「面接の日程って、メールでどう調整すれば良いの？」「面接の日程をメールで送る時の書き方がわからない」など、面接の日程をメールで送るにあたり、悩んでいる方もいるのではないでしょうか？
面接の日程調整はスムーズに行い、企業からの印象を下げないようにしたいものです。採用担当者とのやりとりの際に、一体どのような点に注意すればいいのでしょうか。
今記事では、面接の日程調整をメールで行うときの例文やポイント、面接当日に遅刻してしまうときや、日程変更したいときのマナーを紹介します。
目次
メール連絡のマナーと注意点
メール連絡のマナーと注意点について説明していきます。ポイントをしっかりとおさえて、失礼のないようにしていきましょう。
まず、メール本文の宛名は「会社名＋部署＋フルネーム」の順で正式名称にて記載しましょう。
部署名は分からなければなくても構いません。相手に丁寧な印象をもってもらえるよう、「（株）」だったり部署名を略す、苗字のみというのは避けましょう。
また、メール文中にはお礼の文面を入れると、好印象を持たれます。
「面接のご連絡ありがとうございます」「お忙しいところ返信いただきありがとうございます」といった文言を追加していきましょう。
こうする事で、人柄や社会的な常識があることを少しだけアピールする事ができます。
本文の最後には署名を入れることをおすすめします。署名をつける事で誰からのメールからか分かりやすくするとともに、メール本文の終了個所を明確にすることが出来ます。
署名は名前、メールアドレス、電話番号を記載し、間違いがないかどうかを確実に注意しましょう。
罫線を入れる場合には派手なものではなく、ビジネス用のシンプルなものをおすすめします。
続いて件名についてです。自分からメールを作成する場合、メール本文を開かなくても誰からなのか、また何の件なのかわかる様にしましょう。
採用担当者も通常業務が忙しいうえ、他の応募者からのメールも確認していると、分かりづらい内容だとメールを見逃してしまうかもしれません。
そうならないように、例えば「面接日程の調整について（鈴木太郎）」といった様にしましょう。また、先に採用担当者から来たメールに返信する場合には件名を変えず、「Re:」はつけたままの方がよいです。
件名を変えると同じ案件かどうかが分からなくなってしまう可能性があるためです。
あとはもし在職中に応募先企業にメールする場合でも、在職している企業のメールは使用しないようにしましょう。メール送信には私用で使っているアドレスから送ることがマナーです。
面接の日程調整をメールでする際のテンプレート
面接の日程について、メールで候補日を送る場合の例文をパターン別に4つ紹介します。
なお、メールを送る際には文章の最後に「署名」をつけて送るようにしましょう。署名のテンプレートは以下を参照にしてみてください。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜名前メールアドレス携帯番号〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 |
また、面接方法についてオンラインかどうか、Web試験や持ち物の有無といった点も必要に応じて盛り込みましょう。
こちらから日程提案する場合
| ○○株式会社○○ ○○（フルネーム）様 お世話になります。この度、貴社の求人に応募いたしました、○○ ○○（フルネーム）と申します。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。面接の希望日程は下記の通りです。 お忙しい中お手数ですが、ご調整いただけますと幸いです。 1 ○月○日（○）○時開始以降いつでも 2 ○月○日（○）○時開始～△時まで 3 ○月○日（○）終日可能 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
【ポイント】
面接は何時から何時まで対応できるのかを、分かりやすく記載しましょう。たとえば、「10〜13時」のみだと13時から面接開始は可能なのか、それとも13時までに面接を終えたいのか分かりません。
何時から開始可能か、終わりが何時までなら調整ができるのかを必ず記載しましょう。また、企業が調整しやすいように、候補の日程は出来る限り幅広く伝えるのがおすすめです。
日程が提示されている場合
| ○○株式会社○○ ○○（フルネーム）様 お世話になります。この度、貴社の求人に応募いたしました、○○ ○○（フルネーム）と申します。 この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ご提示いただきました日程のうち、下記日程にてお時間頂戴できますでしょうか。 ○月○日（○）○時開始～ お忙しい中、面接の日程調整をいただき、お礼申し上げます。 面接当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 |
【ポイント】
企業側から面接日程を提示された場合には、自身の希望は日時までしっかりと記載しましょう。メール本文に記載しないと、調整している採用担当者とズレが生じてしまう可能性があります。
また、提示された日程が都合つかない場合には、都合の合う日程をいくつか記載して返信しましょう。
返信後、数日経っても確定の連絡が来ない場合には、念の為企業へ確認するようにしてください。
面接日程が確定した場合
| ○○株式会社○○ ○○（フルネーム）様 お世話になります。この度、貴社の求人に応募いたしました、○○ ○○（フルネーム）と申します。 この度は面接の日程を調整いただき、誠にありがとうございます。ご調整いただきました下記日程にてお伺いいたします。 ○月○日（○）○時開始～ お忙しい中ご調整いただき、お礼申し上げます。面接当日は何卒よろしくお願いします。 |
【ポイント】
出来る限りシンプルにまとめつつ、決定した日時に間違いがないか確認しましょう。
提示していた日程とズレている可能性もあります。当日になってダブルブッキングにならないよう、改めて自身の予定を確認しましょう。
新卒の場合、アルバイトやサークルなどの予定と重複していないどうかも、今一度確認しましょう。
一度決まった日程を変更したい場合
| ○○株式会社○○ ○○（フルネーム）様 お世話になります。この度、貴社の求人に応募いたしました、○○ ○○（フルネーム）と申します。 この度、面接日程調整いただき誠にありがとうございます。 大変恐縮ですが、ご調整いただいた日程にて急遽出張の予定が入ってしまい、貴社にお伺いできなくなりました。 私の都合でご迷惑おかけし、誠に申し訳ございません。 以下の日程にて、お伺いできるのですが貴社のご都合はいかがでしょうか。 1 ○月○日（○）○時開始以降いつでも 2 ○月○日（○）○時開始～△時まで 3 ○月○日（○）終日可能 お忙しい中、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。ご確認・ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
【ポイント】
面接の日程を再調整する際には、メールでの伝え方は注意が必要です。まずは、調整してもらったのに伺えなくなってしまったお詫びを伝えましょう。
また、伺えない理由を簡潔に記載してください。その上で、再調整しやすいように、直近で可能な面接の日程をいくつか提示し調整をお願いしましょう。
連絡が来ない場合
面接の日程の相談をしたものの、しばらく経っても日にちの連絡が来ないと不安になってしまいますよね。気になるけど催促をするのは失礼なのではと考える方も多いのではないでしょうか？
気持ちは分かりますが、面接の日にちが決まらないと次に進めませんので、マナーを守ったうえで日程の確認をすることが必要です。ポイントとしては、直接的に連絡が来ていない事を表現せずに、先方に考慮しつつやんわりと確認する事です。
この際、以前日程調整の話をしたメールを再度記載しておくとスムーズにいくでしょう。それでは具体的な例文を紹介しますので、参考にしてみてください。
【例文】
件名：面接日時のご相談（フルネーム）
株式会社エージェントゲート 採用課 採用太郎様
お世話になっております。貴社求人に応募いたしました（フルネーム）と申します。
先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、誠にありがとうございます。
ご相談させていただいております面接の日程ですが、その後いかがでしょうか。
念のために以前お送りした面接希望日を再送させていただきます。
第1希望 ◯月◯日（月） ◯：◯◯～◯：◯◯
第2希望 ◯月◯日（水） ◯：◯◯～◯：◯◯
第3希望 ◯月◯日（金） ◯：◯◯～◯：◯◯
恐れ入りますが上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご確認の上返信いただけますと助かります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－
（フルネーム）
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯△△（都道府県から建物名、号室まで記載）
電話番号 123-4567-8901
メール ××××@××.com
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面接に関する質問・問い合わせメールを送る場合
面接に関しては色々と心配となって担当者に質問や問い合わせをしたくなることがあるでしょう。例えば、面接前には疑問点や不安な内容を確認したかったり面接後にはその結果の連絡が届かない場合などが挙げられます。
聞きたいことがあっても、メールを送るのはためらわれる方も多いと思いますが、きちんとポイントを押さえてメールを送れば問題はありません。ポイントとしては、相手の立場を考慮しつつ、聞きたいことを簡潔に記載する事です。それでは具体例を紹介します。
【例文】
件名：面接場所の確認（フルネーム）
株式会社キャリアチェンジ 採用課 採用太郎様
お世話になっております。貴社求人に応募いたしました（フルネーム）と申します。
先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、誠にありがとうございます。
面接場所についてお伺いしたいことがございます。
いただいたご案内文書には「第一事業所」と記載がありましたが、これは「渋谷本社」のことでしょうか。ホームページなどを確認しましたが、分かりませんでしたので質問させていただきました。
私の見落としでしたら大変申し訳ありません。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご確認の上返信いただけますと助かります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－
（フルネーム）
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯△△（都道府県から建物名、号室まで記載）
電話番号 123-4567-8901
メール ××××@××.com
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メールで日程調整する際に押さえるべきポイント
メールで日程調整する際に押さえるべきポイントを3つ紹介します。
すぐに返信する
企業から面接の日程に関するメールが来たときは、すぐに返信しましょう。企業は数多くの応募者と面接を行っています。そのため、連絡が遅いとその間に他の候補に内定が出てしまうケースがあります。
転職活動は現職との両立で大変ですが、可能な限り早く返信することを心がけましょう。
スケジュールが未定ですぐに分からない場合は、「現職の業務の予定が●月●日に分かるため、●日までお待ちいただけますでしょうか。」と状況を伝えましょう。
また、夜の遅い時間は非常識と捉えられる可能性もあるため、夜間以外で返信するのがおすすめ。
フォーマットを守る
メールには決まったフォーマットがあり、「宛名・挨拶・内容・締め・署名」と構成が決まっています。この構成から逸れないようにメールを作成しましょう。
宛名や挨拶では、企業名や担当者名に間違いがないかどうかも必ず最後にチェックしましょう。また、面接の日程も日にちや曜日が間違っていないか、送信前に読み直しが大切です。
候補日は最低でも3つ提示する
応募者から面接の希望日程を伝える場合、出来る限り多くの日程を伝えるのが良いでしょう。最低でも、3日は提示しましょう。
採用担当者は、他の業務の遂行や他の応募者との日程調整を行っています。ピンポイントの日程では、調整ができないことが多いでしょう。
採用担当者の状況を考え、出来るだけ多くの日程を伝えるようにしてください。また、終日面接対応できる場合は、その旨を記載して送りましょう。
簡潔に書く
メールの内容は出来るだけ簡潔に、要点を絞って書きましょう。採用担当者は、とても忙しく1日に数多くのメール対応をしています。
とくに、新卒採用のピーク時はかなりの面接日程を調整しており、読むのも大変な状況です。
冗長なメールを送ると目を通すのに時間がかかるため、出来るだけ簡潔に要件を伝え無駄な時間を奪わないようにしましょう。
また、英語で表現することは控え、分かりやすい日本語を用いましょう。
Re：はそのままにする
面接日程の返信をするときは、件名の「Re：」を消さずに送信しましょう。「Re：」を残して送信することで、用件や誰からのメールかすぐに判断できます。
また、内容を確認できるように本文は引用したまま消残しておきましょう。消してしまうと、今までのやりとりがわからなくなってしまったり、過去のメールを探したりするなど、二度手間になってしまいます。
当日遅れそうなときや変更したい場合のマナー
面接当日になって、突然のハプニングによりどうしても遅れてしまうこともあるでしょう。そんなときにはどう対応するのが良いのか紹介します。
電話ができる状況なら電話する
当日、面接に遅れそうな場合は、基本的には電話で伝えましょう。メールだと、採用担当者がいつチェックするかわかりません。
とくに、面接開始直前は、面接の準備でメールを確認することができないこともあります。
また、電話の方が理由と合わせて「遅れても受けさせてほしい」という真摯な気持ちを伝えることができます。
仕事の都合や体調不良で面接日程を変更したい場合も同様です。電話で直接お詫びをし、面接日程を変更したい旨を伝えましょう。
電話できない状況であればメールする
電車の遅延やトラブルで、どうしても電話ができないときは取り急ぎメールで伝えましょう。焦りからメールの文章がまとまらないかもしれませんが、しっかり落ち着いて書くように意識してください。
その後、電話ができる状況になったら電話で直接お詫びし、今後の対応を確認しましょう。
遅刻しそうなときや日程変更したいときは、電話で伝えるのがマナーです。
面接のメールに関する疑問
ここまで面接に関するメールの送り方について説明してきました。最後にQ＆A形式で面接のメールに関するよくある疑問についてお答えしていきます。
Q：面接のお礼メールは送った方が高評価につながりますか？A：基本的には送ったからといってそれが評価に直結する事はありません。面接官は面接の中でその人が自社に合っているのか、志望動機は適切か、熱意はあるか、アピールできているか、論理的に物事を説明できているか等を見て、総合的に評価をしています。お礼のメールよりも面接の中身の方が合否に大きく影響します。もちろん、送ったら悪いというわけではないので感謝を伝えたい場合はマナーを守って送りましょう。
Q：担当者の名前が分からない場合の宛名はどうすればよいですか？
Ａ：「面接ご担当者様」「面接官の皆さま」という形で表現すれば問題ありません。
Q：メールは何時ごろ送ればよいですか？
Ａ：応募先企業の就業時間内に送りましょう。もし深夜に送りたいと思っても、翌日朝になってからの方がよいです。企業によっては就業時間外でもメールを確認できる場合もありますし、夜中のメールは非常識ととらえられる可能性もあります。
Q：不採用の場合もメールを送るべきですか？
A：不要です。企業は不採用者に対して定型メールを多くの方に送っています。返信しない場合もマナー違反というわけでは決してありません。
Q：就職活動専用のメールアドレスを準備すべきですか？
A：決まりはありませんが、専用のメールアドレスを作成する事をおすすめします。就職活動中は様々な企業とメールを送受信するため、他の広告やお知らせなどのメールと同じアドレスを使用していると確認が漏れてしまったり遅れてしまう可能性があります。
スムーズにもれなく活動する為にも、専用のメールアドレスを準備することをおすすめします。
まとめ
メールで面接の日程調整する際に役立つテンプレートの紹介や、日程調整する際に押さえるべきポイント、当日遅れそうなときや変更したい場合のマナーについて紹介しました。
面接の日程調整メールというのは、慣れるまでは難しい方もいるでしょう。しかし、今回紹介したことを守り、何度も連絡を重ねていくごとに問題なくできるようになります。ぜひ参考にしてみてくださいね。
また、転職活動はメールの日程調整を含めさまざまなやりとりが発生し、とても時間が取られます。そんな悩みを解消するには、転職エージェントを利用するのがおすすめ。
転職エージェントは、あなたの代わりに企業と面接の日程調整から給与交渉まで、さまざまなサポートを行ってくれる強い味方です。「転職活動に時間が取られたくない」という方は、ぜひキャリチェンにご相談くださいね。
