要請があれば、返却の必要があるため多くの企業は半年間ほど保管しておく場合が多いようです。採用後は保管資料扱いで企業として保管することになります。退職してもその後３年間は保管の義務があります。
一方、職務経歴書は、応募者が実際に過去に携わっていた具体的な仕事内容や、身につけたスキルを知り、仕事に対する実務能力を知るための書類となります。履歴書が伝えるものが「基本的な人物像」であるのなら、職務経歴書は「募集職種に対する実務能力」を見るための書類です。募集で求めている人材に必要な能力を持った人物か判断する材料になります。
応募者の側から言い換えれば、履歴書は「人柄や熱意の強さ」をアピールするもの、職務経歴書は「実務能力や経験、スキル」をアピールするものといえるでしょう。
それぞれに見られるポイント
では、もっと詳細にそれぞれの書類で見られているところはどこなのでしょう？また、そこから面接官は何を判断しているのでしょうか？
履歴書で見られるポイント
・書き方のルールに則って丁寧に書かれているか
・学歴や職歴に一貫性があるか
・転職回数や就労期間に問題ないか（適応力があるかどうか）
・活かせる資格や免許をもっているか
・志望する気持ちが強いか
・希望年収や勤務地、働き方などの条件が募集要件に合うか
・勤務可能な居住地か
職務経歴書で見られるポイント
・過去にどのような企業でどのような仕事内容に取り組み、どのような成果を上げてきたのか（募集で企業が求める経験やスキルを持っているか）
・プレゼンテーション能力があるか
・仕事に対する意欲は高いか
・転職理由は前向きで納得できるものか
・経験と希望する業務に一貫性があるか
・募集職種に役立つ経験やスキルを持っているか
・自分自身のことを客観的に理解し強み・弱みを分析できているか
職務経歴書を書く前に
職務経歴書をいきなり書き始めるのではなく、まずは書く前に頭の中を整理しましょう。
これまでのキャリアを振り返る
いままでの過去の仕事を振り返り、勤務先ごとに、【誰に】【何を】【どうしてきた】の要素で仕事内容をまずは書き出してみてはいかがでしょう。これによって、経験してきた業務だけでなく、自分が得意とする分野、身に付けたスキルなどを整理することができます。また、仕事での成果や実績、評価されたことや自分の強み、仕事にへの向き合い方なども書き出してみるのも良いでしょう。
応募する企業との接点を探す
職務経歴書を書く時だけではありませんが、どういう内容であれば企業からみて採用したいと思えるかを考えることが重要です。
自身のキャリアの振り返りと同様、入社を希望する企業・職種の仕事も【誰に】【何を】【どうする】の要素で分析し、どのような人が活躍できるか想像してみましょう。
以上の二つを頭の中で整理することでアピールするべきことが見えてくるはずです。それでは、いよいよ職務経歴書を書き始めます。
職務経歴書を書く時のポイント
ベストな枚数は1-２枚
履歴書と違い、職務経歴書の形式は特に決まってはいませんし、枚数の制限もありません。
ただし、採用担当者に読んでもらいやすい枚数は、「A4サイズの用紙で1-2枚」ぐらいが最適だといわれています。
職務経歴書の目的は、採用担当者にきちんと最後まで読んでもらい、「このひとに会ってみたい」と思わせることが非常に重要です。また、自身の過去の経歴、スキル、自己PRなど、多岐にわたる内容をまとめなければなりません。
そのため、A4サイズ2枚は、適性を判断する上で過不足ない情報量を収めるために、最適な枚数といえます。
場合によっては１枚でも大丈夫
20代で転職をする方や、同じ業務を長く続けてきた方など、どうしても職務経歴書を2枚にまとめることが難しいこともあるかもしれません。
そのような場合は、無理して2枚にこだわる必要はありません。
2枚にしようとするために、余分なことをだらだらと書いているように見えたり、余白が目立ってしまったりするようでは、かえって良い印象にはなりません。
職務経歴書に書くべき項目は？
書くべき内容を整理して書いていきましょう。書くべき内容は以下の通りです。
職務要約
職務要約はいわば、職務経歴書の「あらすじ」です。200文字程度で簡潔にまとめます。
採用担当者に、職務経歴書全体をきちんと読んでもらえるよう、ぱっと見でわかりやすい印象を与えらるような内容を心掛けましょう。
職務経歴
職務経歴では、これまでの勤務時期・企業名・所属部署・業務内容・実績をまとめます。時間軸でまとめる方法と、職種を軸にしたキャリアごとに書いていく方法があります。 大事なことはどちらの軸で書くにしても、整理されてわかりやすく書くことを心がけましょう。
資格、免許
募集している仕事に関連して所有している資格や免許についてまとめます。関連のないものを書いていくのは自慢にはなりますが、面接官の印象は決して良くありませんので気を付けましょう。
自己ＰＲ
職務経歴書における自己PRの部分は、これまでの経験やスキルをどう活かして、応募している企業に貢献できるのかをアピールする場です。採用した場合の活躍をイメージできるよう積極的に活用していきましょう。
志望動機
志望動機は、自分なりの視点によるその企業の魅力と過去に身につけた自分のスキルとを結び付け、なぜその企業に転職したいと思ったのか、具体的に伝わる内容とするのがポイントです。
職務経歴書を書いた後のチェック
書き終わった後は、間違いがないかもう一度見直しをしましょう。虚偽や誤りがあった場合はせっかくの内定が取り消されたりするトラブルにつながりかねません。
□ 誤字脱字がないか
□ 入学/ 卒業や入社/ 退職などの年月を間違えていないか
□ 見出しやタイトルがあり、整理された読みやすいレイアウトになっているか
□ 日付や氏名、住所など基本的な項目が抜けていないか
□ 文章は誰が読んでも同じ認識が持てるような平易な表現で書けているか
□ 自分なりの工夫が入っているか
しっかりチェックして面接官に伝わる職務経歴書を出すことで内定への第一歩を踏み出しましょう！！
