新卒の場合の履歴書と、転職の場合の履歴書。履歴書といってもこの2つの状況で書き方が大きく変わることを知っていますか？この記事では状況別の履歴書の書き方と履歴書を用意するときに知っておきたいポイント、さらに履歴書の書き方における注意点についても解説します。あなたの状況に合わせた履歴書の書き方を知り、書類選考の際に目に留まりやすく興味を持たれやすい書き方を取り込みましょう。
目次
履歴書を用意する前に知っておくべき2つのポイント
転職をする際に必要になるのが企業に提出する履歴書です。履歴書は経歴や職歴、魅力や志望動機を明白にする「自身のすべてを表現する大切な書類」です。ここでは履歴書を書く前に事前に知っておく必要のある2つのポイントについて解説します。
履歴書には形式・種類がある
履歴書と一口に言っても、その書き方には形式のことなるものや種類があることをご存じですか？具体的には、
| JIS規格 | 社会人としての経験がある方、または社会人経験が長い方用 |
| 一般用 | 自己PR欄記載部分が複数あり、社会人経験がない方、または浅い方用 |
| 転職者用 | 転職理由を説明したい方、転職経験が複数ある方用 |
といった種類があります。履歴書は空欄を作らず全項目を丁寧に埋めることが重要です。その理由は、履歴書は自身のアピールポイントや企業に対しての熱意や興味を伝える書類だからです。応募先の採用担当者が履歴書を見たとき、どういったスキルや経験があるのか、企業にとって必要な存在となりえるのかなど、興味を持ってもらうために必要不可欠なツールが履歴書です。各項目をしっかりと埋めることで応募における熱意や働きたいといった情熱を伝えられるのです。新卒で社会人経験が浅い人が転職者用の履歴書を使っても、転職理由を書く項目は埋められません。転職回数の多い人が自己PR欄の複数ある履歴書を使っても、「なぜ複数回転職しているのか」といった一番気になる部分が伝えられず、採用担当者は興味を持ってくれません。このように、履歴書を使う人の状況を考慮し、履歴書の種類は複数あり、状況に応じて埋めやすい仕様がなされているのです。
履歴書は下書き→清書がマスト
履歴書を書く場合、手書きとパソコンを使用する2種類があります。手書きであればミスをする箇所も増えてしまい、できる限りパソコンを使って丁寧に伝えたいことをまとめて作成したいと考える人も多いでしょう。しかし、履歴書は応募する企業によって異なるものの、手書きで作成した履歴書が好まれる傾向にあります。その理由は、手書きの文字を見たことで、仕事への丁寧さを判断できたり、性格を確認できたりするからです。一方、パソコンで作成する履歴書を好む企業もあります。それはITや外資系などパソコンを使用する仕事がメインの企業です。応募先の企業はどちらのフォーマットが好むかを見極めることが採用の秘訣と言えるでしょう。
履歴書作成は必ず下書きをする
手書きで書く場合には、必ず下書きを行うことが重要です。後述しますが、訂正箇所を修正ペンなどで修正することは基本的にマナー違反となります。ですから、履歴書を作成するうえでは下書きが重要になります。下書きをしたうえでボールペンなどを使って清書することで、間違いのない正しい履歴書が作成できます。また、文脈などの違和感や誤字脱字などにも気を付けましょう。自己PR欄や転職理由などを各項目では、思わず自分の感情に任せて書くことがあります。そういったときは、表記の揺れや文章への違和感がないよう、統一感を持って書くことが重要です。また、下書きと清書が面倒と感じ、消せるボールペンなどを使用する人も少なくありません。消せるボールペンも水に触れると消えてしまうなどといったデメリットも多く、また印象も良くないため、消せるボールペンの使用は避けましょう。パソコンでの履歴書作成においても、最終的なチェックは怠らないようにしましょう。入力ミスがきっかけで複数間違えたり、文章や表記が揺れたりすることも生じやすくなります。パソコンで作成する場合にも、あらかじめ作成したら、印刷前に最終チェックすることを心がけましょう。
履歴書の書き方
履歴書には複数の項目があります。ここでは各項目をどのように記入すべきかを表にして解説します。
| 日付 | 郵送で提出する場合は提出日を記載、持参の場合は持参する日を記載します。日付部分にある「年」は年号(令和〇年)と書くのが一般的です。日付のみを書くことはマナー違反となりますから、「令和〇年〇月〇日」と書きましょう。 |
| 氏名 | 氏名を記載する欄は広めになっているため、スペースに合わせたサイズで書きます。「ふりがな」には氏名どちらにもふりがなを振ります。名前がひらがなの場合も同様です。「フリガナ」と書かれている場合にはカタカナでふりがなを振りましょう。 |
| 写真 | 写真の使用には以下のような決まりがあります。・直近3か月以内の写真を使用する・履歴書の枠に合わせたサイズの写真を使用する・口角を上げ、柔らかい印象が受け取れる写真を使用する |
| 学歴 | 学歴は基本的に中学卒業時期から記載します。商業科を卒業したのであれば商業科など、高校の科目についても記載します。 |
| 職歴 | 職歴欄は中途採用や転職時に重要視される項目です。勤めた企業の正式名称と年を追って働いた視点や部署、担当について細かく記載し自分をPRします。転職の場合は同時に提出する「職務経歴書」と相違ない内容を記載しましょう。社会人経験が浅い場合には職歴を書くスペースが余ってしまうため、「中学卒業」から書いても問題ありません。 |
| 資格 | 資格欄については現在取得している資格について記載しましょう。民間団体、公的資格などを発行団体名と合わせて書きます。 |
| 志望動機 | 志望動機欄は自己PRと同様に重要視される項目です。以下の点を踏まえて記載しましょう。・同業他社が複数ある中で、その企業を志望する理由・その企業や職種を志望する理由・企業に入社したことで自身のスキルをどう活かすのか・自身の言葉で動機を詳しく説明・表すことができるか |
| 趣味・特技 | 基本的に、応募する企業にマッチした趣味や特技がふさわしいと言えますが、関係のない趣味や特技でも、魅力的だと感じられる内容であれば面接の会話が広がり、採用担当者も自身の人間性を確かめる判断要素になります。ただし、単にふざけた内容や一発芸などはマイナスな印象を与えかねませんから、自慢できることや人生において役立った趣味、気付きを得た特技などにしましょう。 |
| 本人希望欄 | 交通機関や勤務時間など、本人の希望を書きがちな項目ですが、最適な書き方としては「貴社の規定に従います」です。譲れないことやなにか伝えたいことがある場合には、面接時に事情とともに口頭で伝えるのがマストです。 |
履歴書作成における4つの注意点
履歴書を書く場合には、注意点についても理解しておく必要があります。注意点を知っておかなければ、せっかく採用のチャンスがあった企業も、履歴書のマナーを知らないといった理由で書類選考を通らなくなる可能性があるからです。合格という花を咲かせるためにも、種でもある履歴書作成における4つの注意点について理解を深めておきましょう。
氏名を偽らない
本名が気に入らない、または漢字が嫌いといった理由などで氏名を偽って書く人も少なくありません。採用されれば保険証や社員証などを作成することもあるため、どこかのタイミングで嘘が発覚してしまいます。そうなれば解雇に繋がる可能性もありますから、身分証や戸籍と同様の名前を記載しましょう。
学歴や職歴などは無職期があっても書く
学歴や職歴は年を追って記載すると先述しました。不登校の期間や無職の時期など、話したくない過去や、話せば落ちてしまうのではないかと気にする事情があったとしても、ぬかして書くことはやめましょう。ぬかして書くことでかえって不審に思われたり、面接時に質問されたりするきっかけとなってしまいます。アルバイト、パート、在宅でのWebライターであっても立派な職歴です。ですから、そういった時期もしっかりと抜かすことなく記載するようにしましょう。さらに、全く職歴のない社会人経験のない人の場合は、「就職活動期間」などといった表現を使って、面接時に具体的にどのようなことをしていたのかを話せるように準備しておくことが大切です。
修正液を使用しない
履歴書を作成している際、誤字などがある場合には修正ペンを用いて修正する人も少なくありません。しかし、修正ペンの使用は避けるのがマストです。修正ペンを使用した後の記載は穴が空いたりぼこぼこした感触があるため、履歴書を見たときに見苦しかったり、心地よく見ることができません。履歴書は立派な書類です。企業に提出するあなたを表す書類です。そのため、誤字のたびに修正ペンで修正されていれば「丁寧さに欠ける」「きれいに物を使用できないイメージがある」など、マイナス評価を持たれかねません。あなた自身を魅力的に伝えられるよう、履歴書はきれいに使い、きれいに提出できるよう努めることが、採用に欠かせないポイントです。
履歴書内の職歴が書き切れない場合
履歴書には職歴を書くスペースを作る必要があります。しかし、転職回数が多かったり、学歴とのバランスがうまくかみ合わず、埋まり切らなかったりといった事象も少なくありません。そういった場合には、以下の工夫を取り入れてみましょう。
学歴を省く
転職の場合の履歴書では、学歴よりも職歴が重要視されます。中学卒業から書いている場合は高卒から、高校卒業から書いても不足する場合には最終学歴から記載する方法もあります。職歴を省略することは転職用履歴書においてはマストではありませんから、義務教育部分は省いて記載しましょう。
職歴の記載方法を変える
転職用履歴書では職歴を飛ばさず書きます。しかし、うまく書ききらない場合には、省略した内容を書くなど工夫次第で埋められる場合があります。それが「1行に1行ずつ職歴を書く」です。例を見てみましょう。
| 年 | 月 | 学歴・職歴(各別にまとめて書く) |
| 〇 | × | 株式会社●● △部配属 入社(〇年×月退社(または退職)) |
このように、年月日を追って入社と退社を2行で書くのではなく、1行で済ませています。そうすることで1行増やすことができるため、職歴を飛ばさずに書けるようになります。ただし、職歴を1行にまとめて省略した内容で記載する場合には、必ず職務経歴書を同封して正式な内容が分かるようにしましょう。職務経歴書を同封する場合の履歴書の職歴部分は以下のように記載しましょう。
| 年 | 月 | 学歴・職歴(各別にまとめて書く) |
| 〇 | × | 株式会社●● △部配属 入社(詳細については別途職務経歴書をご参照ください) |
職務経歴書の存在を履歴書の職歴部分で触れることにより、「どの会社のどの部署に配属になったのか」「いつ退職したのか」を職務経歴書と照らし合わせて見て欲しいことがスムーズに伝えられます。こうした工夫を取り入れることで、採用担当者も「なぜ退職したのか」「その仕事に就いてなにを学び感じたのか」を面接時に聞き取りやすくなります。
まとめ
履歴書は自身をアピールする武器です。自身のさまざまな経験やスキル、学歴をふんだんにアピールし、興味を持ってもらうだけでなく、企業にとってどんな武器になるのかを伝える大切なツールです。面接に至るまでにあなたのことを知る書類ですから、丁寧さや几帳面さ、話しやすさやその他性格が伝えられるような工夫を取り入れることが重要です。丁寧に作成すれば、「顧客に提出する書類も、こんな風に丁寧に作ってもらえるのではないか」といった魅力として伝えられます。面接にこぎつけるためのツールでありながらも、あなたの企業での働きを垣間見るツールでもあります。その点をしっかりと留意することで、今まで以上に丁寧な履歴書を作れるようになります。転職においても転職回数が多いからという理由で在職した企業などを飛ばさずに書くことも大切です。職務経歴書と相違ない内容を書きながら、転職先でどんなことを学び、人生にどう活きているかを伝えられるよう、面接前に準備しておきましょう。
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