総務の志望動機の作成のポイントと注意点とは？

「総務に転職するにあたり、未経験の場合志望動機はどのように作成すれば良いの？」「志望動機の具体的な良い例や悪い例を知りたい」など、志望動機の作成で悩んでいないでしょうか？

志望動機は、応募書類の中でも合否に影響する重要な項目です。今記事では、総務への転職で志望動機を作成する時のポイントや注意点について、例文を交えて紹介します。記事の内容を参考にして、採用担当者にアピールできる履歴書や職務経歴書を作成していきましょう。

総務の志望動機の作成ポイント

総務の転職を考える際に、どのようなポイントで志望動機を作成すると良いのでしょうか。ここでは、総務経験者と未経験者の場合に分けて、それぞれの作成ポイントを紹介します。これまでのキャリアに合わせて、志望動機を作成してみてください。

経験者の場合

総務経験者が志望動機を作成する時のポイントは、「志望する企業でどのようなことに挑戦したいか」を明確にすることです。

総務を設けていない民間企業はほとんどなく、転職先の選択肢は非常に多くあります。そのため、採用担当者は、数多い選択肢がある中で、なぜこの会社を志望するのかが気になっています。

採用担当者の疑問を解消し、アピールに繋げるためには、「志望する企業でなくてはいけない理由」や「志望する企業で挑戦したいこと」を伝えるようにしましょう。

そのため、志望動機の使い回しは基本的に控えた方が無難です。応募先企業ごとに企業研究を行い、興味関心を持った点を自分の言葉で伝えられるように準備するのがポイントです。

未経験者の場合

総務経験がない未経験者が志望動機を作成する時は、「なぜ総務の仕事を志望するか」を明確にすることが重要です。

採用担当者はキャリアチェンジをして、総務を志望する理由を気にします。仮に「今の仕事が嫌」や「総務が楽そう」などといったネガティブに感じる理由では、長く活躍してもらうことは難しいと感じてしまいます。

総務として実現したいこと、身につけたいスキルや知識は論理立てて説明できるように準備しておきましょう。

また、その実現したいことや身につけたいスキルは、前職ではどうしても叶わないとことも説明しましょう。「前職では叶わないため、転職をして実現したい」と伝えることで、採用担当者の納得度を高めることができます。

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総務の志望動機を書く際の注意点

総務での転職を希望する際、志望動機の作成にあたりいくつか注意点があります。以下の注意点を知っていないと、書類選考や面接で良い印象を残せないかもしれません。今章で紹介する5つの注意点を意識し、魅力的な志望動機に仕上げましょう。

希望の業務範囲を狭めない

注意する1つ目のポイントは、「希望する業務を絞りすぎないこと」です。総務の仕事は、とても要務内容が幅広いため、さまざまな業務をこなす必要があります。そのため、幅広い業務にも意欲的に取り組める人物かどうか、企業はチェックしているのです。

希望する業務を絞りすぎると、採用担当者から扱いにくさを感じたり、協調性がないのではないかと判断されたりする恐れがあるため、注意しましょう。

企業にとってメリットがある内容にする

2つ目の注意点は、採用する企業にメリットがある内容を伝えることです。「総務をやりたい」という一方的な希望に留まらず、「自分を採用することで会社にどのような影響をもたらせるのか」という点を明確に伝えましょう。

たとえば、「前職の⚪︎⚪︎の経験から、御社の業務を効率化することに貢献できます」といった具合です。前職の経験が志望企業にどのように還元できるのか、経験の棚卸しをしておきましょう。

イメージしやすい内容にする

抽象的な表現は避け、採用担当者にイメージを持ってもらいやすい表現にするのも注意点の1つです。イメージを持ってもらうためには、今までの具体的な経験やエピソードを交えると効果的です。総務を志望するにいたった経験やエピソードを、積極的に盛り込んでいきましょう。

業務に活かせるようなスキルをアピールする

経験者、未経験者ともに総務業務に活かせるスキルや知識をアピールするようにしましょう。経験者の場合は、総務で培ったスキルや知識を盛り込み、即戦力として活躍できる旨をアピールしてください。

未経験者の場合は、今までの経験で活かせるスキルや知識をアピールしましょう。たとえば、営業経験者であれば、提案資料作成経験を通じた書類作成スキルをアピールすることが可能です。

総務を選んだ理由を明確に記載する

最後に注意すべき点は、総務を志望する理由を自分の言葉で伝えること。とくに、未経験者の場合は、前職に対するネガティブな理由から総務を選ぶこともあるでしょう。

しかし、ネガティブな理由では「イメージと違ったら、また辞めてしまうのではないか」と思われてしまいます。前職の不満ではなく、「総務としてどのようなことにチャレンジをしたいのか」というポジティブな理由を伝えることが大切です。

総務の志望動機の例文

それでは、最後に志望動機の例文を良い例と悪い例に分けて紹介します。例文を参考に、自分なりの志望動機を作成してみましょう。

良い例

・経験者

「私は総務のキャリアをより広げていきたく、御社を志望します。今まで総務業務全般を経験してきましたが、非上場企業で株主総会を行わない方針であったため、株主総会の経験がありません。

私は、株主総会の企画や運営に携わりたいと考えており、チャレンジできる職場への転職を希望しています。御社は株主総会への取り組みが充実しており、これまでの総務での経験に加えて、新しいスキルを身につけることができると考え、志望した次第です。」

・未経験者

「私は前職での職場改善活動を経験して、総務を志望するようになりました。前職では、営業職に配属され、日々仕事に邁進していました。しかし、営業の仕事以外にも、営業所がより快適になるように所長に改善提案を行うことを働きかけたり、新しい備品の導入担当としての役目も率先して引き受けていました。

おかげで、他のメンバーから非常に働きやすくなったと褒めてもらうことが多く、次第に社員が働きやすい環境作りに携わる総務という仕事に関心を持つようになりました。

前職の営業所内での活動経験を活かし、今後は総務としてキャリアを積んで行きたく、御社を志望いしております。」

悪い例

・経験者

「私はずっと経験してきた総務職に絞ってキャリアを築きたく、御社を志望しています。前職は規模が小さく、総務以外に人事や経理の仕事を手伝うことが多くありました。とくに、新卒採用の時期は人事の仕事が大半で、やりたい総務業務が後回しになってしまうことに不満があり退職を希望しています。

私としては、総務のみに集中して取り組みたく、総務部として一定の規模がある御社を志望いたしました。」

・未経験者

「私は総務職が自分に向いていると思い、御社を志望します。前職では営業職に就いていたのですが、日々数字に追われるプレッシャーを感じてきました。

しかし、顧客へのプレゼン資料の作成はとても好きで、率先して取り組んでまいりました。私には営業より資料作成や裏方の仕事の方が向いているのではないかと思い、総務の仕事を志望した次第です。」

まとめ

​​総務の志望動機の作成ポイントや、書く際の注意点、志望動機の例文の良い例と悪い例を、経験者と未経験者に分けて紹介しました。

志望動機を作成するポイントは、経験者の場合は「志望する企業でどのようなことに挑戦したいか」を明確にすること。未経験者の場合は、「なぜ総務の仕事を志望するか」を明確にすることが重要です。また、前職に対するネガティブな発言は悪い印象を与えてしまうため、記載するのはやめましょう。

転職活動を行っていて、書類作成に悩んでいる方はぜひ今記事で紹介したポイントや注意点を参考に作成してみましょう。しかし、それでも難しい場合には、キャリチェンにご相談くださいね。

未経験者、経験者問わず、総務の転職にふさわしい志望動機の書き方をサポートいたします。