面接の結果連絡が来たら必ず折り返そう！折り返し電話の注意点を解説

就職活動や転職活動をしていると知らない電話番号から着信がかかってくることが多々ありますよね。知らんぷりしていると実は企業からの採用連絡だったかもしれません。この記事では面接の結果連絡を折り返す重要性と、折り返し電話をかける際の注意点について解説していきます。現在就活・転職活動中の方はぜひ参考にしてください。

面接結果の電話がかかってきたら折り返すべき？

就活・転職活動中のあなたは企業から電話の着信があったらすぐに折り返しますか？「時間があるときでいいや」と後回しにしているあなたは絶対に折り返すべきです。その理由を解説していきます。

折り返しは必須

なぜ折り返し電話が必須なのかというと、わざわざ電話で連絡してくるのは「合格の可能性が高いから」です。不合格ならメールで連絡が来ることがほとんどで、わざわざ人件費が発生している社員が不合格の電話をかけてくることはまずあり得ません。

企業からの不在着信をそのままにしておくと採用担当者にまた掛け直させる手間が発生しますし、電話をずっと折り返さずにいると「この人は入社意欲が低いのではないか」と思われてしまいます。以上の理由から、企業から不在着信があった場合はすぐに折り返すべきなのです。

番号がわからなければWEBで調べる

個人情報の流出が話題になっている現代において、知らない電話番号からの着信は恐ろしいですよね。もしかしたら先日面接した企業からの結果連絡かもしれないですし、はたまた悪質な迷惑電話かもしれません。いざ出てみないとわからないという一面があります。そんな時はかかってきた電話番号をWEBで検索してみましょう。企業の電話番号は必ずといって良いほどインターネット上に公開されています。もしネットに該当する番号がなければもう一度かかってくるのを待ってみましょう。その間に自身と企業との間でやり取りをしたメールを遡って該当の電話番号が記されていないか探してみるのがおすすめです。

面接時に電話番号を聞いておく

知らない電話番号からの着信が怖いのであれば、事前に面接の段階で電話番号を聞いておきましょう。面接の最後の逆質問の時間に、「採用結果は電話、メールのどちらで通知されますでしょうか？」と聞いてみましょう。もし電話と回答されたらそのまま電話番号を聞いてメモしておきましょう。

電話を折り返すタイミング

電話1つとっても、タイミング次第で印象が全く違うものに変わってしまうことを知っていますか？特に学生の方は営業時間をあまり意識する機会がないので、その辺りの知識が不足していることがほとんどです。大前提として電話を折り返す際は相手先企業の営業時間内に電話をしましょう。

知っていると差がつくポイント

営業時間内の中でも折り返し電話が通じやすい時間と通じにくい時間があります。電話をかけてもほぼ繋がらないのが営業時間外と、昼休憩の時間です。昼休憩は企業によって時間帯が違うので12時〜14時と仮定して折り返しをしましょう。

その次に繋がりにくいのが始業間も無く(08:00〜10:00)と終業間際(16:00〜18:00)です。業務が忙しく、折り返しても電話に出れないことが多々あります。そのため、折り返し電話がつながりやすいのは10時〜12時と14時〜16時の計4時間になります。

電話ができなければメールをする

もし企業からの不在着信に気付いたのが夕方で、営業時間が終了していた場合はメールを送っておきましょう。メールの内容としては、電話に出れなかった謝罪と、明日またかけ直すという旨のメッセージを書きましょう。併せて都合の良い時間帯を書いておくと企業がまた電話をくれる際に繋がる確率が高くなります。

メールのテンプレート

件名：折り返し電話について

本文：株式会社　〇〇

採用担当　〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇と申します。

先程はお電話をいただいたにもかかわらず、お受けすることができず大変申し訳ございませんでした。

折り返しお電話をいたしましたが、業務時間外でしたので

改めて明日〇〇時以降にお電話差し上げます。

もし〇〇様のご都合が合わないようであれば、

その旨メールにてお伝えいただけますと幸いでございます。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

———————————

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻

〇〇 〇〇(ふりがな)

電話番号：000-0000-0000

メールアドレス：aaa@aaa.jp

折り返し電話の例

折り返し電話をかけて相手が出た場合は、次のような流れで話を進めていきましょう。

まずは挨拶をして名乗る

相手が電話に出たらまずは挨拶をして自分の名前を言いましょう。フレーズとしては下記のような表現をそのまま使えば良いでしょう。

例文①「お忙しいところ、恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇と申します。」

例文②「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇と申します。お忙しいところ申し訳ありません。」

電話の要件と繋いでほしい相手の名前を伝える

相手に自分の素性を伝えたところで、電話をかけた要件を伝えましょう。併せて採用担当者の方の名前がわかっていればその人に繋いでもらうよう頼むとスムーズに進みます。もし名前がわからなければ採用担当者の方をお願いしますという表現で大丈夫です。

例文①「先程、〇〇様(採用担当者様)からお電話をいただいたので折り返しお電話いたしました」

例文②「先程御社から着信があったため、折り返させていただきました」

担当者が出たら再度名乗る

要件を伝えて担当者に変わってもらったら再度自分の名前を伝えて電話してくれたことに関しての感謝を伝えましょう。

例文①「〇〇様、お忙しいところ申し訳ありません。先程お電話をいただいた〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先程はお電話ありがとうございました。」

選考の結果を伝えられた際の対応

もし選考に受かっているのであれば、日程調整に移ります。都合の良い日程をすり合わせて次の面接の日程を決めましょう。

もし最終選考に合格し、内定の旨を伝えられたら感謝の言葉と内定式や今後の日程を聞きましょう。

締めの言葉にも感謝を添える

お互いに要件を伝えて話が終わったら感謝の言葉と共に電話を切りましょう。フレーズとしては「本日はお電話いただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」と述べて先に相手が切るのを待ちましょう。

面接結果の折り返し電話をするポイント

ここからは面接結果の不在着信を折り返して電話するポイントを解説していきます。どのように電話を折り返せば良いのかわからない方はもちろん、これまでちゃんと電話を折り返してきた方も意外な盲点があるのでぜひ確認しておきましょう。

メモの準備を用意しておく

電話を折り返す際は必ずメモの用意をしておきましょう。電話先でこれから先の選考の流れや、内定後の手続き、内定式に関する説明があるかもしれません。正確な情報を残しておくために、メモ帳を用意しておくとスムーズに情報を書き残すことができます。

紙でもスマートフォンのメモ帳でも情報を残すことができればよいので、何かしらメモの準備をしておくのがおすすめです。

静かで電波の良い場所で電話をすること

電話を折り返す際は、静かで電波の良い場所を選びましょう。ガヤガヤしている時に電話に出た場合は仕方ありませんが、こちらから電話をかけ直す際は静かで双方の声が聞き取りやすい環境へ移動しましょう。また電波の良い場所というのがポイントです。特に地下鉄の駅や商業施設の地下などは電波が届きづらく、電話がつながりにくくなる可能性があるので注意しましょう。

折り返しは何回まで許される？

折り返し電話が1〜2回なら良いですが、何回も繰り返しているとお互いにとって時間の無駄になってしまいます。回数としては5回以上すれ違うと、「いつまで経っても繋がらない」と採用担当からの印象は悪くなってきます。対策としては自身のスマホの通知をオンにしておく、折り返して担当者が出なかったら伝言(自分が電話に繋がりやすい時間)を頼みましょう。また留守番電話に自分がかけた旨と通話に出れる時間をメッセージに残しておくのも有効です。

担当者が出なかった時

電話を折り返したものの担当者が出なかった際は2通りの対応に別れます。担当者が一時的に席を外しているか、1日中不在の場合です。

一時的に席を外している場合

一時的に席を外している場合、こちらから折り返すか、向こうに折り返してもらうか電話先の社員と相談しましょう。折り返し電話の連続にならないようにするのがポイントです。

電話を折り返す際は「こちらからまたお電話差し上げようと思うのですが、何時ごろお戻りになりますか？」と電話を受けた社員に聞いてみましょう。もし「よろしければこちらからお電話差し上げますよ」と提案された場合は自分の都合の良い時間を伝えて企業からの電話を待ちましょう。

終日不在の場合

折り返したタイミングが悪く、担当者が終日不在の方は他の採用担当の方に繋いでもらうようにしましょう。一般的に社会人は休みを取る際に引き継ぎを行って休暇中も業務に支障がないように心がけます。「採用担当者」という表現をすれば、電話を受けた社員の方はすぐに事情を察して本題に入ってくれるでしょう。

完璧に話せる必要はない

企業から不在着信が入っていて、どうしようと焦る気持ちはわかりますが完璧に話せる必要はありません。まずは電話を企業と繋げることを意識しましょう。面接の選考結果を聞くのはその後です。簡単に言ってしまえば名前と要件を伝えて選考結果を聞くだけなのです。

メールで聞くのはNG

企業からの不在着信に対し、メールで電話の繋がりやすい時間を聞くのはありですが、要件をメールで聞くのはあまりおすすめできません。そもそも企業側はメールではなく電話をかけてきているので、それほど緊急かつ直接伝えたいことがあるということです。なのでこちらもできるだけ通話で対応するようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？企業からの選考結果が電話で来た場合は必ず折り返すようにしましょう。なぜなら企業から電話がかかってきた場合はほとんどが面接通過の知らせだからです。不採用だった場合はメールで通知されるか、何の連絡もないことがほとんどです。電話がかかってきた時にすぐ対応できるように、面接の逆質問の時に採用結果がどのように通知されるか聞いておきましょう。電話の場合番号を教えてもらいましょう。日中帯に知らない電話番号がかかってきたら直近で面接がないか思い出してみましょう。企業からの電話の可能性がありますので、もし知らない電話番号からかかってきたらWEBで検索してみましょう。

企業へ折り返し電話をかける際は「10時〜12時、14時〜16時」にかけるようにしましょう。休憩時間や業務時間外はほぼ繋がらないと思って良いです。社会に出る上でのマナーなので必ず意識しておきましょう。

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