2019年末から2020年にかけて猛威をふるい現在も収まる気配のない新型コロナウイルスですが、私達の生活に大きな変化をあたえました。
リモートワークやWeb説明会もこのコロナ禍だからこそ急激に普及したもので間違いないでしょう。
しかし、急激に普及したからこそ
「Web説明会とか実はよく分かっていない」
「どんな準備をしておくべきなの？」
「どんな注意点があるの？」
などの疑問点が多いと思います。
今回はWeb説明会のメリットやデメリット、準備すべきこと、注意点の大きく分けて3つのポイントで説明していきます。
目次
Web説明会とは？
そもそもWeb説明会とはなにか説明できますか？
Web説明会またはオンライン説明会とも言われていますが、新型コロナウイルスの感染防止として企業やスクール等が行うようになりました。
Web説明会には主に2つの種類があります。
1つ目はオンデマンド型ともいわれている録画配信型です。
最近増えてきたもので、事前に録画編集を行ったものが企業のサイトやYou Tubeの企業アカウントに公開されており、視聴者は好きな場所や時間にWeb説明会を受けることが出来ます。
2つ目はライブ配信型、つまり生放送で行われるWeb説明会です。
ライブ配信型のWeb説明会にも2つの種類があり、Webスクールなどで取り入れられる対談形式（1対1や2対1など）と企業説明会などで取り入れられる主催者が説明を行う形式（1対多数など）です。
オンデマンド型（録画配信型）と比べて、ライブ配信型は質問することも出来、殆どの場合はチャット機能を使って質問することが多いです。
主催者が説明を行う形式よりも対談形式のほうが送った質問を拾ってもらえる可能性が高いなど、それぞれに配信者、視聴者双方にメリットやデメリットが存在します。
Web説明会とはどんなものか、どんな種類があるのかが分かっていただけたと思うので、次はWeb説明会のメリット・デメリットを紹介していきましょう。
Web説明会のメリットデメリット
メリット
それではWeb説明会のメリット2つ、デメリット2つをピックアップして紹介します。
メリット・デメリットをきちんと理解したうえで、Web説明会にのぞみましょう。
まず、Web説明会のメリットは大きく2つ
- 時間とお金がかからない
- 場所を問われない
があります。
それぞれを詳しく説明していきます。
「時間とお金がかからない」
説明会などを受ける時にかかる会場までの交通費や移動時間、待機時間というのは地味に面倒くさく感じてしまう部分ではないでしょうか？
たった1時間ほどの説明会なのに、移動時間などを含めると半日仕事になってしまう…
興味のある説明会があるのに交通費が高くてなかなか行けない…
そんな悩みを一括で解決してくれるのがWeb説明会です。
Webで説明会が行われるので、交通費も移動時間も全くかかりません！
「場所を問われない」
先程の移動時間がかからないという話に少し関わるのですが、Web説明会を聞くための環境さえ整っていれば自宅でもカフェでもネカフェでも好きな場所で説明会に参加することが出来ます。
もちろん集中して説明会を聞ける環境か、周りの人の迷惑にならないかなどの配慮は必要となります。
しかし、どこにいても視聴できるというのは「この時間にはここにいなければいけない」という縛りが存在しないので、ちょっとしたスキマ時間や空き時間に説明会に参加できるというのは大きなメリットです。
デメリット
良いところばかりに思えるWeb説明会ですが、もちろんデメリットも存在します。
- 雰囲気がつかみにくい
- 質問しにくい
という2つです。
Web説明会に苦手意識がある人はおそらくこの2つが原因である場合が多いのではないでしょうか？
「雰囲気を掴みにくい」
画面を通してしか見えないからこそ、見えにくい部分というのは存在します。
対面での説明会の場合、実際に話している人以外にも周りにいるスタッフ（社員）の方の様子や動きというものを見ることが出来ます。
そこからその会社や団体の雰囲気や様子を伺うことが出来、就職説明会などの場合では企業説明も大切ですがそういった点もチェックしたいポイントのはずです。
しかし、Web説明会では基本的に説明をしている人（話している人）やスライドのみが移されており、周りの人の様子などは見ることが出来ません。
そういった面では大きなデメリットになります。
「質問しにくい」
オンデマンド型（録画配信型）ではまず、質問はできないと思って間違いありません。
どうしても質問をしたい場合は、企業などに直接連絡を取る必要があります。
ライブ配信型ではチャット機能などを利用してわからないときに質問を投げかけることは出来ますが、その質問を必ず拾って答えてくれるか進行係の方によります。
また、同じライブ配信型でも対談形式（1対1や2対1など）であれば質問を拾ってもらえることが多く、その場ですぐに答えてくださるかもしれません。
主催者が説明を行う形式（1対多数など）の場合は質問ができたとしても見逃されてしまうことや、答えてもらえないことがあります。
確実に返答が欲しい質問に関しては個別に連絡をしなければいけないかもしれません。
Web説明会前に準備すべきこと
それでは実際にWeb説明会に参加する前に準備すべきこと、説明会前に確認すべきことを紹介します。
Web説明会前に慌てることのないようにきちんと事前の用意を完璧にしておくことがおすすめです。
ネット環境
Web説明会なのでこちらは必須になります。
機器に関してはパソコン、スマホ、タブレットなどカメラとマイクがついてればWeb説明会に参加する事ができますが、ネット環境が整っていなければ参加すらできません。
そしてできればカクカクと止まってしまうような弱いネット回線の場合、説明会の内容を集中して聞けない、主催者にも迷惑がかかる可能性があるのでハイスペックなネット環境を整える必要はありませんが、カクカクと止まらない程度のネット環境があるといいでしょう。
表示名の確認
Web説明会などで使われるZOOMやSkypeではかならず画面に名前が表示されます。
この名前があだ名や名前だけの状態になっていませんか？
Web説明会の場合、この表示名で出席確認を取られることもありますので必ずフルネームの表示にしておきましょう。
会社関係の説明会などであれば自分の立場や所属などを合わせて表示しましょう。
背景の確認
Web説明会を自宅で受ける人が多いと思いますが、背景には注意してください。
洗濯物や生活感あふれる部屋が写っていませんか？
今はバーチャル背景等が設定出来ますが、動いたりすると不意に解除されることがあります。
背景を写しているからと安心せず、ある程度片付けるかはじめから壁を背にWeb説明会を受けるようにしましょう。
就職説明会などの場合、背景にお酒の空き缶等が写っていたりするとだらしないイメージなどがついてしまうこともあります。
カメラの確認
大人数でのWeb説明会なのではあらかじめ、カメラオフ・マイクオフなどの指示がある場合もありますが、対面形式や企業説明会などであればカメラオンを求められることがあります。
全身しっかりとスーツを着込む必要はないかもしれませんが、つい油断をして実はパジャマや部屋着だった…ということがないようにしてください。
Web説明会の種類や内容にもよりますか、スーツやオフィスカジュアルな服装など、Webだからと安心せず、しっかりとした服装でカメラオンにも対応できるようにしておきましょう。
Web説明会での注意点
最後にWeb説明会での注意点を2つ紹介します。
- キャンセル時は手続きをする
- 遅刻や無断欠席はNG
の2つですが、Web説明会ならではの注意点ではなく、説明会を受けるのであれば当然のことではあります。
「Webだからいいだろ」
と適当な考えは持たないようにしてください。
キャンセル時は手続きをする
そもそも参加連絡をしていないオンデマンド型（録画配信型）であればキャンセルの連絡や手続きをする必要はありません。
しかし、参加予約や連絡を行う事が多いライブ配信型のWeb説明の場合は必ずキャンセルをするときはその旨を主催者に連絡し、キャンセルの手続きを行いましょう。
たまに相手の顔が見えないから罪悪感がないといった人もいますが、それは折角Web説明会を行っている主催者の方に大変失礼です。
絶対に辞めましょう。
遅刻や無断欠席はNG
こちらも、Web説明会ならではではなく、説明会などに参加するときには当然のことです。
オンデマンド型（録画配信型）であれば、スタート時間が決められていない事が多いため遅刻や無断欠席というものが無いこともあります。
しかし、ライブ配信型のWeb説明の場合はスタート時間が必ず決められています。
遅刻や無断欠席をするつもりがなかったとしても、ネット環境の影響で参加できなかった、カメラが映らなかったというのはあくまで参加者側の不手際であり、主催者には関係ありません。
このような理由での遅刻、無断欠席をしないためにも、必ず事前に先程お伝えした「Web説明会前に準備すべきこと」をチェックしてください。
どうしてもつながらないといった場合には急いでつなげることも大切ですが、つながらないということを主催者に連絡するようにしてください。
まとめ
新型コロナウイルスの影響で急速に普及したWeb説明会ですが、メリット・デメリットや準備すべきこと、注意点について紹介しましたがいかがでしたか？
実際に会場などに出向いて受ける説明会ではなく、自宅などで参加できてしまうためなんとなくだらけてしまったり、ゆるいイメージを持ってしまいがちですが、それは間違いです。
自宅から参加していたとしてもきちんとした説明会です。
主催者の方は説明会を作り上げるために何日も前から準備を行い、説明会当日を迎えています。
その部分をきちんと理解し、Web説明会に参加する際には自宅からの参加であったとしても、ネット環境などの事前の準備や服装をきちんと確認しWeb説明会に参加するようにしましょう。
