仕事などの場面で共有のエクセルファイルを利用している場合、エクセルファイルの「読み取り専用」が解除できず困ってしまうことはありませんか？
今回は読み取り専用機能を使う上での「解除ができないトラブル」について対処法を5つ用意しました。
操作手順はシンプルで、難しいことはとくにありませんので、ぜひこの記事を読みながら確認してみてください。
なお、以下の記事ではエクセルの保護を解除する方法について解説しています。共有ファイルでの誤操作防止にも役立ちますので、気になる方はあわせてご覧になってみてくださいね。
【Excel（エクセル）にパスワードを設定する方法と解除方法、忘れた時はどうすればいい？】https://www.agentgate.jp/carechan/change/carekotsu/15404/
目次
【基本】エクセルを読み取り専用で保存する方法
まずは基本的な操作である、エクセルファイルを読み取り専用で保存する方法について解説します。といっても手順はとても簡単です。
エクセル左上にある「ファイル」タブをクリックして、エクセルのホーム画面を開きます。左側にメニューが並んでおり、そのなかの「名前を付けて保存」を選択します。
そうすると「名前を付けて保存」というダイアログボックスが表示され、保存先を選択する画面が出てきます。名前を付けたら、通常であれば保存作業に入りますが、その前に保存ボタンの横にある「ツール」のプルダウンメニューから「全般オプション」をクリックしましょう。
そうすると「全般オプション」というダイアログボックスが表示されます。そのなかの「書き込みパスワード」の欄に任意のパスワードを入力して「OK」→「保存」の順にクリックをすると読み取り専用での保存ができます。
「書き込みパスワード」を設定して保存することで、ファイル自体は開けても、エクセル上に何かを書き込み編集する場合はパスワードが必要になります。一方で今回は入力しなかった「読み取りパスワード」は、ファイルを開くときにパスワードが必要になり、ファイルさえ開けてしまえば、中身の編集ができてしまいます。
そのため、誤操作を防ぐ目的であれば「書き込みパスワード」を設定し、読み取り専用のファイルで保存したほうがよいでしょう。
また、パスワードを設定しなくても読み取り専用でエクセルファイルを保存することもできます。
エクセルファイルの上部に「▽」マークの「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」というボタンがあるので、それをクリックします。するといくつかの項目が出てくるので、その中の「その他のコマンド」を選択します。
「その他のコマンド」をクリックすると「Excelのオプション」というダイアログボックスが表示されます。コマンドの選択で「すべてのコマンド」を選択しましょう。
すると、その下にすべてのコマンドが表示されます。
そのなかに「読み取り専用の設定/解除」という項目があるので、それを選択します。
「読み取り専用の設定/解除」を選択出来たら、真ん中にある「追加」をクリックします。すると、右側の枠に「読み取り専用の設定/解除」が入ります。
右の枠に入っているのを確認したら、「OK」を押しましょう。
そうするとエクセル上部に筆記用具のマークができます。これがエクセルファイルを読み取り専用にしたり、読み取り専用を解除できるボタンです。
このボタン一つで読み取り専用にすることができます。解除をする場合もここを押せば可能です。
エクセルの読み取り専用ファイルを解除する方法
設定された「読み取り専用」を解除する方法は、「名前を付けて保存」から先の項目と同じように読み取りパスワードを設定するボックスを表示させます。
読み取りができないエクセルファイルの【ファイル】をクリックし、【名前を付けて保存】を選択し、「名前を付けて保存」のダイアログボックスを開きましょう。そして【ツール】の【全般オプション】を選択します。
「書き込みパスワード」の欄にパスワードが入力されているので、これらを消して空白のまま「OK」をクリックしましょう。
上書き保存でもよいですし、改めて名前をつけて保存をしても大丈夫です。
もしくは、デスクトップにあるエクセルのアイコンから読み取り専用の解除が可能です。
デスクトップ画面に読み取り専用になっているエクセルのファイルを置き、右クリックをしてメニューを開きます。
メニューのなかに【プロパティ】があるので、それを選択します。
クリックすると「（ファイル名）のプロパティ」というダイアログボックスが表示されます。
全般タブのなかの属性のひとつに「読み取り専用」のチェックボックスがあります。共有されたエクセルファイルが読み取り専用になっている場合は、ここにチェックが入っているので、読み取り専用のチェックを外して「OK」を押して閉じましょう。
読み取り専用が解除できない時の対処法5選
ここからは読み取り専用がどうしても解除できないといったトラブルの対処法を5つご紹介します。
- 同じファイルを開いている人が他にいるか確認
- 保護ビューで表示されているか確認
- 読み取り専用ボタンを設置してみる
- 使用者が「自分」になっている場合の対処法
- スマホでエクセルを開くと読み取り専用になる場合の対処法
これらの順に解説をしていきますが、それでも解除ができない場合はツールなどを利用して強制的に解除することも考慮する必要があるでしょう。
しかしツールを利用したパスワードの強制解除は、ファイル破損の可能性もあるため、極力避けたい手段です。まずは本稿でご紹介する方法を試してみてくださいね。
1.同じファイルを開いている人が他にいるか確認
基本的なことではありますが、社内で共有しているファイルで考えられるのが、他の人が先にファイルを開いている可能性があるということです。
他の人がエクセルファイルを開いている場合、自身がファイルを開こうとすると「（ファイル名）は編集によりロックされています。使用者は’〇〇’です。」といったテキストボックスが出現します。
同じ部署やチーム内で編集する機会が多いファイルは、あらかじめ「共有設定」をしておくとよいでしょう。
共有設定を行うには、エクセル上部にある「校閲」タブ内の「ブックの共有（レガシ）」をクリックします。
エクセルのバージョンによっては「ブックの共有」という下記の画像のようなアイコンの場合もあります。
「ブックの共有」をクリックすると、ダイアログボックスが表示されます。そこに「複数のユーザーによる同時編集とブックの結合を許可する」という項目があるので、そこにチェックを入れて「OK」をクリックしましょう。共有設定をしておくと複数人同時に編集が可能です。
この作業をおこなって共有ファイルにすると、上部のファイル名の横に[共有]と表示されます。
2.保護ビューで表示されているか確認
インターネット上からダウンロードしたエクセルファイルによくあるのが、「保護ビュー」で表示されてしまうケースです。
保護ビューは、エクセルを開いた際に画像のような黄色いバーが表示され、編集ができなくなります。
また、上部にもファイル名の横に「保護ビュー」と表示されているのが特徴です。
保護ビューを解除するには、黄色いバーに設置されている「編集を有効にする」というボタンをクリックするだけで解除ができます。これでパスワードも何もかけられていない、ノーマルなエクセルファイルに戻ります。
操作自体は簡単なので、保護ビューがかかっていないかどうかも確認しておきましょう。
3.読み取り専用ボタンを設置してみる
読み取り専用が解除できない場合に有効といわれている手段が「読み取り専用ボタン」を設置するという方法です。
最初からボタンが設置されているわけではないため、エクセルファイルから設定をする必要があります。
エクセル上部にある「ファイル」タブをクリックしましょう。
エクセルの最初の画面が表示されます。左側にいくつかのメニューが出てきますが、その左下にある「その他」から「オプション」を選択します。エクセルのバージョンによっては、そのまま「オプション」という項目があります。
「オプション」をクリックすると「Excelのオプション」というダイアログボックスが表示されます。左側にメニューがいくつかあり、そのなかの「リボンのユーザー設定」を開き、コマンドの選択という欄から「リボンにないコマンド」を選択しましょう。
コマンドの選択の欄を下へスクロールしていくと「読み取り専用の設定／解除」という項目があるため、それを選択し、右側のタブの設定には何も触れずに「追加」をクリックします。これで新しいコマンド「読み取り専用の設定／解除」が追加されます。
最後に「OK」をクリックしましょう。
そうすると、先ほど追加したタブの中に「読み取り専用の設定／解除」というボタンが表示されます。
ボタンを押すだけでパスワードを設定せずに読み取り専用の設定と解除が可能になるため、とても便利な機能です。編集はされたくないけれど、ファイルを共有して閲覧してもらうことが多いものであれば、この機能を追加しておくと良いです。
しかし「読み取り専用」でファイルを開いているときに、このボタンを押下して解除できたという話もあれば、解除できなかったという話もあるため、必ずしもこのボタン1つで読み取り専用の設定と解除ができるというわけでもなさそうです。試してみるぶんにはよいでしょう。
4.使用者が「自分」になっている場合
複数人で同じファイルを利用している時に発生しやすいのが、なぜかファイルを開いている人が「自分の名前」になっているという不思議な現象です。
このような現象が起こると、簡単には解決することができません。少し難しい方法になりますが、読み取り専用を解除できる可能性の高い方法をご紹介します。
※ただし、いつもは触ることのないであろうフォルダで作業を行いますので、この方法を行う場合は自己責任で実施していただくようお願いいたします。
まずはパソコンのフォルダを開き、「表示」タブ内にある「隠しファイル」にチェックを入れましょう。
Windowsキー＋Rキーを押して「%appdata%\Microsoft\Excel」と入力し「OK」をクリックします。
そうすると「Roaming」と呼ばれるフォルダにアクセスができました。
「Roaming」とは、ユーザーごとにパソコンの設定を保存しているフォルダになります。
今開いているのは、「Roaming」フォルダの中にある「Excel」のフォルダですが、Excel以外にもパソコンの中の様々な設定がフォルダごとに分けられています。
ここの画面で「すべて選択」をしたあとに「削除」をクリックし、Excelで設定したものをクリアにしてしまいます。
「Roaming」フォルダに入っていたExcelの設定が削除され、フォルダが空になりました。
この状態で、読み取り専用が解除できないファイルを再度開き、読み取り専用ではない状態になっているか確認してみてくださいね。
「Roaming」フォルダ内のエクセルのデータは空になりましたが、新規でエクセルを開いた時に「Roaming」のフォルダ内には自動的にエクセルのデータが作成されます。
5.スマホでエクセルを開くと読み取り専用になる場合
スマートフォンやiPhoneでエクセルを開くと読み取り専用になってしまうことがあります。
前提として、モバイル版のOfficeを利用している場合は「～.xls」や「～.xlsm」といった形式のファイルだと読み取り専用で開かれるため、拡張子（ファイルの形式）を確認してみてください。
上記以外の拡張子である場合は、iPhoneやAndroid端末専用のExcelアプリをダウンロードしてファイルを開いてみましょう。
対応していない拡張子以外であれば、スマートフォンからの編集も可能です。
まとめ
今回は、エクセルファイルで読み取り専用が解除できない場合の対処法を5つご紹介しました。
読み取り専用は誤操作防止のために役立つ機能ですが、ファイルを共有していると、今回ご紹介したようなトラブルが発生しやすいこともあります。
自分でエクセルファイルを作成する場合には、念のためバックアップをとっておくのがおすすめです。
読み取り専用が解除できない原因はいくつかパターンがあると考えますので、方法をいくつか試してみてくださいね。
