就職活動では複数の企業から内定が出ることもあるでしょう。しかし、入社できる企業は一つなので、内定を承諾する企業以外には内定辞退の連絡をしなければなりません。そんな時、内定辞退の連絡方法で悩んだことはありませんか？電話をするべきなのか、メールや手紙だけで済ませていいのか。円満に内定を辞退するためにも、断り方のマナーはおさえておきたいですよね。そこで、今回は、内定辞退の連絡方法やマナーについて解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。
目次
内定辞退はメールでも平気？
まずはじめに、内定辞退の基本的なマナーについて見ていきましょう。いつまでに連絡するのか、電話など連絡手段は何が適切なのかを紹介します。
基本的には電話で伝える
基本的に、内定辞退の連絡は電話でしましょう。電話の際、採用担当者が不在の場合は、メールでその旨を連絡しても構いません。メールで連絡する場合は、電話したが不在だったこと、メールでの連絡になったことへのお詫びの言葉を文頭に記載するのが一般的です。最近では、電話をせず、メールのみで内定辞退の連絡を済ませる傾向にありますが、メールだけでは採用担当者が気づかない、見落としていて気が付くのに時間がかかる可能性があります。確実に内定辞退の連絡を伝えるためにも、まずは電話で連絡をしましょう。転職エージェントなどを利用した場合は、エージェント経由で内定通知がくるので、内定を承諾するのか、辞退するのかの返事も担当エージェントに伝えれば問題ありません。
手紙だけはNG
辞退の連絡を電話でした後に、手紙を送ると、より誠意を伝えることができます。とくに、家族、知人からの紹介、老舗企業や金融機関のように礼儀を重んじる企業の内定を辞退する場合は、円満に辞退ができるよう手紙を送ることをおすすめします。ただ、電話で辞退の連絡をした際に、「詫び状は不要です」と言われた場合は、手紙を送る必要はありませんので注意してください。
内定辞退の連絡を手紙だけで終わらせるのは、マナー違反のため、絶対にやめましょう。手紙を送るとしても、辞退の連絡は事前に電話でおこなってください。なぜなら、内定辞退の連絡は、できるだけ早く企業に伝える必要があるからです。手紙は届くまでに時間がかかりますし、万が一採用担当者に手紙が届いていなかったとしても確認することができません。企業に迷惑をかけないためにも、辞退を決めたら、まずは電話で連絡をしましょう。
内定通知から1週間以内に連絡
内定辞退を決心したなら、決心したその日に断りの連絡をするのが鉄則です。電話で直接話すのは気まずいな…」「怒られたらどうしよう」と不安になったとしても、内定辞退する企業に対して誠意を尽くすことが大切です。報告が早ければ早いほど、企業や採用担当者への負担を減らすことができます。目安としては、内定が出てから1週間以内に連絡するといいでしょう。
保留したい場合は早めに相談を
「第一志望の企業の結果がでていない」「複数の企業から内定をもらっていて検討途中」など、すぐには内定を承諾できない場合もあるかと思います。内定を承諾するか辞退するかに関わらず、内定通知を受け取ったら、指定された回答期限までに必ず一報を入れるのがマナーです。一度連絡した上で、回答を保留したい場合は「何日まで待ってほしい」と具体的な期限を伝えましょう。きちんとお願いすれば、ほとんどの企業は入社するかしないかの返事を待ってくれます。申し入れる期限は２〜３日間が適切です。長くても１週間が限度でしょう。
電話やメールで内定辞退の連絡をする際のポイント
続いては、内定辞退の連絡をする際のポイントを紹介していきます。
お詫びの言葉は必ず入れる
複数の企業から内定をいただいた場合や、やむを得ない事情で内定辞退をしなければならないこともあるでしょう。内定を辞退することは悪いことではありません。しかし、多かれ少なかれ企業に対して迷惑をかけてしまうことは事実なので、必ずお詫びの一言をそえるようにしてください。
内定辞退の理由は必要ない
内定辞退の理由は、詳しく伝える必要はありません。「一身上の都合により、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」「諸般の事情により辞退させていただきます」といった形式的な表現で問題ありません。
しかし、内定辞退を電話で伝える場合は、採用担当者から辞退の理由を聞かれる可能性が高いです。その場合は、採用担当者が納得できるような理由を伝えましょう。たとえば、「他社から○○職で内定をいただき、自身の適性を改めて考えた結果、○○職の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。」など。「他社の方が条件が良かった」など条件面での理由は避けましょう。大切なことは、辞退理由が何であれ、相手に不快な思いをさせないよう配慮することです。辞退するとはいえ、最後まで敬意を払い、失礼のない対応するのがマナーです。
電話やメールで内定辞退の連絡をする際の注意点
内定辞退の方法やポイントが分かったところで、次は注意点を見ていきましょう。内定を辞退する企業には、不快な思いをさせないよう最大限配慮する必要があります。
営業時間内に連絡する
内定辞退の連絡をする時間帯は、企業の営業時間内が適切です。電話の場合は、営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。
電話がつながった場合も、話す内容は簡潔にしましょう。自分の思いを伝えることは大切ですが、辞退理由を長々と説明されても、相手にとっては不快に思う可能性があります。手短に丁寧に対応することを意識しましょう。
他社の社名は出さない
内定辞退の連絡で、「他の会社への入社を決意いたしました」と伝えた際、入社を決めた企業の社名について聞かれる場合があります。入社先が、同じ業界内のライバル企業や取引関係がある企業だった場合、説得される可能性もあるので、直接の社名は出さない方が無難です。
連絡をしないのは絶対NG
「もう会わないからいいや」とメールも電話もせずに内定を辞退することは、非常識なので絶対にやめましょう。あなたが内定を辞退することで、企業は欠員補充のために、採用を再開しなければいけないかもしれません。しかし、あなたが連絡をしなければ、新たな人員を採用しなればいけないのか分からず、企業に迷惑をかけることになるのです。
内定を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、社会人の基本マナーとして、必ず連絡するようにしましょう。
連絡後に直接会おうとしてくる可能性がある
内定辞退の連絡をすると、企業側から「確認のため一度会社に来てもらえますか」などと言われる場合があります。これに応じてしまうと、直接、内定辞退の取り消しを説得される可能性があります。内定辞退を取り消す気がないのであれば、意思が固いことを伝え、呼び出しに対して断りを入れましょう。
【電話／メール／手紙】内定辞退連絡の例文
内定辞退の具体例を紹介していきます。例文をみてイメージをつかんだら、自分の文面を作成していきましょう。
【電話】
先日内定をいただきました○○（自分の名前）と申します。
お忙しいところ恐縮なのですが、人事部○○課の○○様をお願いできますでしょうか？
（担当に代わる）
（自分の名前）と申します。
先日は内定の通知をいただき、心より感謝しております。身勝手なお願いで誠に心ぐるしいですが、本日は貴社の内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。
本来ならば直接お伺いしてお詫びしななければならないところ、取り急ぎお電話でのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただければと存じます。
（了承の返事がもらえたら）
貴重なお時間をいただいたもかかわらず、このような形となってしまい申し訳ございません。失礼いたします。
【メール】
件名：内定辞退のご連絡／○○○○（自分の名前）
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○○株式会社 人事部
○○様
お世話になっております。先日内定の通知をいただきました ○○（自分の名前）です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
折角いただいた光栄なお話にも関わらず大変恐縮ですが、この度貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
家族とも相談し慎重に検討した結果、このような決断に至った次第です。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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（名前）
（住所）
（携帯番号）
（メールアドレス）
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【手紙】
拝啓 ○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
電話でもお話させていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果、他の会社への入社を決意いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の○○様には大変お世話になりましたこと心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
○○（自分の名前）
株式会社○○ ○○（部署名） ○○様
【手紙のポイント】
①ビジネスの手紙では頭語「拝啓」で始まり、結語「敬具」で終わるのが一般的です。
頭語と結語にはいくつも種類がありますが、内定辞退の手紙では、このパターンを使えば問題ありません。
②文章の始まりに時候の挨拶を入れましょう。
③本文は簡潔にまとめましょう。内容は、内定辞退の意志、辞退理由、辞退のお詫び、これまでの感謝がおさえられていればいいでしょう。辞退理由は詳しく書く必要はありません。長文にならないよう注意しましょう。
④結語の後に、日付・氏名を記入します。新卒の場合は大学名も記載しましょう。
⑤宛先を記載する。宛名を書く際は、会社名を省略しないように注意しましょう。
内定辞退のメール作成時の注意点
最後に、ビジネスマナーの基本であるメール作成時の注意点について解説します。
件名は端的にわかりやすく書く
件名は、ひと目でどんな内容なのかが相手に伝わるものにする必要があります。ただ、件名が長くなりすぎてはいけません。「内定辞退のご連絡」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。これは、ビジネスメールでの基本マナーとなりますので、覚えておきましょう。また、本題の後に氏名を入れると、件名だけで誰からの連絡かが分かるので親切です。
誤字脱字がないように二重チェックを心がける
誤字脱字はないか、敬語表現がおかしい箇所はないか、メールを送る前に必ずミスがないかチェックをしましょう。内定辞退に対するお詫びの文章で誤字脱字などのミスをしてしまっては、配慮が足りない印象を与えてしまいます。これは社会人になってからも意識しなければならないことです。メール作成が終わったらそのまま送信してしまうのではなく、一度自分で読み直す癖をつけるようにしましょう。
相手の名前や企業名を要確認
企業名・担当者名を間違えることは絶対NGです。内定を辞退する企業がいくつかある場合は、コピペしてメールを作成することもあるでしょう。その際は、必ず送信前に名前に誤りがないかチェックする習慣をつけましょう。名前のミスは失礼にあたります。また、会社名などを省略するのもNGです。宛名は正式名称で正しく記載する必要があります。
まとめ
内定辞退について紹介してきましたが、いかがでしたか。内定を辞退することが決まったら、すぐに企業に電話をしましょう。電話がつながらなかった場合はメールでも構いません。連絡することを気まずく感じるかもしれませんが、連絡なしや手紙だけですませるのは絶対NGです。面接辞退の連絡で大切なのは、誠意をもって対応することです。マナーを守り、円満に辞退できるよう努めましょう。
