事務職向け｜仕事のための仕事とは？

「仕事のための仕事」とは何を指しているのかピンと来ない方も多いでしょう。

Asana Japanが実施した「仕事の解剖学」インデックスでは、「仕事のための仕事」を「意義がある仕事に取り組む時間を減らしてしまうアクティビティのこと」「仕事についてのコミュニケーション、情報の検索、アプリの切替、優先事項の変更、仕事のステータスの追跡などを含む」と定義しています。

つまり、仕事をスムーズに遂行させるためのツール導入や環境構築のことです。

そして、それらには専門知識やスキルも必要です。

今回の記事では、事務職の方に向けて「仕事のための仕事」について解説していきます。

営業事務や一般事務に従事している方は、ぜひ参考にしてくださいね。

事務職における「仕事のための仕事」

前述した「意義がある仕事に取り組む時間を減らしてしまうアクティビティのこと」「仕事についてのコミュニケーション、情報の検索、アプリの切替、優先事項の変更、仕事のステータスの追跡などを含む」を事務職にあてはめてみましょう。

たとえば、仕事に取り組む時間を減らすアクティビティは、書類作成やデータ入力などの業務効率化をはかるためのアクションといえます。

また、仕事についてのコミュニケーションやアプリの切替などは、コロナ禍におけるリモートワークの普及で事務職においても需要が高まりました。

これらを整理、設計し、滞りなく運用させることが、事務職における「仕事のための仕事」といえるでしょう。

事務職が快適に「仕事をするための仕事」とは？

事務職における「仕事のための仕事」を減らし、快適に本来の仕事に集中するにはどのようなスキルが求められるのでしょうか。

たとえば、離れていても部やチームの足並みをそろえるためのツールを用意したり、リモートワークでもメールやチャットで対話の質を落とさなかったり…などがあげられます。ここでは具体的に、事務職が快適に仕事をするための必要スキルを紹介していきます。そのスキルを駆使することで、付加価値の高い本来の仕事の割合を増やしていくのがゴールです。

ぜひ、参考にしてくださいね。

1.ショートカットを覚えること

パソコンを使って同じ作業を行うとき、人によって速度に差が出てしまうのは非効率です。

その差はタイピング速度の差ではなく、ショートカットキーを使いこなせているかどうかが原因。

いかにマウスを使わずに作業を行うかで、その差はかなり縮まります。

最初のうちは慣れないかもしれませんが、ショートカットキーを使いこなせれば圧倒的に作業スピードはあがります。

便利なショートカットキーをいくつか載せておくので、早速使ってみてください。

2.不要な業務を削減すること

事務職の多くは手作業で繰り返しが多いこともあり、実は無駄な手間や作業が頻繁に発生します。

普段何気なくおこなっている業務のなかにも、必要な業務と不要な業務が混在していることはよくある話。毎日やってね、と依頼されたり引継いだ業務であっても、実は削減できる余地があるかもしれません。

業務の削減は大きな効率化の一歩です。

たとえば、次のような経験はありませんか？

• 必要ではない資料を作ってしまった
• 毎日送っているデイリーデータが見られていない
• ミーティングが多すぎて本来の業務が進まない

などです。

ルーティンワークにしろ、資料にしろ、必要なときに作成したほうが、時間の無駄になりません。

ただ、確認したいときにいつでも情報がそろっていてほしい、という人の気持ちはわかります。

であれば、人が手作業することを見直してもいいかもしれません。

また、社内での問い合わせに関しては、ある程度パターン化してるものもあるはず。

その場合はQ&Aリストなどを作成して内容を一覧化し、社員が閲覧できるようにすることで、その都度対応する無駄をなくすことも可能です。

3.業務を自動化すること

事務職では反復作業が発生しやすく、余計な時間を取られがち。そこにミーティングへの参加などが重なれば、ほかの業務にまで影響してしまうケースもあります。

日中に本来の作業が進められなかったから残業することになった…という方も少なくないでしょう。

このような状況を改善するには、手作業で行っている業務を自動化するのが得策。

自動化の方法としては、Excelのマクロ機能を活用したり、RPAやVBAといった業務効率化ツールを導入したりする方法があります。

「RPA（Robotic Process Automation）」とはブラウザーやメーラーを含めたアプリケーションを横断的にまたがるExcelのマクロのようなものです。

今まで人間が手作業でおこなっていた業務をロボットに代行させることで、時間短縮だけでなく、手作業によるミス削減も可能となります。

RPAの具体的な活用事例としては、とある大企業での経理業務効率化があげられます。

経理部では従業員から都度提出される交通費の明細チェックに時間を要していたため、RPAを導入し、チェック業務の自動化を実施しました。

チェック業務は交通費精算の申請内容をWebの画面と照らし合わせ、最適なルートの金額かどうかの判定をロボットが行い、判定結果を申請者本人にメールで報告します。

最短最安ではないルートを使用し、無駄な経費を使う従業員がいるためです。

そこで修正点がある場合は再度チェック、問題なければ自動で印刷処理を行うフロー構築を行い、RPAを導入することでこの一連の作業を自動化を実現しました。

RPAを導入した結果、毎月締め日に半日かかっていた600人分のチェック作業と、修正依頼メール作業がなくなることで、新たな仕事にリソースを充当することが可能になります。

また、目視でのチェックがロボットにより自動化されたことで、ヒューマンエラーの回避にもつながりました。

そしてここで終わりではありません。

チェック作業が自動化されたことにより、続いては「果たして印刷処理が必要かどうか」といった点が議論の対象になったのです。

4.外部に業務委託すること

企業の業務は基本的に利益に直結するコア業務とそれをサポートするノンコア業務に分けられます。

わかりやすい例でいうと、営業担当と営業事務が該当するでしょう。

近年、社内のリソースをコア業務に集中させ、生産性を重視するためにアウトソーシングを導入する企業が増えてきています。

営業事務などのような事務職は、アウトソーシングには最適な職種です。

アウトソーシング可能な業務内容としては、具体的に以下のようなものがあります。

• データ入力作業
• 書類作成
• 書類整理
• ファイリング
• 伝票処理
• 郵便物の仕分けや発送
• 支払対応
• 請求関連
• 経費精算
• 受発注
• 顧客管理

このような定型化可能な業務をアウトソーシングすることによって、営業担当のより重要な仕事を営業事務が担えるようになります。

たとえば、提案資料などはクライアントごとによって内容が異なります。

提案資料の内容（コア）を営業担当が作成し、営業事務が資料を作成するという体制を構築することで、より利益追求型の働きができます。

同時に、ルーティンワークに注力せざるを得なかった営業事務のスキル向上・キャリアアップにもつながるでしょう。

5.無駄な会議をやめること

ミーティングの多さが作業時間の負担になっていることは前述の通り。

事務職の方々にとってもそれは例外ではありません。

あなたの会社でも、報告・連絡ばかりの会議は横行してはいませんでしょうか。

いつも時間の無駄だと思いながら参加している会議や、大人数のスケジュールを調整して会議を開いたのに「何のための会議だったの？」というような会議は珍しくありません。

無駄だと感じる会議の多くは、集まること自体が目的になっている会議です。

確かに顔を合わせてのコミュニケーションは大切ですが、目的がない（もしくははっきりしない）慣例であるという理由だけで開催されている会議は時間の無駄です。

たとえば、営業担当であれば提案進捗や売上報告、営業事務であれば自分のこなしている業務内容を報告するだけの会議なら、メールなどで情報共有すれば問題ないはずです。

リモートワークが普及した現在は、メール以外にもChatworkやSlackなどのコミュニケーションや情報共有のためのツールが多数存在します。

それらを有効活用することでやめてもいい会議はあるはずです。

ところが、そのようなデジタルシフトには拒否反応を示す人が多いのも事実。

コミュニケーションはface to faceであるべき、という価値観を否定はしませんが、デジタルがすべてのコミュニケーションが代替されるわけではありません。

必要に応じてデジタルとアナログの両方を使い分ければいいだけのことなのです。

一方、無駄な会議だと思っていても、誰もそのことを言い出せずに継続してしまうこともあるでしょう。

特に、慣例として定期的に開かれていたり、上層部が常に参加している会議には反対できない方は多いです。

その会議が部署ごと、クライアントごと、チームごと…など複数にわたり、半ば参加も強制状態であれば日中の作業時間は減ってしまい、残業せざるを得なくなるのです。

「仕事のための仕事」を疑うことも必要

新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革において、仕事の前提条件は変わりました。

大学在学中からオンライン環境にいた学生たちにとっては、リモートワークなどの労働環境もさほど驚くものではないでしょう。

そのため、今後全ての社会人に求められるのは形骸化した当たり前を疑い、新たな価値をつくっていくことかもしれません。

朝9時に出社することがルールだった多くの企業も、時差出勤やフレックス導入によっても経営は成り立つことが証明されています。

事務職に就いてる方も些細なこと、たとえば聞くだけの会議に出ること、依頼されたからこなしている書類作成など、時には疑うことも必要です。

「このデータって本当に毎日必要なのかな…」「印鑑のためだけに出社するなんて…」

このように、「仕事のための仕事」に対して疑問を持ち、改善案を考え提示することは今後より重要なアクションになってきます。

事務職というバックオフィスの方々はどうしても利益を生み出す営業職やコンサルのような職種に遠慮しがちです。

「頼んだことをやってくれたらいい」「そんなことは常識だろう」と思われるのではないかと委縮する気持ちもわかります。

しかしながら、貴重な人生の時間を、無駄な仕事に費やすのはあまりに勿体ないです。

あなたの中に生まれた疑問は大事にしてください。

まとめ

今回の記事では、事務職の方に向けて「仕事のための仕事」をテーマに、仕事を快適にするための仕事と無駄な仕事についてお伝えしてきました。

基本的に、「仕事のための仕事」とは業務を整理・設計し、スムーズに運用させることです。しかしながら、実態としては「仕事のための仕事」、たとえばルーティンワークだからというだけで作成されているデータや慣例化された報告・連絡だけの会議などが横行し、従業員の負担になっています。

これらの時間をよりコア業務に移管することで、生産性もモチベーションもあがるはずです。その対象はバックオフィス業務である事務職の方々も例外ではありません。

本記事を参考に、「目の前の仕事が本当に必要なのか」「手作業よりも自動化の方が良いのではないか」「これは私たちがしなければならない仕事なのか」といった視点を意識してみてください。

そしてその気持ちを大事にしてください。

仕事のための仕事が、大仕事になっていては元も子もありません。

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