面接の日程変更はできる？メールや電話で連絡するときの注意点と例文をご紹介

転職活動中、急用や体調不良などで面接の日程を変更したいことって出て来ますよね。

そんなとき、「電話とメール、どちらがいいのかな」「選考に不利になったりしないだろうか」など、疑問や不安を抱く方もいるでしょう。

そこで今回の記事では、面接の日程変更をテーマに、メールや電話で連絡するときの注意点を例文つきで解説していきます。

面接の日程変更は選考に影響する？

そもそも、面接の日程変更を申し出ることによって採用担当者の印象を悪くしてしまうのではないか、と不安になる方もいるでしょう。

結論、日程変更が理由で採用面接を落とされることはありません。

やむを得ない理由でスケジューリングがうまくいかないケースがあることは、企業側も承知しています。

ただし、何度も日程変更をお願いするのはネガティブな印象を与える可能性があります。

日程変更を複数回申し出ることによって、採用担当者は「またか…」「面接に来る意思はあるのかな」と懸念に思うでしょう。

会社への志望意思やスケジュール管理力に疑問を抱かれる可能性も否めません。

安易に「都合がつかなければ日程を変更してもらえばいい」と思わないようにしてくださいね。

面接の日程変更は電話？メール？

電話とメールのどちらを利用すればいいのかと迷う方もいますよね。

ここでは、面接の日程変更の連絡の方法について、状況別にご紹介していきます。

緊急でなければ面接の日程変更はメールがよい

日程変更が緊急でなければ、メールで連絡するのが良いです。

メールであれば企業や採用担当者との履歴が残るので、認識の齟齬が生まれにくく、口頭で伝える際に起こりやすいトラブルを避けることができます。

前日～当日の面接の日程変更は電話がよい

急用や体調不良で変更の申し出が面接前日や当日になってしまった場合は、必ず電話で連絡しましょう。

緊急の連絡をメールで行うと、採用担当者の確認が間に合わない可能性があります。

面接日時まで欠席連絡のメールを読んでいなければ、無断欠席扱いされてしまい、マイナス評価につながってしまいます。

そのため、確実に日程変更したい旨を伝えるためにも、前日〜当日の連絡はメールではなく電話で行うようにしてください。

面接の日程変更を連絡するときの注意点

日程変更をお願いする場合、伝え方や理由を正直に伝えるべきか迷う方もいますよね。

電話やメールで日程変更を連絡する際の注意点をまとめましたので、参考にしてください。

丁寧な言葉で伝える

メールであっても電話であっても、とにかく丁寧な文面、言葉で謝罪とお願いをしましょう。

面接日程の変更をお願いすることは、企業の採用スケジュールを変更してもらうということです。そのため、採用担当者だけでなく、面接用の時間を空けていた企業の方々に影響を及ぼすことを覚えておいて下さいね。

理由は正直に伝える

新卒であれば学業都合で面接の日程調整が必要なこともあるでしょう。

その場合は正直に伝えて構いませんが、新卒・中途問わず、それ以外の理由であれば伝え方に注意が必要です。

特に他の企業との面接日が被った場合は、そのまま伝えてしまうことで「自社への志望度が低い」「スケジュール管理能力がない」といったネガティブな印象を持たれてしまう可能性があります。

そのため、「あいにく都合が合わず」「別件のため」と伝えるのが得策でしょう。

候補日は３つあげる

日程変更をお願いする際は、必ず次のスケジュールを準備してからにしましょう。

その場合は、候補日を1つだけでなく3つ以上提示することがベストです。

なぜなら、こちらの都合に必ずしも合うとは限らないですし、面接官も複数名いる場合があるためです。1週間の中で、3つ以上候補の日時を提示できるようにしてくださいね。

電話で連絡する際にも、「いつに変更しますか？」という質問が来るでしょうから、手元にメモを用意するなどしてすぐ答えられるようにしましょう。

面接時にも謝罪をする

予め決められていた日程を変更してもらっているので、変更後の面接当日は、謝罪と御礼を丁寧に伝えましょう。

その点に触れないと失礼な人だな、とマイナス印象を与えかねません。

変更後の面接当日は御礼を述べる

日程変更が完了したとしても、当初面接を行う予定だった日には御礼のメールを送るようにしてください。

また、電話で連絡をして了承いただいた場合は、すぐに御礼のメールを送りましょう。

「本日は面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございました」といった文面で良いでしょう。

メールで送ればそれがエビデンスになりますし、採用担当者に丁寧な印象も与えることができます。

面接の日程変更の理由の伝え方

ここからは具体的に面接の日程変更をお願いする際の理由と伝え方を紹介していきます。

前述した通り、面接の日程変更が原因で選考に落ちることはありません。

しかしながら、あなたがどのような対応をするかで印象は変わって来ますので、ぜひ参考にしてくださいね。

体調不良

体調不良による直前のキャンセルの連絡は、基本的に電話で伝えます。

企業は採用面接のために、忙しい時間を割き、準備をしています。

そのため、当日などの直前に面接をキャンセルする場合は、きちんと謝罪をし、体調不良によりやむを得ずキャンセルしなければならない状況であることを、直接伝えることが重要です。

他社の選考日とかさなった

複数の企業と選考を進めている際には、面接日や日時が重なることもあるでしょう。

正直に「第一志望の企業の面接があるので」と言ってはいけません。

たとえ事実だとしても、採用担当者に志望度が低いと思われてしまいます。

そのため、以下のように言い方を変えたほうが無難です。

• 恐れ入りますが、先約があるためお時間の変更は可能でしょうか。
• 直前まで予定があり、面接の間に合わない可能性がございます。恐れ入りますが、お時間を調整いただけましたら幸いです。

もし、企業から具体的な予定を聞かれた場合は他社の選考があることを伝えても問題ありません。ただし、他社の方が優先順位が高いようなニュアンスは含めないよう注意してくださいね。

急用が入った

面接当日に、急病や身内の不幸などやむを得ずキャンセルしなければいけないときもあるでしょう。その場合は、すぐに面接に行けなくなったお詫びと、日程変更のお願いの連絡を入れてください。

H２面接の日程変更を電話で連絡するときの例文

実際に電話で日程変更をお願いする際の例文をご紹介します。

例文１

例文２

面接の日程変更をメールで連絡するときの例文

続いては、メールで日程変更をお願いする際の例文をまとめました。

例文１

例文２

面接の日程変更に対してお礼をするときの例文

面接日程の変更のメールや電話の後には、変更内容を記したフォローメールを入れておくと丁寧かつ安心です。

メールであればやり取りの履歴として残るので、エビデンスにもなります。

例文１

例文２

まとめ｜面接の日程変更は丁寧に対応することが重要

いかがでしたでしょうか。

今回の記事では、面接の日程変更をお願いするときの、メールや電話での注意点や例文をご紹介しました。

転職や就職活動をしていると、やむを得ず面接の日程を変更しなければならない場面に遭遇することはあります。

日程変更自体は選考に影響することはありません。

大切なのはその時あなたがどのように対応するかです。

日程変更をお願いする際のマナーを理解しておかないと、マイナスな印象を与えてしまうこともあります。

そのため、面接のキャンセルや日程変更が必要になったときに、適切な対応ができるよう、今回の記事を参考にし、ポイントや注意点を理解しておきましょう。

キャリチェンでは、専門のキャリアコンサルタントが女性のキャリアアップやキャリアチェンジをご支援いたします。
転職にまつわるささいなご相談から、自己分析などキャリアプランの作成、面接練習などの具体的な選考対策まで幅広くサポートいたします。
土日休みで残業もほとんどないお仕事も多数ございますので、「定時で上がってアフターファイブを楽しみたい！」など
プライベートとの両立を叶えたいという方は是非お問い合わせください。
今なら、LINEから3分ほどで簡単にお申し込みいただけます。

是非お気軽にご相談ください。