Microsoft Officeの「エクセル」はさまざまな業務で使われる基本ソフトです。
便利な使い方や機能があることを知ってると知らないとでは、作業スピードに大きな差がでます。
エクセル初心者の方が独学で操作している場合、非効率なやり方だと気付いていなかったり、「効率のよさ」を実感できないがゆえに自分のエクセルスキルに自信が持てない方も少なくありません。
そこで今回の記事では、エクセル初心者の方向けに、業務で使う頻度の高い便利機能をご紹介します。スキルアップのために、ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
ショートカットキーについて
まずは絶対身につけて欲しいショートカットキーについてです。
ショートカットキーとは、マウスを使わずにキーボードの操作だけで機能を実行させること。
片手のマウス操作を経由しない分、作業速度が向上します。
たとえば、選択した文字やセル、図形などをコピーしたい場合は、 [Ctrl]を押しながら[C]を押すだけで実行できます。いちいちマウスで右クリック→メニューというプロセスを踏まなくてよいのです。エクセルにはこのようなショートカットキーが数多くあります。
よく使うものをマスターすると、格段に作業が楽になりますよ。
基本操作に関するショートカットキー
使用頻度が高いショートカットキーを、いくつか厳選してご紹介していきます。
【Ctrl+A】 すべてを選択
テキストやフォルダ、ファイルなどをすべて選択できます。
画面に収まりきらないテキストやファイルも含めて選択することができます。
【Ctrl+X】 切り取り
コピー元を修正したり、別の言葉や数値に差し替えたりする際に使うキーです。
また、切り取ったものを別の場所へ移動させるときにも利用します。
【Ctrl+C】 コピー
コピーしたい箇所をドラッグ＆マークして使用します。Excelでセルを丸ごとコピーするなら、セルを選択し操作します。引用やくり返し同じ入力が必要なときに使いたいキーです。
【Ctrl+V】 貼り付け
コピーしたものや切り取ったものを、別の場所に貼りつけるときに使うキーです。貼りつけたい場所にカーソルを合わせて操作すると、簡単に貼りつけられます。
【Ctrl+Z】 元に戻す
文章ではEnterキーを押し確定したところまでがひとつずつ戻り、Excelでは1セルごとに操作が戻っていきます。削除してしまったものを復活させるときに便利です。また、フォントや文字の背景のハイライトなど、さまざまな設定も戻されます。
【Ctrl+Y】 やり直し
【Ctrl+Z】で操作したものを、操作する前の状態にします。
【Ctrl+F】 文字検索
作業画面内に含まれるキーワードを検索することができます。たとえば、ブラウザのページで単語を探したい場合などに便利です。キーボードの上にある【F3】でも代用できます。
【Ctrl+N】 ファイルの新規作成
新しいファイルやウィンドウを作成します。
【Ctrl+S】 上書き保存
ファイルを保存します。ファイルを初めて保存する場合は新規保存となり、その後は上書き保存となります。
【Ctrl+P】 印刷
ブラウザやOfficeアプリ上でキーを押すと、印刷画面が表示されます。そのまま印刷したい場合は、Enterキーを押すと印刷が進みます。
【Ctrl+N】 空白のブックの作成
新しい空白のブックを作成します。
書式設定に関するショートカットキー
続いては、特にExcelの書式設定に役立つショートカットキーです。
【Ctrl+1】 セルの書式設定
セルの文字のフォントやサイズ、データの表示形式などを設定する「セルの書式設定」ダイアログボックスを開きます。
【Ctrl+↑↓←→（方向キー）】 セルの書式設定
ワークシート内の現在のデータ領域の先頭行、末尾行、左端列、または右端列に移動します。
【Ctrl+ ;（セミコロン）】 セルにその日の日付を入力する
セルにファイルを作成した日の日付が「2021/10/20」のように入力されます。TODAY関数とは違って、ファイルを開き直した際に更新されることはありません。
【Ctrl+ :（コロン）】 セルに現在の時刻を入力する
このキーを押したときの時刻が「13：30」のように入力されます。NOW関数とは違って、ファイルを開き直した際に更新されることはありません。
Excelでよく使うショートカットキー
営業事務などパソコン操作が主な仕事の方は、Excelを頻繁に使うことでしょう。
ショートカットキーを制するものは、Excelを制すると言っても過言ではありません。
ここでは少し応用のきいたショートカットキーを解説していきます。
【Alt + F1】
グラフ を挿入します
【Ctrl + PageUp】
ブック内の前のシートをアクティブにします
【Ctrl + PageDown】
ブック内の次のシートをアクティブにします
【Ctrl + Shift + PageUp】
ブックの現在のシートと前のシートを選択します
【Ctrl + Shift + PageDown】
ブックの現在のシートを選択します
【Ctrl + F】
語句などを検索します
【Ctrl + H】
語句などを置換します
【Shift + F4】
直前の [検索] コマンドを繰り返します
そのほか便利なショートカットキー
最後にWindowsで便利なショートカットキーをまとめました。
WindowsのショートカットキーはPC作業では必ず知っておいて欲しいスキルです。
たとえば、「Windows」「alt」「Shift」「Ctrl」などのキーを組み合わせることで、マウスを介さず作業スピードを短縮することができます。これを機に、ぜひ覚えてくださいね。
【Windows+D】 デスクトップの表示
起動中のソフトやファイル、フォルダを全て最小化し、デスクトップを表示することができます。もう一度同じ操作をすると、デスクトップを表示する前の状態に復帰させることができます。
【Windows+PrintScreen】 スクリーンショット＋保存
画面全体のスクリーンショットを撮影し、保存します。
【Windows+Shift+S】 スクリーンショット
画面のスクリーンショットを撮るショートカットです。
「PRTSC（PrintScreen）」で画面全体のスクリーンショットを撮ることができますが、このショートカットを使えば必要な部分だけ切り取ってキャプチャーを撮ることができます。
【Ctrl+D】 ごみ箱へ移動
選択した項目をごみ箱に移動します。
【Shift+Delete】 完全削除
選択した項目をごみ箱に移動せずに完全削除します。削除後は復元ができませんので注意が必要です。
関数｜作業効率が向上するエクセルの便利機能5選
続いては、エクセルで頻繁に使う基本的な関数のショートカットについてまとめました。
入力操作だけでなく、数式などの手入力が減るだけでもかなり作業スピードがあがります。
また、カンマやコロンといった細かい記号の入力の手間も省くことができますよ。
1.合計:SUM
SUM関数は、自分で範囲を設定しないといけないため自由に範囲選択できますが、指定する手間がかかってしまいます。
そこで、SUM関数を入力したいセルを選択して、［Shift］＋［Alt］＋［=］キーを押します。［数式］タブのオートSUMと同じ動作で、SUM関数の数式が自動入力されるので、［Enter］キーを押せば入力完了です。
2.平均:AVERAGE
平均を求める関数はAVERAGE関数を使います。
たとえば、構文を次のように入力してみましょう。
=AVERAGE(A1:A100)
選択範囲内の数字を平均した結果を表示する関数で、記入方法は範囲選択（ここではA1:A100）でも、カンマ区切り（A1,B2,C3,…)でもやることは一緒です。
ただし、ショートカットキーだともっと素早く計算できます。
手順は次の通りです。
- =av+↓+Tab
- Alt+M+U+A+Enter
※Altから順番にキーを押します。
AVERAGE関数を書いた「上」か「左」の範囲を自動で選択し、範囲がズレている場合はShift&矢印で範囲を調整してからEnterで確定しましょう。
3.数える:COUNT
COUNT関数とは、文字列や空白セルは無視をして、数値を含むセルの数を返す引数です。指定する値は、セル参照、または範囲として指定できます。
ショートカットキーを用いてCOUNT関数を使用するには、「Alt」→「M」→「U」→「C」と操作しましょう。
4.探す:VLOOKUP
VOOKUP は「ブイルックアップ」と読みます。
Excelをある程度使いこなしてくると頻繁に活用する関数です。
具体的には、表の縦方向にデータを検索し、一致した値と同じ行にあるデータを返すという機能で、特定の値で表を検索し、表の中の必要な情報を抽出することができます。
ショートカットキーは、まず表示させたいセルで、「=VLOOKUP」と入力したら、［Ctrl］+［Shift］+［A］を押しましょう。
その後、カッコとカンマ、および引数のヒントが入力されるので、必要な引数をヒントに沿って入力するだけで済みます。
5.分析:ピボットテーブル
ピボットテーブルとは、膨大なデータを集計したり、分析したりできるMicrosoft Excelの画期的な機能です。
関数や数式を使わないのも特徴で、Excel初心者にも使いやすいツールです。
Excelでピボットテーブルのウイザード／ウィンドウを開くショートカットキーは次の通りです。使いやすい方を選ぶとよいでしょう。
| [Alt] → [D] → [P][Alt] → [N] → [V] → [T] |
Excel操作をスピードアップさせる便利機能4選
これまでに紹介したショートカットキー以外にも、Excel操作をスピードアップさせる便利機能があります。
1.クイックアクセスツールバー
Excel画面の左上に、アイコンが並んでいる部分があるのをご存知でしょうか。
これが、クイックアクセスツールバーです。
よく使うボタンはここに追加しておくと、いちいちリボンの中から探さなくて済むので、作業のスピードアップが期待できます。
2.ジャンプ機能
Excelで作業をしていると、空白のセルだけを選択したい時や、数式の入ったセルだけを選択したい時がありますよね。
そんな時は、[ジャンプ］機能を使うと空白セルだけを選択できます。
ほかにも、ジャンプ機能を利用することでハイパーリンクが存在するセルや、最後のセル等に移動することができます。
［ホーム］タブの［検索と選択］から［ジャンプ］を選択して、ジャンプ先を選択します。
また、ジャンプ機能のショートカットキーは、Ctrl + G キー [ジャンプ] ダイアログ ボックスを表示をクリック。また、F5 キーを押しても同じ結果になります。
3.Altキーでリボンを操作
リボンというのは、Excel画面上部にあるメニューバーのことです。
多くの場合、マウスでリボンの各メニューを実行していると思います。
このリボンをキーボードのみで操作できると、マウスに手を伸ばす機会が減り、作業のスピードアップが見込めますのでお勧めです。使い方は、まずAltキーを押せばOKです。
押しっぱなしにする必要はありません。
4.リスト
リスト入力機能を使うことで、あらかじめ設定されたリストの中から該当するものを選択できるため、入力時間の短縮と入力ミスの削減につながります。
手順は次の通りです。
- リスト入力を設定したい範囲を選択
- 「データ」タブをクリックする
- 「データの入力規則」内の「データの入力規則」をクリックする
- ダイアログボックスを表示させる
- 入力値の種類を「リスト」に設定する
- 「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れる。
- 元の値にリストに使用する範囲を指定するか、選択項目を直接入力する
まとめ
今回の記事では、ショートカットや関数など、Excelの便利機能についてお伝えしてきました。初めて知ったものが多い場合、一度に全て覚えるのは大変です。
そのため、目の前の業務内容に合わせて、頻繁に使う機能から身につけていくのがおすすめです。仕事の作業効率や生産性の向上、スキルアップのために、本記事で紹介した機能を少しづつ習得していってくださいね。
マウス操作の卒業は、Excelスキルアップの近道ですよ。
