「ご担当者様」の使い方は？「御中」など正しい敬称の使い分けもあわせて徹底解説！

メールや郵送物を送るとき、正しい敬称をきちんと使い分けられていますか？誤った敬称の使い方をしていると、「ビジネスマナーを知らないんだな」とマイナスなイメージを与えてしまう可能性があります。宛名はビジネスマナーの基本でもありますので、しっかりとおさえておきましょう。

この記事では、宛名でよく使われる「ご担当者様」にフォーカスを当て、使い方や注意点などを紹介していきます。「ご担当者様」で使われている「様」以外の敬称の使い方もあわせて紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。正しい敬称の使い方を覚えて、適切に使い分けられるようにしましょう。

「ご担当者様」の意味は？

「ご担当者様」とは、担当者の名前が分からない時に使用する宛名のことです。担当者の名前が分かっているときは「○○様」を使いますが、分からないときは「ご担当者様」で代用します。

どんな時に使う？

「ご担当者様」という表現は、目上の人やビジネスシーンでも使用可能です。そのため、メールや書類、電話、訪問時など、さまざまな場面で使うことができます。

「ご担当者様」は二重敬語ではないの？

「ご担当者様」には、二つの説があります。一つは「二重敬語である」という説で、もう一つは「二重敬語ではない」という説です。これは一体どういうことなのでしょうか。詳しく見てみましょう。

まず、一つ目の説ですが、「ご担当者様」は、「担当者」という言葉に尊敬を表す「ご」と「様」を二つ重ねた二重敬語とされています。二重敬語とは「尊敬語＋尊敬語」のように同じ種類の敬語を重ねて使うことです。敬語を重複して使うことは過剰な丁寧さとなるため、二重敬語は極力避けたほうがいいと言われています。つまり、「ご担当者様」は本来は敬語として正しい使い方ではないということです。

つづいて、二つ目の説では、「ご担当者様」は日本語としては正しい使い方であると言われています。なぜなら、「様」には接頭語である「ご（御）」を冠した名詞に付いて丁寧に言う場合に使う、という用途があるからです。つまり、「ご担当者様」はこの用途に合致しているため、何も間違ってはいないのです。

いずれにしても、「ご担当者様」は一般的に広く使われており、とても丁寧な言い回しなのでマナーとしても失礼にならないといわれています。したがって、ビジネスシーンにおいても使用して問題ありません。

【ご担当者様】敬称の使い分け

つづいて、さまざまな敬称の使い方を解説していきます。

「様」の使い方

「様」は、個人名の後に付けられる敬称です。そのため、名前が分かっている特定の担当宛に送る場合は、「様」付けが基本です。書き方は以下のようになります。

♦採用ご担当者様

♦株式会社○○ 人事部 △△様

♦株式会社○○ 人事部 部長 △△様

宛名が個人かつ役職がついている場合は、上記のように、「役職」「名前」「様」の順で書きます。

「御中」の使い方

「御中（おんちゅう）」とは、宛名が特定の個人以外の時に用いられます。「部署全体への送付物」ということを示します。したがって、会社や担当部署など団体宛に送る場合は、「御中」を末尾に用いるのが正しい使い方です。

書き方は以下のようになります。

♦株式会社○○ 御中

♦株式会社○○ 営業部 御中

♦株式会社○○　人事部　採用担当御中

いずれも個人ではなく、不特定多数の集団に送る場合は、「御中」を使用すると覚えておくとよいでしょう。個人宛てなのに御中を使用するのは間違いです。

例えば「山田さん」個人宛てに送付物を送る際に「山田御中」と書くのは間違い。「山田様」と書くのが正しいです。

また、「様」と「御中」を併用するのもNG。

「〇〇株式会社　営業部　山田様　御中」「〇〇株式会社　営業部御中　山田様」

と記載すると、一見丁寧な書き方で敬意を払っているように見えますが、これは二重敬語。日本語としては不適切となるので注意しましょう。

さらに、担当者を把握しているのに御中を使い、会社宛てに送るのもNG。担当者がわかっているのに、御中で会社や部署全体宛てに送るのは失礼に当たります。「担当者に頼むのは心許ないから部署全体に書類を送ったのだろう」と捉えてしまう担当者もいます。失礼だと捉える方もいるので、注意しましょう。

ただし、メールの場合は、会社や部署宛てだとしても、「御中」よりも「様」を用いるのが適切です。

特定の個人に送るわけではなくとも、メールを開封して対応するのは1人です。そのため、「様」を使用しても違和感はないでしょう。担当者の名前が分からない場合は、「株式会社○○　採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。

「cc・bcc」のようにメールの一斉送信機能を用いる際には「各位」や「様」を用いる方が適切です。部署内の数人に同じ内容を送信するからといって、「御中」を用いるのは避けるべきでしょう。

特にメールの件名で「〇〇御中」としないように注意してくださいね。

「各位」の使い方

「各位」は、複数人を対象にした場合に用いられます。ただ、宛名に用いられることはなく、文書の冒頭において使用される敬称となりますので注意しましょう。「各位」は「皆様」をより丁寧にした言い方であり、意味はほぼ同じです。メールや文書を送る対象が複数人の場合、「担当者の皆様」と書いて送っても失礼にはあたりませんが、ビジネスの場面では丁寧な表現が好まれますので、「担当者各位」の方が適しているでしょう。

書き方は以下のようになります。

♦管理職各位

♦総務部　担当各位

♦株式会社○○　営業部　受注ご担当者各位

複数人を対象にした場合でも、個人が特定できる場合はできるだけ「営業部　○○部長、△△課長、××様」のように名前を列記した方がいいです。名前は、役職の高い順に並べるのが一般的です。立場に上下がない場合は、最も頻繁にやり取りをする順に並べましょう。

「行」の使い方

「行」は、主に返信用封筒に記載されている敬称です。自社に対して「御中」や「様」などを使うのはマナー違反のため、企業は「行」や「宛」を使っているのです。つまり、自分が取引先などへ書類を送る際に「行」を使うことはありません。

「行」と「宛」の使い分けは、下記の通りです。

「行」を使うとき：返信用封筒の送り先が団体の場合

「宛」を使うとき：返信用封筒の送り先が担当者など個人宛の場合

【ちなみに】返送用封筒の「行」「宛」は消す

先ほど説明した通り、企業からあらかじめ返信用封筒が用意されている場合、宛先に「◯◯行」「◯◯宛」と記載されていることがあります。その際は、そのまま送り返すのではなく、宛名の「宛」や「行」に二重線を引き、横に「御中」または「様」と書き足すのがマナーです。

就活生の場合は、書類を送り返すときなどに返信用封筒を使う機会があるでしょう。「宛」や「行」を消していないからといって、即不採用となることはありませんが、「ビジネスマナーを知らないんだな」「マナーを意識せずに送っているんだな」と思われる可能性があります。

【状況別】「ご担当者様」を使った例文

つづいては、「ご担当者様」を使った例文を紹介していきます。「ご担当者様」はさまざまな場面で活用することができます。

メール

業務を行う上で、取引先などとメールでやり取りをする機会はたくさんあるかと思います。初めてメールを送るときは、担当者の名前が分からないこともあるでしょう。このようなときに、「ご担当者様」を使います。

【例文】

・株式会社○○ 人事部 ご担当者様

・○○株式会社　出版事業部　編集ご担当者様

・ご担当者様に連絡させていただきます

電話

ビジネスシーンでは、メールと同じく電話でやり取りすることも多いですよね。

取引先へ電話で連絡をする必要があるものの、どの人が担当者なのか分からない、名前が分からない際には「ご担当者様」を使います。

【例文】

・採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか

・○○（用件）のご担当者様へお取次ぎ願えますか

・ご担当者様は何時ごろお戻りになられますか

・○○（会社名または自分の名前）から電話があったことをご担当者様にお伝えください

・ご担当者様のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

訪問

営業や打ち合わせなどで、直接取引先の会社を訪れることもあるでしょう。取引先企業を訪問したものの、担当者の名前が分からないときは「ご担当者様からご連絡を頂き伺いました」といった表現を使いましょう。

ただし、受付がある企業の場合は、担当者の名前が分からないと、該当する部署や適切な担当者がすぐに分からないため、スムーズに取次ができない可能性があります。こうした不要なトラブルを避けるためにも、訪問する前に電話などで担当者の部署名や名前を確認しておくと親切です。

【例文】

・○○の件について、ご担当者様とお話しさせていただけませんでしょうか

・新卒採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか

「ご担当者様」を使うときの注意点

「ご担当者様」の使い方や、それぞれの敬称の使い方が分かったところで、次に注意点を解説していきます。ビジネスマナーを知らないと、知らず知らずのうちに相手に不快な思いを与えてしまうこともあります。

敬称は併用しない

「株式会社○○　営業部御中　ご担当者様」のように、「御中」と「様」を一緒に使うのは二重敬語となるためNGです。どちらも使ったほうが丁寧だと感じるかもしれませんが、正しい使い方を知らないんだなと、かえってマイナスな印象を与えてしまいます。

担当者の名前が分からず部署宛てに送る場合は「御中」のみ、担当者の名前が分かっていて個人宛に送る場合は「様」のみと、敬称を適切に使い分けましょう。

同じように「各位」と併用することも出来ません。「各位」は、複数の人に対して送る文書に使用され、一人一人を敬う意味があります。担当者が複数人いる場合は、「ご担当者様各位」でなく「ご担当者各位」または「ご担当各位」とするのが正しい使い方です。

ただし、例外として認められているのが「お客様各位」です。現代では、「お客様各位」が一般化されており、「お客各位」と表現すると敬意が伝わらず違和感がありますよね。そのため、正しい表現ではありませんが「お客様各位」を使っても問題ありません。

会社名・部署名は省略しない

封筒の宛名やメールなどで、株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。必ず「○○株式会社」「有限会社○○」という正式名称を使います。また、住所も省略せず、きちんと都道府県名から書きましょう。番地に関しても、ハイフンではなく、漢数字で「○丁目○番○号」と書くのがマナーです。

封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を書くのが基本です。

封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名、送付日を書いておきましょう。なお、手紙をすべて入れて封をしたら、封の部分に「〆」と書いてください。封字を書く理由は、「確かに封をしました」という意味と、誰にも開封されていないことを表すためです。

「ご担当者様」の英語表現

最後に、「ご担当者様」や宛名の英語表現を紹介します。

「ご担当者様」にあたる英語は以下の通りです。

・Dear Sir or Madam,

・Dear Sirs or Madams,（不特定の複数人宛）

・To whom it may concern

これらは主にメールや手紙などの冒頭で使われています。どちらかというと、「Dear Sir or Madam」は「ご担当者様」、「To whom it may concern」は「関係者各位」というニュアンスです。

担当者の名前が分かっている場合

担当者の名前が分かっている場合は、以下のように書きます。

・Dear Mr. 名字

・Dear Ms.名字

・Dear フルネーム,

最もフォーマルな書き方で、取引先や上司にも使用可能です。「Mr. 」や「Ms. 」のあとは、必ず名前ではなく名字を入れます。相手の性別が不明な場合は、「Mr. 」や「Ms. 」を使わず「Dear」の後にフルネームを入れましょう。女性の敬称は 「Mrs.（既婚女性）」と 「Miss（未婚女性）」もありますが、ビジネスシーンでは未婚既婚を問わない 「Ms.」を使うのが一般的です。

担当者の名前が分からない場合

担当者の名前が分からない場合は、以下のように書きます。

・Dear HR Manager,

(人事マネージャーへ)

・Dear Marketing Team,

(マーケティングチームへ)

・Dear Customer Service,

(カスタマーサービス御中)

・Dear Customers,

(お客様各位)

「Dear」の後に部署名や役職名を入れることで、宛名として使うことができます。部署宛てや複数人宛てに使用する「御中」や「各位」も「Dear」で表現します。

まとめ

「ご担当者様」を中心に敬称の使い方について解説してきましたが、いかがでしたか。「ごご担当者様」は、さまざまな場面で、担当者の名前が分からないときに使う宛名であることが分かりましたね。「御中」や「各位」とは併用しない、会社名は正式名称で記載するなど、ビジネスマナーにも気を付けましょう。宛名は、一番初めに目にする文字でもあるので、失礼がないよう最も気を付けなければなりません。敬称の使い方をしっかりと理解して、適切に使い分けましょう。