履歴書に送付状って必要？PCか手書きどちらがいいの？忘れてしまった場合の対処法も

応募書類を郵送する時に必要な送付状ですが「そもそも送付状って必要？なんのために書くの？」「パソコンと手書きのどちらがいい？」「入れ忘れてしまった場合はどうすればいい？」と不安になる方がいるかもしれません。

本記事では、送付状の役割や正しい書き方とそのポイントについて詳しく説明しています。さらに作成するならパソコンと手書きのどちらがいいか、入れ忘れてしまった時の対処法についても紹介していきます。

送付状とは？

送付状とは、企業に履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する時に同封するものです。送付することで送る側にも受け取る側にもメリットがあるため、送付した方がプラスに働きますが、必ず送付しなければいけないわけではありません。

送付状は必ず必要？何のために書く？

送付状の主な目的は、封筒の中の書類を知らせることです。送付状を送付すると、受け取る側は、封筒に何が同封されているかをパッと把握することができます。

またわかりやすいだけではなく、書類の漏れや内容のミスを防ぐことができるため、受け取り側、送り側の双方にとってメリットがあるのです。

さらに送付状は、軽い自己PRとしても、書類で足りなかった情報を補足説明するためにも使うことができます。

送付状があると評価は変わる？

送付状をつけていないからといって、今後の選考に悪影響を与えたり書類選考で落とされたりすることはありませんが、送付状をつけると、ビジネスマナーがついているしっかりした人だというプラスの印象を与えることができます。

送付状の書き方のポイント・書くべき内容

A4サイズ1枚におさめる

送付状を書く時は、A4サイズ1枚におさめましょう。送付状は封筒の中に何が入っているのかをひとめで分かるようにするもので、応募書類に添えるものです。いい印象を与えたい！と思うと、たくさん書きたくなってしまいますが、書きすぎては送付状の本来の役割を果たせません。

日付

投函日の日付を右上に記入します。いつ書類を送ったのか分かるようにするためです。和暦にするか西暦にするかは、他の書類の書式に合わせましょう。履歴書には「西暦」で記入、送付状には「和暦」で記入など、応募書類の中で年号の表記揺れがないようにしましょう。

宛名

日付の下に宛名を記入します。誰が見ても分かるよう、宛名は送り先の会社名、部署名を省略せずに正式名称で記入しましょう。「株式会社〇〇　〇〇部　〇〇課　御中」のように記入するのが正しい書き方です。

自分の氏名、連絡先

差出人である自分の名前と連絡先が分かるように記入しましょう。現在の会社名、部署名、氏名、担当者の名前、携帯番号、メールアドレスをつけると誰が送ったものなのかわかりやすくてよいでしょう。

前文

前文は、メールでいう「お疲れ様です」や「お世話になっております」などと同じように本題のワンクッションとして使う言葉です。「拝啓」「時候の挨拶」など、本題に入るワンクッションになる言葉を選びましょう。頭語と結語は「頭語・敬具」「拝啓・拝具」「謹啓・敬白」のように必ずセットで使います。頭語は文書の一番始め、結語は文書の一番最後に書くのがマナーです。

応募の経緯

✔︎どの媒体を見て応募したのか

✔︎希望職種

✔︎中途採用の募集であること

などを簡潔に記入しましょう。

志望動機、自己PR

2〜3行で志望動機、自己PRを記入しましょう。これまでの職歴やスキルを簡潔にまとめて書くことが大切です。

同封書類の一覧

✔︎履歴書　1部

✔︎職務経歴書　1部

このように書類に何が同封されているかが分かるように、同封書類の一覧を記入します。

送付状は手書きしなくても良い？パソコン作成と比較すると

送付状は書式を守っていればパソコン作成、手書き作成、基本的にはどちらでも構いません。それぞれメリットとデメリットがあるのでまとめました。メリットデメリットを踏まえて、ご自身に合う方を選んでください

パソコンで作成する場合

メリット

✔修正が楽

✔整っているので読みやすい

✔字が汚くても問題ない

✔パソコンスキルの証明になる

デメリット

✔機械的で無機質

✔個性を発揮できない

パソコンスキルが必須の業務の場合は、手書きよりもパソコンで作成する方がいいでしょう。IT企業のようにパソコンスキルが必須の場合は、送付状を手書きで書くと「パソコンスキルがないのかもしれない」と思われてしまうことがあります。パソコンスキルが必須の会社に応募する際は、パソコンで作成しましょう。

手書きで作成する場合

メリット

✔個性を伝えられる

✔気持ちや熱量が伝わる

デメリット

✔作成に時間がかかる

手書きの文章は、無機質なパソコン文書に比べて丁寧さや個性を伝えられます。さらに

手書きの文字に自信がある場合は、綺麗な字のアピールにもなります。手書きで文字を書くことがあるサービス業の場合は、手書きの文字は好印象を与えられるでしょう。

手書きする場合は、必ず黒のペンを使いましょう。ただ、消せるボールペンは、郵送している途中でインクが消えたり薄くなったりする可能性があるため、送付状を書く時には使ってはいけません。

また、間違えた箇所がある場合は、修正テープや修正ペンを使って修正するのは避けてください。ミスしてしまった場合は、二重線と訂正印を押しましょう。

送付状は選考書類ではありません。送付状を手書きで書くことにこだわりすぎて、他の書類がおろそかにならないように注意しましょう。

手書きの送付状を作成する時の注意点

ここからは、手書きで送付状を作成する時の注意点をお伝えします。

縦書きの便箋に記入する

手書きの送付状は、A4サイズかB5サイズの縦書きが好ましいです。装飾が入っている便箋は避け、シンプルで縦書きの便箋を選びましょう。

黒いボールペンを使う

手書きの際は黒いボールペンで記入しましょう。消えるボールペンやシャーペン、鉛筆はNG。摩擦や温度差で消える可能性があるペンを使うのは避けましょう。万年筆はOKです。

欧米では明るめの青のボールペンが使われることもありますが、日本は黒が主流なので、色は黒で統一するのが無難です。

誤字脱字はNG

誤字脱字があると、内容が伝わらないだけではなく「仕事でも最終チェックが甘い人なのではないか」「責任感のない人なのではないか」と懸念されてしまいます。

漢字の書き間違い、書き落とした文字はないか、抜けている文字はないか、など提出前に2回以上確認しましょう。

修正液の使用はNG

書き損じた場合は、修正ペンを使わず、書き直してください。修正テープや修正ペンを使用すると、あなたが修正したものなのか判別が付かなくなってしまい、文書の信憑性が下がってしまいます。

送付状を書く際にやりがちなこと

送付状には、多くのことを書きたくなりがちですが、あまりにも印象が悪くなってしまうことも。ここからは、応募者が送付状に書きがちなNG文面を紹介します。

長い自己PRを書く

送付状は、応募書類に添えるものです。自己PRを書きたい場合は、履歴書や職務経歴書に追記するか、別紙にまとめましょう。

言い訳を書く

前職での退職理由や転職の理由などをダラダラと言い訳のように書くのもよくありません。説明したい理由は面接時に話すようにしましょう。

希望条件を書く

給与や勤務地、勤務日数、その他待遇などの希望条件は、送付状に書くべきではありません。履歴書の本人希望欄に書きましょう。

そして面接に進んだ場合に採用担当者に直接話すようにしましょう。

定型文だけで作成する

定型文を繋げるだけの送付状は他の会社にも使いまわしていることがわかるような、定型文ばかりになるのは避けましょう。採用担当者の気持ちにアピールできるような送付状を書いてくださいね。

送付状の封筒への入れ方

繰り返しになりますが、送付状は封筒の中に何が入っているのかを知らせるための書類です。送付状は書類の中で一番上に重ねましょう。一番上に重ねることで、何が入っているのか一瞬で判断できます。

また、封筒は角形2号か角形A4号を使うのが無難です。色は何色でも構いませんが、履歴書に使われることが多い白色の封筒を使うのがおすすめです。

さらに郵送する際は、書類のコピーを取っておきましょう。万が一、ミスがあった場合、すぐに確認することができます。

封筒には「履歴書在中」や「応募書類在中」といった文言を赤で記述しておくと、先方も確認が楽になります。一般上常識として記述しておいた方が良いでしょう。

送付状があるかどうかは選考に影響する？

基本的には送付状がないからといって、選考に必ず落ちるということはありません。ですが、送付状は、応募に対する熱意やビジネスマナーを採用担当者に伝えることができます。送付状を入れることで、興味を持って書類を見てもらえ、選考が進みやすくなるという場合もあります。

特に、事務職や営業職での応募の際は、職務上、マナーが非常に重要視されます。送付状があった方が選考に有利になる可能性は高いと言えるでしょう。

送付状を入れ忘れてしまった！どうすればいい？

最後に、「書類を郵送したけれど、送付状を入れ忘れてしまった！」そんな時にどうすればいいかを紹介します。

企業へ持参する場合は、送付状は不要

郵送ではなく、企業へ直接持参する場合は送付状は必要ありません。送付状なしで履歴書や職務経歴書など必要書類を封筒に入れ、提出しましょう。

持参する場合は送付状がないのが普通ですので、逆に持って行ってしまうと、常識足らずに思われてしまう場合もあります。

送付状がなくてもOK

送付状は選考書類ではないので、送付状がなかったからといって選考に影響することはありません。送付状がなくても、応募書類が揃っていて中身が確認できれば問題ありません。

後から個別で郵送するのはNG

「送付状を入れ忘れてしまった！後から送付状だけ郵送したい！」と焦る気持ちはわかりますが、後から個別で郵送する必要はありません。後から送付状だけ郵送しても、様々な業務で忙しい人事の方には見てもらえない可能性が高いです。今後は送付状を入れ忘れないように注意しましょう。

まとめ

送付状の書き方について説明してきました。転職活動では、送付状だけではなく履歴書や職務経歴書など、様々な書類を作成しなければなりません。また興味を持ってもらえる書類にしなければ、次の選考に進むことはできません。

転職活動で、送付状の書き方、履歴書の書き方に不安がある人は是非、転職活動のプロであるキャリアカウンセラーに相談しましょう。特にキャリチェンは、選考に必要な書類を丁寧に添削します。また、書類の書き方だけではなく、働きやすい職場も紹介します。是非お気軽にご相談ください。

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今月のキャリチェンさん

O.Aさん 26歳 （WEBサイト事業でのアシスタント）

今日もヒマだったな。で終わる仕事からメリハリある働き方へキャリアチェンジ！

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