転職活動中の電話のマナー　基本を学び好印象をゲットしよう

転職活動を進めていく中で必要になるマナーのひとつが「電話」です。Web応募が多い昨今でも、万が一企業に対して電話連絡をする可能性も少なくありません。本記事では、転職活動中の方へ、社会人として押さえておくべき電話のマナーについて解説します。これまで知ることのなかったマナーをしっかりと取り入れ、無事採用を勝ち取りましょう。

転職活動中、企業に電話をするなら！基本的な2つのマナー

Web応募がポピュラーとなっている昨今でも、万が一企業に直接電話を掛ける可能性も少なくありません。インターネットが著しく不安定で、メール連絡ができない場合など、ある限られたシーンであっても電話というツールを使って連絡することは可能性として考えられます。しかし、これまでの社会人経験のなかで、丁寧な電話のマナーを心得ていますか？どことなく自信を持てない方は、この機会に基本的なマナーを取り入れていきましょう。

企業に電話を掛けるなら「掛ける時間帯」に注意を払う

企業に電話を掛ける場合、掛けても迷惑にならない時間であるかを考慮する必要があります。たとえば、お昼休憩間近の11時50分頃から、お昼休憩が終わる14時頃まではオフィスにいない可能性があります。また、週末明けの営業開始直後であれば、作業が集中している場合や、ミーティングが行われている場合も考えられます。ほかにも、始業時間から2時間ほど経過するまでの間も、ミーティングや作業が集中している可能性がありますから、避けるべき時間と考えましょう。職種によっても異なります。上記の場合、オフィスのある企業が主ですが、小売り販売を主としていたり、飲食店だったりする場合は、土日祝日はお客様が来店し、電話対応が困難な場合が考えられます。これらのことを踏まえ、電話を掛けても差し障りのない時間帯は、10時～11時50分までの間、または14時から16時の間、小売り販売や飲食店の場合は、平日の食事時間を割けた時間帯がふさわしいと言えます。

企業に電話を掛ける場合のマナー

企業に電話を掛ける場合は、企業担当者の理解しやすいように電話をすることが大切です。また、電話を掛ける前は、事前にある程度準備しておくことがポイント。具体的には以下のものを用意しましょう。

1. 応募する企業の情報をまとめたもの(企業パンフレットや自分でまとめた資料など)
2. 用件(質問や転職活動において聞きたいとしていたこと)
3. ボールペンなどの筆記用具
4. メモ帳

さらに、以下4つの項目に留意して電話を掛けるよう努めましょう。

静かな場所で掛けよう

テレビの音が漏れてしまう場所や工事現場付近、カフェやレストランなど雑音を拾う可能性のある場所での電話はマナー違反。なぜなら、忙しい間を縫って電話に出てくれる方に対して失礼な印象を与えてしまうからです。こちらから用事があって電話を掛ける場合は、静かな場所で担当者の話をしっかりと聞き取れる環境で電話を掛け、相手に「聞こえているかな？」といった不安を抱かせない工夫を心掛けましょう。

明るい声で元気よく話そう

電話を受けた担当者はあなたの顔が見えません。顔を見て話す状況と比べて、口元や表情が見えないため、話す内容が伝わりにくいのが電話のデメリットです。電話口でのデメリットをあらかじめ考慮し、明るい声で元気よく話すことを心掛けましょう。できれば、目の前に担当者がいることを想定して話すと、自然と笑顔に気を配りながら明るい印象を持って話すことができます。また、口をもごもごと動かして話すと、聞き取れない場合があります。口を大きく開いて話すよう心がけると、内容を正確に伝えられます。

5、6回のコールをめどに

電話を掛けたときに、どれくらいのコールまで鳴らし続けていますか？企業の場合、少人数で電話を受け取ることが主であるため、でないからと言って鳴らし続けるのは厳禁です。忙しい可能性を考慮し、5回〜6回のコールで出なかった場合は、30分以上時間を空けてからかけ直しましょう。

すぐに電話を切ろうとしない

担当者との話が終わり、電話を切る場合、すぐに切ってしまう行為は厳禁です。電話を切る場合は、担当者の様子をうかがい、話が終わったことを確認してから終話するようにしましょう。具体的には「本日はお忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします」と言い終え、担当者側の『失礼いたします』が終わったら、2秒ほど置いてから終話しましょう。

電話の流れと例文を活用しよう

実際に企業へ電話を掛けることを想定し、電話の流れと例文について解説します。これまでの電話の掛け方の違いを見つけ、今後の電話に取り入れられるよう学んでいきましょう。

自分の名前と用件をさらっと話し、担当者を呼び出してもらう

企業へ電話を掛けたら、まずは受付の方が電話に出ます。この場合は以下の項目を受付の方へ伝えましょう。

• 自分の名前
• 電話を掛けた理由(求人に応募したいなど)
• 担当者名

万が一、求人情報欄に担当者名が記載されていない場合は「採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と伝えましょう。担当者に電話を繋いでもらったら、以下のように用件を伝えます。

求人担当者に変わった場合は、まず今電話をしても問題ないかを伺うことが大切です。また、万が一採用担当者が不在の場合は、受付の方へ以下のように伝えましょう。

ポイントとしては、とにかく丁寧に明確に内容を伝えることが重要です。求人担当者が不在であり、受付の方と話し終えた後でも、丁寧な挨拶を取り入れ、最後まで気を抜かずに終話するよう努めましょう。

転職活動中における電話の状況別対応法

ここでは、万が一電話が聞き取れなかった場合や面接日時などの調整について決め直したい場合など、状況別での電話のマナーについて解説します。どのような状況であっても、気を抜かずに丁寧な印象を持って応対するよう努めましょう。

聞き取れなかった場合

電波状況や周囲の環境、または求人担当者側の環境などによって、万が一話す内容が聞き取れない場合もあります。そういった場合は、以下のように対応しましょう。

そのままにしてしまえば、重要な項目を聞き取れず、後々失態を犯す可能性も考えられます。聞き取れなかった場合は、角が立たないよう、丁寧な印象を持って聞き直しましょう。

面接日時の調節について話したい場合

こちらの都合で面接日時などを変更・調整し直したい場合は、以下のように伝えましょう。

こちらの都合が悪くなってしまったため、あくまでも下手に出るような印象を持って面接日時の変更について打診してみましょう。

面接・選考・内定を辞退する場合

せっかく決まった面接・選考・内定。しかし、一身上の都合がある場合は、そのまま放置することはせず、丁寧な連絡を行い、自身の口から辞退する旨を伝えることが重要です。伝えにくい内容であっても、必ず連絡をしましょう。

運転中や移動先での電話の場合

万が一先方からの電話が、運転中や移動先だった場合は以下のように対応しましょう。

こちらの都合で先方の電話にしっかりと対応できない場合は、折り返し連絡をした後、さらに双方の問題ない時間を調節し、かけ直すようにしましょう。

「確認してから折り返します」と言われた場合

万が一出先などで、先方の内容に的確に回答できない場合は、確認をした後に、再度連絡する旨を伝えます。

先方の都合の良い時間を伺い、そのときまでに必要書類を集めたうえで折り返すようにしましょう。

企業からの電話　折り返す方法

上記の状況別対応法でも少し触れましたが、電話に出られなかった場合の折り返しのマナーについて詳しくご紹介します。先方からの電話は急用である場合や大切な用件の場合が多いです。そのため、できるだけスピーディな対応を心掛けることが大切です。例えば、先方から「面接日時の変更」についての電話があったとしましょう。そういった場合は、以下のように対応します。

上記の例文のように、1つの質問に対して丁寧に回答し、そのうえで用件を伺いましょう。用件に聞き漏れ、誤りがないよう、復唱し、そのうえで指定日時にお伺いする旨を伝え、丁寧に終話するよう努めましょう。終話も相手の会話が終わったことをしっかりと確認し、2秒ほど待ってから耳から離して切るようにしましょう。

まとめ

企業との電話のやりとりは、Web応募が一般的となり、回数は減ったものの、一切なくなってしまったわけではありません。いつどこでどのような電話を掛けることになってもいいように、電話のマナーは社会人の基礎として身につけておくことがマストです。また、電話のマナーは、採用になった場合に、実際に活きる可能性のあるマナーです。そういった点も含め、企業担当者は判断しているかもしれないことを念頭に、丁寧な印象を与えられるような電話を心掛けましょう。これまで、電話のマナーに対して全く意識もしなかった方は、本記事を通じて深く理解するよう努め、せっかくのチャンスを逃さないよう取り組んでみてくださいね。

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