面接後に思っていた内容との相違を感じたり、第一志望の企業から内定をもらい、選考を辞退したいと思ったりすることはよくあることです。先方の会社も想定していることのため、辞退すること自体は想定内で問題ありません。
ただし「内定辞退したいと言いづらいから、突然連絡をしなくなる」なんてことはもってのほか…。先方の方でも辞退者が出ると様々な調整が必要となるため、内定を辞退したいと思ったらすぐに連絡する必要があります。
今回は、選考辞退する際の伝え方や、メールと電話とどちらが適切なのか、またどのように伝えることが良いのかをお伝えします。
目次
選考辞退の連絡は電話とメールどちらが適切？
選考辞退の連絡は、電話でもメールでもどちらでも構いません。もちろん電話の方が誠意が伝わるのは間違いないでしょう。ただし、近年は様々な考えがあり、電話だと時間を裂かなければならず、連絡はメールの方が良いという意見もあります。特に、採用担当者が多忙な場合や、書類選考や1次選考、2次選考位までであればメールの方が良いかもしれません。
最終面接・役員面接まで進んだ選考の辞退は電話で連絡
1次選考、2次選考位まではメールの連絡で構いませんが、最終面接や役員面接にまで進んだ場合には、必ず電話で辞退の連絡を入れるのがおすすめです。メールは返信がこない限り、確実に届いている保証はありません。
また面接を行ってきた時間や、選考するにあたり応募者一人一人に時間をかけてきています。そのお礼や謝罪を口頭できちんと誠意を持って伝えることが大切です。
前日〜当日に選考辞退の連絡をする場合は電話で連絡
1次選考、2次選考の場合でも例外があります。それは、面接の前日〜当日になって辞退を決めた場合です。直前となるため、採用担当者がメールに気づかずに準備を進めてしまう恐れがあるためです。急ぎの連絡は電話ですることがマナーと思っておきましょう。
最終面接・役員面接まで進んだ選考の辞退と、前日〜当日に選考辞退の連絡をする場合は電話で連絡するのがおすすめ。書類選考や1次選考、2次選考位までであればメールでの連絡も可。
選考辞退の連絡はいつすればいい？適切な時間帯は？
基本的に連絡をする時間帯は、相手企業の営業時間内が良いでしょう。電話の場合であれば、採用担当者の出やすい時間にかけることがおすすめです。
辞退の決心がついたらすぐに連絡する
辞退することを決心したら、すぐに連絡することが基本です。採用担当者は、応募者の日程調整や面接官の調整、資料の準備、会議室の手配など短時間で様々な調整を行っています。
応募者がひとり内定辞退するだけでも、他の応募者との日程調整を行ったり面接官の調整など様々な業務が発生します。他にも、内定辞退者が出ると欠員となるため、採用計画を練り直さなければいけません。
早くわかるほど練り直しもスムーズに行うことができるため、先方のためにすぐに連絡を入れるようにしましょう。
忙しい時間は避ける
採用担当者の忙しい時間帯は避けましょう。基本として、始業開始時間の直後や業務終了の時間にかけることはタブーです。また、休憩の前後にあたる時間だと繋がりにくいことが多く、先方の妨げにもなりやすいため配慮にかけてしまいます。
なるべく午前10時〜11時、午後14時〜16時の時間帯であれば繋がりやすく、迷惑がかかりにくくなるでしょう。
ただし、前日の午後や当日になって急にキャンセルする場合は例外になります。緊急性が高いため、すぐにかけることがベストです。
辞退することを決めたらすぐに連絡しよう！ただし、採用担当者の忙しい時間は避けて連絡する。
電話で選考辞退を伝える場合は、どのように伝えるべき？
辞退の理由を聞かれた際に、とくに詳しく理由を伝えなくても問題ありません。ですが、先方から理由を詳しく聞かれる場合もあります。そのため、念のために理由はしっかりと考えておきましょう。
電話で連絡する場合の例文
【応募者】
お世話になっております。選考通過のご連絡をいただきました〇〇（自分の名前）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？
【応募者】
お世話になっております。この度は、選考通過のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。大変申し訳ないのですが、検討した結果、次の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
【採用担当者】
残念です。よろしければ、辞退の理由を伺えますか？
【応募者】
熟考したのですが、他の企業とのご縁を感じそちらの内定を受けることを決意したためです。お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、大変申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。
メールで連絡する場合の例文
【件名】面接辞退のご連絡
【本文】
〇〇株式会社 人事部◯◯課
採用担当〇〇様
お世話になっております。選考通過のご連絡をいただきました、〇〇（自分の名前）です。
何度かお電話させていただいたのですが、ご多忙のようですのでメールにて失礼いたします。
この度は、選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このような光栄なご連絡をいただき大変恐縮なのですが、検討した結果、次の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
今後の展望をあらためて熟考した結果、他の企業とのご縁を感じたため、大変心苦しい限りですが辞退させていただきたく存じます。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、申し訳ございません。
採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇（自分の名前）
選考辞退の理由を聞かれた場合は？
選考辞退の理由を聞かれた場合には、企業側が納得のいく理由を伝えましょう。ただし、嘘をつく必要はありません。
企業側が納得いく理由を伝える
採用担当者や面接官も、時間を割いて面接や選考を進めています。そのためやはり、理由を聞かれる場合が多く存在します。その際、企業側の納得のいく理由を伝えることが大切です。
例えば、他の企業の選考が進んでいる場合や他の企業で内定が出た場合には、その旨をストレートに伝えるようにしましょう。また、家庭の事情や転職事情が変わった際にも、正直に伝えて問題ありません。
面接辞退の理由で嘘をつく必要はない
他の企業を選ぶことが気まずいからといって、病気や留学するなど嘘の理由を付くのはやめましょう。別の企業で働くこととなった後に、もしかしたら内定を辞退した企業が取引先となって、顔を合わせることも絶対にない話ではありません。嘘をついたことが今後のリスクとなる場合もあるので、正直に話すのがおすすめです。
辞退の理由を聞かれた場合には、企業側が納得のいくように、嘘を付かず正直に伝える！
まとめ
選考辞退は決して悪いことではありません。企業側も応募者側も選ぶ権利があります。そして、どこか納得できないポイントがあるままなのに、せっかく内定をもらったからと急いで入社してしまっても、仕事に集中できなかったり、転職を繰り返してしまったりすることになってしまいます。
選考辞退することは採用側にも想定内のことのため、決して嘘をついたりせずに、きちんと誠意を持って伝え、対応するようにしましょう。転職活動でわからないことがあれば、是非キャリチェンのキャリアカウンセラーにご相談くださいね。
