「自己紹介書って履歴書とは違うの？」
「自己紹介書の書き方がわからない」
このような疑問や不安を抱いている方は多くいます。
自己紹介書とは、文字通り自分を紹介するための文書です。
就職・転職活動における書類選考では履歴書や職務経歴書の提出が一般的ですが、企業によっては、自己紹介書を別に求められることがあります。
今回の記事では、自己紹介書の作成方法や好印象な例文をご紹介していきます。
ぜひ、参考にし、読み手の心をつかむ自己紹介書を作成しましょう。
目次
履歴書と自己紹介書は違うもの？
履歴書は学業や職業の経歴など、その人の状況を記した書類をさします。
一方で、自己紹介書とは、その人自身を紹介する書類、知ってもらうための書類、のことです。いずれも、就職や転職活動時の選考用に、応募者の資料として用いられます。
履歴書に自己紹介文を書くことはできるの？
結論、履歴書に自己紹介という欄があれば、書くことは可能です。
一般的に用いられる履歴書はJIS規格のものです。こちらは、学歴・職歴、資格・免許、志望動機、スキルや強みをバランス良く記入できる作りになっています。
JIS規格のもののように自己PRという欄はあっても、意外と自己紹介という欄がない履歴書は意外と多いです。
そのため、あえて自己紹介を記載したい場合は履歴書とは別に自己紹介書を用意しても良いです。
その際に一点注意すべきことがあります。
それは、自己紹介と自己PRを混同しないことです。
自己紹介は、「あなたの企業を受ける人はこのような人です」と説明することに対し、自己PRは「自分の強みやスキルをアピールすること」が目的です。役目が違うということを覚えておきましょう。
履歴書の自己紹介欄に記載するポイント
先にお伝えした通り、履歴書に自己紹介を記載する欄がある場合は、そこにあなた自身の紹介文を記載しましょう。
ここでは自己紹介文のポイントと履歴書用の自己紹介文をご紹介します。
ポイント1 伝わりやすい文章にする
読点「、」をいくつも使ったあまりに長い文章や、結論が簡潔でない文章は非常に読みにくいです。文字量について制限がなく、スペースがある程度用意されていたとしても、200〜300字くらいにおさえましょう。
| ＜例文＞ 株式会社〇〇で英文事務をしております、山田花子と申します。 学生の時から英語が得意で、2022年3月時点のTOEICスコアは800点です。 そのスキルを活かして、メールや電話応対、受発注書や契約書など、全ての業務において問題なく英語を使用しています。 |
| ＜例文＞ 〇〇大学を卒業後、株式会社△△で経理部門に所属しております。 2年間の業務の中で、決算業務や固定資産管理などを担当し、迅速かつ正確な事務処理を常に心がけております。 このような経験が貴社で活かせると考え、応募いたしました。 |
ポイント2 手書きはきれいな字を意識する
手書きで履歴書を書く場合は、きれいで整った字を意識しましょう。
硬筆を習った経験がなくても、丁寧さは意識すればできることなので、乱雑な文字でマイナスな印象を与えることのないよう気を付けましょう。
字が汚いからといって100％不採用になるわけではありませんが、書類選考では不利になります。
なぜなら、同程度のスキルを持っている応募者が複数いた場合、字がきれいな方が「真面目そう」「頭が良さそう」と印象がよく、有利に働くからです。
字が雑だったり汚かったりすると、「仕事も雑そう」「頭が悪そう」とネガティブな印象になるので注意が必要です。
履歴書で伝えきれない自分を自己紹介する方法
自己紹介書は、履歴書では伝えきれない自分の魅力や自分を売り込むための書類です。
そのため、自分を知ってもらうための情報を記載するだけでは不十分です。
ここでは、自己紹介書におすすめのアピール内容や書き方をまとめました。
自分の強み
自分の強みは就職及び転職活動には欠かせないアピール内容です。
重要なのは、自己PRと強みは違うということです。自己PRとは「自分の強み」を「アピール」することです。
企業に伝える強みとは、「仕事に活かせる部分」です。
たとえば、「私はExcel関数が得意なため、貴社での事務処理での効率化に活かすことができます」といったように根拠となる具体例をあげて説明するとよいでしょう。
具体的根拠を述べずにPRしていても、信憑性に欠けてしまうこともあります。
在職中に経験した成功体験などのエピソードなどを、具体的に盛り込むといいでしょう。
企業にあわせた内容にする
自己紹介書は希望する企業にあわせて内容を変えましょう。
企業によって採用したい人物像は異なります。そのため、すべて同じ内容で提出してしまっては、ミスマッチが発生します。
たとえば、IT企業と商社では業界が異なりますよね。効果的な自己紹介書にするためには、使いまわしにせずに企業ごとに内容を変えてください。
具体的には以下のようにアピールポイントを変えてみるのがおすすめです。
IT企業：コミュニケーションスキルや論理的思考力
商社：営業事務や貿易事務経験
写真を使って本当の自分をアピール
ただ、文章を載せるだけではアピール不足になりそう、と心配な方は、写真などを使ってライバルと差をつけることもできます。
自己紹介書は基本的に自由記述形式なので、WordやPowerPoint上でイラストや写真を挿入し、目立つようなデザインにすることが可能です。
それ以外にも、書式や図形を変えてレイアウトを編集したり、カラーペンを使って強調したい部分に印をつけるのも良いでしょう。
せっかく作成した自己紹介書が多くの応募書類に埋もれてしまっては元も子もないので、採用担当者の目に留まるような書類にする工夫も必要です。
趣味
趣味も自己紹介書には効果的な内容です。
あなたが趣味にかける思いの強さや、趣味を通して得た能力などは自己紹介書にぜひ記載しましょう。「海外旅行」「水泳」などと列挙するのではなく、次のようなまとめ方がおすすめです。
| 私の趣味は海外旅行です。学生時代から英語が得意であったため、それを生かしながら欧米諸国や東南アジアで一人旅をしてきました。その体験から、価値観の違う方とのコミュニケーションの取り方を学ぶことができましたし、初めての国や文化にひとりで飛び込む、という勇気も身に付きました。こうした対人コミュニケーション能力や語学力、知的探究心を御社でのチームワークに活かしていきたいと思っています。 |
志望動機
自己紹介書に志望動機を書く際には、企業研究を行いましょう。
単純に、「貴社サービスに興味がある」「企業理念に共感した」だけでは具体性に欠け、説得力がありません。
企業の掲げるビジョンや経営方針、求める人材については企業のサイトで把握することができます。その上で、自分の過去の経験や能力との共通点を見出すことができれば、企業が求める人材とマッチしていると売り込むことができるでしょう。
また、志望動機は似たような業界・業種の競合ではなく、なぜこの企業に入社したいと思ったのかが伝わるような内容にしなければなりません。
そのためも、応募先の企業の仕事内容について事前調査をし、理解しておく必要があります。
履歴書と一緒に提出すると効果的な自己紹介書作成のポイント
ここまで履歴書に自己紹介を記載するケースや、その際の注意点をご紹介してきました。
続いては、履歴書とは別に自己紹介書の提出を求められた際の作成方法をご説明していきます。
自己紹介書は、履歴書に用意されている欄とは異なり、ファイルや書類の形式は自由であることが一般的です。「履歴書で伝えきれない自分を自己紹介する方法」とあわせて参考にしてくださいね。
過去の実績や成果の棚卸しをする
あなたのキャリアといえる過去の実績や成果の棚卸しは、転職活動の中でも特に重要な作業です。自己紹介書の作成のみならず、自分に合った企業探しや面接対策にも非常に役に立つ取組みです。
なぜなら、キャリアの棚卸しをすることによって、自分が今までの職場で何を成し遂げ、どんなスキルを得て来たかを客観的にみることができるためです。
そのスキルを仕事でどのように活かして来たのかは、あなたの仕事への向き合い方にもつながります。
棚卸し作業は以下の手順で行うことができます。
- 1日にこなす業務を紙に書きだす
- 決算月や年度末の影響を受ける場合はその月の内容も書きだす
- 業務遂行する上で工夫したことを書きだす
- 仕事での成功体験や表彰などを理由と一緒に書きだす
時間は必要になりますが、少しでも対応したことのある業務はすべて書きだしましょう。
自分でも忘れていた実績や経験を思い出すきっかけにもなりますよ。
企業の募集内容と照らし合わせてアピールするスキルを選ぶ
過去の実績や成果を書きだしてみると、よく出てくる言葉や共通した業務がでてくるでしょう。それが、あなたのビジネスパーソンとしての特徴を語る材料になります。
その中で、いくつかあなたが強みと感じるものをピックアップしてみてください。
希望する企業の求める人物像やスキルとマッチするものはありますか？
「この企業には、自分のこの実績が活かせそう」
「自分のこのスキルは、この企業に向いてそう」
このように、自分の強みと相性の良い企業のマッチングを客観的に行うことができるようになるので、ぜひ実践してみてください。
簡潔にまとめる
成果や実績、スキルが活かせそうな企業を書きだしたら、次はいよいよ自己紹介書としてまとめる作業になります。
文字数としては、200文字〜300文字で簡潔にまとめることを意識してください。
ポイントは、自分のスキルや強みを活かして、希望する企業や職種ではどのように貢献することができるかを具体的に記載するのが理想的です。
| 私は5年間、ネット広告の営業事務をしています。 最初の2年間は見積書や請求書を広告を出稿する媒体さまにあわせたフォーマットで対応しており、事務作業にかける時間の多さに頭を悩ませる毎日でした そこで、会社といて統一したフォーマットで全媒体さまに提供できないか、ということを考えるようになりました。 実際に部長にその内容を相談し、まずは、テストとして取り組むことになりました。 私がオリジナルのフォーマットを作成し、数社さまにご協力頂き、実施しました。テスト検証を通して、特に問題は起こらなかったため、後日、全媒体さまに統一フォーマットで提供するというフローの確立を実現することができました。 結果、私を含む多くの営業事務にあたる社員の勤務時間削減を実現することができました。 3年目以降はその経験を生かして、同じ営業事務のメンバー業務の効率化や生産性をあげるための取組をプロジェクト化したり、チームマネージャーとしてメンバーのタスクに偏りがないような調整をしたり、といった管理系の業務にも携わりました。 以上の経験をもとに、貴社でも事務能力の発揮だけでなく、業務の抱える課題発見と改善策の提案にて貢献できるよう努めたいと思っています。どうぞよろしくお願いします。 |
誤字脱字や読みやすさのチェック
自己紹介書が完成したら、最後は誤字脱字や文章の流れに不自然な点はないかなどのチェックを行ってください。
履歴書同様に、自己紹介書はあなたの第一印象を決める大事な書類です。そのため、誤字脱字があるのはマイナスな印象につながってしまいます。
特に事務職を希望する方は、ミスの許されない業務であるということもあり、誤字脱字がある状態では書類選考で不採用になってしまう可能性があります。
二重線と訂正印で修正するという方法もありますが、期限に余裕をもってきれいな書類を提出するようにしましょう。
誤字脱字や読みやすさのチェックポイントは以下のようなものがあります。
- 下書きする
- パソコンで作成
- 時間を空けて読み返す
- 難しい漢字は辞書で調べる
- 第三者に読んでもらう
また、自己紹介書は黒のボールペンで書きます。消せるボールペンを使うことは信頼性に欠けてしまうため、使わないようにしてくださいね。
まとめ｜履歴書と自己紹介書を併用して自己PRしよう
いかがでしたでしょうか。
今回の記事では履歴書での自己紹介欄での書き方や、別で自己紹介書を作成する場合の目的、作り方をご紹介してきました。
自己紹介書はあなた自身を企業に売り込むための書類です。
履歴書に網羅出来なかった必要な情報を選別し、魅力的な自己紹介書を作成してくださいね。
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