転職活動中に、「企業から面接の日程確定メールが届いたけどこの後どうしたらいいのかな…」「面接日にどうしても予定が入ってしまったけど、日程の変更はできるのかな」など、面接の日程確定メールが届いた後に悩む方は多いです。
確かに、返信はした方がいいのか、どうしても外せない予定が入ってしまったらどうしたらいいのか、悩みますよね。
結論からいうと、面接の日程変更はお願いしても大丈夫なんです。
とはいえ、面接の場も企業にとっては業務時間。早めに連絡をするのがベターです。
そこで今回の記事では、面接の日程確定メールに対する適切な返信とマナーを解説していきます。
面接の日程確定メールも選考の一部ととらえても大袈裟ではありません。
上手に返信して採用担当に好印象を残しましょう。
目次
面接の日程確定メールは必ず返信しよう
大前提、面接の日程確定メールには返信しましょう。
一部の企業では、日程確定メールを送信専用アドレスで送る場合もあり、返信を受け付けていないこともあります。
一方で、面接への参加意思を確認するために返信を求めてくる企業もあります。
返信をすることはビジネスマナーとして当然の振る舞いですから、臨機応変に対応しましょう。
なお、返信を受け付けない場合のメールは次のような形で送られてくることがあります。
| 【件名】【〇〇株式会社】一次面接のご案内 株式会社◯◯ 採用担当の▲▲です。先日は弊社の一次面接を予約いただきありがとうございました。 一次面接の日程が確定しましたので、ご連絡させていただきます。✕✕さんにご案内する一次面接の日時・会場は、以下の通りです。 ◾︎予約内容 名称：◯◯株式会社 一次面接日時：2022年9月1日 10:00〜会場：〒✕✕✕-✕✕✕✕東京都千代田区◯◯ △△タワー15階 ） ◾︎受付 開始30分前から受付を行います。※面接開始の10分前までには会場にお越しください。 ◾︎服装 服装自由（スーツでも私服でも構いません） ◾︎持ち物 筆記用具 ◾︎緊急連絡先 ********@*****.co.jp 当日、✕✕さんにお会いできることを楽しみにしています。どうぞ、よろしくお願い致します。 ※このメールアドレスは送信専用ですので、ご返信はご遠慮ください。 |
面接の日程確定メールに返信する場合
面接の日程確定メールに返信する時は、面接の日程について連絡をいただいたことに対して感謝を伝えましょう。
また、場所や日時については「◯月◯日10:00〜とのこと、承知致しました。」と繰り返して記載するのがポイントです。
内容を理解したことのアピールにもなります。
また、メールの書き出しには宛名を書くこと、そしてメールの最後には署名を入れることも忘れずに。
次に、面接の日程確定メールに返信する例文を紹介します。
| ◯◯株式会社人事 ✕✕様 お世話になります。山田太郎と申します。 この度は、一次面接の日時についてご案内いただき、ありがとうございます。 ◯月◯日10:00〜とのこと、承知致しました。 当日は何卒よろしくお願い致します。 |
面接の日程変更するメールの場合
面接日程が確定した後に、急な予定が入ってしまい、日程を変更したい場合もあると思います。
特に在職中での転職活動は、通常業務でも何が起こるかわかりません。
当日のドタキャンはNGですが、事前に変えられない予定が入ってしまった場合は、早めに連絡するのがよいでしょう。
| ◯◯株式会社人事 ✕✕様 お世話になります。山田太郎と申します。 ◯月◯日10:00〜 一次面接を予約しているのですが、家庭の事情で参加できなくなりました。 つきましては、面接日程の変更をお願いしたく存じます。 下記日程にて、再調整していただくことは可能でしょうか。 ◯月◯日（月）10:00 〜 15:00 ◯月◯日（火）12:00 〜 17:00 ◯月◯日（水）10:00 〜 15:00 私の都合で大変申し訳ないのですが、ぜひ検討いただけますと幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。 |
面接の日程確定メールに返信する時の注意点
面接の日程確定メールには返信を求められるものもあります。
すでに例文をご紹介しましたが、ここからは具体的に返信する時の注意点を解説していきます。
1.面接日程の調整についてお礼を伝える
1つ目は、面接日程を調整してくださったことにお礼を伝える、です。
忙しい中、面接日程を調整していただいたことに対して、必ず感謝を伝えましょう。
添えるフレーズとしては
「一次面接の日時についてご案内いただき、誠にありがとうございます。」
くらいで大丈夫です。
なお、例文でお伝えした通り、日時について理解していることをアピールすることも忘れずに。
「◯月◯日10:00〜とのこと、承知致しました。」と面接日程を繰り返して記載するのがよいでしょう。
2.前のメールに全返信する
2つ目は、前のメールにそのまま返信することです。
これはビジネスメールのマナーにも通じる行い。
企業からもらった面接の日程確定メールに対し、そのまま返信することで、何についての返信なのかを一目で理解させることが可能です。
なお、全返信とは件名は変更せずに
| Re:【株式会社◯◯】一次面接のご案内 |
のように「Re:」をつけて返信するだけ。
人事の方は一日に社内外問わず多くのメールをやり取りしているので、このような配慮はとても重要です。
3.遅くとも24時間以内に返信する
3つ目は、ビジネスパーソンとして当たり前のことですが、遅くとも24時間以内には返信をすることです。早めに返信することで、面接の日程について理解していることや変更が必要な旨を人事に伝えられます。
なお、人事がメールに対応できる時間帯は限られているため、平日の9時〜18時など、企業の営業時間内に返信することを心掛けてください。
企業にも好印象を与えられますよ。
なお、相手が開封するのが翌朝だからといって、深夜に送るのはマナー違反なので注意しましょう。
面接の日程変更メールを送る時のマナーについて
面接日程の変更メールを送る時にはビジネスマナーとして3つあげられます。
それぞれ解説していくので、しっかりおさえましょう。
1.メールの件名に面接日程を変更したい旨を記載
1つ目は、人事の方がメールボックスを見た際に、件名を読めば内容がわかるようにしておくことです。
| ◯月◯日 一次面接日程変更のお願い |
のように面接日程を変更したい旨を件名に記載しましょう。
その際に、新規メールを作るよりも、面接日程の確定メールに返信する形で変更希望のメールを送るのがベターです。
なぜなら、人事も変更前の面接日程を確認し、どこに調整が入るのかを把握しやすくなりますよね。
2.希望する面接候補日は3つ以上あげる
2つ目は、変更を希望する候補日は3つ以上あげることです。
面接日程がピンポイントで1つだった場合、再調整ができないと再度やりとりが必要になり、お互いに手間が増えます。
1度のやりとりで面接日程を再調整できるよう、希望する面接日程は3つ以上挙げることが大切です。
これはビジネスシーンでも通じるマナーです。
また、こちらから提案した日程にもかかわらず、再び都合がつかなくなる、という事態は印象が悪くなるおそれがあります。
ですから、変更を希望する際は、確実にあなたが面接に参加できる日程を提示しましょう。
3.必ず謝罪の言葉を伝える
3つ目は、当たり前のことではありますが、謝罪の言葉を伝えることです。
決まっていた面接日程の変更を願いでることは、そもそも相手側に迷惑をかける行為。
メールの文頭や文末に謝罪の言葉を添えて、誠意を伝えましょう。
また、面接が設定されている日の直前になった場合、メールに気づかない場合もあります。
その場合は、メールだけでなく直接電話で連絡することをおすすめします。
転職活動の面接の日程確定メールへの返信のマナー
転職活動時には、メールのやり取りでもあなたのビジネスマナーや社会人としてのスキルは見られています。
面接の日程確定メールで適切なやり取りができれば好印象を与えられますし、そうでない場合には人事に「ビジネスマナーができていない」としてマイナスな評価を受けてしまうおそれもあります。
そこで、基本的な返信マナーについても3つお伝えしていきます。
1.敬語を正しく使うこと
敬語が正しく使えているかどうかは重要な判断材料になります。
社会人として、改めて丁寧語、謙譲語、尊敬語の違いや基本的な使い方、よく使う言い回しを確認しておくとよいでしょう。
2.会社のメールアドレスやキラキラアドレスはNG
転職活動用のメールアドレスはGmailなどのフリーアドレスを活用するのがベター。
会社のアドレスを私用で使うのはご法度。転職活動がバレるバレない以前に、モラルのない人だと思われてしまいます。
また、フリーアドレスを準備する際も顔文字や記号を使ったキラキラアドレスを作成するのは控えてください。
社会人として未熟だと判断されかねません。
3.色文字や太字などの装飾はしない
よくしがちなNG行為が文字の書式変更や装飾です。
よかれと思ってメールを読みやすくするために、文字や色文字を使う方がいますが、ビジネスメールにはふさわしくありません。
人事の方が使っているメールソフトによっては、文字化けをしてしまい読めないこともあるので、書式変更や装飾行為は控えましょう。
転職活動の面接の日程確定メール返信するときの例文
最後に日程確定メールに返信する際の例文をご紹介します。
あなた自身の状況に近いものがあれば、ぜひ参考にしてくださいね。
面接後のお礼をする場合
件名：面接のお礼／営業部希望 〇〇〇〇
株式会社〇〇
人事部 面接ご担当者様
お世話になっております。
本日〇時より面接に参加させていただいた〇〇〇〇と申します。
お忙しい中、お時間いただき誠にありがとうございました。
直接お話をお伺いし、貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。
これまでの経験や知識を、貴社で役立てられれば幸いです。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
選考を辞退する場合
件名：一次面接辞退のご連絡 〇〇〇〇
株式会社〇〇
人事部 面接ご担当者様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただきました〇〇〇〇と申します。
一次面接について、この度一身上の都合により
面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考にお時間をさいていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたご無礼、お許し下さい。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
内定を承諾する場合
株式会社〇〇
人事部 面接ご担当者様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただきました〇〇〇〇と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を謹んでお受けいたします。
一日も早く貴社で活躍できるよう努めて参りますので
ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
内定を保留したい場合
株式会社〇〇
人事部 面接ご担当者様
〇〇〇〇と申します。
先日は内定の通知をいただき誠にありがとうございました。
本来であればすぐにでもお返事をすべきところ
誠に申し訳ありませんが、回答について△月△日までお待ちいただけないでしょうか？
入社について前向きに検討しているのですが
現在の職場の上司にまだ退職の意向を伝えておりません。
退職時期を明確にしたうえで正式な回答をさせていただきたいと考えております。
希望どおりの条件を提示していただき、大変ありがたく思っております。
こちらの都合で大変心苦しいのですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
今回の記事では、面接の日程確定メールへの返信について、マナーや例文をお伝えして来ました。
基本的には面接日程の確定メールには返信します。
企業としても応募者側からの返信をもって、面接の日程を確定できるためです。
ただし、自動返信メールの場合は返信の必要は不要です。
また、大切なのは正しい敬語を使うことと遅くても24時間以内に返信をすること。
また、やむを得ず日程を変更しなければならないときは、謝罪の言葉と事情を丁寧に伝えるようにしましょう。
本記事を参考に、転職活動の面接の日程調整をスムーズに進めていきましょう。
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