手書きで履歴書を作成していると、印鑑を押さなければならない場面があります。その際、履歴書に使用できるハンコと、適していないハンコがあるのです。この記事では、履歴書に適したハンコの種類を解説します。シャチハタがNGな理由も解説しているので、就職活動、転職活動中の方はぜひ参考にしてください。
目次
履歴書に押す印鑑の種類を解説
はじめに、履歴書に押せる印鑑の種類を解説します。前提として、履歴書には「印」という記載のあるものと、そうでないものがあり、印鑑を押す必要があるのは前者で、印の欄がなければ記載は不要です。
基本的には認め印を使う
履歴書に印鑑を押す際は、「認め印（認印）」を使うのが一般的です。印鑑は、主に実印、銀行印、認印の3種類があります。どの印鑑もただの印鑑に過ぎないのですが、用途によって名称が異なり、それぞれ別の印鑑を用意しなければなりません。
実印は役所に届けている印鑑のことで、「印鑑登録」と呼ばれるものです。実印は保険や不動産の契約書といった重要書類にサインする際に使われるもので、履歴書に使うことは稀です。使っても構いませんが、大袈裟に捉えられることがあります。
銀行印は、名前にもあるように、銀行に届け出をしている印鑑です。実印と合わせて、多用しない方がよい印鑑になります。なぜ実印と銀行印を多用しない方が良いのかというと、情報漏洩を防ぐためです。印鑑は、少しずつ印字面に差が出るように作られています。実印や銀行印のようなセキュリティ性の高い印鑑を複数の企業に送る履歴書に押してしまうと、有事の際に印鑑の印字面が流出してしまい、個人情報が漏洩するリスクがあります。
シャチハタがNGな理由
就職活動や転職活動をしていると、文書にシャチハタを使用してはいけないと聞く機会が多いのではないでしょうか。それは朱肉とシャチハタに使われるインクの性質の違いに理由があるのです。
結論からいってしまうと、シャチハタに使われるインクは経年劣化で消えてしまうため、お互いの利益に関係するビジネス文書には使えません。スタンプのような使いやすさと、購入しやすい価格の低さ、購入可能な場所が多いことから、市場に多く流通しています。流通量が多いからこそ、同じ形の印鑑が増えてしまい、押しても信用性に欠ける文書になってしまいます。領収書にさっと押す程度であればシャチハタでも構いませんが、長期間の契約や、莫大な金額が動く契約時にはシャチハタは向いていないのです。
間違えた際には訂正印を使う
訂正印とは、通常の印鑑よりも、ひとまわり小さい楕円形の印鑑のことです。「訂正印」という名前の通り、文書の記載を訂正した際に押されます。訂正印は、履歴書を書いている際にミスをしてしまった、書き終わった後にミスが発覚した場合など、誤記を見つけた場合に二重線とセットで使います。
中学校や高等学校の卒業記念品で授与される印鑑セットには、訂正印が付属する場合と、付属しない場合があり、訂正印が手元になく、購入して用意する時間がない場合は、通常のハンコで代用しても構いません。訂正印を押す際は、間違っていない他の文言をハンコで覆い隠してしまわないよう注意しましょう。
ここまで、訂正印の使い方を解説しましたが、訂正印を使うのは書き直す時間がない時だけで、基本的には書き直しが必要です。面倒だと思うかもしれませんが、履歴書を書き直した方が評価の低下は防げます。履歴書をはじめとするビジネス文書は、全て正確に記載されることが当たり前だからです。なお、修正ペン・修正テープ・消せるボールペンの使用はNGです。
修正ペンや修正テープは、簡単に誤字脱字を隠して正しい記載に直せる便利なアイテムですが、用紙の白色と、テープ・インクの白色には微妙な差があり、不自然な仕上がりになってしまいます。また、修正箇所が摩擦で黒ずんでしまう、テープが削れて誤字脱字が顕になるといったアクシデントもあるため、履歴書のようなビジネス文書に使用してはいけません。
また、消せるボールペンは擦るだけで簡単に文字が消えるため、非常に便利な筆記用具として知られています。しかし、消せるボールペンで履歴書を記載するのはNGです。通常の油性・水性ボールペンや万年筆と違い、消せるボールペンは熱に弱いインクを使用しています。消せるボールペンは摩擦熱で文字を消す関係上、約60°の熱が加わるとインクが消える特性があるのです。
例えば、消せるポールペンで記載した履歴書を提出して、企業の採用担当者が履歴書のコピーを取った場合、コピー機の熱で履歴書の文字が全て消えてしまう可能性があります。すると、応募者の情報が一切見られなくなり、連絡が取れなくなるリスクへつながるため、消せるボールペンの使用は避けましょう。
履歴書に印鑑を押し忘れて提出した場合
履歴書の提出後に、印鑑の押し忘れに気がついた場合は、応募先企業へ電話またはメールで連絡しましょう。誤った記載を発見した場合も同様です。とにかく早い段階で企業へ連絡することが重要です。企業に連絡すると、書き直しを指示される場合もあれば、「そのままで大丈夫です」と受理される場合もあります。企業によって対応はさまざまです。
前提として、履歴書に印鑑を押す欄があるにもかかわらず、押さないまま提出してしまうと、評価が下がることが見込まれます。自ら間違いに気付いた場合は、早急に申告することで、評価の低下を抑えられる可能性があるので、可能な限り早めに申告するようにしましょう。
印鑑の押し忘れは応募者側のミスなので、連絡する際は、はじめに謝罪の一言が必要になります。また、電話、メールにかかわらず、企業へ連絡する際は、相手企業の営業時間内に送るのが基本です。営業時間内に連絡しないと非常識だと評価が下がる場合があります。多忙で、なかなか企業へ連絡ができない時は、Gmailのようなメールソフトに搭載されている予約投稿機能を使うのがおすすめです。
印鑑の押し忘れで不採用になることはある？
印鑑の押し忘れで不採用になる可能性は低いです。ただし、「チェックが甘く志望度が低い」「詰めきれない人」「不注意」というマイナスイメージを持たれてしまうのは確かです。ですので、できるだけ早いミスの申告と、謝罪によって印象の悪化を和らげることが重要になってきます。もしも、書類選考を通過した場合は、面接の場で印鑑の押し忘れに関して謝罪しましょう。
印鑑を押し忘れたからといって、即刻不採用になることはありませんが、比較材料としてマイナスになって結果的に不採用になることは考えられます。例えば、自分と評価が同等の応募者がいた場合です。募集人数はあと1人で、あなたともう1人同じくらいの評価の応募者で迷った際に、印鑑の押し忘れが響くことがあるのです。もし、印鑑を押す欄がある場合は、押し忘れがないかチェックしてから提出しましょう。
印鑑をきれいに押すポイント
ここでは、印鑑をきれいに押すポイントを解説します。印鑑を押すのが苦手な方は、ぜひ参考にしてください。
履歴書の下にマットを敷く
印鑑を押したことがある方は実体験があるかもしれませんが、履歴書に印鑑を押す際は、紙の下に何を敷くかによって仕上がりが全く異なります。固すぎても、滑りやすくなり、柔らかいとまるで朱肉がバランスよく付かず、思い通りに押せません。そこで履歴書の下に印鑑を押すために作られたマットを敷いてみましょう。マットを使うと、仕上がりが劇的に変わってきます。
マットは100円ショップで簡単に購入できる
押印用のマットは、安いものから高いものまでありますが、早急に準備したい場合は、100円ショップで購入可能です。
トントンと軽く叩く感じで2〜3回朱肉に印字面をつける
印鑑を朱肉にグリグリとねじ込むように押さえつけてしまうと、双方にダメージを与えてしまいます。2〜3回トントンと軽く叩くだけで、十分なインクが印鑑に付くので、力任せに朱肉を付けるのは避けましょう。
上から真っ直ぐ押す
印鑑は一度押したら修正できないため、確実に押せるように均等に圧力を加える必要があります。ポイントは上から神に対して垂直に印鑑を押すように意識することです。印字面が上にくるようにしなければなりませんが、印鑑の中には上を示す方向が平らになっていて押しやすいモデルがあるので、そちらを参考にして調整しましょう。
押印のNG例
ここでは、よくある押印の失敗例を解説しています。このどれかに当てはまったらやり直した方が良いケースに該当するため、注意しましょう。
インクが滲んでいる
印鑑に朱肉を付けすぎると滲みの原因になります。インクが滲むと裏面にまでインクが染みる、ふとした弾みで上に被さった書類にインクが移るといった困り事が生じます。上述したように、インクをグリグリと朱肉に付けるとインクが過剰についてしまうため、軽くトントンと付けるよう意識しましょう。
インクが霞んでいる
インクが霞んでしまうと視認性が悪くなり、本来印鑑が持つ役割である、「証明」を果たせなくなります。朱肉に付ける量が多くても滲んでしまいますし、少なければ霞んでしまうため、絶妙なバランスが重要です。
印字が欠けている
せっかく印鑑を押しても印字がはっきり見えなければ意味がありません。「鈴木」という文字の印鑑を押したにもかかわらず、「鈴」だけしか見えなかったら一体誰の押印なのかわかりませんよね。適量のインクを付けて、垂直に押すのが重要です。
逆さまの印字
印鑑を綺麗に押せても、印字が逆さまでは成功とは言えません。むしろ失敗です。このミスは印鑑を押す前に印字面を確認しなかったことが原因に挙げられます。少し傾く程度なら許容されますが、可能なかぎり印字を真っ直ぐ垂直にして押すようにしましょう。印鑑を購入する際は、どちらの方向が上なのかわかりやすいように人差し指部分に平らな面があるものを購入することをおすすめします。
二重の押印
インクの霞み、欠けが生じてしまった場合、もう一度インクをしっかり付け直して重なるように押せば問題ないのではないかと思う方は少なくありません。しかし、二重の押印は必ずといっていい程、押印の位置がズレてしまい、違和感を生じさせます。二重の押印は許容範囲の霞みを台無しにしてしまうこともあるため、しないのが最適解です。
押印欄からはみ出す
不注意で押印欄からはみ出して押印するケースがありますが、こちらは正当な理由がなければ認められません。例えば押印欄付近で記載ミスをしてしまって訂正印を使った。その訂正印と干渉しそうになったため押印欄からはみ出して印鑑を押したといったケースなら採用担当者は納得できます。
しかし、ただの不注意ではみ出してしまった場合は、「注意力不足」「何か問題があるのではないか」とマイナスなイメージを持たれてしまうため注意が必要です。
まとめ
基本的に、履歴書に使う印鑑は「認め印（認印）」です。実印や銀行印を使用してはいけない決まりはありませんが、個人情報漏洩のリスクが高まるため、可能な限り、認印・実印・銀行印の3つはぞれぞれ1つずつ用意しておくことをおすすめします。
履歴書に押印する際は、専用のマットを紙の下に敷くと、押印のクオリティが劇的に変わります。インクは付け過ぎても、不足しても失敗する可能性が高まるため、朱肉の上で2、3回トントンと叩くイメージで付けましょう。
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