面接をする企業に履歴書を持参する場合や、入社希望している企業に履歴書を郵送する場合は多くあり、その度に封筒が必要不可欠になってきます。「たかが封筒」と思っていたら大間違いです！封筒1枚にもちゃんとしたマナーがあるんです！封筒のマナーに自信がない人が多いのではないでしょうか。封筒のマナーがきちんと出来ていなくて自分の印象が下がったら嫌ですよね。そこでこの記事では、履歴書を入れる封筒のマナーや注意すべきポイントなどを【手渡しする場合】と【郵送する場合】に分けてお教えしたいと思います。この記事を読みマナーを覚え、企業に好印象を与えられるようにしましょう。
目次
封筒に履歴書を入れる時とは？
そもそも封筒が必要となるシーンはいつでしょうか。
面接に履歴書を持参するとき
その場で履歴書を手渡しして、面接をするという場合です。面接は履歴書を元に掘り下げた質問がされます。面接当日、履歴書を持参して手渡しすることで履歴書の手違いや準備する手間が省くことができます。採用担当者は採用活動だけをしているとは限りません。他の業務もある場合もあるので、面接当日に、履歴書を持参してもらうのが一番都合が良いと言えます。
1次選考として履歴書を郵送するとき
企業が履歴書を1次選考として見ている場合もあります。大手企業の場合、応募者がたくさんいて、採用活動がとても大変です。一人ひとり会って面接をしている程の時間がないため、郵送された履歴書を1次選考として見るのです。
なぜ封筒がいるのか？
面接当日に履歴書を手渡しする場合「すぐ封筒から出すから封筒はいらないんじゃないか。」と思うかもしれません。しかし、封筒は必要なんです。
理由として、封筒に入れずにむき出しのままで持っていくと、カバンの中で履歴書が折れたり、シワになったり、汚れたりするので、それらを防ぐために封筒に入れます。
封筒に入れず、折れていたり、汚れたりしている履歴書を提出すると、採用担当者に悪いマイナスな印象を与えてしまいます。また封筒は履歴書をキレイな状態で提出するためのものなので、封筒自体が折れていたり、汚れていたりしては意味がありません。
また、封筒に入れておくと「選考書類を丁寧に扱っている」と思われます。面接で入社意欲を伝え「細かいところまで気がつかえる人」というアピールもできます。
履歴書を入れる封筒の選び方
まず始めに、履歴書を入れる封筒について説明していきたいと思います。
封筒のサイズ
履歴書などA4サイズの書類を提出する際は、書類を折らずに封入することができるA4サイズの封筒を使うのが一般的です。
封筒の色
封筒の色は白が基本となります。白封筒は茶封筒よりも比較的あらたまった場合に使われることが多く、重要な文書を送る際に最適です。また、白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、就活生からの書類以外にも、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、ぱっと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすくオススメです。
100円均一でも就職活動用の封筒を販売しています。また、素材もしっかりしているため、中身が透けたり、封筒が破れる可能性も低く、郵送時に何かあっても安心です。
履歴書を入れる封筒のマナー
次に履歴書を入れる封筒のマナーについてご説明していきたいと思います。
細すぎるボールペンは使わない
ボールペンは太さにより印象が大きく変わります。就職活動で使用するボールペンの太さは用途によって使い分けましょう。大きいサイズの封筒に名前を書く際のボールペンの太さと履歴書を書く際のボールペンの太さが同じでは、細すぎて弱々しい印象を与えてしまいます。
封筒の大きさを考慮して、封筒に使用するボールペンは1.6mmの油性ボールペンがオススメです。水性ボールペンは、雨でにじんでしまう可能性があるからです。また、サインペンやマジックは、封筒にインクがにじむ恐れや、文字が太すぎて少し重い印象になってしまうため避けましょう。
裏面には自分の郵便番号・現住所・氏名を書く
封筒の裏面の左下に、自分の郵便番号・現住所・氏名を書きます。採用担当者は、複数の応募者からも履歴書を受け取っていることがあるので、封筒を見て「誰の応募書類なのか」を一目で分かるようにする必要があります。
必ずクリアファイルに入れる
書類は封筒に入れる前に、クリアファイルに入れましょう。郵送時は、雨で書類が破けてしまったり、書類が折れてしまうなど何が起こるか分かりません。クリアファイルに入れておけば被害を抑えることもでき、小さいことにも気が利くと企業からも印象アップにもつながります。
使用するクリアファイルは、無色透明で、傷や折れのない一般的なクリアファイルを使えば問題ありません。
【手渡しの場合】履歴書を入れた封筒の書き方
表面は宛名不要！赤字で「履歴書在中」のみ
手渡しの場合は、郵送などと違って他者を介さず「誰から誰へ渡すか」が当事者同士で分かっているので、企業の郵便番号・住所・宛名は不要です。
なので、表面には左下に赤字で「履歴書在中」のみ書き、定規を使って文字の周りを四角く囲みましょう。字のバランスが気になる人は文房具店や100円均一で「履歴書在中」という赤いスタンプが売っているので、それを使うことをオススメします。
【手渡しの場合】履歴書を入れた封筒の注意すべきポイント
のりや「〆」は不要
手渡しなので、封筒ののり付けをする必要はありません。のり付けをした方が丁寧と思うかもしれませんが、すぐ封筒から取り出すのに頑丈にのり付けをしているとかえって迷惑にあたります。また手渡しの際は「〆」の封字も不要です。
【手渡しの場合】封筒に入れた履歴書の渡し方
受付で渡す場合
先に受付で履歴書を渡す場合は、まず自分の氏名を名乗り「履歴書を持って来ました。よろしくお願いいたします。」と一言添えて、履歴書を封筒に入れたまま渡します。受付の方は履歴書を取り次ぐ役割であり、その場で履歴書を読むわけではありません。しかし、両手で相手が読める方向にして渡すのがポイントです。この際に受付の方は選考に関係ないと決めつけ、雑な渡し方をすることは絶対にやめましょう。
＊履歴書を封筒に入れたまま
＊両手
＊相手が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
面接官に渡す場合
直接、面接官に渡す場合は、封筒に入れたままではなく、その場ですぐに履歴書を読むことが出来るように履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡しましょう。その際に、封筒は履歴書の下に重ねて「履歴書と一緒に」渡します。
受付に渡す場合と同様に「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。
また、履歴書を入れた封筒はカバンの取り出しやすい場所に入れておくことをオススメします。面接は限られた時間で行われるので、履歴書をスムーズに渡しましょう。履歴書を取り出す時にモタモタしていると、どんくさい印象を面接官に与えてしまう可能性があります。面接官より先に面接会場に案内された場合は、カバンから封筒を出して待っておいた方がいいでしょう。
＊履歴書を封筒から出す
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
＊先に面接会場に入った場合は、カバンから出して待つ
【郵送の場合】履歴書を入れた封筒の書き方
続いて、履歴書を郵送する際の封筒のマナーについてご説明していきたいと思います。
宛名の会社名・部署名は省略しない
封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を書くのが基本です。株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。また、住所も省略せず、きちんと都道府県名から書きましょう。番地に関しても、ハイフンではなく、漢数字で「〇丁目〇番〇号」と書くのがマナーです。
封字「〆」を書く
封筒に書類を全て入れたら、綴じ目の部分に「〆」と書いてください。封字は封筒の綴じ目の中心、かつ大きめに書くのがポイントです。郵送に慣れていないと封字を忘れがちですが、ビジネスにおける基本マナーですので、書き忘れないようにしましょう。
「〆」は「×」と似ているため、書き間違えてしまう人がまれにいますが、「×」と書くのはマナー違反です。また適当に書いてしまうと、自分では「〆」と書いたつもりでも、「×」に見えてしまう場合があるので注意しましょう。封字も大切なビジネスマナーですので、封字を書く際も気を抜かず、きちんと「〆」と見えるように丁寧に書きましょう。
【郵送の場合】履歴書を入れた封筒の注意すべきポイント
のりを使って閉じる
履歴書を郵送する際の封筒は、しっかりのりを使って封をしましょう。使用するのりは、スティックのりよりも粘着力の高い液体のりがオススメします。スティックのりでは、封がはがれてしまう恐れがあるからです。
あらかじめ両面テープがついているタイプの封筒は、そのまま両面テープで封をしても問題ありません。封をする際に両面テープを使用するのはマナー違反ではないからです。そのため、普通の封筒でも使用することは可能ですが、封の強度は両面テープよりも液体のりの方が強いので、なるべく液体のりを使いましょう。
切手の過不足は避ける
発送は郵便局から速達で送ることをオススメします。なるべく早く企業に届けることができるのと、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。
切手が不足していると、差出人に返送され、提出期限までに届かない可能性があります。さらに「受取人が差額を支払う」という事態になれば、企業に迷惑をかけてしまいます。リスクを最小限におさえるためにも、郵便窓口から発送しましょう。
【郵送の場合】履歴書を入れた封筒に送付状も入れる
郵送の場合、封筒には履歴書だけではなく、送付状の添付も忘れないようにしましょう。送付状には、誰が何を送ったのかをわかりやすく示す役割があります。送付状の添付は必須ではありませんが、書類を企業へ郵送する際は同封することがマナーです。封入時は、書類の一番上に送付状がくるように重ねましょう。
書く内容
①日付
紙面の右上に日付を記載します。西暦・和暦どちらでも構いませんが、その他の書類と揃えた方が無難です。
②宛名
日付よりも下の左端に記載します。先ほどと同様、会社名などは省略せずに記載するのがマナーです。
③自分の情報
自分の氏名・現住所・電話番号を記載します。
④件名（タイトル）
「履歴書のご送付の件」のように内容が分かりやすい件名を記載しましょう。
⑤本文
「拝啓」で書き出し、文末を「敬具」で結びます。ビジネスにおけるあいさつ文と何を送付したかを伝えるシンプル文章にしましょう。
同封している書類と枚数を箇条書きで記載するのを忘れないようにしましょう。
まとめ
今回は、履歴書を入れる封筒について、手渡しと郵送の場合で分けてマナーや注意すべきポイントをご説明しましたが、いかがでしたでしょうか。封筒で合否が別れることはないかと思いますが、些細なことであっても企業側に良い印象を残したいものです。これらのビジネスマナーは社会人になってからも大変役に立ちますので、ぜひこの機会に覚えておきましょう。
