企業から内定の通知をもらった後、入社前の手続きとして提出する内定通知書をご存知でしょうか。提出する理由は？郵送マナーは？承諾後に辞退することはできるのか？など、提出する前に、内定承諾書についてしっかりと把握しておきたいですよね。この記事にて、内定承諾書についての疑問を解決していきます。ぜひ、参考にしてみてください。
目次
内定承諾書とは？
内定承諾書とは、企業が内定を通知した相手に発行する書類です。入社承諾書と呼ばれることもあります。内定承諾書の内容に問題がなければ、誓約の意味を込めて必要事項を記入し、企業に提出します。この書類を提出することで、企業からの内定を承諾し、入社する意思があることを示すのです。
企業が内定承諾書の提出を求めるのはなぜ？
企業が採用者に内定承諾書の提出を求める理由は、主に以下の2つです。
①入社の意思を確認するため
②安易な内定辞退を防ぐため
1つ目の理由は、入社の意思を確認するためです。内定承諾書は、口頭だけではなく、書面できちんと採用者に内定が決まったことを伝えるという役目も担っています。書面で内定を出したことを証明することで、採用者も安心できるでしょう。さらに、内定承諾書または同封されている書類に、給料や業務内容など雇用条件が記載されています。署名捺印された内定承諾書を受け取ることで、企業は、採用者が記載されている雇用条件に承諾したこと、入社の意思があることを確認するのです。
2つ目の理由は、安易な内定辞退を防ぐためです。面接の段階で「御社が第一志望です」と答えた採用者に限定して内定を通知したとしても、全員が入社する可能性は低いでしょう。実際、内定を通知した後に、別の企業に入社することを理由に内定を辞退する人は少なくありません。しかし、企業はお金と時間をかけて採用活動を行っているため、内定を出した相手に内定を辞退されることはなるべく避けたいと考えています。十分な人員が確保できなければ、また採用活動を始めなければならないからです。そのため、内定承諾書を通じて、あらためて入社の意思があるのか確認し、正式な書類で契約をすることで、内定辞退を抑制しているのです。
内定承諾書の提出期限は？
基本的に、内定承諾書は提出期限が設定されています。企業によって提出期限は異なりますが、受け取ってから10日前後を期限としている企業が多いです。大前提として、企業の定めた期限までには提出しなければなりません。提出期限が設定されていない場合は、受け取ってからなるべく早く返送するようにしましょう。目安としては、1週間以内です。企業としては、早めに内定承諾の意思を確認したいため、意思が固まっている場合は、提出期限のあるなしに関わらず、出来るだけ早めに提出しましょう。
内定承諾書の提出期限は延長できる
いくつかの企業を受けている場合、他の企業の選考状況によっては、すぐに内定承諾の返事が出来ない場合もあるでしょう。このような場合、提出期限の延長を申し出ることができます。延長できる期限は企業によって異なりますが、1〜2週間以内が一般的でしょう。また、早めに延長を申し出た場合、最長で1か月程は延長できるとも言われています。いずれにしても、企業の規定に従うことが大切なので、期限内に内定承諾書を提出できない場合は、早めに企業に相談しましょう。
内定承諾書を返送するまでの手順
内定承諾書について分かったところで、内定承諾書が届いてから何をするべきなのか、内定承諾書を返送するまでの手順を確認していきましょう。
①書類の内容を確認
企業から内定通知の書類が届いたら、まず初めに書類の内容を確認しましょう。一般的には、内定承諾書のほかに、以下のものが同封されています。
・内定通知書・・・内定が決まったことを知らせる書類。内定通知書には内定承諾書の提出期限が書かれていることが多いです。
・内定承諾書・・・内定承諾の旨を企業に示す書類。企業へ返送します。
・労働条件通知書・・・契約の期間や給与などの労働条件が記載された書類。業務内容、賃金、就業場所、就労時間など労働に関する条件が、面接などで聞いた条件と相違ないか確認しましょう。
また、基本的に内定承諾書には、「入社することを承諾します」「正当な理由なく入社を拒否しません」といった文言のほかに、企業から内定が取り消される条件についても記載があります。内定取り消しの条件としては、以下のような例が挙げられます。
・経歴詐称など履歴書や面接で虚偽の申告があった場合
・内定者が病気やケガなど健康上の理由で就業が不可能であると判断された場合
・内定者に犯罪行為があった場合
・会社の業績悪化など経営上やむを得ない場合
上記の内定取り消し事由に対して、「異議申し立てをしません」といった文言が記載されていますので、よく確認しておきましょう。
②添え状の作成
ビジネスシーンにおいて、書類を郵送する際は、添え状の同封も忘れないようにしましょう。添え状には、誰が何を送ったのかをわかりやすく示す役割があります。添え状の添付は必須ではありませんが、書類などを企業へ郵送する際は同封することがマナーです。封入時は、書類の一番上に添え状がくるように重ねましょう。
添え状の書き方
①発送年月日を記載する。
②企業名・担当部署名・担当者名を記載する。
③自分の住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載する。
④タイトルを記載する。タイトルは「内定承諾書送付の件」など簡潔なものにする。
⑤本文
⑥書類の種類や枚数を記載する。
③郵送の準備
企業から送られてきた書類に、返信用封筒が同封されていた場合は、その封筒を使用して構いません。返信用封筒がなかった場合は、自分で封筒を用意しましょう。
封筒の色は白
内定承諾書の封筒の色は、白が基本となります。白封筒の中でも、厚手で中身が透けないものを選びましょう。
白封筒は茶封筒よりも比較的あらたまった場合に使われることが多く、重要な文書を送る際に最適です。また、白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、ぱっと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすくおすすめです。
封筒のサイズは用紙に合わせる<
封筒のサイズは、内定承諾書の送られてきた状態によって異なります。折り目のない状態で送られてきた場合は、内定承諾書が折らずに入る封筒を、三つ折りの状態で送られてきた場合は、三つ折りの用紙にちょうどいい封筒を選ぶのが一般的です。要するに、内定承諾書が送られてきた状態のまま返送できるサイズを選べばいいのです。サイズの目安は、以下の通りです。
・A4サイズの内定承諾書を折らずに入れる場合・・・角形2号
・三つ折りで入れる場合・・・長形3号
雨で書類が破けてしまったり、配達中に書類が折れてしまうなどのリスクを防ぐためにも、内定承諾書と添え状はクリアファイルに入れることをおすすめします。使用するクリアファイルは、無色透明で、傷や折れのないものを使用しましょう。
④郵便局から発送する
内定承諾書は郵便局から送ることをおすすめします。これは、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。切手が不足していると、差出人に返送され、提出期限までに届かない恐れがあります。さらに、「受取人が差額を支払う」という事態になれば、企業に迷惑をかけてしまいます。リスクを最小限におさえるためにも、郵便窓口から出しましょう。郵送手段は特に指定はありませんが、期日が迫っている場合は速達で送るのが無難です。
内定承諾書を郵送する際の宛名の書き方
続いては、宛名の書き方について解説していきます。宛名は、受け取った相手が一番最初に目にする部分なので、バランスよくきれいな字で書きましょう。丁寧に書くことを意識することが大切です。
【表面】宛名の書き方
封筒の宛名は縦書き・横書きのどちらでも問題ありません。縦書きが一般的ですが、会社名にアルファベットが含まれている場合は、横書きのほうが見栄えがいいでしょう。書く内容としては、住所・社名・部署名・担当者名を書くのが基本です。株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。また、住所も省略せず、きちんと都道府県名から書きましょう。番地に関しても、ハイフンではなく、漢数字で「○丁目○番○号」と書くのがマナーです。
封筒の表面には、書類の内容が一目で分かるように、赤いボールペンで「内定承諾書在中」と記載しましょう。また、「内定承諾書在中」の文字は赤枠で囲みます。記載する場所は、縦書きなら左下、横書きなら右下です。必ず記載しなければいけないという決まりはありませんが、重要な書類であることを分かりやすくしたほうが親切です。
【表面】返信用封筒の「行」は消す
企業からあらかじめ返信用封筒が用意されている場合、宛先に「○○行」と記載されていることがあります。自社に対して「御中」や「様」などを使うのはマナー違反のため、企業は「行」を使っているのです。つまり、自分が企業へ書類を送る際に「行」を使うことはありません。したがって、返信用封筒に「○○行」と書かれている場合は、そのまま送り返すのではなく、宛名の「行」に二重線を引き、横に「御中」または「様」と書き足すのがマナーです。「様」と「御中」の使い分けは、以下の通りです。
「様」の使い方
「様」は、個人名の後に付けられる敬称です。そのため、名前が分かっている特定の担当宛に送る場合は、「株式会社○○ 人事部 △△様」のように「様」付けが基本です。
宛名が個人かつ役職がついている場合は、上記のように、「役職」「名前」「様」の順で書きます。
「御中」の使い方
「御中」とは、宛名が特定の個人以外の時に用いられます。したがって、会社や担当部署など団体宛に送る場合は、「株式会社○○ 人事部 御中」のように、「御中」を末尾に用いるのが正しい使い方です。
ちなみに、メールの場合は、会社や部署宛てだとしても、「御中」よりも「様」を用いるのが適切です。特定の個人に送るわけではなくとも、メールを開封して対応するのは1人です。そのため、「様」を使用しても違和感はないでしょう。担当者の名前が分からない場合は、「株式会社○○ 採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。
【裏面】住所氏名を忘れない
裏面には、封を開けなくても誰から送られてきたのか分かるように、あなたの住所氏名を書きましょう。封筒の左下に、表面よりも小さめの文字で記入します。
【裏面】封字を書く
内定承諾書を郵送する際の封筒は、のりで封をしましょう。使用するのりは、スティックのりよりも粘着力の高い液体のりがおすすめです。開封しづらいホッチキスや、開封された後、再び封をされても気づかない可能性があるセロハンテープで封をするのはNGです。
封をした場合は、「〆」を書きわすれないようにしましょう。封字は封筒の綴じ目の中心、かつ大きめに書くのがポイントです。封字を書く理由は、「確かに封をしました」という意味と「誰にも開封されていません」といことを表すためです。「〆」は「×」と似ているため、書き間違えてしまう方が稀にいますが、「×」と書くのはマナー違反ですので注意が必要です。また、適当に書いてしまうと、自分では「〆」と書いたつもりでも、「×」に見えてしまう場合があります。封字も大切なビジネスマナーですので、封字を書くときも気を抜かず、きちんと「〆」と見えるように丁寧に書きましょう。
内定承諾書の提出後に辞退は可能なの？
やむを得ない事情などで内定を辞退することもあるでしょう。最後に、内定承諾書の提出後に、内定を辞退することは出来るのか解説していきます。
内定承諾書の提出後でも辞退できる
内定承諾書を出した後でも、入社日の2週間前までに申し出れば内定を辞退できます。万が一、企業が内定辞退を拒否したとしても、内定承諾書には法的な効力はないため、拒否は無効になります。しかし、内定承諾後の辞退は、内定承諾前の辞退よりも、企業に迷惑をかけてしまうことになるので、出来る限り避けたほうがいいでしょう。先ほども説明した通り、企業は内定承諾書を通して、採用者の入社の意思を確認し、受け入れに向けた準備を進めていきます。内定承諾書を受け取った時点で、仕事の割り当てや配属先など、話が進んでいる可能性もあるでしょう。つまり、内定承諾後に辞退されてしまうと、これまでの労力が無駄になってしまうのです。なるべく企業へ迷惑をかけないためにも、安易な辞退は避けましょう。
連絡は電話でする
一度内定を承諾してから辞退をする場合は、必ず電話で連絡をするのがマナーです。メールのみで済ませるのはNGです。誠意のある対応をしましょう。企業側の手間も考慮して、電話でこれまでのお礼と、内定を辞退してしまうお詫びの気持ちを伝えましょう。
営業時間内に連絡する
内定辞退の連絡をする時間帯は、企業の営業時間内が適切です。ただし、営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。
まとめ
内定承諾書について解説してきましたが、いかがでしたか。提出期限に関係なく、入社を決意したらなるべく早めに内定承諾書を返送しましょう。郵送する際は、郵送マナーにも気を付けてくださいね。ビジネスマナーを知らないと、入社前にマイナスなイメージを与えてしまう可能性もあります。内定承諾書を提出後も内定を辞退することは可能ですが、企業へ迷惑がかかってしまうのでなるべく避けたほうがいいでしょう。入社後のトラブルを防ぐためにも、内定承諾書は内容をよく確認し、熟考を重ねたうえで提出するようにしましょう。
内定辞退の連絡をする時間帯は、企業の営業時間内が適切です。ただし、営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。
