面接の合否連絡は電話？メール？返事が遅くなってしまった時の対処法も解説

面接の合否連絡は電話とメールのどちらで来ることが多いのでしょうか？どのような方法で連絡が来るのかがわからず不安を感じている方は少なくありません。この記事では合否連絡への対応方法とポイントについて解説しています。現在就活中、転職活動中の方で面接の結果がわからず緊張している方は、その緊張をほぐすためにもぜひご覧ください。

面接の合否連絡は電話？メール？

面接の合否連絡の方法は企業によって異なります。電話であったりメールであったり、郵送や連絡なしという可能性もあります。それぞれの連絡方法の合格率と特徴について解説していきます。

合格の場合は電話が多い

面接を終えて企業から電話がかかってきた場合は、高い確率で合格です。というのも面接で合格した応募者の全員が次の面接に進むわけではないため、早急に意思確認をしたいという理由があるからです。企業から連絡して、もし選考を辞退すればその時点で次のステップの準備が不要になるため、電話で連絡してくる確率が高くなります。

面接の合否がメールでくる場合

次に合格の可能性が高いのはメールでの連絡です。何百人にも及ぶ選考通過者に対して電話をかけられるだけの人員を割けない場合はメールでの連絡になります。着信履歴だけに集中しているとメールの確認が疎かになるため、度々メールをチェックしておきましょう。せっかく選考通過のメールが来ても無視し続けたまま数日が経過してしまうと合格が取り消されてしまいます。

面接の合否が郵送でくる場合

郵送で合否連絡がくる場合は不合格の可能性が高いです。24時間好きなタイミングで連絡できる電話、メールと違って郵送はスピード感に欠けます。上述したように合格の場合は早急に意思確認をしたいという企業の思惑があるため、郵送はそれに反する通知方法です。ただ合格の可能性はゼロではなく、あまり急ぎではない二次面接への案内等は郵送で通知される可能性があるため可能性は行く目と覚えておきましょう。

合否連絡が来ない場合

サイレントお祈りという言葉があるように、合否連絡がこない場合が稀にあります。その場合は合格の可能性は限りなくゼロです。企業側が合格通知をし忘れた可能性もありますが、そのような会社に受かったとして入社したいと思いますか？いずれにせよ2週間経っても合否連絡がない場合は早急に見切りをつけることをおすすめします。

本命企業なら問い合わせるのもあり

10日を過ぎても結果連絡がこない場合は企業へ問い合わせてみましょう。電話だと催促している感じが出てしまうので、他社の内定保留期間が迫っているなどのやむを得ない理由がない限りは、メールで連絡をしましょう。

どれくらいの時間帯に連絡がくる？

電話、メール、郵送いずれの場合も面接から1週間以内に連絡がくることがほとんどです。即日連絡が来る場合や2、3日で結果連絡が来る可能性も十分あります。結果連絡が遅くても不安に思わず次の企業の対策に励みましょう。

また連絡が来る時間帯ですが、一般的な会社の営業時間である9時〜18時(19時)ごろに来ることが多いです。朝一番はメールチェックなど他の業務で忙しいため、電話連絡が来るとしたら9時半以降になるでしょう。

不採用だった場合は返事は不要

もしメールや郵送で面接不合格の通知が来た場合、こちらからの返信は不要です。速やかに次の企業の対策に移りましょう。もしも採用担当者にお世話になったお礼をしたいとのことであれば、その旨の連絡はして構いません。ただ採用結果が覆ることはないので注意しましょう。

面接結果の電話の受け方

ここからは面接の結果連絡が来た時の受け方について解説していきます。電話は採用担当者と直接話す場なので、内容に応じた素早い対応が求められます。これさえ覚えておけば電話対応が楽になるテンプレートを紹介します。

電話応対のテンプレート

電話応対のテンプレートは以下の5ステップの流れを踏みましょう。

3コール以内に出る

電話がかかってきたら可能な限り3コール以内に出ることを意識しましょう。もし知らない電話番号で出るのが怖い場合は、コールが鳴り止んだらすぐに電話番号をWEBで調べて、面接を受けた企業だと判明次第すぐに折り返しましょう。もしBGMや騒音がうるさい場合は静かに通話でいる場所へ移動しましょう。また電話に出る前に携帯電話のメモ帳か、メモできる紙と筆記用具を用意して通話の内容をメモできるように準備しておきましょう。

面接時に通知方法を聞いておく

面接の最後には逆質問の時間が設けられるのが一般的です。面接の結果はいつ頃、どのように通知されるのか、電話の場合はどの番号から連絡がくるのか聞いておくと後日電話対応がスムーズになります。

結果に関わらず感謝を伝える

電話に出たらまずは「はい、〇〇です」と名乗りましょう。電話をかけてきた企業の担当者も、確かな相手に電話できていることがわかるので安心材料になります。すると担当者が名乗り、面接の結果を伝えてきます。もし合格だった場合は「ありがとうございます」と丁寧に感謝の意を伝えましょう。不合格だった場合は「お電話ありがとうございます。お忙しい中お時間を取っていただきありがとうございました」と述べて頃合いを見て電話を切りましょう。

面接日程を調整する

選考に通過し、二次面接、最終面接等次のステップに進む場合はその意思を伝えましょう。採用担当者から面接の候補日がいくつか挙げられるので、都合の良い日を伝えて詳細な時間をすり合わせましょう。もし候補日全て都合が悪ければ「申し訳ございません。候補日全て都合が悪いため、誠に恐れ入りますが別の日程をいただけないでしょうか？」と丁寧な断りを述べて再び日程調整をお願いしましょう。

日時・場所が決まったら復唱する

日時と場所の調整が終わったら念の為復唱しましょう。ビジネスシーンでは相手と調整した事柄を復唱して、お互いの認識に相違がないか確認するのが当たり前です。応募者からその姿勢を見せることで、意識の高さ、入社熱意をアピールできます。

最後に電話をしてくれたお礼を伝える

最後に「お忙しい中お時間を割いていただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」とお礼を伝えましょう。電話を切る際は相手が通話を切ったことを確認してからにしましょう。

折り返し電話は必ずかける

もし面接を受けた企業から不在着信があった場合、すぐに折り返し電話をかけることを覚えておきましょう。上述したように、わざわざ電話で連絡してくるのは「合格の可能性が高いから」です。企業からの不在着信に折り返さずそのままにしておくと、忙しい採用担当者が合間を縫ってまた掛け直すことになります。こちらから折り返し電話をせずにいると「この応募者は入社意欲が低い」と評価され、合格の枠が他の応募者に譲られてしまう可能性があります。以上の理由から、企業からの不在着信があった場合はすぐに折り返し電話をしましょう。

折り返し電話をするべきタイミング

当たり前のようですが、企業の担当者が電話をかける、受ける時間は営業時間内だけです。なので相手の営業時間を調べて、それに合わせて電話をかけましょう。実は営業時間の中でも折り返し電話が通じやすい時間と通じにくい時間がありますので下記を参考にしてください。

12時〜14時はほぼ出ない

12時〜14時は電話をかけても昼休憩の時間で繋がりにくいので避けましょう。昼休憩は企業によって時間帯が異なり、12時〜14時の振れ幅があると仮定して折り返しをしましょう。

朝一と業務終了間際は多忙で出られない可能性がある

始業して間も無く(08:00〜10:00)と終業時間間際(16:00〜18:00)は業務が忙しく、折り返しても電話に出られないことが多々あります。

電話をかけるなら10時〜12時と14時〜16時

上記で解説したような懸念点のない理想的な折り返しタイミングは10時〜12時と14時〜16時です。これらの時間帯であれば比較的繋がりやすいので覚えておきましょう。

不在着信に気付くのが遅くなったらメールを出す

不在着信に気付くのが遅れてしまい、当日中に電話を折り返せなかった場合はメールを出しておきましょう。メールの内容としては、採用担当者の名前、自分の名前、電話に出られなかった謝罪と、明日の〇〇時頃かけ直すという旨のメッセージを記しておきましょう。

折り返す前に留守電の確認をしておく

不在着信に気付いて急いで折り返す前に、留守電の確認をしておきましょう。「明日の〇〇時にかけ直す」「折り返しは不要です」「折り返しは〇〇次以降でお願いします」というメッセージが届いているかもしれません。

面接の合否がメールでくる場合

面接の合否がメールできた場合、結果によって対応は変わります。不合格であれば返信はしてもしなくてもどちらでも良いです。合格だった場合は下記のように対応しましょう。

合否結果のメールの返信例

【次の選考に進む場合】

件名：選考通過の御礼と次回選考日程に関して　〇〇大学　〇〇〇〇(名前)

株式会社〇〇　〇〇部　採用担当〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻の〇〇（名前）と申します。

選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

二次面接の日程ですが、下記の日程を希望します。

日時：〇〇月〇〇日（木）

時間：15時～16時

当日はよろしくお願いいたします。

————————————–

〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年

〇〇 〇〇(ふりがな)

自宅電話番号：111-111-1111

携帯電話番号　999-9999-9999

メールアドレス：aaa.gmail.com

————————————–

【選考を辞退する場合】

件名：選考辞退のお詫び　〇〇大学　〇〇〇〇(名前)

株式会社〇〇　〇〇部　採用担当〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻の〇〇（名前）と申します。

選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

誠に申し訳ありませんが、一身上の都合により

次の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

ご多忙の中、大変恐れ入りますがご了承よろしくお願いいたします。

————————————–

〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年

〇〇 〇〇(ふりがな)

自宅電話番号：111-111-1111

携帯電話番号　999-9999-9999

メールアドレス：aaa.gmail.com

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まとめ

いかがだったでしょうか？面接の合否連絡が電話できた場合は、合格の可能性が高いです。もしも不在着信が入っていたら必ず折り返し電話をかけましょう。電話は相手先企業の営業時間内にかかってくることがほとんどなので、事前に調べて準備しておくことをおすすめします。合否連絡がメール、郵送の場合、電話と比較すると合格率が下がるため、気持ちの切り替えをしておきましょう。面接から1週間以内に合否連絡が届くのが一般的ですが、もし10日経っても合否連絡が来ない場合は企業に問い合わせてみましょう。

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