報連相と聞くとみなさんはどのようなことを思い浮かべますか？堅苦しいイメージが浮かんだり、面倒臭いといったネガティブなイメージが浮かんだりした方も少なくないかもしれません。
しかし、令和となった今の時代でも、企業側から報連相を求められるには大きな理由があるから。
今回はそんな報連相の意味やメリット、重要性や適切なシーンについて解説します。
目次
職場における「ホウレンソウ(報連相)」とは？
ビジネスシーンにおいて重要視される「報連相」。この報連相には、
- 報告
- 連絡
- 相談
の意味があり、
上司への真実を伝える＝報告
状況や新しい話題が発生したときに伝える情報＝連絡
上司の意見を求める場合に伝える＝相談
といった意味を持っています。
SNSでも報連相については多くの発信があり、
信頼される人とは？
— かすみん (@kasumi_kamijo) December 2, 2021
①約束を守る
②時間、納期を守る
③何事にも素直に応じる
④嘘をつかず誠実である
⑤悪口、噂話に参加しない
⑥報連相をしっかり行える
⑦相手の価値観を否定しない
⑧人によって態度を変えない
⑨責任感があり気分で動かない
組織ではたらく上で大切なのは『信頼貯金』だと思う🧐納期厳守・即レス・報連相・ミッション達成度・普段の仕事へのスタンス等々、当たり前のことだけどちりつもが大切。何年たっても忘れずに大切にしていきたい！！
— 華 | 採用担当@仕事を変えるシゴト (@hana_ppt47) December 2, 2021
など、報連相をしっかり行うことで上司との「信頼関係」を築けることが明記されています。
しかし、なかには報連相を求められる従業員の立場から、このような発信が見られることもあります。
係長に「報連相ちゃんとして」
— 碧季 (@ao_kei_hoshi93) November 28, 2021
って言われたけど、そう言うなら忙しい時に話しかけるなオーラ出したり、話しかけた時にイライラしたり、相談した後にボソッと悪口言うのはやめてくれ。
原因は全部こっちにあると思ってるかもしれないが、あんたにもあるんだよ。#仕事辛い#上司パワハラ
「報・連・相」はビジネスの基本と言われますが、「報・連・相」しやすい職場づくりが基本中の基本…😳
— ゆーき🍛サイボウズ｜人事とカレー屋とキャリアコンサルタント (@cyuki_14) December 1, 2021
このように、報連相が大事であることは従業員でも理解していることではあるものの、報連相を行う場合の上司の状況はしっかり選んだほうが良いと書かれています。
報連相はいつするべき？報連相を行うべきシーン
報連相を行うべき理由はわかるものの、具体的に報告・連絡・相談はどのようなタイミングで行うべきなのでしょうか。
この段落では、報連相を行うべき適切なタイミングについてそれぞれ解説します。
仕事の進捗状況を伝えるための報連相
報連相を行うべきタイミングのひとつめとして押さえたいのが、仕事の進捗状況を伝えるための報連相です。
というのも、上司は従業員の人となりやスキルに合わせて仕事を任せています。
「きっと彼(彼女)ならやってくれるだろう」といった今までの信頼や業績を鑑みたうえで頼んでいます。
しかし、仕事を任せたものの、進捗状況について一切開示してこなければ、「ちゃんと進んでいるのだろうか」「忘れてしまっているのだろうか」「何か問題が発声したのか」と、本人の考えている方向とは逆に、不安を仰ぐ原因になりかねません。
トラブルが生じたときはもちろんですが、スムーズに仕事が進んでいる場合でも、「現在はこのような状況となっており、およそ2日程度で提出できるかと思われます」と、作業完了できそうな具体的な期日を付けて報連相を行うことで、さらなる信頼の獲得と、作業を任せて良かったと上司の安心を得るきっかけにつながりやすくなります。
迷いや不明点が生じたときの報連相
任された仕事に迷いを感じたり、不明点が見つかったりすると、相談すると同時に上司からの信頼を下げてしまうのではないかと懸念する場合もあるでしょう。
しかし、わからないことは質問し答えてもらうことが信頼関係を築くきっかけです。
報連相とは信頼関係の元に成り立ち、信頼関係をさらに強固なものにするきっかけにもなります。
上司の方でも、「不明点や迷いを感じても、きっとその都度相談してくれるだろう」と考えたからこそ、仕事を任せてくれているはずです。
迷いや不明点が発生し、どことなく後ろめたさを感じたり、上司の期待を裏切ってしまうのではないかと落ち込んだりするかもしれませんが、何も言わずそのまま進められ、問題が起きてしまうよりも後々の対処が少なく済みますから、気負わずどんどん相談するようにしましょう。
トラブルが起きた時の報連相
トラブルが発生してしまったときこそ、起こしてしまった本人からすると報告しにくいと感じてしまうもの。
怒られるのではないか、クビになってしまうのではないか、など、大きな不安が心を蝕み、上司へ報連相をすることを避けたいと考えてしまうでしょう。
しかし、トラブルが起きたときこそいち早く上司へ報連相をすべき理由があります。
それは、トラブルの対処法を知っている人が上司しかいないため、早急に伝えてもらえれば改善できるといった可能性や、謝罪しに行かなければならないほど重要性の高いトラブル内容であり、先方が謝罪を待っている可能性があるなど、トラブルの内容によっては、個人での問題で済まない可能性がいくつもあるからです。
ほかにも、トラブルによって多くの人が迷惑を被る可能性もあり、対処するまでに一刻を争うこともあるかもしれないのです。
このような状況になっているにも関わらず、「怒られそうで怖い」「上司には言えない」と言っていては、どのような結果が待っていると思いますか？
多くの人を巻き込んでしまったり、仕事先がひとつ減ってしまったりと、会社の損益に関わることがイメージできるのではないでしょうか。
このような背景を知ることで、トラブルが起きたときこそ上司への報連相は早急に行うべきであると言えるでしょう。
報連相にある重要事項
報連相を行うために覚えておきたい重要事項があります。
ここでは押さえておきたい重要事項として、
- 事実と意見、相談はわけて考え、伝える
- 上司の状況を見計らって行う
の2つポイントについて解説します。
事実と意見、相談はわけて考え、伝える
上司に話すことがすべて報連相であると考える方も少なくないでしょう。
確かに、会話が多ければ多いほど、お互いの人柄もわかるようになり、どういった働き方をすることで上司が喜んでくれるかが掴める可能性もあります。
しかし、一般的な報連相とは事実を正確に話し、その旨を上司がしっかりと把握できることが重要です。
報連相をするなかで、ご自身の意見を伝えたくなることもあるでしょう。
事実と意見を織り交ぜて報連相を行えば、内容が不透明になったり、わかりにくくなってしまったりと、事実が思うように伝わりません。
そうなってしまえば、上司の方もうまく状況が掴めず、さらには的確な意見がや判断ができないといった可能性を生んでしまいます。
このような結果にならないよう、「このような作業進捗となっています。そこで提案なのですが、このような作業の進め方を取り入れてもよろしいでしょうか？」のように意見と事実は切り分けて報連相を行うように努めましょう。
上司の状況を見計らって行う
上司への報連相を行う場合は上司の状況を見計らって行うべきと言えます。
その理由は、上司は上司の仕事や予定があり、常に頭や体を働かせています。
状況を考えずこちらの一方的な都合で報連相を行ってしまえば、上司からすると「相手のことを考えてくれない人」というマイナスアピールとなってしまうだけでなく、的確な報連相を行っても上司の状況によってはうまく伝わらない可能性もあるからです。
報連相を行う場合には、「状況の報告を兼ねて提案したいことがあるのですが、10分ほどお時間いただくことは可能でしょうか？」と、一度お伺いを立ててみましょう。
報連相を受ける上司としても明確な時間がわかるだけでなく、作業進捗に合わせて、より進みやすい作業の提案を受けられるといった報連相の具体的な内容が明確になるため、忙しい場合は時間や日を改めて取り持ってくれます。
また、急ぎではない報連相の場合は、書面やメールなどで行うといった方法も加味しておきましょう。
そうすることで上司の負担を減らしながら、適切な時間に報連相を受け、適切な話し合いができるようになります。
報連相のメリット
報連相を行うことで従業員と上司が得られるメリットにはどのようなものがあると考えられるでしょうか。
ここでは、どちらにとってもメリットと言える項目として、
- 仕事を安心して任せられる(進められる)
- お互いに効率よく仕事が進められる
- トラブルを把握し適切に対処できる
- 人間関係が良好になる
の4つについて解説します。
仕事を安心して任せられる(進められる)
報連相を行うことによって得られるひとつめのメリットには、仕事を安心して任せられる(進められる)ことが挙げられます。
上司への報連相を適宜行うことにより、作業進捗をうまく伝えることができるため、上司も作業が無事に進んでいることを把握でき、安心を確保できます。
また、細かい作業進捗が報連相として行われることで、仕事に対する真面目さが浮き彫りになり、「任せて良かった」「丁寧に仕事をしてくれている」といったポジティブな印象を与えるきっかけにつながります。
細かすぎる報連相を行ってしまって迷惑を掛けていないかと考えてしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、報連相があることによって多くの安心を持って仕事が進められますから、遠慮なく報連相を行うべきと言えるでしょう。
効率よく仕事が進められる
報連相を行うことによって効率よく仕事が進められるといったメリットもあります。
どれくらいの日時で依頼された仕事ができあがるのかを明確に伝えられれば、上司も新たな仕事を用意したり、その後の上司のやるべき仕事もイメージしたりしやすいため、どちらにとっても効率よく仕事が進められるようになります。
トラブルを把握し適切に対処できる
報連相を行うことによって得られる3つめのメリットには、トラブルを把握し適切に対処できることが挙げられます。
上述したように、トラブルが発生した場合は早急に相談するべきであることをお話ししました。
これはトラブルの背景には、多くの人への迷惑が掛かるケースや、上司と一緒に先方に謝罪に行かなければ解決できない可能性をはらんでいる場合があり、報連相を先延ばしにしてしまえば会社にとって甚大な損害を生んでしまうことを配慮しなければならないからです。
トラブルには必ず予兆があります。
仕事を任されたときや仕事を進めている間に不穏な空気やなにかおかしいと疑問に感じた場合は、すぐに上司に相談することで、大きな問題を回避できるようになります。
また、トラブルになってしまっても、早急に相談することで大きな問題を最小限に抑えられる可能性もあります。
トラブルを報告するためには普段以上の勇気を持ち合わせなければなりません。
怒られるのが怖かったりクビになることが怖かったりと、心にうごめく不安から逃げたくなることもあるでしょう。
しかし、トラブルを招いてしまった起因が自分である以上、すみやかに素直に上司に打ち明け、どのように対処すればいいのか解決方法を仰ぎましょう。
大変な事態になったとしても、報連相があることによって解決できる可能性を作ることができますから、勇気を持って対処することが重要です。
人間関係が良好になる
細やかな報連相を取り入れることによって、上司との人間関係が良好になるといったメリットもあります。
報連相を適切に行う従業員には「親切」「丁寧」「安心できる頼もしい存在」といったポジティブなイメージを抱きやすくなります。
対して、報連相を受けるためにわざわざ時間を作り、最後まで聞いてくれ、さらには自分の提案も聞き、適切な判断を下してくれる上司には、「尊敬」「頼もしさ」などのポジティブイメージを抱きやすくなります。
このように、報連相は従業員と上司との関係性をより深くし、信頼関係を強固にする目的もあります。
さらに、報連相の機会が増えれば増えるほどお互いの人柄もわかるようになるため、提案や注意をしやすくなるといったきっかけ作りにもるつながります。
わからないことをそのままにすれば、自分の仕事に対する姿勢がマイナスなものになってしまいます。
しかし、報連相を行うことで、人間関係が良好になり、のびのびと仕事ができるようになります。
報連相は上司と従業員の信頼関係を築くきっかけ 丁寧に行うことで作業効率もアップ
報連相と聞くと、なんだか古くさいなと感じてしまう方も少なくないかもしれません。確かに、日本に古くらある習慣だからこそ、今時ではないと感じてしまうでしょう。
しかし、令和となったこの時代でも報連相が大切と言われている理由には、上司と従業員の信頼関係をさらに良いものへと確立させるきっかけと、お互いの作業効率のアップが見込めるからこそ今の時代も取り入れている企業が多いと言えます。
なにも会社だけが報連相と行っているわけではありません。
学校を終えた子供でも、今日学校でどんなことがあったか、何日に新しい友達が引っ越してくる、宿題の有無などを報告してくれます。
このように、人と人が関わるなかで報連相は、普段から行っている行動と言えるのではないでしょうか。
上司に行う報連相と子供が母親に行う報連相は、内容こそ違いますが、
- 伝えなければ自分が困ると感じた
- 伝えたいと思ったから
といった動機は等しいと言えます。
今回は報連相の重要性と適切な状況、メリットについて解説しました。
この記事を通じて、今後の報連相のスタイルや、考え方などのきっかけとして役立ててください。
