エクセルデータの並び替えはどうやるの？並び替えてより見やすく設定しよう！

あらかじめ作成していたエクセルのデータ。内容によっては膨大な入力項目数であるため、エラーを探すにしろ並び替えるにしろ、やらなければならない作業自体がデータ量に比例して多いのではないかと考える方も多いでしょう。

しかし、並び替えの作業を後回しにしていては、現在あるデータの並び順では使いにくかったり、探しにくいといった不都合を継続させてしまうことになります。

そんなときは、ある方法を使って、エクセルデータを簡単に並び替えたい方法で並び替えてしまいましょう。

この記事では、あらかじめ作成されたエクセルデータを、自由に並び替える方法を紹介します。並び替えは誰でも簡単にできるので、ぜひこの機会に覚えておきましょう。

エクセルデータを並び替える方法

エクセルのデータを並び替えたい場合には、

昇順：小さい順（0→9・A→Z）
降順：大きい順（9→0・Z→A）

の2種類から並び替える方法と、オプションで自分の好きなようにカスタマイズして並び替える方法があります。

まずはじめに、基本的な並び方として、「昇順」「降順」のやり方について解説します。

昇順・降順で並び替える方法

下記の画像を用いて、昇順または降順に並び変える方法を解説していきます。

今回は、来場者数が分かりやすいように、来場者数の少ない都市から多い都市になるように並べ替えてみましょう。つまり、昇順に並べ替えます。

手順としては、まずはじめに、並び変えたいセルを範囲指定します。次に、エクセルのホーム画面にある【並べ替えとフィルター】をクリックし、

・昇順

・降順

・ユーザー設定の並べ替え

があるのを確認します。

今回は、昇順で並び変えたいので、「昇順」をクリックします。

そうすると、来場者数が少ない順に並び変えられました。きちんと、開催都市名も反映されていますね。

ちなみに、『データ』タブの「並べ替え」の左側にあるボタンでも並び替えが可能です。

上のボタンで昇順、下のボタンで降順に並べ替えができますよ。先程紹介した『ホーム』タグからの設定と同じくらい簡単な作業になりますので、お好きな方法をお使いください。

ユーザー設定の並べ替え

続いて、表に関数が含まれている場合の並べ替え方法を説明していきます。

下記の画像を用いて解説していきます。このように、それぞれの地方の方のひと月の収入について調査したデータ表があるとします。それぞれ聞いたデータをそのままリスト化していえるため、このままでは多い順や少ない順がわかりにくい状態です。

そこで、表を分かりやすくするために、昇順・降順に並べ替えていきましょう。

今回このエクセルでは【平均値】を関数表示させているため、単純に昇順・降順をクリックするのではなく、【ユーザー設定の並べ替え】を選択します。

関数を使用しておらず、数字と名前や地名などの文字列のみのリストであれば、そのまま昇順や降順を選択して問題ありません。

しかし、表に関数が含まれるセルがある場合は、リストにエラーが生じてしまうため、【ユーザー設定の並べ替え】を選択します。

手順としては、先程と同様に、エクセルのホーム画面にある【並べ替えとフィルター】をクリックし、【ユーザー設定の並べ替え】を選択します。

【ユーザー設定の並べ替え】をクリックしたら、

最優先されるキー
セルの値
小さい順

と書かれたプルダウンがあります。

こちらに、並び替えしたい条件を選択し【OK】を押します。

そうすると、指定した条件通り、【北海道】の収入の平均をのぞいて、収入が少ない方の順から並び替えることができました。

この方法を用いることで、商品の在庫や会社にある在庫の個数を小さい物から並べ、仕入れする際のリストを簡単に作成することができます。

つづいて降順のやり方を見ていきましょう。

【東北地方】のリストを降順したいと思います。

先ほどと同じように【エクセルホーム】の【並べ替えとフィルター】をクリックし【ユーザー設定の並べ替え】を開きます。

降順にしたい条件をプルダウンから選び【OK】をクリックします。

【東北地方】が降順で並び替えることに成功しました。同じように【中国地方】も降順しています。

降順は多い方から並び替えることができますから、出席日数や休みの多い人を調べる際にも役立ちますからしっかりマスターしておきましょう。

フィルターを使ってエクセルのデータを並べ替え

エクセルの「フィルター」機能を使って、ボタン操作で並べ替えることもできます。

さっそく手順を見てみましょう。

まずはじめに、データが入力されている表のセルを、見出しも含めて全て範囲選択します。

次に『データ』タブの『フィルター』をクリックします。

そうすると、見出し行の項目の右側に下向きの矢印のアイコンが表示されます。これが「フィルターボタン」です。フィルターボタンを使用することで、列ごとに並び替えが可能になります。並び替えたい見出しの横にあるフィルターボタンをクリックし、昇順か降順を選ぶことで並び替え完了です。

複数列のエクセルのデータを並べ替え

「面積の大きい順の中で人口が多い順に並べたい」など、複数の列を基準にして並び変えたいパターンもあるでしょう。つづいては、複数列の並び替えについて解説していきます。

まずは、並び変えたいデータのセルをすべて範囲選択して、『ホーム』タブの『並べ替えとフィルター』から『ユーザー設定の並べ替え』を選択します。

そうすると、下記の画像のような画面がでてきます。最初は選択列が一つしかないので、複数列を基準にしたい場合は、左上の『レベルの追加』をクリックして、選択できるキーを増やします。『レベルの追加』をクリックしたことで、『次に優先されるキー』が追加されました。ここで、並べ替える列とキー、昇順か降順かを設定します。

そうすると、下記の画像のように、同じ大きさの中で重さが軽い順に並べ替えることができます。

エクセルで色で並べ替える方法

エクセルでは、色で並び変えることもできます。たとえば、五十音順の出席者リストを参加者と不参加を色分けして、五十音順ではなく、参加、不参加が分かりやすいように並び変えたいときなどに便利です。

並び替え方法は簡単です。『ホーム』タブの『並べ替えとフィルター』から『ユーザー設定の並べ替え』を選択します。

そうすると、「並べ替えに利用する列」「並べ替えのキー」「並べ替えたい色」をそれぞれ選択できる画面が出てきます。

セルの色以外でもフォントの色やセルのアイコンでも並び替えることが可能です。

並び変えたい色をクリックして、その色を上にするか、下にするかを選択します。

すべて選択し終わって「OK」を押したら並び替えは完了です。

エクセルで文字列を並べ替える方法

「参加した順に並べられた出席者リスト」や「入社した順に並べられた社員名簿」などを、あいうえお順に並べ替えたい時ってありますよね。手作業で「あ行」から並べ替えていくと、何百人もいる企業であれば大変な作業量になってしまいます。しかし、あらかじめ作成しておいた名簿を昇順・降順に並び替えすることで、あ行から上って、または、わ行から遡ってリストを作成することができます。

上記の画像をご覧ください。このように名簿があったとします。

入社した時期を元に作成したデータであれば、このように50音順ではない状態でリストが作成されていることも少なくありません。

しかし、緊急連絡先などの表を作成する際だと50音順の方が探しやすくなります。

この場合も、上記と同じような方法で昇順・降順を使って並び替えます。

【エクセルホーム】にある【並べ替えとフィルター】をクリックし【ユーザー設定の並べ替え】を開きます。

ボックスが開かれるので、プルダウンで昇順したい列を指定し【OK】をクリックします。

50音順になり、電話番号も50音順通りに並び替えられています。

A列のみを範囲指定してしまうと、それぞれの電話番号や住所は作成されたデータの順番通りとなってしまい、誰がどの電話番号かわからなくなってしまいます。

こうならないように、範囲指定だけは間違わないように選ぶのが重要です。

降順で並び替えると、

50音の最後である【わ行】から順に並び替えできていることがわかります。

作成したいリストや並び替えたい方法を適宜選んで作成しましょう。

正しい五十音順にならない時の対処法

昇順や降順を設定しても、五十音順に正しく並ばない場合は、データの「ふりがな」が間違っている可能性があります。名前の読み方が分からなかったり、変換で出てこなくて漢字を1文字ずつ入力したことや、ほかのソフトウェアからのコピー＆ペーストなどが原因で起こることがあります。以下の手順でふりがなを設定し直せば、正しく並び替えることが可能です。

まず、ふりがなを編集したいデータのセルを選択します。次に、『ホーム』タブの『ふりがなの表示/非表示』ボタンをクリックして、『ふりがなの編集』を選択します。そうすると、ふりがなを編集できるようになりますので、正しいふりがなを入力し直せば、データも正しく表示されますよ。