転職が決まったらどんな手続きをする？内定から入社までの手続きを解説！

社会人になると会社や役所で行う手続きがうんと増えますよね。特に転職に伴い退職する際は多くの手続きが必要になります。この記事では、転職が決まってから入社するまでの流れと、それに伴う手続きを解説していきます。記事の後半では手続きの際の注意点も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

転職先決定から入社までの流れを解説

転職先決定から入社までの流れを簡単に表すと、下記のようになります。

内定→退職の意思表示→引き継ぎ・退職の手続き→退職→（引っ越し）→入社

それぞれ詳しく見ていきましょう。

2ヶ月前〜　退職の意思表示

在職中に転職活動を終えたら、退職の意思表示をしましょう。これは退職2ヶ月前〜1ヶ月前に行うべき作業です。退職の意思表示は直属の上司に申し出るのが一般的です。落ち着いた部屋で2人きりで話す場を設けましょう。このタイミングでは退職願や退職届は不要です。遅くとも退職1ヶ月前までには退職の意思表示をしましょう。

法律では2週間前までに申し出れば良いことになっている

民法627条により、退職の2週間前までに退職を申し出れば会社を止めることができるようになっています。しかし現場では業務の引き継ぎや人員補充のための時間が必要です。一度はお世話になった会社です。円満退職をするために、遅くとも2ヶ月前〜1ヶ月前には退職の意思表示をするようにしましょう。

引き止められにくい退職理由

「キャリアアップのための転職」や「ずっと夢だった仕事に転職する」など、前向きな理由であれば、会社は退職を引き止めづらいです。会社は全社員に採用コスト、研修コストをかけています。そのため基本的に退職は止められてしまいます。特に人間関係や給与などの会社に対する不満は、改善と引き換えに退職を引き止められるケースが多いです。

有給申請もしておくとお得

退社の2〜1ヶ月前に有給申請もしておくとお得です。例えば残りの有給が4日あるとして、3/月31日(金)で退職するのであれば、3月27日(月)を最終出社日にして、残り4日は有休消化させてもらうのです。基本的に直属の上司に許可を得ると良いでしょう。最終出社日を早めるということは、引き継ぎまでの時間が短くなるということなので、きちんと引き継ぎが終わる見込みを立ててから相談しましょう。

退職日は月末日にしないと損

退職日を月末日にすると、保険料を会社と自分で折半することができます。しかし、月末日以外を退職時に設定してしまうと、自分が多く保険料を支払うことになります。なので退職日を月末日にして、実際に働く最終出社日を早めるのがおすすめです。

1ヶ月前〜　退職届（願）の提出、業務の引き継ぎ

上司に退職の申し出をして受理されたら退職願(届)の準備をしましょう。最終出社日もこの時に決めておくのが無難です。最終出社日から逆算して引き継ぎや退職の手続きを進めていきましょう。特に引き継ぎ資料を作成しておくと、後任者が仕事に取り組みやすくなるので覚えておきましょう。

退職願・退職届・辞表の違い

会社を止める際に提出する書類として「退職願」がありますが、似たような意味の書類に「退職届」と「辞表」があります。それぞれの違いを見ていきましょう。

上記の3種類がありますが、いずれか1つを提出すれば良いです。一般的には退職届を提出することになります。いずれも縦書きが基本ですが、会社から指定があった場合は横書きで書くようにしましょう。

2週間前〜当日　社内外への挨拶、貸与品の返却

退職の2週間前から取引先に、退職当日は社内の人に挨拶回りをしていきましょう。自分が退職しても、会社同士の付き合いは続いていくので、その点を忘れないようにしましょう。

直接挨拶に行くか、メールやFAXで済ませるかについて悩んだ場合は上司に相談すると良いでしょう。退職当日になったら、社内の人へ挨拶回りをしていきましょう。お世話になったことがある人が出社していない場合は、メールを1本打っておくと会社を辞めた後も関係性が続きます。

退職時に返却する物品、書類

退職当日には貸与品を全て返却する作業が待っています。直接本社や支社に赴くケースもあれば、郵送するケースもあります。事前にリストアップして当日チェックしていくとスムーズです。貸与品の例は下記で紹介します。

身分証明書

貸与品としてまず名前が挙がるのが会社の身分証です。これはセキュリティの関係上、確実に返さないといけない貸与品です。入館証付きの身分証もあるため、返却後の入退室は他の社員に協力してもらいましょう。

通勤定期券

もし会社が支給する通勤定期代が前払いで、かつ定期の終わりの日が余った場合はその差額を支払う場合があります。もし交通費が後払いの会社なのであれば、特に気にする必要はありません。

名刺

一般的に名刺は会社が用意するものなので、名刺も余った分は全て返却する必要があります。数枚持っていてもバレはしませんが、基本的に不要なので返却しましょう。

また退職後にその名刺を使ってビジネスをしたり、会社の名前を使うのはNGです。退職後にも関わりを持ちそうな人にはプライベートメールのアドレス、電話番号を教えておくのがおすすめです。

健康保険証

退職すると国民健康保険に入るか、転職先会社の保険に入るか選ぶことになります。今の会社の保険証は効力を失いますが、悪用を防ぐために返却する必要があります。

その他貸与品（PCやルーター）

IT企業であればPCやルーターが貸与されることもあります。もしPCを返却する場合は、会社の指定に従って初期化処理を行っておきましょう。

退職時（後）に受け取る書類

貸与品を返却したら、今度はこちらが受け取る番です。退職時にいくつかの書類を受け取ることになります。場合によっては退職後数日経ってから郵送されるケースもあります。下記の書類がその例です。

離職票

離職票は雇用保険の失業給付を受けるのに必要な書類です。転職先の企業によっては、「前の会社を退職した証明書」として離職票の提出を求めるケースがあるので、可能であればもらっておきましょう。受け取ったら退職理由が正しく記入されているかもチェックしておきましょう。

雇用保険被保険者証

これは雇用保険に加入していることを証明する書類であり、正社員・契約社員・派遣社員であれば必ず雇用保険に入っています。転職先に提出しなければならないので、退職時はこの書類が入っているか確認しましょう。

年金手帳

年金手帳は厚生年金の加入手続きに必要になります。入社時に年金手帳のコピーを取られず、現物を会社が預かっている場合は必ず返却してもらうようにしましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は年末調整のために必要な書類です。この書類がないと、多く払い過ぎた税金が返ってこなくなるので、損をしたくない方は絶対に確認しておきましょう。

退職から入社まで期間が空く場合の手続き

退職から入社まで期間が空く場合は、公的な手続きが必要になる場合があるので解説していきます。

健康保険の変更手続き

退職するとこれまで入っていた企業の健康保険から外れてしまいます。健康保険の加入は義務なので、下記3つのどれかに入ることになります。

国民健康保険

国民健康保険は、退職日から14日以内に居住市区町村役場で手続きを行いましょう。

それまで加入していた健康保険の任意継続

それまで加入していた健康保険を任意継続する場合は、退職日から20日以内に加入していた健康保険組合に加入申請を行いましょう。

家族が加入する健康保険の被扶養者になる

家族が加入している健康保険の被扶養者になる際は、被保険者である家族の会社を通じて手続きをしましょう。

年金の変更手続き

在職中は第2号保険者として給料から自動的に引かれていましたが、退職から転職まで時間が空く際は、年金を第1号、第3号保険者に切り替えて、納付しなければなりません。

第3号保険者になるためには、配偶者が第2号保険者であること、退職者の年収が130万円以下でなければいけません。

住民税の支払い

退職した会社が住民税の切り替えをしてくれた場合は自治体から請求された金額を支払うだけです。

企業が切り替えをしてくれなかった場合は、自ら切り替えの手続きを役所で行い納付する必要があります。

失業保険の給付

退職から転職まで時間が空く際は、失業保険の給付をハローワークで申込みましょう。申し込みから3ヶ月後から支給が始まり、前職の給料の6割ほどが毎月貰えるようになります。

場合によっては引っ越し

転職に伴って引っ越しをする方は、必ず転職活動が終わった後に行いましょう。なぜなら転職先企業が決まらないうちに引っ越してしまうと、応募先企業が制限されるからです。

転職先への入社準備

転職先への入社準備は、入社2日前くらいまでに終わらせておくとトラブル発生時に対応できます。

提出する書類

転職先に提出する書類がいくつかあるので、解説していきます。

年金手帳

これは新卒の企業でも、提出したと思いますが、転職先でも必要になります。多くの企業では年金手帳のコピーを取るだけなので、その日中に返ってくる場合がほとんどです。

源泉徴収票

源泉徴収票は給与や各税金の額を記したものです。確定申告の際に必要になるので無くさないようにしましょう。

雇用保険被保険者証

これはあなたが前職で雇用保険に入っていた証拠になる書類です。本当にあなたが前職を辞めたのか証拠として提出を求められる場合もあります。

受け取って提出する書類

転職先企業から提出する書類には下記の3つがあります。

・給与振込届出書

・健康保険被扶養者異動届

・扶養控除等申告書

これらの書類は受取と同時に記入方法の説明があるので、特段困ることはないでしょう。

転職の手続きをする際の注意点

ここからは転職の際に注意すべきことを解説します。

最終確認は徹底的に行う

特に退職時の手続きに関してはミスがあると、連絡することが困難になりますので、最終確認を徹底的に行いましょう。

チェックリストを作るのがおすすめ

最終確認を行う際にチェックリストを作っておくのがおすすめです。企業側が用意して最終出社日に返却物や確認する場合もありますが、忘れ物やハンコ忘れ等があると自分ではどうにもならないケースがあります。

それを防ぐためにチェックリストを作っておきましょう。

必要に応じてバックアップ

退職時に貸与PCやUSBメモリーを返却する際、必要な情報はバックアップしておきましょう。会社や業務の情報をバックアップしてしまうのはNGですが、仕事の進め方や文書の作り方など、自分にしかわからないノウハウであればバックアップしても問題ありません。

もしトラブルに発展する可能性をなくしたいのであれば、バックアップしたいファイルと、それがどのようなファイルなのかをまとめて、退職する企業の上長や人事に聞いてみましょう。

今までお世話になったことを忘れずに

退職するとはいえ、一度はお世話になった企業です。お世話になったことを忘れずに誠意のある対応をしましょう。

人間どこで繋がっているかわかりません。退職の際にトラブルになってしまうと、実は転職先企業に前職の人と関わりがある人がいるかもしれません。

円満退社を心掛けることをおすすめします。

まとめ

いかがだったでしょうか？転職先の決定〜入社まで多くの手続きがあったと思います。もう一度整理しておくと、

内定→退職の意思表示→引き継ぎ・退職の手続き→退職→（引っ越し）→入社という流れです。

各ステップでチェックリストを作っておくと、漏れなく手続きを進められますので、ぜひ作ってみましょう。

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