本記事では、事務職の仕事内容やメリット、デメリット、さらに事務職が向いている人の特徴について紹介します。「事務職の仕事内容に興味があるけれど、どんな人が向いていて、メリットデメリットはどのようなものがある？」と疑問に感じている方必見です。
目次
事務職の仕事内容
事務職の仕事内容はコピー取りやお茶だしなど、簡単で暇そうな業務をしているイメージがあるかもしれません。しかし、事務職の仕事内容は多岐に渡る上、その業務の難易度や専門性、大変さは職種によって異なります。ここでは、事務職の基本的な仕事内容を紹介します。
書類作成、処理
事務職は書類作成、処理が主な仕事で、会社に関わる書類を広く扱います。社内外問わず、見積書、会議の資料、議事録、顧客への案内文書などを作成するのが主な業務です。クライアント向けのプレゼン資料を作成することも。
さらに、勤務先によっては手書きのメモや録音されたメモの文字起こしも業務に含まれます。
会社の規模によって、扱う書類の幅や種類が異なります。特に会社の規模が小さくなればなるほど、扱う書類の幅は広くなるという特徴があります。
規模の小さい会社ほど、営業事務や経理事務のような他の事務職が扱う業務を事務職が請け負うことが多いからです。
書類のフォーマットがあり、それに沿って書類を作成すればいい場合も多く、どの程度のスキルが求められるかは勤務先によって異なります。
書類のファイリング、整理
書類のファイリングとは、簡単に誰でもその情報にたどり着けるように整理を行うことです。「過去の取引内容を確認したい」「どんなものが注文されたのか知りたい」など、社内の誰かが過去の情報を知りたい時に、すぐにその情報にたどり着けるよう、情報を整理整頓します。
ただ整理するだけではなく、自分や他の人が使いやすいように整理整頓するスキルが求められます。また、パソコンで作成した書類を印刷したり配布したりする作業も含まれます。紙の書類だけではなく、パソコンのデータ整理も業務に含まれることがありますよ。
データ入力
手書きの顧客データや売上の伝票、自社の売上データや営業データ、伝票処理などの、データ入力や処理を行います。エクセルやアクセスなどのオフィスツールを用いて、細かい数字を扱うことも。
毎日細かい数字を扱うため、一つ間違えるだけでも会社の売り上げや利益に影響してしまうことも。細かい作業を集中して継続する力が大切です。
来客対応
名前や用件などを確認して、担当者につなげる受付業務、来客対応も事務職の仕事です。アポイントがあるお客様はもちろん、飛び込み営業の方にも会社の顔として来客対応しなければなりません。会社の印象を左右する重要な業務です。ある程度のコミュニケーション能力が求められます。
事務職の仕事内容は、書類作成、処理・書類のファイリング、整理・データ入力・来客対応など、多岐に渡る。また職種によっても業務内容は異なる。
事務職のメリット
未経験からでも挑戦しやすい
事務職は特別なスキルや経験、資格がなくとも、挑戦しやすいというメリットがあります。
実務経験がある方が望ましいですが、必要なスキルや経験は働いていく中で身につけられるもの。
未経験でも求められるスキルを最低限満たせば、事務職の正社員に挑戦することは可能だと言えます。
とはいっても、事務職の有効求人倍率は非常に高いため、書類対策、面接対策なしで採用を突破するのは難しいと言えます。
未経験から事務職を目指したい方は、是非以下の記事を参考にしてくださいね。
残業が少なめ
事務職は他の職種に比べて、残業時間が短いのが特徴です。急な仕事が入り、残業になることもありますが、比較的残業時間が少ないでしょう。
勤務先によっても異なりますが、基本的に社内でコミュニケーションを取ることが多いため、クライアントからの急な要望に答えるような営業職とは違い、残業が比較的少なくなると言えます。
ビジネススキルが身に付く
事務職は会社の中の幅広い業務を行うため、基本的なビジネスマナーが身につきます。来客対応、電話対応、社内でのコミュニケーションの取り方など、基本的なビジネスマナーを身につけることで、社会人としてのビジネスマナーを身につけられます。
事務職のメリットは未経験からでも挑戦しやすく、残業が少なめ。そしてビジネススキルが身につきやすいこと。
事務職のデメリット
ここからは、事務職のデメリットをお伝えします。
ルーティンワークが多い
事務職は日課のように行うルーティンワークが多い上、単純な作業の繰り返しになりがちな職種です。また、業務の手順がマニュアルになっており、それに沿って仕事をすることが多いため、淡々とした業務を効率よく仕事を進めなければなりません。
さらに、日々のルーティンワークの中で高いモチベーションを保って、仕事を続ける力が必要になります。
成果を数字で判断しにくい
事務職は主に社員のサポートをする仕事なので、サポートした社員から感謝されたり頼られたりすれば、ある程度のやりがいは感じられます。しかし、事務職は営業職のように、自分の成果が数字で見える仕事ではありません。
「頑張っているのに成果に反映されない」「頑張っているのに誰も成果を認めてくれない」「淡々と与えられた仕事をこなすだけで、日々の目標がない」とストレスを感じてしまう方は多いです。
自分の頑張りの成果を数字で把握したい方には向いていないでしょう。また「事務職はミスなく仕事ができるのが当たり前」と社内で思われている場合も多いです。
そのため、ミスをした時には責められやすいが、普段の自分の頑張りは評価されづらいこともあるというデメリットもあります。しかし評価制度は勤務先によって異なるため、自分に合った評価制度やキャリアアップ制度を持っている勤務先を選ぶことも大切です。
年収が上がりづらい
事務職は成果が反映されにくいことに関連しますが、年収が上がりづらいというデメリットがあります。事務職はいくら仕事をこなしても、成果に直結する仕事ではなく、成果が目に見えにくいため、年収が上がりづらいのです。「数年頑張っているのに、給料が上がらない！」となってしまう場合があります。
細かいチェックの繰り返し
細かいチェックの繰り返しや数字の入力や確認が多いため、几帳面で細かい作業が苦手な方や繰り返しの単純作業が苦手なにはデメリットに感じることでしょう。
AIの台頭により仕事が取って替わられる可能性あり
数十年後、事務職の仕事の一部はAIに取って替わられる可能性があると言われています。特に資料整理や文字入力などの単純作業は、将来AIが代替する可能性も高いと言われています。
＼AIでなくなる仕事の特徴と将来身につけておくべきスキルについて／
事務職に限らずAIに代替されないスキルを磨くことはこれからの時代を生き抜く上で大切ですが、事務職の基本的なスキルに加えて、英語のような専門的なスキルを磨いておく、資格を取得しておくのがおすすめです。
＼スキルアップを目指すために有利な資格とは？／
事務職のデメリット
・細かい作業のルーティンワークが多い
・成果を数字で把握しづらい
・年収が上がりづらい
・AIに代替される可能性もある
事務職に向いている人の特徴
頼まれたことは最後までやり通せる
事務職は、人に頼まれた仕事をこなす業務がほとんどです。頼まれた仕事を中途半端に終わらせてしまったり、期限が守れなかったりすると、会社全体の利益や売り上げにも影響してしまいます。頼まれたことは最後までミスなくやり通せる力がある人が向いています。
几帳面である
事務職は細かい数字を扱うことが多いことからも、几帳面な性格が必要です。細かい作業を繰り返しても苦痛に感じずに、性格に仕事をこなせる人が向いています。
柔軟に対応できる力がある
ルーティンワークでマニュアル通りにやる仕事が多いとはいえ、柔軟に対応する力は必要不可欠です。リスクを先回りして考え、失敗が起きないようにうまく立ち回りする力や、急なトラブルが起こった時に柔軟に対応できる力は事務職として働く上で必要不可欠な力です。
事務職に向いている人の特徴は、几帳面で頼まれたことは最後までやり通せる人。そして柔軟に対応できる力がある人。
まとめ
事務職の仕事内容やメリット、デメリット、さらに向いている人の特徴までご紹介しました。
事務職は誰にもできる簡単な仕事だと思われることもありますが、実際には臨機応変に立ち回りする力や正確かつ迅速に業務を処理する力など、さまざまな力が必要とされます。
さらに、数字で評価されることが少ないため、成果に対するやりがいを感じにくいというデメリットがあります。
しかしながら事務職は女性に人気な職種です。これは定時で帰宅しやすい、土日休みで働きやすいというメリットがあるからです。特にプライベートと仕事を両立させたいという女性からは人気の職種となっています。
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