転職活動を今から始めようと思っているけどそもそも何の書類が必要なの？と疑問に思っている人は少なくありません。転職活動を始める前に必要な書類を揃えておきたいですよね。また転職先が決まり、転職先に提出しないといけない書類はどのくらいあるのでしょうか。
そこでこの記事では、転職活動中に必要な書類から転職先が決まり、転職先に提出しないといけない書類をご紹介していきたいと思います。転職先から内定をいただき、書類の提出を求められた先に慌てないように事前に理解しておきましょう。
目次
転職活動中に必要書類
転職活動中に必要な書類は以下の3つです。1つずつご説明していきたいと思います。
＊履歴書
＊職務経歴書
＊添え状（送り状）
履歴書
履歴書は基本中の基本ですね。履歴書は、あなたの氏名や顔写真、住所、学歴・職歴などあなたの情報を時系列で記載した書類のことです。特にサイズ指定がない場合はA4サイズの履歴書で作成しましょう。履歴書には、自己PRや志望動機、特技欄が設けられており自由に自分をアピールすることができます。
手書き作成してもパソコンで作成してもどちらでもいいですが、採用担当者が読みやすい履歴書にしましょう。書いた履歴書の内容が魅力的な内容だったとしても読みにくければ、意味がありません。採用担当者が読むということを考えて丁寧に作成しましょう。
職務経歴書
職務経歴書は、履歴書に書くことが出来なかった具体的な過去の業務経験やスキルを詳細に書いた書類のことです。社会人として入社し、現在に至るまでの仕事内容や実績を書き、志望する企業に自己アピールする書類でもあります。履歴書だけでは分からない情報を補足として、履歴書と一緒に提出します。
志望する会社が求める実績やスキルなどの人物像に合わせた業務経験や実績において具体的な数字を用いたり、専門用語を使わないことがポイントです。
フォーマットが決まっている履歴書と異なり、職務経歴書はフォーマットが比較的自由で、古い職務経歴から書く「編年体形式」や現在からさかのぼって職務経歴を書く「逆編年体形式」、キャリアごとに分けて書く「キャリア形式」などさまざまな種類があるので、自分が書きやすい形式を選んで作成しましょう。
添え状（送り状）
添え状（送り状）は、志望する会社に郵送で履歴書や職務経歴書を送る際に同封するあいさつの代わりとして用いられる書類のことです。採用担当者が差出人と中身の概要を把握しやすくするために「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを簡単に書きます。あいさつの代わりとして用いられる書類なので、面接当日に履歴書を持参し、採用担当者や面接官に直接手渡しをする場合、添え状はいりません。
たとえ郵送の場合に添え状を同封し忘れたとしても、採用に直接的な影響はありませんが、添え状は本題に入る前にワンクッションする働きがあるので、ビジネスマナーとして添え状は同封しましょう。
転職先が決まり転職先に提出が必要な書類
転職先の会社が決まり、新しい会社に入社する際に提供を求められる書類は以下の7つです。1つずつご説明していきたいと思います。
＊雇用保険被保険者証
＊源泉徴収票
＊マイナンバー
＊年金手帳
＊扶養控除等（異動）申告書
＊健康保険被扶養者（異動）届
＊給与振込先届出書
雇用保険被保険者証
前職の会社を退職した際に受け取る書類の1つです。
「雇用保険」とは、失業や育児・介護などによる休業で収入が減った際に、労働者の生活を支えるために設けられた強制保険制度のことで
「雇用保険被保険者証」とは、その雇用保険に加入した際に発行される証明書のことです。
転職先の会社ではすでに加入済みである雇用保険の再開手続きを行う際に『雇用保険の被保険者番号』が必要になるので提出が求められます。
なので、雇用保険被保険者証はコピーでも可能ですが、どちらにせよ転職先の会社に提出しなければなりません。
万が一、退職した際に受け取った雇用保険被保険者証を紛失してしまったという人は、移住地を管轄するハローワークやインターネットで再発行してもらうこともできます。
源泉徴収票
源泉徴収票とは、1月1日から12月31日の1年間に「どれくらいの収入だったか」「どれくらいの控除があったか」「所得税をどれくらい払ったか」などが書かれている書類のことで、源泉徴収票も前職の会社を退職した際に受け取る書類です。
転職先の会社で引き続き年末調整を行ってもらう際に源泉徴収票が必要になります。すぐに提出しないといけない書類ではないですが、年末に近づくと必要になりますのですぐに提出できるように用意しておきましょう。
また前職の給与が前年中に全て支払われ、転職する年に一切給与の支払いを受けていない場合は源泉徴収票の提出が不要です。しかし、もし仮に2022年12月に退職し2023年に転職する場合で、2023年1月に12月分の給与が支払われたとすると2023年の源泉徴収票を転職先の会社に提出しなければいけません。紛失しないように保管しましょう。
マイナンバー
転職先の会社で社会保険や雇用保険の手続きの際に必要となるので、提出を求められます。
年金手帳
年金手帳は、国民年金や厚生年金の被保険者であることを証明するもので、厚生年金保険の加入手続きの際に必要となるので提出を求められます。1997年（平成9年）以降の加入者は青色の表紙で、20歳以上の人に対して国から1人1冊交付されます。年金手帳は、会社もしくはご自身で保管します。前職の会社で保管されていた場合は、退職する際に返却されます。また、年金手帳を紛失してしまったという人は、社会保険事務所で再発行してもらうことができます。
扶養控除等（異動）申告書
扶養控除等（異動）申告書は、源泉控除対象配偶者や扶養親族、障害者・寡婦・ひとり親・勤労学生など控除対象の確認をするために提出が必要となります。令和3年分から住民税の「給与所得者の扶養親族申告書」と合わさった形になりました。
源泉控除対象配偶者の控除や勤労学生・障害者控除の適用を受ける場合や、⾮居住者である親族に対して扶養控除の適⽤を受ける場合はそれぞれ指定された添付書類も提出しなければなりません。
決まった法令用紙があり、転職した会社から渡されて記入・捺印しますが、扶養家族がいない人でも提出しなければなりません。
健康保険被扶養者（異動）届
健康保険被扶養者（異動）届は、被扶養者（扶養家族）がいる場合、提出が必要な書類です。転職先の会社に入社するとその会社の健康保険に加入することになるので、提出が必要となります。扶養控除等（異動）申告書と同様に転職した会社から渡された法令用紙に記入・捺印して提出します。
被保険者の家族（被扶養者）に氏名変更や入れ替わりがあった場合、必要事項を記入して提出しますが、その際に被扶養者全員のマイナンバーが必要になります。
しかし、健康保険被扶養者（異動）届の提出が必要なのは扶養義務のある家族を持つ人だけで、扶養家族がいない人は提出不要です。
給与振込先届出書
給与振込先届出書は、給与を振込んでほしい口座を届け出るための書類のことで、一般的に会社独自の書類用紙に必要事項を記入・捺印して提出します。会社によって異なりますが「銀行通帳コピー（支店名・口座名の記載ページ）」の提出が必要な場合や、中小企業などでは振込手数料節約のために銀行を指定される場合もあります。
転職先によって提出が異なる必要書類
転職先の企業によって、提出を求められる書類と提出が不要な書類があります。
一般的に、以下の書類は提出を求められることが多いです。
＊健康診断書
＊退職証明書
＊入社承諾書（入社誓約書）
＊身元保証書
＊免許や資格の証明書
＊卒業証明書
＊住民票記載事項証明書
健康診断書
病院などが発行した健康診断書の提出が求められるケースがあります。会社によって異なりますが、会社が指定する医療機関の健康診断を受け、健康診断書の提出を義務付けている会社もあります。
退職証明書
退職証明書は、前職の会社をきちんと退職しているかを確認するために提出を求められるケースがあります。
入社承諾書（入社誓約書）
入社誓約書（入社承諾書）は、履歴書や職務経歴書の記載内容に虚偽がないことや就業条件・損害賠償に関する決まり事を承諾・誓約する書類のことです。会社独自の書類用紙が渡され、内容をよく確認し、署名・捺印して提出しましょう。
身元保証書
身元保証書は、その人の経歴や素性に問題がないかを第3者である身元保証人によって保証したり、もしも会社に損害を与えた場合に連帯して賠償責任を負うことを約束する書類のことです。法的に提出は定められていませんが、ほとんどの会社で提出を求められます。会社独自の書類用紙があり、身元保証人となる第3者が署名・捺印して提出するのが一般的です。保証人の条件がある場合もあります。会社によって異なりますが、親族などの緊急連絡先を提出するだけでよい会社もあるそうです。
免許や資格の証明書
転職する会社の職種によって異なりますが、ドライバーの「無事故証明書」や医療職の「資格取得証明書」など特殊な免許や資格の証明書の提出を求められるケースがあります。資格手当がある会社では提出が必須です。
卒業証明書
一般的に中途採用では提出を求められませんが、第2新卒者であれば場合によって必要になることがあります。
住民票記載事項証明書
住民票記載事項証明書は、現住所を証明する書類のことで住民税に関しての確認のために提出を求められるケースがあります。
入手方法は住んでいる市区町村の役所で発行してもらうことができます。自治体によって異なりますが、コンビニエンスストアなどで取得できることもあります。しかし最近では、個人情報保護の点から「住民票」そのものの提出は減少傾向になっています。
【シチュエーション別】いつ必要になる書類なのか？
上記でご説明した書類はいつどんなシチュエーションで必要になるのでしょうか。最後にシチュエーション別でご紹介していきたいと思います。
面接時に必要な書類
＊履歴書
＊職務経歴書
面接時に履歴書や職務経歴書を見てあなたの情報を知ります。そして履歴書や職務経歴書を元に質問をします。採用担当者は履歴書や職務経歴書がないとあなたの情報を全く知らないので、転職活動の最初には履歴書や職務経歴書が必要不可欠な書類なのです。
年末調整をする際に必要な書類
＊源泉徴収票
＊扶養控除等（異動）申告書
年末調整は自分で行うことも可能ですが、転職先の会社で行ってもらった方が断然楽に済みます。前職の会社から受け取った源泉徴収票や扶養控除等（異動）申告書を転職先の会社に提出すると、年末調整を引き続き行ってくれます。
保険の手続きの際に必要な書類
＊雇用保険被保険者証
＊マイナンバー
＊年金手帳
前職の会社を退職するとその会社の健康保険は利用できなくなってしまいます。そして、転職先の会社に入社するとその会社の健康保険に加入することになります。その際に雇用保険被保険者証の提出が必要になります。また社会保険や雇用保険の手続きの際にはマイナンバー、厚生年金保険の手続きには年金手帳の提出が必要になります。
まとめ
今回は、転職活動中に必要な書類から転職先が決まり、転職先に提出しないといけない書類をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
転職に必要な書類は転職活動中や入社手続きをする際などにさまざまな種類の書類が必要になることがわかりました。
転職活動をこれから始めようと思っている人はまずは履歴書と職務経歴書の作成をしましょう。
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