企業に勤める営業社員をサポートする営業事務。営業ではなく、事務作業がメインの営業事務はどのような仕事をするのでしょうか？この記事では、営業事務の仕事内容を解説します。営業事務が行う受発注についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
目次
営業事務の受発注とは？
営業事務の仕事の1つ、受発注とはどのような仕事なのでしょうか？ここでは、受発注業務の詳細を解説します。
受注は、取引先からの注文を受けること
そもそも営業事務は、営業社員が多忙で自分ではできない仕事を請け負います。ここでいう受注は、取引先からの注文を受けることを指し、納品依頼に対し、ミスのないよう商品を用意することです。賃貸住宅を扱う不動産会社であればあまりなじみはないかもしれませんが、メーカーに勤めているのであれば受注業務はよく発生します。納品依頼に対して、内容や納期、個数などを正しく把握しなければ信頼に関わる問題に繋がるため、注意が必要です。
発注は、取引先へ注文すること
発注は受注の逆で、こちらから取引先に納品を依頼する作業です。それが完成された商品・サービスである場合もあり、自社で作る製品の材料である可能性もあります。発注作業はこちらがお金を払う側です。発注個数を1桁間違えるだけで莫大な損失が発生する可能性があるため、入念な確認作業が必要です。
受発注を完璧にこなす重要性
受発注は非常に大きな責任のある仕事です。自社で完結しない取引先とのやりとりであるため、些細なミスでも会社の信用問題に関わりますし、大きな損失にも繋がります。受発注を行う際は、絶対にミスがあってはならないのです。完璧な仕事ぶりが求められます。
営業事務の仕事内容
ここでは、営業事務の業務内容を解説します。まず大きな軸として「営業社員のサポート」であることを把握しましょう。その上で営業事務がどのような仕事をしているのか気になる方は、ぜひ参考にしてください。
書類作成
営業事務の仕事としてまず挙げられるのは書類作成です。営業社員は外回りで忙しい時に報告書作成や議事録準備など、社内業務が疎かになってしまうことがあります。そこで、営業事務が代わりに書類作成を行うのです。代わりに書類作成を行う際、ミスはあってはなりません。営業事務のミスは、営業社員のミスと同義です。
来客対応
営業社員がいない間、取引先や関係者の方がオフィスを尋ねてくることがあります。その際、営業社員の代わりに来客対応をすることがあります。中には社長や役員といった重役も含まれますが、よほど人手不足でなければ新人のうちは対応は不要です。失礼のないよう所作に注意する必要があるため、来客対応をしていくうちにビジネスマナーが磨かれます。
電話対応
来客対応と同じく、営業社員が不在の間は電話対応をする機会もあります。取引先や会社関係者、はたまた顧客など、相手はさまざまです。
データ入力
営業の際のデータやプレゼン資料のためのデータ入力を請け負うこともあります。データ入力はMicrosoftのExcelやGoogleが提供するスプレッドシートなどを使って行うため、基本的な操作に慣れておくと業務がスムーズに進行します。
営業事務と一般事務の違い
営業事務を志す上で、気を付けたいのが、営業事務と一般事務の違いです。面接官は、応募者がこの違いをはっきり落とし込んでいるか確認してきます。いったいこれらは何が違うのでしょうか？
取り扱う部門が違う
営業事務と一般事務の何が違うのかというと、専門とする分野です。営業事務は名前の通り、営業のサポートをします。一方で、一般事務は幅広く業種問わず存在するのが特徴です。
それぞれのメリット・デメリット
営業事務として働くのと、一般事務として働くのでは、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？ここではそれぞれのメリットとデメリットを解説します。
営業事務のメリットとデメリット
営業事務のメリットは専門性の高さです。営業社員のサポートをするため、営業に関する知識も身に付きます。また、事務員は成果の見えづらい仕事ですが、営業事務は営業社員の数字を自身の成果の指標にできます。
営業事務のデメリットは、働きやすさがパートナーに左右されるということです。営業事務として働く場合、担当となる営業社員とペアを組むことになります。相性が良ければ働きやすいのですが、もしも自分とは正反対の性格で、相性が悪い場合、働きやすさに大きく影響します。
特にスケジュール感は認識をすり合わせておかなければなりません。あなたは余裕を持って仕事を終わらせたい、営業社員は締切ギリギリでも良いと思っている。このような状況はお互いタスクの優先度が異なるため、調整が必要です。
一般事務のメリットとデメリット
一般事務のメリットは、幅広く業務を経験できる点です。書類作成や会議の司会、電話対応など、組織運営の裏側をサポートします。応募の際に特別必要な資格はなく、比較的プライベートの時間も取れる仕事です。
デメリットとしては、キャリアアップが限られる点が挙げられます。一般事務は幅広く会社の業務に携われますが、キャリアアップは、事務のスペシャリストや人材育成といった選択肢に限られます。
営業事務の志望動機
営業事務の志望動機を作り込む際に、意識しておきたいポイントがいくつかあるため、ここでは営業事務の志望動機の作り方を解説します。
なぜ営業事務なのかをはっきりさせる
営業事務を志望する際にポイントとなるのが、下記の2点です。採用担当者は、営業事務への理解度を試すため、深掘りして質問してくることがあります。
・なぜ営業職ではなく営業事務なのか
・なぜ事務職の中で営業事務を選んだのか
これらの点はよく質問されるため、必ず事前に回答を準備しておきましょう。
営業職ではなく営業事務を選ぶ理由として、「営業職として数字を追い求めるよりも、サポートに回った方が会社全体の利益に繋がると考えたからです。」といった説明をエピソードと共に話せると良いでしょう。
数ある事務職の中で営業事務を選んだのか理由としては、営業社員の経験を活かしたい、いずれは営業社員としてのキャリアも検討している、担当の営業社員とペアを組んで仕事をするシステムといった、営業事務ならではの要素を含めて説明できるようにしておきましょう。
履歴書の記入ミスはNG
営業事務の主な仕事として、書類作成が挙げられます。普通にミスしてはいけないものですが、営業社員の代わりに書類を作成することがあるため、履歴書のミスは営業社員のミスとも捉えられ、先方からの評価を大きく落としてしまいます。提出前に自分と営業社員のダブルチェックをするなど、入念な確認作業をしておきましょう。
成果ばかりアピールするのはNG
営業事務は表で活動するよりも、裏方でサポートをする仕事です。面接でアピールすべきポイントは、自分の実績よりも、誰かのために行った行動です。
誰か人の役に立って、感謝されたエピソードをアピールした方が、営業事務としての評価は高くなります。
営業職から営業事務へ転職する際は、自分の武器だと思って営業としての実績をアピールしたくなる気持ちはわかります。しかし、営業職に求められる適正と営業事務に求められる適正は異なるため、効果的なアピールには繋がりません。
営業事務に求められること・適性
営業事務に応募するのであれば、求められる適性を理解しなければ、効果的なアピールはできません。営業事務を目指している方は、ぜひ参考にしてください。
最低限のパソコン操作スキル
営業事務の業務は、書類作成やデータ入力といったデスクワークが多いため、最低限パソコンを扱えた方が評価は高くなります。特にWord、Excelといったマイクロソフト製品、Googleの提供するドキュメント、スプレッドシートは一通り使いこなせるよう練習しておくのがおすすめです。
Wordや Excelは有料ソフトなので、自分のパソコンにインストールされてない場合が多いです。機能の限られた無料版もありますが、UIが使いづらいと感じることが多いため、Googleアカウントさえあれば簡単に利用できるドキュメント、スプレッドシートで練習しておきましょう。
MOSの取得がおすすめ
MOS（Microsoft Office Specialist）という試験を受けて取得できる資格をご存じでしょうか？WordやExcel、PowerPointといった営業事務の現場でよく使われるマイクロソフト製品の練度を測るものです。
難易度には通常と上級者（エキスパート）の2つがあります。エキスパートの方が、取得難易度は高くなりますが、その分評価も上がります。MOSを取得するために勉強する過程で、WordとExcelの使い方も学べるのでおすすめです。
また、WordやExcel、PowerPointといったマイクロソフト製品は2013、2016、2019といったバージョンに分かれており、機能に若干の違いがあります。それに応じて試験もバージョンごとに分かれているため、試験を受ける際は自分のパソコンにインストールされているバージョンを受けるか、受けようと思っている試験のバージョンに合わせてソフトをインストールする必要があります。
コミュニケ―ション能力
営業事務を目指す方にとってコミュニケーション能力は必須の能力です。営業事務はデスクワークだけしてればよいというわけではありません。来客対応や電話応対、場合によっては会議の司会・運営もこなすため、人と話す機会は多いです。
また、営業社員が多忙で、手の回らない仕事を請け負うため、お互いにタスク状況や締切、優先度を共有しなければならず、密なコミュニケーションが求められます。例えば、営業社員に届いたメールを、代わりに営業事務が返信したとします。代理で返信したことが営業社員に伝わらなければ、重ねてメールを送ってしまう可能性があり、メールの送信相手との信用問題に影響するのです。
スケジュール管理能力がある人
営業事務は、自分に振られた社内業務と営業社員の手が回らない仕事を請け負う関係上、スケジュール意識は常に高く持っておく必要があります。スケジュールに遅れが発生するだけなら事前連絡でどうにかなるかもしれませんが、仕事をまるまる忘れていると、会社としても個人としても信用を大きく損ないます。
営業事務が仕事をやり忘れてしまうと危険なのは、取引先と営業社員に影響が出るからです。
ビジネスにおいて、スケジュール意識は年齢・経験に関係せず、重要な要素です。納期まで余裕を持って仕事を終わらせて、パートナーである営業社員を安心させられる方は、営業事務に向いているでしょう。
マルチタスクができる人
営業事務は、自分のタスクと営業社員のタスクなど、複数のタスクを同時に抱える機会が多いです。何か重要なタスクに取り組んでいても、報告書や納品書の作成、来客・電話・クレーム対応といった、緊急の仕事が割り込んでくることがあります。それぞれのタスクに優先順位を付けて、適切にタスクを消化できる方は、営業事務に向いています。
まとめ
営業事務の受発注は、絶対にミスがあってはいけない作業です。信用問題や莫大な損失につながります。営業事務の仕事はデスクワークだけでなく電話応対や来客対応があるため、コミュニケーション能力も必要です。
営業事務へ応募する際は、なぜ数ある事務職の中で営業事務なのか、営業職ではなく、なぜ営業事務なのかを説明できなければなりません。業界分析と自己分析を入念に行って、質問の回答を用意しておきましょう。
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