面接を受ける企業から「履歴書を持参してください。」と言われることがあるでしょう。郵送ではなく、その場ですぐに提出するので、そのままでいいだろう。と思ってはいけません！持参する際にも履歴書は封筒に入れなければならないのです。他にも履歴書を持参する際に注意点がたくさんあります。そこでこの記事では、履歴書を持参する際の封筒の選び方や面接官への渡し方についてご紹介したいと思います。
目次
なぜ履歴書を持参するのか？
そもそもなぜ企業は面接をする際に「履歴書を持参してください。」と言うのでしょうか。
履歴書の準備間違いを無くすため
履歴書を持参するように指示する理由はその場で履歴書を手渡しして、その履歴書を元に面接をするからです。面接は履歴書を元に掘り下げた質問がされます。面接当日、履歴書を持参して手渡しすることで履歴書の手違いや準備する手間を省くことができます。採用担当者は採用活動だけをしているとは限りません。他の業務もある場合もあるので、面接当日に、履歴書を持参してもらうのが一番都合が良いと言えるのです。
履歴書を持参ではなく、郵送の場合もある
入社希望の企業によっては、履歴書を持参ではなく郵送の場合もあります。これは企業が履歴書を1次選考として見ているのです。大手企業の場合、応募者がたくさんいて、採用活動がとても大変です。一人ひとり会って面接をしている程の時間を割けないため、郵送された履歴書を1次選考として見るのです。
履歴書を持参する際にすること
履歴書を持参する際にしておくべきことがあります。
履歴書をコピーして確認する
履歴書は、書き終わった時点で自分用に1枚コピーを取り、面接当日に持っていきましょう。その理由は、面接までの移動時間や待ち時間などの空いている時間に自分が書いた内容を確認することができるからです。面接官は履歴書を元に経歴や志望動機、自己PRなどを質問してきます。入念に自分が書いた履歴書に目を通しておくことで、内容のおさらいができ、余裕を持って質問に答えられるようになります。
また、コピーをしていることで違う面接で履歴書が必要になった際に、前に書いた履歴書を参考にできるからです。「あの時、提出した履歴書を参考に書きたいけど手元にないな…」なんて事態を防ぐことができます。
履歴書を持参する際の好ましい封筒とは
次に、履歴書を持参する際に入れる封筒について説明していきたいと思います。
封筒のサイズ
履歴書を持参する際は、履歴書を折らずに封入することができるA4サイズの封筒を使うのが一般的です。
封筒の色
封筒の色は白が基本となります。白封筒は茶封筒よりも比較的あらたまった場合に使われることが多く、重要な文書を送る際に最適です。また、白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、応募者からの書類以外にも、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、パッと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすいのでオススメです。
100円均一でも就職活動用の封筒を販売しています。また、素材もしっかりしているため、中身が透けたり、封筒が破れる可能性も低く、郵送時に何かあっても安心です。
履歴書を持参する際の封筒のマナー
履歴書を持参する際に入れる封筒のマナーについてご説明していきたいと思います。
細すぎるボールペンは使わない
ボールペンは太さにより印象が大きく変わります。就職活動で使用するボールペンの太さは用途によって使い分けましょう。大きいサイズの封筒に名前を書く際のボールペンの太さと履歴書を書く際のボールペンの太さが同じでは、細すぎて弱々しい印象を与えてしまいます。
封筒の大きさを考慮して、封筒に使用するボールペンは1.6mmの油性ボールペンがオススメです。水性ボールペンは、雨でにじんでしまう可能性があるので避けましょう。また、サインペンやマジックは、封筒にインクがにじんでしまう恐れや、文字が太すぎて少し重い印象になってしまうのであまりオススメしません。
裏面には自分の郵便番号・現住所・氏名を書く
封筒の裏面の左下に、自分の郵便番号・現住所・氏名を書きます。採用担当者は、複数の応募者からも履歴書を受け取っていることがあるので、封筒を見て「誰の応募書類なのか」を一目で分かるようにする必要があります。
必ずクリアファイルに入れる
履歴書は封筒に入れる前に、クリアファイルに入れましょう。提出する際にカバンの中で履歴書が折れたり、シワになったり、汚れたりするので、それらを防ぐためにクリアファイルに入れます。折れていたり、汚れたりしている履歴書を提出すると、採用担当者に悪いマイナスな印象を与えてしまいます。クリアファイルに入れておくことで「選考書類を丁寧に扱っている。」と思われます。面接で入社意欲を伝え「細かいところまで気がつかえる人」というアピールもできます。
使用するクリアファイルは、無色透明で、傷や折れのない一般的なクリアファイルを使えば問題ありません。
履歴書を持参する際の封筒の書き方
履歴書を持参する際の封筒の書き方についてご説明していきたいと思います。
表面は宛名不要！赤字で「履歴書在中」のみ
手渡しの場合は、郵送などと違って他者を介さず「誰から誰へ渡すか」が当事者同士で分かっているので、企業の郵便番号・住所・宛名は不要です。
なので、表面には左下に赤字で「履歴書在中」のみ書き、定規を使って文字の周りを四角く囲みましょう。字のバランスが気になる人は文房具店や100円均一で「履歴書在中」という赤いスタンプが売っているので、それを使うことをオススメします。
履歴書を持参する際の封筒の注意点
履歴書を持参する際の封筒の注意すべきポイントをご紹介していきたいと思います。
のりや「〆」は不要
履歴書持参なので、封筒ののり付けは不要です。のり付けをした方が丁寧と思うかもしれませんが、すぐ封筒から取り出すのに頑丈にのり付けをしているとかえって迷惑にあたります。また持参する場合はのり付けをしないので、封筒の裏面の「〆」という封字も必要ありません。
「添え状」（送付状）は不要
履歴書を持参する場合は、直接手渡しをするので「添え状」（送り状）は必要ありませんが、履歴書を郵送する場合は、必要になりますので、間違えないように注意しましょう。
持参した履歴書の渡し方
持参した履歴書の渡し方を受付の方に渡す場合と面接官に渡す場合に分けてご説明していきたいと思います。
受付で渡す場合
先に受付で履歴書を渡す場合は、まず自分の氏名を名乗り「履歴書を持って来ました。よろしくお願いいたします。」と一言添えて、履歴書を封筒に入れたまま渡します。受付の方は履歴書を取り次ぐ役割であり、その場で履歴書を読むわけではありません。しかし、両手で相手が読める方向にして渡すのがポイントです。この際に受付の方は選考に関係ないと決めつけ、雑な渡し方をすることは絶対にやめましょう。
＊履歴書を封筒に入れたまま
＊両手
＊相手が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
面接会場に面接官が先に入室している場合
面接会場に面接官が先に入室している場合は、封筒に入れたままではなく、その場ですぐに履歴書を読むことが出来るように履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡しましょう。その際に、封筒は履歴書の下に重ねて「履歴書と一緒に」渡します。
受付に渡す場合と同様に「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。
また、履歴書を入れた封筒はカバンの取り出しやすい場所に入れておくことをオススメします。面接は限られた時間で行われるので、履歴書をスムーズに渡しましょう。履歴書を取り出す時にモタモタしていると、どんくさい印象を面接官に与えてしまう可能性があります。
＊履歴書を封筒から出す
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
面接官より先に面接会場に案内された場合
面接官より先に面接会場に案内された場合は、カバンから封筒を出して面接官が来るのを待ちましょう。面接官が入室してきたら起立して、指示を受けた時点で履歴書を渡しましょう。その際は先ほどと同様に履歴書を封筒から出してクリアファイルに入れた状態で渡します。封筒は履歴書の下に重ねて履歴書と共に渡します。「履歴書を持って来ました。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えて両手で、面接官が読める方向にして渡します。緊張しますが焦らず、一つひとつの動作を丁寧に行ないましょう。
＊カバンから封筒を出して待つ
＊履歴書を封筒から出す
＊封筒は履歴書の下に重ねて一緒に渡す
＊両手
＊面接官が読める方向にする
＊一言言いながら渡す
＊カバンからすぐ出せる場所に入れておく
【番外編：履歴書持参でない場合】封筒の書き方
履歴書持参でない、郵送する場合の封筒のマナーについてご説明していきたいと思います。
宛名の会社名・部署名は省略しない
封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を書きます。株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。また、住所も省略せず、きちんと都道府県名から書きましょう。番地に関しても、ハイフンではなく、漢数字で「〇丁目〇番〇号」と書くのがマナーです。
封字「〆」を書く
封筒に書類を全て入れたら、綴じ目の部分に「〆」と書いてください。封字は封筒の綴じ目の中心、かつ大きめに書くのがポイントです。郵送に慣れていないと封字を忘れがちですが、ビジネスにおける基本マナーですので、書き忘れないようにしましょう。
「〆」は「×」と似ているため、書き間違えてしまう人がまれにいますが、「×」と書くのはマナー違反です。また適当に書いてしまうと、自分では「〆」と書いたつもりでも、「×」に見えてしまう場合があるので注意しましょう。封字も大切なビジネスマナーですので、封字を書く際も気を抜かず、きちんと「〆」と見えるように丁寧に書きましょう。
【番外編：履歴書持参でない場合】封筒の注意点
最後に履歴書持参でない、郵送する場合の封筒の注意すべきポイントについてご説明していきたいと思います。
のりを使って閉じる
履歴書を郵送する際の封筒は、しっかりのりを使って封をしましょう。使用するのりは、スティックのりよりも粘着力の高い液体のりをオススメします。スティックのりでは、封がはがれてしまう恐れがあるからです。
あらかじめ両面テープがついているタイプの封筒は、そのまま両面テープで封をしても問題ありません。封をする際に両面テープを使用するのはマナー違反ではないからです。そのため、普通の封筒でも使用することは可能ですが、封の強度は両面テープよりも液体のりの方が強いので、なるべく液体のりを使いましょう。
切手の過不足は避ける
発送は郵便局から速達で送ることをオススメします。なるべく早く企業に届けることができるのと、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。
切手が不足していると、差出人に返送され、提出期限までに届かない可能性があります。さらに「受取人が差額を支払う」という事態になれば、企業に迷惑をかけてしまいます。リスクを最小限におさえるためにも、郵便窓口から発送しましょう。
まとめ
今回は履歴書を持参する際の注意点や封筒の選び方、履歴書の渡し方についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。渡す際でも受付や面接官によって異なる事がわかりました。履歴書を持参するだけですが、相手に良くない印象を与えないようにしっかり対応していきましょう。
