アジェンダとは？今更聞けないビジネスワードをチェック！レジュメとの違いも解説！

ビジネスシーンでは多くの言葉を覚えなければなりません。”アジェンダ”という言葉もビジネスシーンでよく見聞きする言葉のひとつですが、具体的な意味を理解して使用していますか？アジェンダは会議に使用する資料を作る場合に使う言葉であり、意味を知らずに聞き流していると、思わぬところで恥をかいたりミスをしたりしかねません。この記事では、アジェンダの意味や使い方に合わせて、アジェンダ同様見聞きすることの多い”レジュメ”との違いについて解説します。

アジェンダとは

アジェンダは外来語のひとつであり、主に外資系企業において使われている言葉です。検討すべき”課題”や”議事過程”、”予定表”などといった意味を持ち合わせており、現在では一般的な企業のみならず政治にまつわるニュースなどでも見聞きすることの多い言葉のひとつです。

“アジェンダ”の由来

古い辞書でアジェンダについて調べて見ると、

と記されています。その理由は、遡ること今から約30年前に「アジェンダ21」と呼ばれるブラジル地球サミットで導入されたある文章がきっかけといわれています。アジェンダ211では環境保全への取り組みを定めた規準とされており、「21」は21世紀を表現しています。つまり、20世紀から続いてきた環境汚染に対して21世紀以降も持続可能な世界を築き上げるための規準を表すものがアジェンダ21であり、アジェンダ21は、地球環境保護を前述した「検討すべき”議題”」としてアジェンダと呼ばれるようになったのです。

アジェンダとレジュメ

ビジネスシーンではアジェンダと同じようにレジュメといった言葉も見聞きします。アジェンダが「検討すべき”議題”」といった意味を持つことに対し、レジュメは「要約」といった意味を持ちます。レジュメはビジネスよりも大学などの研究発表会、プレゼンなどのシーンで使うことの多い言葉。大学教授などからその日の講義にまつわる資料を配付されることがありますが、それがレジュメとなります。そういった使い方から、ビジネスシーンでも会議やプレゼンなどで話した内容を要約したものをレジュメと呼びます。

アジェンダの基本的な使い方

アジェンダの言葉の意味を理解していても、使い方をマスターしていなければいざというときにその知識を役立たせることができません。もっと細かくいうと、アジェンダは使うシーンによって意味合いが異なるため、状況に合ったアジェンダを知っておく必要があるのです。では、どのような状況でアジェンダを使うのか、具体的なシーンについて例文と合わせて見ていきましょう。

シーンで違うアジェンダの意味

アジェンダは使う状況によって意味が異なると前述しました。端的に言うと、上司から『明後日の会議で使うアジェンダをまとめておいてほしい』と言われれば冒頭で説明した「議事日程」や「予定表」といったニュアンスになります。一方、会議やプレゼンなどの冒頭で「本日のアジェンダは●●と▲▲についてです」と、具体的な内容について話し合います、といったシーンで使う場合は「議題」といった意味になります。「本会議で採択されたアジェンダ」と呼ばれれば、これからの行動計画、企業やチームとしての目標といった意味になります。

アジェンダの使い方

アジェンダの使い方について見ていきましょう。たとえば、あなたがプレゼンの進行役を任されたと想定しましょう。事前に会議参加者にアジェンダを共有することでプレゼンの進行がスムーズに進みます。そういった場合には「事前に本プレゼンのアジェンダを共有します」と使うことで参加者全員にスマートな印象を与え、効率よくプレゼンを進めることができます。また、「次回のアジェンダについて具体的な案を提示したい方はいますか？」など、会議の締めくくりでの使い方もあります。この場合は「あらかじめ次回のアジェンダで検討すべき議題について案を出したい方はいますか？いるのであればうかがいます」といったニュアンスとなり、次回の会議で話し合いたい内容を前もって聞き出すことができます。

アジェンダを作ることで得られるメリット

アジェンダを作ることで得られるメリットには大きく分けて4つあると考えられます。アジェンダを用意することで得られるメリットを知り、ビジネスシーンがスムーズに進められるよう積極的に作成していきましょう。

事前に提供することで会議が効率よく進められる

議論を繰り返していると、つい熱くなってしまい議論すべき内容から逸脱してしまうことも少なくありません。しかし、あらかじめアジェンダを作成しておくことで、会議で行われるべき本質から逸脱することがないため、効率よく進められます。

会議の時間に無駄がなくスムーズに進められる

日本の企業は会議好きと言われています。会議を催せば、企業の方針がより明確になり、働く社員としての意見を伝えられればより一層働きやすい環境を作り出すことができます。しかし、会議を催すとなれば1回に多くの時間を費やすことになり、拘束時間が長くなってしまいます。そういった場合にアジェンダを用意しておくことで進行がスムーズになり、無駄な議論を減らすことができます。

会議の目的や決定事項を定めやすくなる

あらかじめアジェンダを作成しておけば、議論すべき内容から逸脱しにくくなります。つまり、アジェンダを会議参加者に共有することでスムーズな議論が行え、従来の会議よりも会議の目的や決定事項を定めやすくなるメリットもあります。つまり、アジェンダには会議のゴールが記載されていることにより、従来よりも効率よく端的に進められる要素があるのです。

会議後の方向性や行動パターンを定めやすくなる

会議の議題やその目的をアジェンダに記載していれば、従来よりも深い議論ができるようになります。というのも、会議を始めるときに事前資料の配付がなされていなければ、具体的にどういった議題について会議を行い、どのような結果を求めているのかがイメージできません。しかし、事前にアジェンダを配布することによって、議題について深く理解したうえで望むことができます。だからこそ、会議の方向性や最終的な企業の行動パターンを示しやすくなると言えるのです。

アジェンダの作り方

アジェンダとは会議の議題や議事進行における予定を記載した資料です。事前に配布する場合には、会議内容などを具体的に示すべきであると考えられます。従来よりも会議やプレゼンがスムーズに進められるよう、具体的なアジェンダの作り方について見ていきましょう。

アジェンダを作るうえでの注意点

アジェンダを作る場合には注意点も存在します。会議を行う場合を想定して考えてみましょう。いざ会議を行うとなれば、多くの参加者とともにあらゆる問題について議論したくなるはずです。しかし、議題すべきテーマが多くなると、所要時間を大幅に過ぎることが予想されます。そういったことがないよう、アジェンダを作る際には

＊なにを議論するのか内容を絞り込む

＊ひとつの議題に対して具体的な所要時間を明記する

など、会議における内容を細かく記載することが重要であり、具体的な内容をしっかりと把握する必要があります。ぼやけた議題内容では、アジェンダを作る際に明確な議題内容を記すことができず、せっかくの会議もうまく進められません。会議の進行などを任され、アジェンダ作りを依頼された場合に、自分の理解が乏しくアジェンダ作りが難航した場合には、会議内容について十分理解している人や、アジェンダ作りを担当していた人に教えてもらうのも方法のひとつです。アジェンダは会議参加者のガイドラインとも言える資料ですから、複数の参加者の話を聞いたうえで、議題に対してどのような意識を持っているのかを共有することで、より細かいアジェンダが作りやすくなります。

アジェンダを作るうえでのポイント

あるポイントを意識することでよりわかりやすく明確なアジェンダを作れるようになります。4つのポイントを深く理解し、参加者のみならず進行役としても使いやすいアジェンダ作りを意識しましょう。

議事録作成に有効的なアジェンダにする

会議が終わったら、次は会議内容を記録する”議事録”を作成する必要があります。そのため、議事録を作ることを意識したアジェンダを作ることで、議事録作成がスムーズに進められます。議題内容をより細かく明確に記載したアジェンダを作成しておけば、「アジェンダに沿って会議を進められたか」「アジェンダの目的に合わせた答えが明確になったか」など、確認しながら議事録を作成できます。こういったことを踏まえ、”後から振り返りができる内容”を意識して作成しましょう。

会議を想定したアジェンダ作りを意識する

アジェンダを作るうえで大切なのは”どのような議題に対してどういった工程で話を進めるのかが明確であること”です。アジェンダを作るときは会議の1から10までを想定して作成しましょう。そうすることで、無駄がなく密度の高い会議を進めることができます。

議題について厳選し、ゆとりのあるアジェンダを作る

前述したように、会議を行う以上たくさんの話し合いたい議題の中から厳選する必要があります。なぜなら1度に複数の議題を設けてしまえば、所要時間を超過し、従来と変わらない拘束時間の長い会議になってしまうからです。もっといえば、あらゆる議題を盛り込んだところで1つの議題に対して深く話し合いができず、上澄みの結果しか浮かばないからです。そうならないためにも、

＊どんなテーマで会議を行うのか
＊テーマについて細かな議題をいくつか分ける

など、1本の木を作るイメージで作成しましょう。

プロジェクター使用を想定したアジェンダを作る

会議ではプロジェクターを使用して進行する企業もあるでしょう。そういった場合に、通常のアジェンダのみを用意するのではなく、いつもの会議を想定して、プロジェクターに投写する用のアジェンダを作成するのも効率よく会議を進めることができます。用紙のみを使って会議を進めていくよりも、プロジェクターを用いて議題を指定しながら議題することで、参加者全員が同じ議題を共有しながら進行できるようになります。なお、大人数で大規模な会議を行う場合には、遠くの席からでも確認できるよう、文字サイズや行間などに注意しながら作成する必要があります。どのような文字サイズで作成しているのかプロジェクター用アジェンダの作成知識に不足を感じる場合には、過去に作成した先輩や上司、同僚などに質問するようにしましょう。

まとめ

会議に必要不可欠なアジェンダについて解説しました。アジェンダが誕生した由来やレジュメとの違い、使い方、具体的な注意点、アジェンダ作りにおけるポイントをひとつにまとめたので、この記事を読めばすぐに密度の高いアジェンダ作りができるでしょう。アジェンダは使うシーンによって意味が異なります。上司や同僚に「アジェンダを用意しておいて」と主語を付けずに指示されたときには、直近のスケジュールで行われる予定の会議、プレゼンについて確認することが重要です。最適なシーンに合わせた使い方ができるだけでなく、参加者を含め、議事録を作成する自分にとってもわかりやすく明確なアジェンダ作りを意識して、積極的にアジェンダを活用していきましょう。

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