履歴書を提出する際の返信用封筒のマナー　社会人として正しい使い方を学ぼう

転職活動を進めるなかで、履歴書を企業へ送付するケースがありますが、返信用封筒を同封するべきか迷う方も多いのではないでしょうか。返信用封筒は履歴書を返送することが決まっている企業が、事前に用意を促すことがほとんどなため、送付が決まったからと言って必ず必要になるものではありません。では、返信用封筒の準備を促された場合、どういったものを準備するのが正しいマナーなのでしょうか。

履歴書を送付する場合、返信用封筒は必要？

転職活動において履歴書を送付する機会がありますが、返信用封筒の準備は毎回必ず行わなければならないのでしょうか。そもそも、返信用封筒はなぜ必要になるのでしょうか。

返信用封筒を用意するのは理由がある

不採用が決まった際に、送付した各書類を返送する企業も少なくありません。しかし、返信用封筒が同封された企業の第一印象としては「落ちることを前提として応募したのだろうか」といった応募者のネガティブな部分を感じ取ってしまいます。そのため、企業からあらかじめ「不採用の場合は書類を返送する決まりがありますから、返信用封筒を同封の上ご応募ください」といった旨が記載されていない場合は、原則送る必要はないと考えられます。本来は返信用封筒が同封されていることで、丁寧な印象を与えることが一般的ですが、転職活動における返信用封筒の用意は、企業からその旨を伝えられた場合にのみ用意することが望ましいと言えるでしょう。

企業から同封された返信用封筒は使用可能

何かしらの手続きを行う場合など、企業から個人に対して返信用封筒を同封して書類を発送することがあります。この場合は、「すみやかに手続きを行いたい」「手間を取らせたくない」など企業からの配慮が見受けられます。このような場合の返信用封筒は、確実に書類を提出するためにも使うべきと言えるでしょう。

履歴書を送付する際の返信用封筒の書き方

返信用封筒の用意を伝えられた場合はどのような項目に沿って準備することが正しいマナーなのでしょうか。ここでは、そんな返信用封筒の書き方についてご紹介します。

宛名は「様」「御中」を使用しない

履歴書を送付する場合に返信用封筒を同封する場合は、自分の

• 郵便番号から始まる都道府県を含めた住所
• 宛名

の2点を書いて同封しましょう。この際、自分の氏名に対して「様」「御中」などを付けるのは厳禁です。正しくは「行(いき)」と書きます。また。住所や宛名などの書き方は縦書きが一般的です。縦書きになれていない場合は、事前に練習してみる、下書きをしておくなどして、読みやすくバランスの取れた書き方を取り入れましょう。

宛名のみ太い油性ボールペンを使用

返信用封筒の宛名を書く場合は誰もが読みやすいよう、1.0mm以上の太めの油性ボールペンを使用します。なぜなら、水性ボールペンを使った場合、配達の際、急な雨や雪などで濡れた場合にじんでしまったり、大切な書類に浸透して汚れたりする可能性があるからです。できるだけ油性のボールペンを使用し、丁寧な文字を書くよう努めましょう。

封筒の裏には何も記入しない

通常の郵便物であれば裏面に送付者の住所や氏名を書きますが、返信用封筒には原則なにも記入せずに送付します。その理由は、書類を返送する、または別の書類を送付する企業側が、住所や企業名を書くからです。手を煩わせないよう配慮しすぎるあまり、あらかじめ企業の住所や企業名を書く人も少なくありませんが、この場合は必要ありません。送付する場合は無記入の状態で同封しましょう。

履歴書を送付する際の返信用封筒の準備における注意点

こちらが用意した返信用封筒を使って、企業がすぐに返信できるよう、以下4つの注意点に留意しましょう。

封筒は「白」を使用する

返信用封筒は「白」を選ぶことが一般的です。茶封筒は企業でも事務などの別部署で使用する機会が多く、混同されやすい色となります。履歴書など、大切な書類を取り持つ返信用封筒の場合は、白を用意するよう意識しましょう。

サイズは角形2号がメジャー

返信用封筒に最適なサイズはA4のクリアファイルを入れても問題のない「角形2号」を選びましょう。よく、大切な書類であるのにも関わらず、三つ折りにしてA4長形3号などに入れて送付する方もいますが、折り目がついてしまうとだらしない印象を与えかねません。折り目は必要最低限に留め、綺麗な状態を保って送付できるよう、「角形2号」を選びましょう。

過不足のない切手を使用

返信用封筒の左端上から下に向かって必要な金額分の切手を過不足なく貼りましょう。25g以内であれば84円、50g以内であれば94円で発送することができます。また、封筒のサイズによっては定形外郵便物と該当することもあります。その場合は、以下の表からサイズを確認し、過不足ない切手を貼り、送付しましょう。

参考：郵便局/手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金

※250g以上についても指定がありますが、書類送付の範囲内のみ掲載しています

返信用封筒は送付用封筒に入るサイズに折る場合も

返信用封筒を用意したら最後は送付用封筒に同封します。返信用封筒を折らなければならないサイズの送付用封筒しか用意できなかった場合は、2つに綺麗に折りましょう。ただし、追ってから同封する場合は、何度も折り目を付けないよう、事前にどの部分が正しい場所かを別封筒で試し、そのうえから重ねて折ることで必要以上の折り目を付けず、綺麗な封筒の状態で同封できます。

返信用封筒を使って書類を返送する場合の注意点

企業から同封された返信用封筒にこちらが返信する場合もあります。たとえば、内定をもらったときなどです。企業の用意した契約書類に必要事項を記入し、返信するといったケースもあります。返信用封筒を使う際の注意点を学び、今後の転職活動に活用しましょう。

「●●行」の行を二重線で消す

企業が同封した返信用封筒には、あらかじめ担当者の宛名のあとに「行(いき)」と書かれています。しかし、このまま返信するのはマナー違反です。返信用封筒が同封されていた場合は、まず宛名の後に「行(いき)」があるかを確認し、記載されていた場合は必ず二重線で消すよう努めましょう。なお、必要のない文字だと認識して、修正ペンなどで文字そのものを消してしまう人も少なくありません。しかし、文字自体を消す行為は「あなたの文字に誤字があったため、私のほうで訂正しました」といったニュアンスを与えてしまいます。失礼な印象を与えないためにも、相手から送られた書類や封筒にはこちらで修正したり、書き換えたりしないよう注意しましょう。

「御中」を書く

「行(いき)」に二重線を引いたら、その部分に「御中」と書きましょう。なお、「御中」は企業そのもの、または部署などといった組織などに対して使います。返信用封筒を送付する相手が個人であり、名前を把握している場合は「様」を付けてから返信します。また、送付する相手が個人だと分かっている場合は、企業名の後に「御中」は付けず、宛名の後にのみ「様」を書き加えて返信しましょう。

裏面に差出人を記載する

企業の用意した返信用封筒の裏面には、返信する側、つまりこちらの住所、氏名を記載します。その理由は、万が一切手に不足があった場合に、郵便局から送り主に返信することができないからです。返信用封筒をこちらが用意する場合と同じように、郵便番号・都道府県を含めた正式な住所を記載しましょう。

切手は過不足のないよう細かく用意し、貼り付ける

企業の用意した返信用封筒に、切手が貼られていないケースもあります。この場合は、こちらで過不足のない料金分の切手を用意し、貼り付けてから送付しましょう。切手料金が分からないまま、適当な料金の切手で発送した場合、企業がその分負担するか、不足があるとして郵便局から返送されます。スムーズに企業の手元に届くためにも、書類を入れ、封をした段階で、一度郵便局へ持参し、正しい切手料金を調べてから発送するよう努めましょう。

履歴書・返信用封筒におけるよくある質問

ここでは本記事の振り返りとして、履歴書・返信用封筒に関するよくある質問についてまとめました。これから返信用封筒を同封する方や、企業から同封された返信用封筒を使用する方は、送付する前にしっかりとチェックしておきましょう。

履歴書を送付する場合「履歴書在中」は必要？

履歴書を企業へ送付する場合、「履歴書在中」と書く方も少なくないでしょう。履歴書を送付する場合は、他の書類と混同されないためにも「履歴書在中」と書く方が好ましいと言えるでしょう。ただし、企業が用意した返信用封筒に「内定承認書在中」など、書類の内容を書く必要はありません。「履歴書」の場合と、採用が決まった後の書類などと混同しないようそれぞれ覚えておく必要があります。

返信用封筒はどのサイズが最適？

企業から返信用封筒の用意を求められた場合の封筒のサイズは、特に指定がない場合は「長形3号」が好ましいと言えるでしょう。返信用封筒は、折る必要がある場合は2つ折りにし、綺麗な状態を保って同封しましょう。何度も折り目を付けてしまった場合は新しい封筒に交換して、正しい折り目で折ってから同封してください。

返信用封筒はどんな色でもOK？

企業から返信用封筒の用意を求められた場合の色に関しては「白」を選ぶことが一般的です。一般的な封筒としては茶色がありますが、あらゆる企業から送付される書類などと混同されやすく、確認が遅れてしまう可能性があります。

ボールペンは何色でも可能？

返信用封筒に限らず、企業へ大切な書類を送付する場合は、原則1.0mm以上の太めの油性ボールペンを使いましょう。その理由は、水性ボールペンを使って書類を発送した場合、雨や雪などで濡れてしまい、文字がにじんで汚れてしまったり、大切な書類に浸透して書類の内容が読みにくくなったりする可能性があるからです。コンビニなどでも1.0mm以上の油性ボールペンは販売されていますから、手元にない場合は必ず用意してから宛名などを記入しましょう。

切手は貼らず、同封した状態でも良い？

返信用封筒には貼らず、過不足のない料金分の切手を同封する場合も問題はありません。万が一企業が書き損じてしまった場合などでも、同封した状態であれば問題なく使用することが可能です。

まとめ

履歴書を送付する際、特に企業から指定がない場合は、返信用封筒の用意は必要ありません。丁寧な印象を与えようとするあまり、何も伝えられていないのに返信用封筒を同封してしまえば、かえってネガティブな印象を与える可能性があります。「落ちることを前提として応募しているのだろうか」と思われてしまえば、応募者であるあなたにとっても不本意なはず。そのような印象を与えないためにも、履歴書を送付する場合、なにも指定がなければ書類のみを発送しましょう。こちらが返信用封筒を発送する場合と、企業の用意した返信用封筒を使用する場合では、住所などの書き方や氏名の書き方、「御中」や「様」「行(いき)」についても注意が必要です。いち社会人として正しいマナーを理解していることをあらゆる状況でもアピールできるよう、本記事を通じて理解し、実際に活用していただければと思います。

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