退職届を入れる封筒にもマナーがあるのをご存知でしょうか？また、封筒には何を書くのか、退職届をどのように入れるのか、正しいマナーを知らない人も多いでしょう。お世話になった会社であれば、なるべく円満に退社したいですよね。そこで、今回は、退職届の封筒の選び方を解説していきます。宛名の書き方や郵送する場合のマナーなどもあわせて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。最後に好印象を残せるように、退職を伝える際もマナーを守った対応をしましょう。
目次
退職届を入れるのに適切な封筒とは？
まずはじめに、退職届を入れるのにふさわしい封筒について解説していきます。
無地の白封筒を選ぶ
退職届の封筒は、白無地が基本となります。白無地の封筒の中でも、郵便番号の枠がないもの、中身が透けないものを選びましょう。
白封筒は茶封筒よりも比較的あらたまった場合に使われることが多く、重要な文書を送る際に最適です。また、白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、ぱっと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすくおすすめです。
封筒のサイズは退職届の大きさに合わせる
封筒のサイズは、退職届の用紙を三つ折りにしてちょうど入る大きさがベストです。会社にフォーマットが用意されている場合は、用紙のサイズを確認しておきましょう。特に指定がない場合は、B5サイズの用紙を使用するのが一般的です。封筒のサイズの目安は以下の通りです。
用紙がA4（210×297mm）・・・長形3号（120×235mm）
用紙がB5（182×257mm）・・・長形4号（90×205mm）
【封筒以外にも】退職届の基本マナー
退職届を出すタイミングなど、封筒以外にも退職届に関するマナーがあります。続いては、基本情報をみてみましょう。
退職届を出すタイミングは？
「もう無理！今すぐ辞めたい」と思うこともあるでしょう。しかし、退職届を出せばすぐに辞められるわけではありません。一般的には「退職希望日の○カ月前までに退職届を提出」のように、就業規則で提出期限が定められています。したがって、辞めることを決心したら、まずは在籍している会社の就業規則を確認しなければなりません。規則で2か月前までに提出を決められているのにも関わらず、1週間前に退職届を提出した場合、受理されるのは難しいでしょう。「常識のない人だな」とマイナスなイメージを与える可能性もあります。円満に退職するためにも、就業規則を守り、社会人として良識ある行動をしましょう。
基本は手渡し
基本的に、退職届は直属の上司に直接手渡しします。渡す場所は、他の社員がいる仕事場ではなく、会議室のように、会話が外に聞こえづらく、他の社員がいない場所で渡すのがマナーです。就業規則で、メールや郵送など手渡し以外の指定がある場合は、それに従いましょう。
必ず封筒に入れる
退職届を封筒に入れず、むき出しのまま提出するのはマナー違反です。退職届は必ず封筒に入れましょう。提出期限までに適切な封筒が手に入らない場合は、コンビニで購入できるような白封筒でも構いません。郵便番号の枠があったり、中身が透けてしまう封筒であっても、必ず封筒には入れましょう。
退職届の封筒の書き方
次に紹介するのは、退職届の封筒の書き方です。退職届を受け取った上司が一番最初に目にするのが封筒です。封筒を書く際も、マナーを意識しましょう。
黒のボールペンか万年筆を使うのがマナー
退職届を入れる封筒には、黒のボールペンか万年筆を使用するのがマナーです。摩擦で消えるボールペンは、文字が消えてしまう可能性があるのでNGです。また、サインペンやマジック、筆ペンは、封筒にインクがにじむ恐れもあり、「退職届」の文字が目立ちすぎてしまうため避けたほうがいいでしょう。
表に「退職届」と書く
封筒の表面中央やや上に「退職届」と記載します。裏面には、左下に所属部署と自分の名前をフルネームで書きましょう。
【ちなみに】「退職願」と「退職届」の違いとは？
「退職願」と「退職届」、言葉は似ていますが、それぞれの違いをご存知でしょうか。
【退職願】
退職願は、会社へ退職を打診するための書類です。退職の意思を示し、会社に対して退職の合意を求める際に提出します。そのため、提出後に却下されてしまう可能性もありますが、会社から承認を得ることができれば、正式に退職が決まります。
【退職届】
退職届は、すでに退職が認められた後に届け出る書類です。つまり、退職届は、会社に退職の可否を問わず、自分の退職を通告するための書類なので、受理されたら取り下げることはできません。この点が「退職願」との明確な違いです。
宛先は書かない
基本手渡しなので、退職届の封筒に宛先を書く必要はありません。直接渡すのではなく、郵送する場合は、郵送用封筒に宛先を書きます。
修正テープを使うのはNG
書き間違えたときに修正テープや修正液を使ってはいけません。封筒も、書き間違えたときは全て書き直すことが大切です。書き間違えた時以外にも、汚れてしまったり、折れ曲がってしまった時も、新しい封筒を用意したほうがいいでしょう。白い封筒だと汚れが目立つので、渡す直前までクリアファイルにいれて保管するなど、きれいな状態で渡せるよう最善をつくしましょう。
退職届は正しく封筒に入れよう
退職届には折り方にも決まりがあります。続いては、退職届の折り方や入れる向きなど、細かいマナーについて解説していきます。
退職届は三つ折り
退職届を封筒に入れる際、「入るサイズに折ればいいや」と適当に折っていませんか？実は、折り方にも決まりがあるのです。退職届は、基本的に文字が書いてある面が内側になるように巻き三つ折りにします。以下にて、巻き三つ折りのやり方を説明していきます。
① 用紙の下から下部分が内側に入るように1/3を折り返します。
② 用紙の上1/3を覆いかぶせるように下に折ります。
用紙がずれないよう、角と角をあわせて折るのがポイントです。定規などを使って丁寧に折りましょう。
入れる向きにも注意
退職届を封筒に入れるときは、裏側に向けた封筒に対して、折った用紙の右上部分が上側にくるようにしましょう。つまり、用紙の右上が封筒の裏面の右上と合うように入れるのです。こうすることで、読み手が封筒から退職届を取り出した際、退職届の書き始めを最初に見ることができます。読み手に配慮した入れ方をすることが大切です。入れ方も意識して、正しい向きで挿入しましょう。
基本的に封はしなくて大丈夫
受け取った上司がすぐに中身を確認できるよう、退職届が入った封筒は封をしないのが一般的です。つまり、封筒にのり付けは必要ありません。
封をした場合は封字を書く
あらかじめのりや両面テープがついているタイプの封筒の場合は、そのままのりや両面テープで封をしても問題ありません。ただし、封をした場合は、「〆」を書きわすれないようにしましょう。封字は封筒の綴じ目の中心、かつ大きめに書くのがポイントです。封字を書く理由は、「確かに封をしました」という意味と「誰にも開封されていません」といことを表すためです。「〆」は「×」と似ているため、書き間違えてしまう方が稀にいますが、「×」と書くのはマナー違反ですので注意が必要です。また、適当に書いてしまうと、自分では「〆」と書いたつもりでも、「×」に見えてしまう場合があります。封字も大切なビジネスマナーですので、封字を書くときも気を抜かず、きちんと「〆」と見えるように丁寧に書きましょう。
退職届を入れた封筒を郵送する際のマナー
郵送にもマナーがありますので、最後に郵送マナーを解説していきます。先ほど説明した通り、退職届は手渡しが一般的ですが、入院中ややむを得ない事情で直接渡すことができない場合もあるでしょう。その際は、退職届を郵送しても構いません。法的には、一方的に送りつけても退職は成立します。ただし、円満に退職したい場合は、手渡しできない事情を会社側に相談するか、退職届を郵送する旨を事前に伝えておくことをおすすめします。
郵送用封筒はやや大きめの封筒を選ぶ
郵送で送る際は、郵送用封筒に直接退職届を入れるのではなく、封筒に入れた退職届を封筒に入れます。そのため、郵送用封筒は退職届が入った封筒が入るよう、やや大きめのサイズを選ぶ必要があるのです。サイズの目安は以下の通りです。
退職届入りの封筒が長形4号の場合・・・郵送用は長形3号（120mm×235mm）
退職届入りの封筒が長形3号の場合・・・郵送用は角形5号（190mm×240mm）
封筒の色は、同じく白無地が基本です。ただし、退職届を入れる封筒とは異なり、郵送用封筒は郵便番号の枠があるものを選びましょう。なぜなら、郵便番号を記載する際、枠があったほうがキレイに書けるからです。郵便番号の枠が無い封筒でもマナー違反ではありませんが、見栄えをよくするためにも、郵便番号の枠がついているものを選んだほうが無難でしょう。
郵送する場合は添え状を忘れない
郵送用封筒には退職届が入った封筒だけではなく、添え状の添付も忘れないようにしましょう。添え状には、誰が何を送ったのかをわかりやすく示す役割があります。添え状の添付は必須ではありませんが、書類などを企業へ郵送する際は同封することがマナーです。封入時は、書類の一番上に添え状がくるように重ねましょう。
宛名の書き方
郵送する場合は、郵送用封筒の表面に部署と誰宛てかを書きます。部署だけだと、誰に封を開けられるか分からないため、きちんと読んでほしい人の名前まで書きましょう。誰宛てに出せばいいか分からない場合は、事前に会社側に宛名を誰にすべきなのかを確認する必要があります。郵送用封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名を書いておきましょう。
退職届を郵送する場合に忘れてはいけないのが、郵送用封筒の表面の左下に赤ボールペンで「親展」と記載することです。「親展」の文字は、赤い線で囲います。このように記載しておくことで、宛名本人以外が封を開けることを防げます。封をしたら、忘れずに「〆」と書きましょう。
会社名・部署名は省略しない
封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を書くのが基本です。株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。また、住所も省略せず、きちんと都道府県名から書きましょう。番地に関しても、ハイフンではなく、漢数字で「○丁目○番○号」と書くとより丁寧です。
切手の過不足は避ける
発送は郵便局から「内容証明」で送ることをおすすめします。郵便物紛失のリスクをなくすことができるのと、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。
切手が不足していると、差出人に返送され、提出期限までに届かない恐れがあります。さらに、「受取人が差額を支払う」という事態になれば、上司や同僚に手間をかけてしまいます。リスクを最小限におさえるためにも、郵便窓口から出しましょう。
まとめ
退職届の封筒について解説してきましたが、いかがでしたか。退職届の封筒は、白無地がふさわしいことが分かりましたね。さらに、中身が透けないもの、郵便番号の枠がないものであればベストです。封筒のサイズは、退職届の用紙のサイズに合わせましょう。退職届は手渡しが基本ですが、やむを得ない事情があれば、郵送でも問題ありません。郵送する場合は、郵送マナーを意識しましょう。ビジネスシーンでは、細かいところまでマナーを守ることが大切です。円満に退職するためにも、マナーを守って、お世話になった会社に好印象を残しましょう。
