大事な情報やデータを記載したエクセルデータ。そのままの状態でいては、パソコンを紛失したときや、パソコンを開いたまま席を外していれば、誰かに見られてしまう可能性があります。
大事なデータである以上は、ロックをかけると安心して席を外すことができます。
この記事では、そんな大事なデータであるエクセルに、ロックをかける方法を紹介したいと思います。サクッと簡単にできる作業なのでこの機会に覚えておくととても便利です。
目次
エクセルをロックする方法は4種類ある
実はエクセルをロックする方法は
- ファイル自体にパスワードを設定する
- ブックにパスワードを設定する
- シートにパスワードを設定する
- セルをロックする
という4種類の方法があります。
それぞれ設定する方法や目的が異なりますので、適切なものを選んで設定すると良いでしょう。もちろんファイルとブック両方に設定するなど重複して設定することも可能ですので、よりセキュリティを高めたい場合はそういったセキュリティ対策もおすすめです。
エクセルにロックをかける方法
エクセルではさまざまなデータを作成・保存しています。
そのため、自分以外の人に見られてしまえば盗用や情報漏洩の危険があり、重要なデータを扱う場合はエクセルデータ自体にロックを書けることが非常に重要です。
ここでは、エクセルデータにロックをかける方法を画像つきで解説します。
①設定方法
エクセルデータにパスコードを設定する方法を順を織って解説します。読むだけではどこをクリックしていいのかが不明確なので、できる限り記事の流れと合わせてやってみることをおすすめします。
まずはロックを掛けたいエクセルを選択します。
つぎに、エクセルホーム画面上部にある【ファイル】をクリックします。
エクセルの最初の画面が開いたら【名前をつけて保存】または【コピーに保存】をクリックします。
そのあと【その他のオプション】をクリックします。
保存したいファイルを選んだら【ツール】をクリックします。
【ツール】を開いたら【全般オプション】をクリックします。
全般オプションのダイアログボックスが表示されるので、どちらか、または両方に覚えやすく他人が入力できないような英数字を含めたパスコードを入力します。
入力したらパスワードの確認という画面が表示され、パスワードの入力を求められます。
※パスワードの確認は計2回表示され、その都度入力する必要があります。
入力したらファイル選択画面に戻りますので【保存】をクリックして完了です。
※パスコードを忘れてしまうのが怖く、ロックをかけることにためらう方も多いと思うのですが、そんなときはスマホのノート機能やアプリ自体にロックを掛けることのできるノートアプリを使用するのがおすすめです。
どうしても誕生日や電話番号などで簡単に済ませてしまいがちなパスコードも、このようなアプリを使用することで常用するスマホで守ることができるため安心・安全です。
では、先ほどのデータがロックされているかを確認してみましょう。
先ほど作成したデータ名は【中央値】でした。
こちらのファイルを開いてみましょう。
開くと中央値のパスコードを求められました。
先ほど決めたパスコードを入力します。
パスコードを入力すると、さらにパスコードを入力するよう求められました。
こちらも先ほど決めたパスコードを入力します。
無事開くことができました。
このように、設定する際も2回ロック確認が求められ、エクセルを開いたときも2回入力を求められますから、重要なデータもしっかり守ることができます。
②変更方法
設定したエクセルデータのパスコードを変更する方法を解説します。
エクセルデータを開き、1回目のパスコードを入力し、
2回目のパスコードを入力し
エクセルデータを開きます。
【ファイル】をクリックします。
パスコードを設定するときと同じように【名前をつけて保存】または【コピーを保存】をクリックし【その他のオプション】をクリックします。
ファイルを選択し【ツール】をクリックします。
【全般オプション】を開きます。
すでに決められたパスコードがあらかじめ入力されているので、削除し新しいものを作成します。
パスコードを設定したら確認するためパスコード1回目の入力します。
再確認のため2回目のパスコード入力を促されるので入力します。
【保存】をクリックして完了です。まれに、
すでに同じ名前のエクセルが存在している場合このようなポップアップが表示されますが、上書きしても良い場合は【はい】をクリックして保存完了です。
③解除方法
エクセルデータが不要になった際や、パスコードの必要性がなくなったときのために解除方法についても覚えておきましょう。
エクセルデータを開き、1回目のパスコードを入力し、
2回目のパスコードを入力し
エクセルデータを開きます。
【ファイル】をクリックします。
パスコードを設定するときと同じように【名前をつけて保存】または【コピーを保存】をクリックし【その他のオプション】をクリックします。
ファイルを選択し【ツール】をクリックします。
【全般オプション】を開きます。
すでに決められたパスコードがあらかじめ入力されているので、入力されているパスコードを削除して【OK】をクリックします。
【保存】を押してパスコード解除の完了です。
とても簡単なので、設定・変更・解除までの方法をここでマスターしてしまいましょう。
エクセルのブックにパスワードを設定する
ブックにパスワードを設定すると、シートの追加や削除、移動、名前の変更、コピーといった変更ができないようにすることができます。
また、非表示のシートを表示させることもできないので、見せたい内容だけ見てもらって他の操作はしてほしくない、というような場面で使うことができます。
①設定方法
- パスワードをかけたいエクセルファイルを開きます。
- 「校閲」タブを選択します。
- 「ブックの保護」を選択してダイアログボックスを開きます。
- パスワードを設定します。
- 「OK」をクリックすると、パスワードの設定が完了します。
これでブックにパスワードを設定することができます。
②変更方法
- パスワードを変更したいファイルを開きます。
- ファイルを開いたら、左上の「ファイル」を選択します。
- 「情報」から「ブックの保護」を選択します。
- 「ブックの保護」から「パスワードを使用して暗号化」をクリックします。
- ドキュメントの暗号化のウィンドウが表示されて、パスワードボックスには暗号されたパスワードが入力されています。そのパスワードを削除して、「OK」をクリックします。
- これでパスワードが削除された状態になり、再び「ブック保護」から「パスワードを使用して暗号化」を選択します。
- 「パスワードを使用して暗号化」を選び、空白のパスワード覧に新しいパスワードを入力します。
- 「OK」をクリックすると、パスワードの変更が完了します。
③解除方法
- 解除したいエクセルファイルを開きます。
- 「校閲」タブを選択します。
- 「ブックの保護」を選択します。
- 「ブック保護の解除」ダイアログボックスを開きます。
- パスワードを入力して「OK」をクリックすると、パスワードの解除が完了します。
ファイルのパスワード解除と同様、パスワードを設定する時と近い手順になります。ファイルの解除とは異なり、設定していたパスワードを「ブック保護の解除」で入力することがポイントとなります。
エクセルのシートにパスワードを設定する
エクセルではファイル・ブック自体にだけではなく特定のシートのみにパスワードを設定することもできます。
①設定方法
- パスワードをかけたいシートを開きます。
- 「ホーム」タブ内の「書式」を選択します。
- 「書式」内の「シートの保護」を選択します。
- ダイアログボックス内でパスワードを設定します。
- 「OK」をクリックすると、パスワードの設定が完了します。
これでシートにパスワードを設定することができます。
②変更方法
- パスワードを解除したいシートを開きます。
- 「校閲」タブを選択します。
- 「シート保護の解除」を選択します。
- ダイアログボックスにパスワードを入力して「OK」をクリックして、一旦パスワードを解除します。
- パスワード保護が解除したら、もう一度「シートの保護」をクリックし、新しいパスワードを入力します。
- 「OK」をクリックすると、パスワードの変更が完了します。
③解除方法
- パスワードを解除したいシートを開きます。
- 「校閲」タブを選択します。
- 「シート保護の解除」を選択します。
- ダイアログボックスにパスワードを入力して「OK」をクリックすると、パスワードの解除が完了します。
シートにパスワードを設定した手順とは異なり、「校閲」タブからパスワードの解除を行います。
エクセルデータ内のセルをロックする方法
エクセルデータ内にあるセルをロックする方法もあります。これはエクセル情報を共有している際に、誤って列や順序を変更することがないようにあらかじめ設定しておくものです。
セル自体が消えてしまったり、列が変わってしまえばエクセル内のデータ内容も大幅に変わってしまいますから、同時に覚えておきましょう。
このような表があったとして【北海道】のセル列のみを変更できるようにします。
変更を許可したいセルを範囲指定したら右クリック【セルの書式設定】をクリックします。
【セルの書式設定】のダイアログボックスが開いたら【保護】をクリックします。
デフォルトでは【ロック】に✓が入っているので解除し【OK】をクリックします。
さらに【校閲】画面を開き【シートの保護】を行います。
この状態になっていたら【OK】をクリックします。
北海道以外のセルをクリックするとこのようなポップアップが表示され、変更するためにはシートの保護解除を促されます。
エクセルデータを多数の人に情報共有する場合には、触られたくない場所はあらかじめロックを掛けて変更を防いでおけば心配なく情報共有できるようになります。
パスコードを忘れて開けなくなったときの対処法
エクセルにパスワードを設定しているほとんどの理由は、第三者に内容を見られないためです。そのため、エクセルに設定されたパスワードを解除・変更するためには、設定したパスワードを入力して解除・変更する必要があります。
つまり、パスワードを忘れてしまった場合は基本的に内容を見られたくない第三者と同じ扱いになり、ファイルを開くことができません。
それでは、もしパスワードを忘れたが、どうしてもファイルを開きたい場合にできることを紹介していきたいと思います。
①パスワードを知っている可能性がある人に聞く
パスワードを設定したエクセルファイルは、複数人で共有している場合があります。例えば、取引先の方や職場の同僚などが同じファイルを所有している可能性があります。
取引先や上司に「パスワードを忘れてしまったのですが…」とは言い出しにくいですが、パスワードがわからず仕事が進まないようであれば、勇気を出して聞きましょう。
とにかく最初に、自分の他に誰がパスワードを知っているかを考えてみましょう。
②解析ソフトを使う
自分以外にパスワードを知っている人もおらず、そのパスワードを忘れて「もうどうしようも無い…」となった場合は、最終手段としてパスワードの解析ソフトを使用する方法があります。
ただし、解析ソフトは本来の想定されている操作ではなく、公式で認められているソフトではないため、さまざまなリスクがあります。ファイルが壊れてしまう可能性もありますし、ソフトをダウンロードする際にパソコンがウイルスに感染してしまう可能性もあります。
また、第三者がパスワードを設定し、パスワードを共有されていないような本来自分が閲覧できないファイルのパスワードを解析しようとすることは法律に触れる可能性もあるので、充分注意して自己責任で行いましょう。
③パスワードを忘れないためにすべきこと
エクセルのパスワードを忘れてしまった場合は、基本的にパスワードを思い出すか誰かにもう一度パスワードを共有してもらうまでファイルを開くことができません。
そのため、パスワードを設定する時は物理的な紙やパソコンやスマートフォンのテキストファイルでパスワードをメモしておきましょう。
また、信頼できる人にパスワードを共有しておくことも良い方法です。
自分の誕生日や単純なパスワードを設定すると忘れにくいですが、その分セキュリティが弱くすぐに開けられてしまうので、ファイルの機密性・重要度を考慮して設定しましょう。
パスワードを忘れてしまうと、パスワードを思い出すまでファイルを開くことができないので、可能な限りパスワードを忘れない工夫が重要です。
まとめ
誰でも簡単にできるエクセルのロックですが、パソコンを持ち歩いて作業する場合は、大事な情報やデータも持ち歩いていると言うことになります。パソコン上にロックをかけていても、トイレやちょっとした事情でロックをかけていないと、すぐに誰かに見られてしまう可能性があります。
このようなことになってしまえば、情報が漏洩する危険があり、会社からきつくとがめられることになってしまいます。
そうなってしまわぬように、これを機に大事なエクセルはロックをかける癖を付けるようにしましょう。