新卒就活の時には提出不要でしたが、転職の際には、履歴書の他に「職務経歴書」という書類の提出を求められることがあります。職務経歴書は履歴書と違ってこれといった型がなく、自由に記述できる書類です。この記事では、パートから正社員になった時の職務経歴書の書き方を解説します。転職活動の際に、職務経歴書の書き方がわからず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
目次
パートから正社員へ変わった時の職務経歴書の書き方
職務経歴書はそれぞれの経歴を自由にアピールする書類であるため、「こう書くべき」というテンプレートがありません。しかし、ある程度決まった型はあるので、パートから正社員へ変わった時の飼い方をここでは紹介します。
パート・アルバイト期間が長い時の職務経歴書の作成
前提として、パート・アルバイトの経験は、仕事の裁量が大きい正社員の経験よりも評価が低くなります。ただ、パート・アルバイト期間が長い場合、経験や実績を書かなければ職務経歴書の内容がスカスカになってしまいます。そこで、応募先企業の業務に関係する経験・実績を書くのがおすすめです。
例えば、アパレルショップや塾講師のような、対人要素が強くコミュニケーション能力が求められる仕事にパート・アルバイトとして関わっていた場合、ビジネスマナーやプレゼンテーション能力、コミュニケーション能力を売りにできます。このアピールポイントを活かすのであれば、営業や企画などの職種がおすすめです。
冒頭でも述べたように、パート・アルバイトは週に数日、短時間で働く場合もあるため、どうしても週5日8時間働く正社員と比較するとアピールポイントが薄くなりがちです。あくまで事実をベースに記載し、虚偽の申告と捉えられないためにも、オーバーな表現は避けましょう。
契約社員から正社員の場合
契約社員は契約期間の定めのある有期契約で、契約期間に定めのない正社員とは違い、契約に終わりがあります。しかし、同じ有期契約のパート・アルバイトとは違って、任される業務の量や責任の度合いが異なり、契約社員の経験・実績は高く評価されます。契約社員も同様に、応募先企業にマッチしたアピールポイントを考える必要があるため、契約社員時代に、そのような経験・実績があるか思い返してみましょう。また、なぜ正社員ではなく契約社員を選んだのか尋ねられることもあるため、その点をカバーする記載も必要です。
派遣社員から正社員の場合
派遣社員は契約社員と同様に有期契約ですが、就業先と直接雇用契約を結ぶのではなく、派遣会社と雇用契約を結び、就業先を紹介してもらう間接契約が特徴です。派遣社員もパート・アルバイト同様に応募先企業にマッチした経験・実績をアピールすべきですが、他の労働形態と異なる観点として、さまざまな会社を経験していることが挙げられます。1つの会社で長く働き続ける訳ではないため、派遣社員は仕事の裁量が正社員ほどありません。そのため、派遣社員としてのエピソードを軽視される可能性があることを念頭に入れておくべきです。
職務経歴書の作成方法
職務経歴書を作ったことがない場合、何から始めれば良いかわからないですよね。基本的には手書きかパソコンを使って作成します。ここではそれぞれの方法で職務経歴書を作成するメリットとデメリットを解説します。
職務経歴書を手書きで作成するメリット
職務経歴書を手書きで作成するメリットとしては、入社意欲や自身の人柄が伝わりやすいことが挙げられます。
入社意欲を伝えられる
パソコンでの作成に比べて、手書きで職務履歴書を書くのは、かなり手間がかかります。しかし、手間がかかる分、それだけ入社意欲が高いと捉えられる可能性が高いのです。もちろん誤字脱字がなく、丁寧な文字という前提条件はありますが、相当苦労して作ったのだろう、と入社に対する熱意が伝わりやすいのがメリットです。
自身の人柄が伝わる
よくハガキや手紙を書く際に言われることですが、手書きの文字には書き手の性格や人柄が出ます。丁寧な文字でバランスのとれた書き方は、几帳面な性格である証拠です。反対に、雑な字で適当に書いてしまうと、面倒臭がりだと思われてしまいます。
職務経歴書を手書きで作成するデメリット
職務履歴書を手書きで作成するデメリットは、何と言っても手間ひまがかかることです。また、鉛筆やシャープペンシルのような自由に消せる文房具でなはなく、ボールペンのような簡単には修正できないペンを使います。パソコンと違ってミスが発覚すると修正が面倒という点もデメリットです。
手間がかかる
職務経歴書を手書きで作成する場合、枠線を引くことから始めなければなりません。フリーハンドで書くと必ず線がブレるため、定規を使って線を引く必要があります。また、肝心の文章も綺麗に丁寧に書かなければ評価が下がり、雑な正確であると捉えられるため、一文字一文字丁寧に書かなければならず、膨大な時間がかかります。
間違えると書き直し
手書きで職務経歴書を作成すると、誤字脱字があった時は基本的に書き直さなければなりません。これは履歴書と同様で、二重線と訂正印で修正可能ですが、評価は落ちてしまいます。二重線と訂正印で修正する方法は、提出前にミスに気づいた際の最終手段だと考えましょう。絶対に誤字脱字がないよう集中しなければならないので、自由に修正できるパソコンと比べると大きなデメリットです。
テンプレートが使えない
後ほど詳しく解説しますが、パソコンで職務経歴書を作成する場合は、枠線や項目が記載されたテンプレートを利用できます。しかし、手書きで書く場合は、レイアウトを考えて定規で線を引いて、ようやく文章を書き始められるようになります。丹精込めて書いた文章でも、誤字脱字があると、また線を引くところからやり直しです。手間が大きく増えてしまうため、あまり手書きで職務経歴書を作成するのはおすすめできません。
職務経歴書をPCで作成するメリット
ここからは、職務経歴書をPCで作成するメリットについて解説します。パソコンを使う最大のメリットは、高い作業効率にあります。手書き作成とパソコンでの作成を比べると、正直パソコンを使わない理由がないほど便利です。
テンプレートを利用できる
パソコンを使って職務経歴書を作成する最大のメリットは、テンプレートを利用できることです。テンプレートとは、枠線や必要な項目がきれいにデザインされているフォーマットのことで、それをダウンロードして文章を入力するだけで完成になります。インターネット上には、さまざまな定型があるため、自分の思い通りのレイアウトを探せます。枠線を引くところから始めなければならない手書きと比べると、大幅に時間短縮できるのが強みです。
簡単に修正できる
職務経歴書をパソコンで作る際は、簡単に誤字脱字の修正ができます。提出直前に気づいても、パソコンやスマートフォンがあれば即座に修正可能です。手書きで作成した場合、一度ミスをしたら基本的には全て書き直しです。せっかく丁寧に書いた文字も、定規できれいに引いた枠線も、最初から書き直さなければなりません。
文字数チェック、誤字チェックがしやすい
パソコンを使えば簡単に文章をコピーアンドペーストできるので、文字数の確認や誤字チェックが簡単になります。フリーの誤字脱字チェックソフトへ文章を貼り付けると、自分では気づかなかったミスを見つけられるため、非常に便利です。
PC操作のアピールにつながる
パソコンで職務経歴書を作成すると、それだけで一定のPC操作スキルを有していることになります。これはIT企業をはじめとした、日常的な業務でパソコンを使う仕事へ応募する際に大きなメリットです。口先でパソコンを扱えますというよりも、実際の成果物として職務経歴書をアピールできるのは強みです。
コピーが簡単に作成できる
職務経歴書は企業によって募集する人材の特徴や経営理念が異なるため、応募先ごとに内容は変更するのが鉄則です。プリンターでコピーして提出することはできません。しかし、似通ったアピールポイントを書くことがあるので、簡単にコピーと貼り付けができるパソコンでの作成は効率が高くなります。手書きではほとんど同じことを書く場合に、誤字脱字のプレッシャーを受けながらもう一度枠線を引くことから始めますが、パソコンであれば、過去に提出した内容をコピーアンドペーストして、文章のベースにできます。
職務経歴書をPCで作成するデメリット
職務経歴書をPCで作成するデメリットとしては、誤変換と文章の使い回しが挙げられます。
誤変換が起こる
パソコンを使う1つ目のデメリットは誤変換です。パソコンで職務経歴書を書く際は、スムーズに書き進められるので誤変換が起きがちです。特にタイピングの速さに自信がある方は要注意です。誤字脱字に関しては、目視と誤字チェックソフトを使った二重のチェックで解決できますが、ミスに気付かないまま提出してしまうと、評価が下がってしまいます。誤変換が起きやすいことは把握しておきましょう。
使い回しにならないよう注意が必要
パソコンで書いた職務経歴書は、PDFファイルやdocxファイル（Microsoft Word）などの電子ファイルとして保存できます。電子ファイル化すると修正が簡単な上、複数の企業に提出できるようになるため、大変便利です。
しかし、企業Aへ提出するために作成した文章を、そのまま企業Bへ提出する内容にしてしまう「使い回し」が発生しやすいのもデメリットです。
上述の通り、本来企業ごとにアピールポイントを変えるべきところを、同じ文章で提出することになるため、効果的なアピールができない可能性があります。
例えば、企業Aの営業職へ応募するために書いたプレゼンテーション能力をアピールする文章は、データ入力を主な仕事とする企業Bには、アピールすべき観点が異なるのです。文章を作り込むベースとして使いまわすのはありですが、変更すべきところは、変えて書くようにしましょう。
職務経歴書の書き方の種類
職務経歴書の書き方には、複数の種類があります。ここでは編年体式、逆編年体式、プロジェクト式、キャリア式を解説します。
編年体式
編年体式は、時系列の古い順番に職歴を記載する書き方です。学校を卒業して初めて入社した会社から現在までの経歴を書いていきます。最も使われるスタンダードな書き方で、職歴の少ない方は、この編年体式がおすすめです。
逆編年体式
逆編年体式は、文字通り編年体式の逆で、職歴が新しい順に記載していきます。職歴が多く、昔の職歴よりも、直近の職歴をアピールしたい場合は、逆編年体式がおすすめです。
プロジェクト式
プロジェクト式は、これまで関わってきたプロジェクトごとに内容を記載する形式です。ITエンジニアをはじめとした、プロジェクト形式の多い会社に勤めていた方におすすめです。
キャリア式
キャリア式は会社ごとに経験・実績をアピールするのではなく、共通する業務を中心に記載する形式です。職歴が多く、全て書くと何枚も必要になる場合は、キャリア式を使うとスッキリまとめられます。
まとめ
パートから正社員になる場合、職務経歴書には、応募先企業にマッチしたパート時代の経験・実績をアピールするのが重要です。履歴書と違って、職務経歴書には何をしてきたのか、どのようなスキルがあるのかを記載するため、深く追求されても答えられるよう、考え抜いて書く必要があります。ただし、虚偽の申告と思われないためにもオーバーな書き方は避けることをおすすめします。
職務経歴書を用意する際は、効率の高さからパソコンでの作成がおすすめです。修正が簡単で、テンプレートが利用できるので、複数企業へ応募する方は、積極的にパソコンを活用しましょう。
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