未経験で事務の仕事に転職したいけれど「どんな資格が必要なのだろう？」「必要なスキルはあるのかな？」と不安になるのではないでしょうか。
これから事務職を目指したいという方は、ぜひ今記事を読んでどんな資格やスキルが必要なのかチェックしましょう。
目次
事務職に必要なスキルとは？
まずは、事務職に必要なスキルを紹介します。事務職に就くには、事務作業の能力だけあればいいわけではありません。
事務職の主な必須スキルは「コミュニケーションスキル」「ITスキル」「先を読む力」の3つになります。一つずつ掘り下げて詳しくチェックしていきましょう。
コミュニケーションスキル
一つ目は「コミュニケーションスキル」です。事務職は会社内の各部署とのやりとりや、社外との電話対応や来客対応も行います。そのため、きちんとした電話対応や接客マナーを身につけておく必要があります。
また、その際に明るく円滑なコミュニケーションが取れることがとても大切になってきます。単に明るければ良いというわけではなく、周りの空気を読む力や敏感さがあると良いでしょう。
他にも、事務職は指示された内容を正確に理解して遂行する必要があります。
指示された内容がよくわからない場合に、聞くのを躊躇って「あの人が言っているのは多分こういうことだろう」と曖昧なままやってしまうと、結局やり直しとなり、時間のロスにつながってしまいます。
社員との関係性を普段から良好に保っておき、わからない時には気軽に質問できるようにしておくことが大切です。
ITスキル
事務職には「ITスキル」は必要不可欠です。今の時代、すべて書類はパソコンで作成します。特に、昨今のリモートワークの普及により、サインまでクラウドで行う時代です。基本的なITスキルがないと厳しいでしょう。
その中でも事務職が必要とされるのが、Word・Excel・PowerPointです。特に、Excelはどの企業でも使用頻度が高いものになります。具体的な仕事内容は入社してから教えてもらうことができますが、基本的な操作は必ず必要になります。
表やグラフの作成・四則演算・SUM関数・AVERAGE関数あたりはしっかりと使いこなせるようにしておきましょう。また、VLOOKUP関数・IF関数・マクロの作成ができるとさらに面接でアピールになるので勉強しておくのがおすすめです。
先を読む力
事務職には、先のリスクを想定して、リスク対策する力も必要になります。事務の仕事は、社員やその他の人からの指示を受けて仕事をするというケースが多く、受け身になりがちな仕事です。
しかし、誰かに指示されてから行動するだけでいると、社員の指示や依頼の遅れによって業務効率が悪くなったり、残業を招いてしまうことがあります。
そのため、普段から周りの人たちの様子を見ておき、先のリスクを想定しておく力が必要です。
納期が遅くなりがちな人には「今日中に○○の資料の展開をお願いしますね」と言った具合に、ひとこと声かけができると仕事をスムーズに進めることが可能になります。
事務職に就くには、基本的なITスキルに加え、リスクを想定して先に動ける力、社内や社外ともに円滑なコミュニケーションを築ける力が必要。
事務職としてスキルアップするための資格はある？
次に、事務職として今後さらなるスキルアップを図りたいという方に向けて、おすすめの資格を紹介します。ただし、資格を持っているからといって転職に確実に有利になるとは限りません。
そのため、事務職の転職に有利になると思い、資格の取得自体を目標にするということはおすすめできません。
しかし、自分自身をスキルアップさせる手段として資格を取得することは、今後の展望を広げることにも繋がるり思わぬところで役立つ可能性もあるでしょう。
ビジネス文書検定
ビジネス文書検定は、事務作業においてとても重要となる「文書作成能力」を身に付けることができる資格です。
この資格を取得すれば、ビジネス特有の難しい言葉使いやマナーに加え、文書作成スキルを持っていることを証明できます。
特に、顧客向けに案内状や礼状を書く機会が多いため一般事務職には重宝されるスキルでしょう。
MOS
MOSは、マイクロソフトオフィススペシャリストの略称で、マイクロソフトオフィスの使用スキルを証明するための資格です。Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlookの実技試験に合格することで取得することができます。
事務職で必須のパソコンスキルですが、「パソコンが使えます」という言葉だけではどこまでのスキルがあるのかわかりにくいという点があります。
しかし、MOSの資格を持っていると履歴書に記載すれば、面接官も具体的にパソコンレベルを想像することができるので持っておくと良いでしょう。
日商簿記検定
数ある簿記の中でも「日商簿記検定」は、ビジネスにおいても高く評価されているためおすすめです。
日商簿記を取得すれば、経理事務に必要な作業スキルや財務諸表を読み解く力をつけることが可能です。
一般事務職では必須のスキルではありませんが、持っていればのちのち経理事務を目指すこともできるので勉強しておいて損はありません。
宅地建物取引士
不動産関連の企業で勤務するなら取得しておくと良いのが「宅地建物取引士」。国家資格で難易度は高めですが、持っていると大きな仕事を任されたり、評価や昇進にも結びつきます。一般企業の事務職であれば使用することはないですが、不動産関連に興味がある方は取っておくと良いでしょう。
TOEIC
国際的に英語の能力を示すことができるのが「TOEIC」。英語力があれば英文事務や英文経理、貿易事務、翻訳事務など事務職の中でも、さらに職種を広げることが可能になります。
これらの職種の求人には「TOEIC○○点以上」と応募条件が記載されているので、高い数字を持っておくと様々な職種に応募することができます。ちなみに、貿易事務の場合は600点以上あると良いでしょう。
秘書技能検定
秘書検定とは、秘書という名称がついているため秘書に必要なスキルに見えてしまうのですが、社会人に必要な一般常識やビジネスマナー全般が身に付けられる資格です。
未経験から事務職に挑戦したい方は、持っておくことできちんとしたビジネスマナーがあると認めてもらえるため、有利に働くでしょう。
履歴書に記載するためには、2級以上の取得がおすすめです。
日商PC検定
日商PC検定とは、「日本語文書処理技能検定（ワープロ検定）試験」と「ビジネスコンピューティング試験」を統合させたものです。
日商PC検定は公的資格にあたるため、ジョブカードにも記載することのできる信用性の高い資格です。ジョブカードとは、厚生労働省によって発行される職業能力を証明するためのものです。
文書作成やデータ活用、プレゼン資料作成のスキルをつけることができ、面接でアピール材料の一つとして使用することが可能です。
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事務処理スキルの高い人の特徴
最後に、事務処理スキルの高い人の特徴を3つ紹介します。
事務処理スキルとは、事務職に必要不可欠な文書の入力や書類の作成、数字の計算などの処理能力のことを指します。
「私って事務職に向いているのかな？」と気になった方はこちらを参考にしてみてくださいね。
仕事の全体像をきちんと把握している
事務処理スキルの高い人は、仕事の全体像をきちんと把握しています。仕事に取り掛かる前に把握することで、優先順位を決めることができ効率よく仕事をこなすことができます。
また、スケジュールも上手に組むことができるため、余裕を保つことが可能になるでしょう。
日々効率化に励んでいる
言われた通りに作業をするだけでなく、どうすればもっと簡単にできるのかを日々考え効率化できる人は事務処理スキルが高いといえるでしょう。
過去に使用した似たような形式の書類を引用して活用することも大幅な時間短縮に繋がります。
また、関数を取り入れたり、仕組み化できるものは仕組み化して効率よく仕事を進めることができれば無駄な時間が減り、業務を効率的にこなすことができます。
整理整頓している
パソコンのデスクトップや作業デスクの周りがごちゃついている人は周りにたくさんいるのではないでしょうか。事務処理スキルの高い人は、きちんと整理整頓ができているという特徴があります。
身の回りやデスクトップがごちゃついていると、すぐに必要なデータを探し出すことができなくなってしまいます。常に身の周りは整理整頓しておく癖をつけましょう。
仕事の全体像を把握し優先順位をつけて効率よく働くことができ、きちんと身の周りを整理整頓しつつ自ら業務の効率化を考えて取り組める人は事務処理能力の高い人と言えるでしょう。
まとめ
事務職に必要な資格やスキル、事務職としてスキルアップするための資格など紹介してきました。事務職へ転職する際に必ず必要な資格というものはありません。そのため、挑戦しやすい職業となります。
ただし、資格は不要ですが「コミュニケーションスキル」「ITスキル」「先を読む力」などのスキルは必要です。事務職はとても人気のある仕事のため、転職活動を成功させるためには、他の応募者よりもスキルがあることや活躍してくれそうだと思ってもらえることが大切になるでしょう。
そのためには、直接的に必要でない資格でも、持っていることで業務の幅を広げられような資格を取得したり、事務処理スキルなどを磨いたりするのがおすすめです。また、事務職に転職したいけれど何からしたら良いのか悩んでいる…という方はぜひ気軽にキャリチェンへ相談してくださいね。プロのカウンセラーが親身になってあなたの転職をサポートします。
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